七、公司文書收發(fā)制度
七、公司文書收發(fā)制度 第一條 范圍 本公司文件（本公司及其事務(wù)所之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及公司外文 件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度執(zhí)行。 第二條 統(tǒng)管部門 文書的收發(fā)、分布等事務(wù)，由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)部統(tǒng)一管理。 第三條 部門文書責(zé)任者 在部處室中設(shè)文書負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管等工作。 第四條 文書的收受 對(duì)公司外來文書的接收由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)。 第五條 收文的處理 收文中除親啟信函、掛號(hào)信、傳遞證明外，其余一般信函應(yīng)全部拆封，拆封后，以件 為單位將收文印章蓋在文件上方空白處、將信封附上用別針別在一起。 收件室將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標(biāo)題、內(nèi)容概要、分發(fā) 地點(diǎn)等項(xiàng)目登在《收文簿》上，并將文件及收文簿一并交給總務(wù)部經(jīng)銷。 第六條 審核以及分發(fā)批示 總務(wù)部經(jīng)理在對(duì)文件及《收文簿》加以審核后，對(duì)收件室做出分發(fā)批示。 當(dāng)總務(wù)部經(jīng)理外出時(shí)，如有事務(wù)急需處理，可由副經(jīng)理代理承擔(dān)上述工作。 第七條 分發(fā) 收件室將“收文簿”及文件分發(fā)各部門，各部門的文書負(fù)責(zé)人應(yīng)該在收文簿上蓋印簽收 。 第八條 處部門內(nèi)部文書處理 文書負(fù)責(zé)人在收到文件上加蓋傳閱印，并遞交有關(guān)部門。 有關(guān)部門經(jīng)理閱文后對(duì)文書負(fù)責(zé)人做出分發(fā)傳閱的批示，文書負(fù)責(zé)人據(jù)此分發(fā)文件給 有關(guān)工作人員。 在文書承辦量、分發(fā)量較大的部門，可設(shè)文書整理簿，并據(jù)此處理文件。 第九條 發(fā)送 文書的發(fā)送全部由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)，在特殊必要時(shí)亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)部辦理。 第十條 部門內(nèi)總發(fā)送文書的處理 文書發(fā)送者在信封上寫清收件人地點(diǎn)、姓名，并注明是否采用掛、快遞等方式。 文書負(fù)責(zé)人將本部門文件分類別，請(qǐng)示發(fā)送。 第十一條 發(fā)送的處理 總務(wù)部發(fā)件室將各部處室交來的所發(fā)文的發(fā)文日期、發(fā)送地點(diǎn)、發(fā)文者名稱（全名） 、內(nèi)容等項(xiàng)目登記在“發(fā)文簿”上，貼好郵票投遞出去。 第十二條 投遞 文件投遞通常一天三次，按以下時(shí)間投出： 第一次上午十點(diǎn)； 第二次下午三點(diǎn)； 第三次下午五點(diǎn)。 遇有緊急投遞的文書，可不受上述時(shí)間限制。 第十三條 郵票的收付保管 郵票購(gòu)入、付出、保管等情況，應(yīng)登記在“郵票收付保管明細(xì)表”，并在年末計(jì)算出余 額，與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對(duì)。 第十四條 公司內(nèi)部的定期專遞 不利用國(guó)家郵政，而是通過公司內(nèi)部定期專遞發(fā)送的信函、文書、傳票、小包裹、錢 款以及其他物品的收集和遞送，可依照本制度的有關(guān)規(guī)定辦理。 對(duì)本公司及各事務(wù)所之間的定期專遞的管理由各事務(wù)所總務(wù)室負(fù)責(zé)。 第十五條 定期專遞收發(fā)文簿的制作 在發(fā)送定期專遞時(shí)，各部門應(yīng)在定期專遞收文簿上登記其內(nèi)容，一式二頁(yè)，副頁(yè)留存 ，正頁(yè)與發(fā)送物品同時(shí)放入定期專遞箱定期專遞收發(fā)文簿，作為發(fā)文單位記錄，可代替 發(fā)文簿，每天進(jìn)行整理清點(diǎn)。對(duì)于收文部門，定期專遞收發(fā)文簿，可代替收文簿，每天 進(jìn)行整理清點(diǎn)。
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