七、采購工作實施辦法
七、采購工作實施辦法 第一條 目的 為加強本公司采購工作管理，規(guī)范采購作業(yè)事務，提高采購成效，特制訂本辦法。 第二條 要求 1．采購對象：采購前對廠方材料質量、性能、供應商報價水平、交貨期限、售后服 務等做出評價，以供選擇時參考。 2．價格質量：以合理價格購取較高品質材料。 3．時限：配合使用部門需要日及需要量，聯(lián)絡廠方即時供應。 第三條 方式 采購部門應視材料使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩(wěn)定 性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購作業(yè)。 1．定期合同采購：對于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價穩(wěn)定 的材料，可選用本方式辦理。 2．特約廠商采購：對于用量、費用不太高的單項材料，可簡化采購作業(yè)，由采購部 門擇定特約廠商，介紹使用部門徑向該廠洽購。但在付款前應送采購部門審核，不高于 市價時予以付款。 3．一般采購：不適用于前述采購方式者可按本方式采購，程序如下： 采購部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并了解交易條件后訂購。 第四條 期限 1．采購部門應按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。為達到這一要求，掌握適當 采購時機，采購部門應召集有關部門按材料特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項 材料采購作業(yè)處理期限，呈總經(jīng)理核準后公布實施。原則上應以供貨合約擬明的交貨期 限為準，加計請購呈批及驗收所需時間。 2．原訂采購作業(yè)處理期限變更時，采購部門應專函報告具體原因，呈總經(jīng)理核準后 ，通知各有關單位，以利于存量管制及適時提出請購。 第五條 權限 特約廠家采購項目由總經(jīng)理核批涉，及資金超過××元呈總經(jīng)理核批。 第六條 供應廠商 1．各項材料的供應商至少應有3家（獨家供應或總代理等特殊情況下除外），各家背 景及交易資料應記載于“供應廠商資料卡”存檔備用。對于未達本公司標準的材料，采購 部門應開發(fā)新供應商，或報送主管部門擬訂開發(fā)計劃。 2．新供應商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實地考察生產(chǎn)設備、工藝流程、 生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量等以后，填制供應廠商資料卡（若由于采購時效而由采購人員自行 開發(fā)，則由采購人員填制）呈總經(jīng)理核準后，列為備選廠商。 3．對于交貨質量不良、無法按期交貨或停止營業(yè)的供應商應予撤銷設定。 屆時由采購部門以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)管理部門復查，并呈總經(jīng)理核準后，通知 對方。 第七條 詢價 1．采購部門收件人員收到“請購單”或“外購單”時，即加蓋收件章，轉采購經(jīng)辦人員 辦理詢價作業(yè)。 2．各采購經(jīng)辦人員收到“請購單”或“外購單”，應先判斷請購材料品名、規(guī)格、需求 日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應廠商報價。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注 明“填單異常，說明欠詳”等字樣后退請購部門修訂。 3．詢價程序如下： （1）由采購經(jīng)辦人員參考過去采購記錄或供應廠商資料擬定至少三家詢價對象（特殊 原因如獨家制造、獨家代理、原廠牌零配件無法替代等并報經(jīng)主管核準者除外），并填 記在“請購單”上。 （2）對于加工合同采購項目，采購部門應要求廠商填具“成本分析表”連同報價單一并 送來，作為議價參考。 （3）采購經(jīng)辦人員詢價時，應將詢價截止日期填注于“請購單”內以便通知供應廠商。 （4）采購經(jīng)辦人員于通知廠商報價后，應緊跟催進度。 4．詢價完成后，采購助理人員應將詢價、報價的全部資料整理報送采購經(jīng)辦人員， 據(jù)以議價。 5．若報價材料規(guī)格較復雜或與請購規(guī)格不盡相同，采購助理人員可將全部資料填制 “采購事務征詢單”，連同有關報價資料送請購部門簽注意見。簽注完成后送交采購經(jīng)辦 人員按請購部門意見處理，必要時重新詢價。 第八條 議價 1．采購經(jīng)辦人員收到不需會簽或已會簽完成的詢、報價資料時，應結合會簽結果和 各廠商報價，查閱前購記錄及供應商資料卡、市場行情，經(jīng)成本分析后，擬訂議價對象 、議價策略及擬購底價（并報告有關主管），以供議價之用。 2．議價： （1）議價時除注意質量、價格外，還應注意交貨期有無保證，能否向廠商爭取分期付 款等。 （2）議價可采用多種形式進行。議價完成后，由采購經(jīng)辦人員擬定合作對象，呈請有 關領導核批。 第九條 訂購 1．由采購經(jīng)辦人員于“請購單”上填記訂購日及約定日，再交由采購助理人員填制采 購聯(lián)絡函，寄送廠商。將“請購單”第二聯(lián)送材料庫以待收料。 2．預付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經(jīng)辦人員應先與廠商 訂定供銷合同書。合同書正本兩份，一份存采購部門，一份存供應廠商；副本若干，分 存請購部門、收料部門、會計部門及供應廠商。 第十條 特殊情況的處理 1．請購項目的撤銷：各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來“撤銷請購單” 后按下列方式辦理。 （1）若原請購項目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，再交由 采購助理人員將原請購單與“撤銷請購單”第二聯(lián)退原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請 購單據(jù)存檔方式處理。 （2）若原請購項目已向廠商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應廠商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應 廠商同意撤銷后，向供應廠商取回采購聯(lián)絡函，依第（1）項方式辦理。若供應廠商堅持 不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應于撤銷請購單上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，由采購助理人 員將撤銷請購單寄回原請購部門。 2．緊急請購：采購經(jīng)辦人員接到緊急請購通知，應即查明請購材料名稱、規(guī)格、數(shù) 量、請購單號及交貨地點等資料，并以電話詢議價格，待收到正式請 購單時，補入詢議價結果，按急件方式處理。 3．交貨質量異常：各采購經(jīng)辦人員收到資材部門驗收不合格的“材料檢 驗報告表”時，應盡速與供應廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結 果記錄于“材料檢驗報告表”的“采購處理結果”欄內，并呈總經(jīng)理核簽后送 回材料庫。 （1）對于需退料、換料或補交者，采購經(jīng)辦人員應于“材料檢驗報告表” 的“采購處理結果”欄內注明廠商電話及預定的處理日期。 （2）因質量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應從采購經(jīng)辦人員通 知廠商換料之次日起計算。 （3）采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時，應將與廠商交涉結果記入采購處理 結果欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。 （4）交期延誤罰扣處理：采購助理人員收到交貨延誤（本地廠商延交3日、外埠廠商 延交5日以內可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾天未送資料科的擬整理付款事務時，應按下列 方式處理： 1. 計算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5‰計扣，定有買賣合同者按 合約所訂比例計扣，其余按每天3‰計扣），并通知廠商罰扣原因與金額。 2. 在廠方同意扣款或補足發(fā)票時，由采購助理人員在收料單及發(fā)票上填紀 實付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原“請購單”第二聯(lián)、收料單、材料檢驗報 告表等資料，送會計部門整理付款。 ③如廠方不同意按第①方式扣款，采購經(jīng)辦人員應繼續(xù)與廠商交涉并呈董事長核決后按 第②項方式處理。 4．屬銷售慣例或配合最小包裝量廠商需超交的，采購經(jīng)辦人員應于“請購單”采購記 錄欄內注明，以作為材料庫收料依據(jù)。 5．以暫借款采購采購，經(jīng)辦人員應在“請購單”采購記錄欄內加蓋“采購部門整理付款 章”，以免會計部門重復付款。 第十一條 采購作業(yè)進度控制 1．采購經(jīng)辦人員對于每一采購項目均應根據(jù)需要確定作業(yè)進度管制點，預定作業(yè)進 度。 2．預定作業(yè)進度應能配合請購項目緩急，且各作業(yè)進度須在預定日期前完成。 3．對于未能在預定日期前完成的采購項目，采購經(jīng)辦人員會同請購部門研究處理對 策。 第十二條 價格變動之處理 1．外銷產(chǎn)品原材料價格變動時，采購部門應即通知外銷部門重新審理產(chǎn)品報價水平 ，避免不當損失。 2．采購部門應于奇數(shù)月5日前，核算各種材料價格變動情形，填具“主要原材料價格 波動月報表”呈總經(jīng)理核批處理。 第十三條 附則 本采購作業(yè)施行辦法呈總經(jīng)理核準后實施，修訂時亦同。
七、采購工作實施辦法