庫存商品盤點制度
庫存商品盤點制度 摘自《永2003聯(lián)（物、財）（規(guī)）字第02號》 一、盤點操作制度 1. 總則 為加強庫存商品的管理，明確相關(guān)人員的保管責(zé)任，避免公司的資產(chǎn)受到損失，保證 庫存商品的真實、準(zhǔn)確、有效，確保帳實相符，特制訂本制度。 2. 盤點對象及范圍 盤點對象為公司連鎖范圍內(nèi)物流配送中心、門店倉庫、門店營業(yè)廳存放商品；范圍包 括主機、配件、附件、殘次機、贈品、樣機、未配送商品。 3. 盤點責(zé)任主體 公司財務(wù)管理中心是所有商品數(shù)據(jù)的最終確認(rèn)者，負(fù)責(zé)對整個公司商品盤點數(shù)據(jù)進(jìn)行 最終核定，還可以按需要對庫存商品不定期組織抽盤；物流管理中心是所有商品實物保 管的最終責(zé)任主體，負(fù)責(zé)組織與指導(dǎo)庫存商品的定期盤點工作。對庫存商品的丟失、毀 損，分公司總經(jīng)理是分公司的第一責(zé)任人并負(fù)直接管理責(zé)任，物流管理中心負(fù)職能管理 責(zé)任，連鎖地區(qū)物流部門負(fù)直接責(zé)任；門店經(jīng)理是門店商品管理和盤點的第一責(zé)任人； 門店營業(yè)廳存放商品由門店柜組長代為保管，對商品的丟失、毀損負(fù)直接責(zé)任。 4. 盤點周期 1. 例行盤點 每月25 日為固定盤點日，例行盤點不僅是商品管理的需要，同時也是倉管、臺帳開展自檢自查 的過程。25日營業(yè)結(jié)帳結(jié)束后開始盤點，逢法定節(jié)假日另行通知，原則上為每月最后一 周的周一或周二盤點。 2 . 其他事項盤點 1）供應(yīng)商撤柜或由于銷售方式的改變等，需按品牌、品類對應(yīng)盤點。 2）物流經(jīng)理、門店經(jīng)理、物流主任、物流主管、倉庫主管、倉管員、柜長、臺帳等與 物流相關(guān)人員離職或工作調(diào)動時應(yīng)組織盤點，并建議人力資源部的人事調(diào)動在月例行盤 點后進(jìn)行。 3）按需要對倉庫或門店的抽盤 5. 盤點人員分工 1 參加人員 1）物流配送中心：倉儲科科長（或物流主任）、 倉庫主管、倉庫保管員、臺帳（或系統(tǒng)操作員）、庫工 2）門店：門店經(jīng)理（副經(jīng)理）、營業(yè)廳經(jīng)理、財務(wù)人員（臺帳、財務(wù)主管）、柜組長、 物流主管、倉庫保管員、營業(yè)員、庫工 2 人員職責(zé)及分工 1) 領(lǐng)導(dǎo)小組：總部領(lǐng)導(dǎo)小組由財務(wù)總監(jiān)、物流總監(jiān)、審計監(jiān)察委員會主任組成；分公司由 分公司總經(jīng)理、物流部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理組成，并負(fù)責(zé)向公司領(lǐng)導(dǎo)小組匯報工作。 2) 各盤點單位管理人員 A、督查員：由物流管理中心或分公司派出至某盤點單位檢查盤點工作，不是固定的成 員 B、總盤人：負(fù)責(zé)盤點工作的指揮、協(xié)調(diào)、督導(dǎo)及異常事項向分公司領(lǐng)導(dǎo)小組的通報 物流配送中心由倉儲科科長（或物流主任）擔(dān)任，門店由門店經(jīng)理（副經(jīng)理） 3）各具體盤點實施小組（必須由三人組成一個盤點小組）： A、盤點人：負(fù)責(zé)有順序的唱報商品型號，由倉庫保管員擔(dān)任 B、記錄人：負(fù)責(zé)盤點人唱報商品型號的記錄工作，由倉庫主管或柜組長擔(dān)任 C、監(jiān)盤人：負(fù)責(zé)復(fù)核、監(jiān)督盤點人唱報型號與記錄型號的一致 物流配送中心由臺帳（或系統(tǒng)操作員）擔(dān)任，門店由門店臺帳擔(dān)任。 6. 盤點前準(zhǔn)備工作 1. 各倉庫保管員將商品按品類、品牌、型號整齊擺放； 2. 臺帳（或系統(tǒng)操作員）將所有出入庫單據(jù)錄入電腦，財務(wù)部人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)； 3. 代管、殘次商品（殘次商品的電腦、手工保管帳必須建立）均單獨堆放，與正常庫 存商品分開； 4. 盤點開始后停止所有商品的進(jìn)出庫動作； 5. 總盤人安排好人員協(xié)助盤點、搬運工作； 6. 倉管員將手工帳上交財務(wù)人員。 7. 盤點流程 （一）ERP系統(tǒng) 1. 盤點按品類進(jìn)行組織盤點； 2. 盤點小組的記錄人將盤點的數(shù)據(jù)按品牌分別填寫在不同的紙片上，以便于將盤點數(shù)據(jù)騰 寫在數(shù)據(jù)空白《盤點表》上； 3. 臺帳（或系統(tǒng)操作員）必須將所有的單據(jù)處理完畢后再打印出實物《盤點表》（格式附后 ），只顯示貨品ID及型號，不得顯示數(shù)量； 4. 盤點結(jié)束后，三人盤點小組人員將數(shù)據(jù)騰寫在數(shù)據(jù)空白《盤點表》上，所有參加盤點三人 必須在相關(guān)的《盤點表》上簽字確認(rèn)，如果有數(shù)據(jù)是騰寫在其他小組的《盤點表》上必須 同樣簽字確認(rèn)； 5. 臺帳（或系統(tǒng)操作員）將實際盤存數(shù)錄入電腦，打印出有數(shù)據(jù)和盤點數(shù)的《盤點表》； 6. 臺帳（或系統(tǒng)操作員）與倉庫保管員共同進(jìn)行帳實核對工作，對帳實不符的商品進(jìn)行復(fù) 盤； 7. 復(fù)盤結(jié)束后，臺帳（系統(tǒng)操作員）將復(fù)盤確認(rèn)的實物數(shù)量與帳上數(shù)量有差異的原因詳細(xì) 記錄，并打印出《盤點差異表》作為整個盤點表的封面； 8. 監(jiān)查員、總盤人、盤點人、記錄人、監(jiān)盤人分別在《盤點差異表》上簽字確認(rèn)； 9. 財務(wù)部人員對《盤點差異表》進(jìn)行確認(rèn)； 10. 按照審批程序執(zhí)行報損、報溢流程，作帳務(wù)調(diào)整。 （二）協(xié)力商霸系統(tǒng) 1. 盤點按品類進(jìn)行組織盤點； 2. 盤點小組的記錄人將盤點的數(shù)據(jù)按品牌分別填寫在不同的紙片上，以便于將盤點數(shù)據(jù)騰 寫在數(shù)據(jù)空白《盤點表》上； 3. 臺帳必須將所有的單據(jù)處理完畢后再打印出實物《盤點表》（格式附后），只顯示貨品I D及型號，不得顯示數(shù)量； 4. 盤點結(jié)束后，三人盤點小組人員將數(shù)據(jù)騰寫在數(shù)據(jù)空白《盤點表》上，所有參加盤點三人 必須在相關(guān)的《盤點表》上簽字確認(rèn)，如果有數(shù)據(jù)騰寫在其他小組的《盤點表》上必須同 樣簽字確認(rèn)； 5. 臺帳將實際盤存數(shù)與帳面數(shù)逐一進(jìn)行核對，將出現(xiàn)差異的商品匯總后，編制并打印《盤 點差異表》； 6. 臺帳與倉庫保管員共同進(jìn)行帳實核對工作，對帳實不符的商品進(jìn)行復(fù)盤； 7. 復(fù)盤結(jié)束后，臺帳將復(fù)盤確認(rèn)的實物數(shù)量與帳上數(shù)量有差異的原因詳細(xì)記錄； 8. 督查員、總盤人、盤點人、記錄人、監(jiān)盤人分別在《盤點差異表》上簽字確認(rèn)； 9. 財務(wù)人員對《盤點差異表》進(jìn)行確認(rèn)； 10. 按照審批程序執(zhí)行報損、報溢流程，作帳務(wù)調(diào)整。 8. 盤點要求 1. 盤點時按照商品實物地理位置逐一清點，按順序見貨盤點，不準(zhǔn)跳躍式盤點，嚴(yán)禁故意 少盤、有意漏盤、抄盤、有物不盤，減少人為的盤點差錯； 2. 所有數(shù)據(jù)均以實物盤點數(shù)為準(zhǔn)，嚴(yán)禁未經(jīng)過實盤就以帳面數(shù)代替商品的實存數(shù)； 3. 盤點表格內(nèi)信息項不得修改，若確有需要必須經(jīng)所有盤點人員簽字確認(rèn)，方能生效，否 則將追究相關(guān)人員責(zé)任； 4. 盤點結(jié)束后，參加盤點人員必須經(jīng)總盤人批準(zhǔn)后方可離開崗位； 5. 參加盤點的人員在盤點當(dāng)日一律停止休假，并依時間提前達(dá)到指定工作地點，如有特殊 情況，應(yīng)事先請示核準(zhǔn)，否則以礦工論處； 6. 發(fā)生盤盈、盤虧情況后，臺帳（或系統(tǒng)操作員）應(yīng)協(xié)助倉庫保管員查明原因，并在盤點 表中注明，否則將追究其責(zé)任。 9. 盤點資料保存與確認(rèn) 1. 盤點資料的保存：盤點的現(xiàn)場記錄表與盤點表經(jīng)盤點人、記錄人、監(jiān)盤人、總盤人、督 查員簽字確認(rèn)后保存在財務(wù)。 2. 每月盤點資料，包括盤點紙片、《盤點表》、《盤點差異表》（經(jīng)由財務(wù)人員確認(rèn)的），臺 帳將其相應(yīng)整理后留存原件，將《盤點差異表》的封面復(fù)印件經(jīng)總盤人簽字認(rèn)可后直接 報到分公司財務(wù)部、物流部，由他們簽字確認(rèn)后，報分公司總經(jīng)理審核，由物流部和 財務(wù)部分別抄報到總部財務(wù)管理中心和物流管理中心備案；經(jīng)過財務(wù)管理中心總監(jiān)和 物流管理中心總監(jiān)簽字確認(rèn)后，抄報到審計監(jiān)察委員會。 10. 對盤點過程的不定期檢查 1. 財務(wù)管理中心和物流管理中心視實際情況，隨時指派人員對商品盤點情況進(jìn)行抽查，對 各地分公司財務(wù)部門和物流部門的抽查、抽點情況及財務(wù)管理中心和物流管理中心的 復(fù)查情況進(jìn)行檢查。 2. 各地分公司物流部門視實際情況，隨時指派人員對庫存商品實物進(jìn)行抽點，與手工臺帳 進(jìn)行核對；財務(wù)部門視實際情況，不定期進(jìn)行抽查，對庫存商品實物與電腦帳賬面數(shù) 進(jìn)行核對并確認(rèn)； 3. 各地分公司物流部門應(yīng)檢查單據(jù)交接簽收制度的執(zhí)行情況，進(jìn)行抽查，倉庫保管員與電 腦臺帳之間單據(jù)交接必須有交接手續(xù)，以明確相關(guān)責(zé)任。 4. 各地分公司物流部門應(yīng)檢查衛(wèi)生情況、消防安全情況、商品養(yǎng)護(hù)情況、安全執(zhí)行情況（ 盡力執(zhí)行二人二把鑰匙的倉庫管理制度）。 二、盤點結(jié)果及差異處理程序 本項目內(nèi)容已作廢，更新后的內(nèi)容見本章第四節(jié)《庫存商品盤點差異管理制度》 三、盤點工作的處罰規(guī)定 為了保證公司盤點工作的規(guī)范，確保盤點工作的嚴(yán)肅性，特對盤點中的違規(guī)行為制定 如下處罰規(guī)定： 一 本盤點工作的處罰規(guī)定適用于全公司門店、倉庫（物流部門配送中心和其他部門的倉 庫）。 二 處罰規(guī)定 1. 盤點前沒有對相關(guān)人員進(jìn)行組織落實的，門店經(jīng)理或物流主任處以500元罰款； 2. 沒有按照盤點要求進(jìn)行歸類的，處以倉管員50—200元罰款； 3. 沒有及時進(jìn)行移庫操作，造成盤點失實的，倉管員罰款50—100元； 4. 對未按規(guī)定檢查并落實商品歸類工作的物流主任、門店經(jīng)理，均處罰200元； 5. 對按有數(shù)據(jù)的盤點表進(jìn)行盤點和沒有按規(guī)定對商品逐個進(jìn)行盤點的，對盤點三人小組處 罰600元；物流主任、門店經(jīng)理各處罰50元； 6. 臺帳私自出具數(shù)據(jù)盤點表，處罰300元，直至開除；財務(wù)主管知情未制止的，處罰500 元，直至開除；倉庫主管未制止的處罰200元，倉管員未拒絕執(zhí)行的處罰100元；物流 主任或門店經(jīng)理負(fù)管理責(zé)任，處罰100元； 7. 未向倉管員收齊帳冊的，處罰臺帳50元，財務(wù)主管50元，門店經(jīng)理或物流主任50元；不 交帳冊的倉管員處罰50~100元； 8. 未在規(guī)定的時間內(nèi)確認(rèn)上報盤點差異數(shù)的財務(wù)主管、臺帳、門店經(jīng)理和物流主任，各處 罰100元； 9. 未在規(guī)定的一周時間內(nèi)提供差異處理建議的財務(wù)主管、門店經(jīng)理、物流主任，各處罰1 00元； 10. 相關(guān)人員調(diào)出沒有盤點的，處罰倉庫主管和門店經(jīng)理（或物流主任）各200元，并由倉 庫主管和店經(jīng)理（或物流主任）負(fù)責(zé)賠償實際短缺的損失；如果由于門店經(jīng)理（或物 流主任）不支持配合倉庫盤點的處罰門店經(jīng)理（或物流主任）500元并負(fù)責(zé)賠償全部 實際短缺的損失，行政上重懲直至開除； 11. 盤點前必須清理完畢所有單據(jù)，對因單據(jù)不齊產(chǎn)生盤點帳務(wù)不符的，處以相關(guān)責(zé)任人 50—200元罰款； 12. 各分公司總倉，由物流主任擔(dān)負(fù)門店經(jīng)理的相應(yīng)責(zé)任。望嚴(yán)格執(zhí)行 本制度自二OO三年八月二十二日起執(zhí)行，原相關(guān)制度自行中止。 四、相關(guān)表格 1 盤點表 （1）ERP系統(tǒng)（非空調(diào)類實物數(shù)量在內(nèi)機上標(biāo)注） |貨品ID |貨品名稱 |貨位 |實物數(shù)量 |備注 | | | | |內(nèi)機 |外機 | | | | | | | | | | | | | | | | 盤點人； 記錄人： 監(jiān)盤人： 總盤人： （2）協(xié)力商霸系統(tǒng)（非空調(diào)類實物數(shù)量在內(nèi)機上標(biāo)注） |貨品ID |貨品名稱 |貨位 |實物數(shù)量 |備注 | | | | |內(nèi)機 |外機 | | | | | | | | | | | | | | | | 盤點人； 記錄人： 監(jiān)盤人： 總盤人： 盤點差異表格樣本（附） 1. ERP系統(tǒng)（非空調(diào)類實物數(shù)量在內(nèi)機上標(biāo)注） |貨品ID |貨品名稱 |帳面 |含稅 |實物數(shù)量 |差異數(shù)量 |差異原因| | | |數(shù)量 |單價 | | |分析 | | | | | |內(nèi)機 |外機 | | | | |內(nèi)機 |外機 |內(nèi)機 |外機 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 盤點人： 記錄人： 監(jiān)盤人： 總盤人： 督查員：
庫存商品盤點制度