商品監(jiān)控管理制度（財務(wù)篇）
商品監(jiān)控管理制度（財務(wù)篇） 摘自《永2004財（規(guī)）字第04009號》 為了作好商品進、銷、存的管理工作，加強對存貨的分析，提高商品和資金的周轉(zhuǎn)速 度，降低商品的物流費用及資金成本，減少存貨及資金的積壓，提高流動資金的使用效 率，特制定本管理制度。 一、相關(guān)人員崗位職責(zé) (一)財務(wù)經(jīng)理 1、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、安排財務(wù)人員參與每月規(guī)定的商品盤點，加強對商品的監(jiān)督。 2、對分公司所有商品實施監(jiān)控，確保公司每月盤點的商品數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實。 3、督促存貨管理員履行工作職責(zé)，按時上報商品盤點差異報告。 4、與分公司總經(jīng)理、物流、營銷部門協(xié)調(diào)，作好商品盤點差異的分析、處理工作， 并根據(jù)審批后的《盤點差異匯總表》及時進行待處理財產(chǎn)損益處理。 5、加強商品制度的建設(shè)與檢查工作，作好對相關(guān)崗位人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。 6、作好新開門店商品流轉(zhuǎn)的指導(dǎo)工作，監(jiān)控好已關(guān)閉門店的財務(wù)與ERP處理情況。 7、對于不及時向財務(wù)管理中心匯報盤點結(jié)果或盤點差異數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確給公司造成損失 ，由財務(wù)經(jīng)理承擔(dān)相應(yīng)損失；分公司的盤點數(shù)據(jù)的真實性由財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)確認(rèn)。 8、每月盤點后結(jié)合盤點日系統(tǒng)庫存總額與財務(wù)庫存商品總額進行分析，并根據(jù)差異 情況及時查找原因、及時調(diào)整。 9、根據(jù)庫存管理員提供的庫存商品狀況分析，及時要求營銷部經(jīng)理處理滯銷機、殘 次機、壞機，并監(jiān)控處理進度。 (二)存貨管理員 1、加強商品的基礎(chǔ)管理工作，作好商品管理的制度制定、執(zhí)行、檢查工作。 2、商品監(jiān)控員負(fù)責(zé)對分公司所有門店及總倉的商品監(jiān)控，每月30或31日監(jiān)督門店及 總倉是否按照正常流程進行盤點。檢查每月30日或31日的ERP庫存數(shù)據(jù)與用友財務(wù)帳 庫存商品進行核對，找出差異原因，并進行調(diào)整。備份每月最后一天的ERP庫存數(shù)據(jù) ，便于查找差異。 3、每月6號前向財務(wù)管理中心交上月分公司的《盤點差異匯總表》，并按《盤點差異管 理制度》要求填報相關(guān)項目及內(nèi)容。每月進行庫存商品分析，整理滯銷機、殘次機 、壞機的數(shù)量，及時上報財務(wù)經(jīng)理。 4、監(jiān)督檢查分公司商品臺賬操作規(guī)范的執(zhí)行情況，監(jiān)督檢查分公司臺賬以及會計商 品核算制度的執(zhí)行情況，配合會計核算部完善商品的核算工作。 5、每月在財務(wù)賬上查詢相關(guān)責(zé)任人是否上交個人賠款，及時向財務(wù)經(jīng)理匯報沒有上 交個人賠款人員的名單。 6、每月到門店檢查保管帳是否建立健全，ERP保管帳和倉管實物是否相符，不少于兩 次并形成書面記錄。 7、加強對商品庫存結(jié)構(gòu)的分析，加強對滯銷商品的管理，減少庫存積壓，提高資金 的使用效率。 8、商品監(jiān)控員負(fù)責(zé)差異匯總報表的填制并上交分公司人事行政部，監(jiān)控處理結(jié)果； 9、分析分公司門店每月盤點差異，及時處理，處理分公司門店每月盤點結(jié)果進行分 析，并負(fù)責(zé)提出處理意見和提請審批及負(fù)責(zé)執(zhí)行實施的跟蹤。 （三）門店財務(wù)主管 1、每周對主要商品進行抽盤并留下書面記錄。 2、每月監(jiān)督門店盤點工作是否正常開展，及時向分公司財務(wù)部匯報門店商品管理的 情況。 3、每月匯總整理門店《盤點差異匯總表》，并將系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實盤數(shù)據(jù)進行核對，確保 差異數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。 4、盤點結(jié)束按時將《盤點差異匯總表》交給門店經(jīng)理審核后報分公司物流部經(jīng)理。 5、監(jiān)控門店商品流轉(zhuǎn)是否按照總部和公司的規(guī)范要求進行操作，監(jiān)控商品流轉(zhuǎn)過程 中手續(xù)的健全性。 6、及時把運輸單在電腦中勾對，核對在途商品與集中配送商品，對長期在途商品應(yīng) 聯(lián)系相關(guān)部門人員，保證商品的安全完整。 7、妥善保管每月門店簽字齊全的商品盤點資料，應(yīng)包含盤點封面、紙片、盤點差異 表。 8、監(jiān)督門店建立贈品手工帳和手機卡保管帳，每月進行兩次抽查并形成書面記錄。 二、商品監(jiān)控管理規(guī)定 (一)進貨監(jiān)控 1、每月抽查門店和配送中心進貨訂單與實物貨物之間是否存在差異，單據(jù)填寫是否 正確，進貨記錄是否填寫齊全，并與倉管保管帳進行核對檢查。 2、每月核對ERP進貨金額和財務(wù)商品采購帳，并對出現(xiàn)的差異進行分析，查找原因， 進行處理。 3、定期監(jiān)控ERP訂單進貨單價與發(fā)票單價之間的差異是否及時、完整地在ERP或財務(wù) 系統(tǒng)中及時進行了調(diào)整，避免對當(dāng)期成本進行影響。 4、每月分析當(dāng)期進貨與上期、去年同期之間的差異原因，并根據(jù)公司庫存提出合理 的控制建議。 (二)銷售監(jiān)控 1、月末對已開票未提貨、聯(lián)銷、代銷商品進行監(jiān)控，分析ERP保管帳與存貨帳之間存 在差異的原因，以及影響金額。 2、每月清理分公司與分公司之間的內(nèi)部調(diào)撥商品，同往來組一道要求雙方公司及時 對帳，對出現(xiàn)的差異及時查找原因，并按照《往來對帳管理制度》要求進行處理。 (三)退換貨監(jiān)控 1、每月對門店和配送中心商品的退貨和換貨流程進行監(jiān)控，檢查其是否按總部或公 司要求流程操作，檢查退貨單是否經(jīng)供應(yīng)商簽字確認(rèn)。 2、門店和配送中心應(yīng)在ERP系統(tǒng)建立壞機庫，庫存管理員和財務(wù)主管應(yīng)檢查倉管是否 將所有壞機錄入ERP系統(tǒng)，并進行帳實核對。 3、檢查門店和配送中心是否建立壞機、滯銷機登記卡，并注有進庫時間、原因、批 準(zhǔn)人等信息，作好商品進出庫單據(jù)簽收手續(xù)。 (四)庫存監(jiān)控 1、庫存管理管理員和財務(wù)主管每月參與商品的盤點，并嚴(yán)格按照公司下發(fā)的盤點制 度要求對整個盤點過程的真實性、準(zhǔn)確性、完整性進行監(jiān)控。 2、每月及時處理商品盤點差異，并跟蹤處理結(jié)果。 3、每月核對ERP與財務(wù)系統(tǒng)庫存金額，對出現(xiàn)的差異及時查找原因、并列出清理計劃 。針對出現(xiàn)的差異按以下方法進行核查： 1）業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)財務(wù)金額不一致。檢查業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)方案是否出現(xiàn)錯誤；出現(xiàn)操作 人員手工調(diào)整現(xiàn)象；業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)出金額與財務(wù)轉(zhuǎn)入金額是否存在差異。 2）業(yè)務(wù)結(jié)算的邏輯日和財務(wù)憑證日期不一致。主要是統(tǒng)計區(qū)間產(chǎn)生的差異。 3）業(yè)務(wù)傳票未轉(zhuǎn)為正式的財務(wù)憑證。 4）有些財務(wù)憑證直接在財務(wù)系統(tǒng)中填制，沒有在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進行操作。出現(xiàn)此種情 況應(yīng)先核對余額，再核對發(fā)生額；ERP中核對的每月系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)后進行核對。 (五)庫存分析 1、每月6號向財務(wù)管理中心報送《庫存狀況表》和《庫存周轉(zhuǎn)表》。 2、門店倉儲主管每旬（每月10日、20日、30日）填報《門店退殘旬報表》，如實填寫 退貨產(chǎn)品型號、退貨原因、殘次狀況（外傷、全損、產(chǎn)品質(zhì)量等）、退貨日期等 情況，交財務(wù)主管審核后報分公司庫存管理員。 3、庫存管理員將《門店退殘旬報表》審核后填制《門店退殘商品處理反饋表》交財務(wù)經(jīng) 理，由財務(wù)經(jīng)理與總經(jīng)理、營銷、物流部經(jīng)理對滯銷商品、壞機、殘次機進行分 析，并提出清理原因、清理方式（調(diào)撥、降價、主力推銷、退供應(yīng)商等），規(guī)定 最后清理期限、清理責(zé)任人等后下發(fā)到各門店執(zhí)行。庫存管理員將相關(guān)部門責(zé)任 人簽字后《門店退殘商品處理反饋表》傳真至財務(wù)管理中心，財務(wù)管理中心庫存管 理專員定期對處理結(jié)果進行檢查。 (六)在途商品監(jiān)控 1、每周在系統(tǒng)中檢查調(diào)撥商品是否及時進行了清理，對于在途時間超過10天的應(yīng)及 時查找原因、及時處理。 2、每周檢查門店調(diào)出商品總倉配送中心是否及時進行了驗收，對于超過10天未驗收 的應(yīng)及時協(xié)調(diào)處理，要求進行驗收，辦理相關(guān)手續(xù)。 3、每周檢查門店商品調(diào)撥是否根據(jù)調(diào)撥單及時入帳，對于開出的調(diào)撥單超過3天未入 帳，應(yīng)要求立即入帳。 4、每周廠家直送商品業(yè)務(wù)訂單是否及時進行了勾對，對于超過2天仍未勾對的，應(yīng)要 求說明原因，及時處理。 三、獎懲規(guī)定 1、沒有按規(guī)定時間向財務(wù)管理中心上報相關(guān)表格的，每遲延一天罰款50元。 2、調(diào)撥商品在途時間超過10天未進行清理, 對庫存管理員罰款50元。 3、沒有根據(jù)公司商品管理制度制定適宜細(xì)則，對財務(wù)經(jīng)理和庫存管理員罰款50元。 4、盤點差異確定的應(yīng)收賠款未在30天內(nèi)收回，對庫存管理員和財務(wù)主管罰款50元。 5、每月抽查倉管實物帳少于兩次并未留下記錄，對庫存管理員罰款50元。 6、上報的《盤點差異匯總表》未按商品串號、商品盤虧、商品盤盈、商品被盜、前期遺 留差異進行分類填報，對庫存管理員罰款50元。 7、月未核對業(yè)務(wù)帳存貨金額同財務(wù)帳存貨金額不一致，對財務(wù)經(jīng)理和庫存管理員罰款 50元。 8、未及時處理滯銷商品、壞機、殘次機的，對總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、營銷經(jīng)理、物流經(jīng) 理罰款100元。 9、沒有在次月5日內(nèi)提供庫存商品帳齡分析（滯銷商品、壞機、殘次機），對財務(wù)經(jīng) 理和庫存管理員罰款50元。 10、填寫商品調(diào)價通知單中實際庫存調(diào)整數(shù)、實際調(diào)價總額錯誤，罰款50元。 11、沒有妥善保管每月門店簽字齊全的商品盤點資料，對庫存管理員和財務(wù)主管罰款 50元。 12、凡上報到中心的報表中每出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤的，給予每個數(shù)據(jù)50元的罰款。 本制度從二○○四年三月三十日起執(zhí)行。
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