商品監(jiān)控管理制度（財務篇）
商品監(jiān)控管理制度（財務篇） 摘自《永2004財（規(guī)）字第04009號》 為了作好商品進、銷、存的管理工作，加強對存貨的分析，提高商品和資金的周轉速 度，降低商品的物流費用及資金成本，減少存貨及資金的積壓，提高流動資金的使用效 率，特制定本管理制度。 一、相關人員崗位職責 (一)財務經理 1、負責協調、安排財務人員參與每月規(guī)定的商品盤點，加強對商品的監(jiān)督。 2、對分公司所有商品實施監(jiān)控，確保公司每月盤點的商品數據準確、真實。 3、督促存貨管理員履行工作職責，按時上報商品盤點差異報告。 4、與分公司總經理、物流、營銷部門協調，作好商品盤點差異的分析、處理工作， 并根據審批后的《盤點差異匯總表》及時進行待處理財產損益處理。 5、加強商品制度的建設與檢查工作，作好對相關崗位人員的業(yè)務培訓工作。 6、作好新開門店商品流轉的指導工作，監(jiān)控好已關閉門店的財務與ERP處理情況。 7、對于不及時向財務管理中心匯報盤點結果或盤點差異數據不準確給公司造成損失 ，由財務經理承擔相應損失；分公司的盤點數據的真實性由財務經理負責確認。 8、每月盤點后結合盤點日系統(tǒng)庫存總額與財務庫存商品總額進行分析，并根據差異 情況及時查找原因、及時調整。 9、根據庫存管理員提供的庫存商品狀況分析，及時要求營銷部經理處理滯銷機、殘 次機、壞機，并監(jiān)控處理進度。 (二)存貨管理員 1、加強商品的基礎管理工作，作好商品管理的制度制定、執(zhí)行、檢查工作。 2、商品監(jiān)控員負責對分公司所有門店及總倉的商品監(jiān)控，每月30或31日監(jiān)督門店及 總倉是否按照正常流程進行盤點。檢查每月30日或31日的ERP庫存數據與用友財務帳 庫存商品進行核對，找出差異原因，并進行調整。備份每月最后一天的ERP庫存數據 ，便于查找差異。 3、每月6號前向財務管理中心交上月分公司的《盤點差異匯總表》，并按《盤點差異管 理制度》要求填報相關項目及內容。每月進行庫存商品分析，整理滯銷機、殘次機 、壞機的數量，及時上報財務經理。 4、監(jiān)督檢查分公司商品臺賬操作規(guī)范的執(zhí)行情況，監(jiān)督檢查分公司臺賬以及會計商 品核算制度的執(zhí)行情況，配合會計核算部完善商品的核算工作。 5、每月在財務賬上查詢相關責任人是否上交個人賠款，及時向財務經理匯報沒有上 交個人賠款人員的名單。 6、每月到門店檢查保管帳是否建立健全，ERP保管帳和倉管實物是否相符，不少于兩 次并形成書面記錄。 7、加強對商品庫存結構的分析，加強對滯銷商品的管理，減少庫存積壓，提高資金 的使用效率。 8、商品監(jiān)控員負責差異匯總報表的填制并上交分公司人事行政部，監(jiān)控處理結果； 9、分析分公司門店每月盤點差異，及時處理，處理分公司門店每月盤點結果進行分 析，并負責提出處理意見和提請審批及負責執(zhí)行實施的跟蹤。 （三）門店財務主管 1、每周對主要商品進行抽盤并留下書面記錄。 2、每月監(jiān)督門店盤點工作是否正常開展，及時向分公司財務部匯報門店商品管理的 情況。 3、每月匯總整理門店《盤點差異匯總表》，并將系統(tǒng)數據與實盤數據進行核對，確保 差異數據的準確性。 4、盤點結束按時將《盤點差異匯總表》交給門店經理審核后報分公司物流部經理。 5、監(jiān)控門店商品流轉是否按照總部和公司的規(guī)范要求進行操作，監(jiān)控商品流轉過程 中手續(xù)的健全性。 6、及時把運輸單在電腦中勾對，核對在途商品與集中配送商品，對長期在途商品應 聯系相關部門人員，保證商品的安全完整。 7、妥善保管每月門店簽字齊全的商品盤點資料，應包含盤點封面、紙片、盤點差異 表。 8、監(jiān)督門店建立贈品手工帳和手機卡保管帳，每月進行兩次抽查并形成書面記錄。 二、商品監(jiān)控管理規(guī)定 (一)進貨監(jiān)控 1、每月抽查門店和配送中心進貨訂單與實物貨物之間是否存在差異，單據填寫是否 正確，進貨記錄是否填寫齊全，并與倉管保管帳進行核對檢查。 2、每月核對ERP進貨金額和財務商品采購帳，并對出現的差異進行分析，查找原因， 進行處理。 3、定期監(jiān)控ERP訂單進貨單價與發(fā)票單價之間的差異是否及時、完整地在ERP或財務 系統(tǒng)中及時進行了調整，避免對當期成本進行影響。 4、每月分析當期進貨與上期、去年同期之間的差異原因，并根據公司庫存提出合理 的控制建議。 (二)銷售監(jiān)控 1、月末對已開票未提貨、聯銷、代銷商品進行監(jiān)控，分析ERP保管帳與存貨帳之間存 在差異的原因，以及影響金額。 2、每月清理分公司與分公司之間的內部調撥商品，同往來組一道要求雙方公司及時 對帳，對出現的差異及時查找原因，并按照《往來對帳管理制度》要求進行處理。 (三)退換貨監(jiān)控 1、每月對門店和配送中心商品的退貨和換貨流程進行監(jiān)控，檢查其是否按總部或公 司要求流程操作，檢查退貨單是否經供應商簽字確認。 2、門店和配送中心應在ERP系統(tǒng)建立壞機庫，庫存管理員和財務主管應檢查倉管是否 將所有壞機錄入ERP系統(tǒng)，并進行帳實核對。 3、檢查門店和配送中心是否建立壞機、滯銷機登記卡，并注有進庫時間、原因、批 準人等信息，作好商品進出庫單據簽收手續(xù)。 (四)庫存監(jiān)控 1、庫存管理管理員和財務主管每月參與商品的盤點，并嚴格按照公司下發(fā)的盤點制 度要求對整個盤點過程的真實性、準確性、完整性進行監(jiān)控。 2、每月及時處理商品盤點差異，并跟蹤處理結果。 3、每月核對ERP與財務系統(tǒng)庫存金額，對出現的差異及時查找原因、并列出清理計劃 。針對出現的差異按以下方法進行核查： 1）業(yè)務傳票轉財務金額不一致。檢查業(yè)務轉財務結轉方案是否出現錯誤；出現操作 人員手工調整現象；業(yè)務轉出金額與財務轉入金額是否存在差異。 2）業(yè)務結算的邏輯日和財務憑證日期不一致。主要是統(tǒng)計區(qū)間產生的差異。 3）業(yè)務傳票未轉為正式的財務憑證。 4）有些財務憑證直接在財務系統(tǒng)中填制，沒有在業(yè)務系統(tǒng)中進行操作。出現此種情 況應先核對余額，再核對發(fā)生額；ERP中核對的每月系統(tǒng)結轉后進行核對。 (五)庫存分析 1、每月6號向財務管理中心報送《庫存狀況表》和《庫存周轉表》。 2、門店倉儲主管每旬（每月10日、20日、30日）填報《門店退殘旬報表》，如實填寫 退貨產品型號、退貨原因、殘次狀況（外傷、全損、產品質量等）、退貨日期等 情況，交財務主管審核后報分公司庫存管理員。 3、庫存管理員將《門店退殘旬報表》審核后填制《門店退殘商品處理反饋表》交財務經 理，由財務經理與總經理、營銷、物流部經理對滯銷商品、壞機、殘次機進行分 析，并提出清理原因、清理方式（調撥、降價、主力推銷、退供應商等），規(guī)定 最后清理期限、清理責任人等后下發(fā)到各門店執(zhí)行。庫存管理員將相關部門責任 人簽字后《門店退殘商品處理反饋表》傳真至財務管理中心，財務管理中心庫存管 理專員定期對處理結果進行檢查。 (六)在途商品監(jiān)控 1、每周在系統(tǒng)中檢查調撥商品是否及時進行了清理，對于在途時間超過10天的應及 時查找原因、及時處理。 2、每周檢查門店調出商品總倉配送中心是否及時進行了驗收，對于超過10天未驗收 的應及時協調處理，要求進行驗收，辦理相關手續(xù)。 3、每周檢查門店商品調撥是否根據調撥單及時入帳，對于開出的調撥單超過3天未入 帳，應要求立即入帳。 4、每周廠家直送商品業(yè)務訂單是否及時進行了勾對，對于超過2天仍未勾對的，應要 求說明原因，及時處理。 三、獎懲規(guī)定 1、沒有按規(guī)定時間向財務管理中心上報相關表格的，每遲延一天罰款50元。 2、調撥商品在途時間超過10天未進行清理, 對庫存管理員罰款50元。 3、沒有根據公司商品管理制度制定適宜細則，對財務經理和庫存管理員罰款50元。 4、盤點差異確定的應收賠款未在30天內收回，對庫存管理員和財務主管罰款50元。 5、每月抽查倉管實物帳少于兩次并未留下記錄，對庫存管理員罰款50元。 6、上報的《盤點差異匯總表》未按商品串號、商品盤虧、商品盤盈、商品被盜、前期遺 留差異進行分類填報，對庫存管理員罰款50元。 7、月未核對業(yè)務帳存貨金額同財務帳存貨金額不一致，對財務經理和庫存管理員罰款 50元。 8、未及時處理滯銷商品、壞機、殘次機的，對總經理、財務經理、營銷經理、物流經 理罰款100元。 9、沒有在次月5日內提供庫存商品帳齡分析（滯銷商品、壞機、殘次機），對財務經 理和庫存管理員罰款50元。 10、填寫商品調價通知單中實際庫存調整數、實際調價總額錯誤，罰款50元。 11、沒有妥善保管每月門店簽字齊全的商品盤點資料，對庫存管理員和財務主管罰款 50元。 12、凡上報到中心的報表中每出現數據錯誤的，給予每個數據50元的罰款。 本制度從二○○四年三月三十日起執(zhí)行。
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