會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理制度
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理制度(樣例) 單位的會(huì)計(jì)檔案包括貯存在磁盤(軟盤和硬盤)上的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì) 計(jì)報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)核算資料。 一、數(shù)據(jù)資料管理與保密 　　機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊(cè)、報(bào)表，應(yīng) 按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。 　　１、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。 　　　　　　現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會(huì)計(jì)人員 手工做記帳憑證，審核無(wú)誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁(yè)，審核后交現(xiàn)金出 納人員核　　　對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁(yè)上蓋章，按月編頁(yè)碼裝 訂成冊(cè)加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印妥為保管。 　　２、銀行記帳憑證、帳冊(cè)的輸出與保管。 　　　　　　銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把 經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記帳，以保證銀行出 納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行帳頁(yè)經(jīng)出納審核無(wú)誤后，出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章，按日裝訂 成冊(cè)，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊(cè)，并加蓋封印，妥為保管。 　　　　　　現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊(cè)，妥為保管。 　　３、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管 　　　　　　轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無(wú)誤 的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出 ，并與手編憑證同樣裝訂成冊(cè)，妥為保管。 　　４、科目匯總表、帳簿打印時(shí)間。 　　(1)現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。 　　(2)銀行余額調(diào)整表每月打印一次。 　　(3)總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。 　　(4)現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證 一起裝訂。 　　(5)會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核 無(wú)誤后簽字生效。 ?。?、其他 　　　　由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打 印輸出的帳頁(yè)上簽字蓋章，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。 二、數(shù)據(jù)備份管理 　１、由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。 ２、在日常工作中,準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進(jìn)行備份,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì) 工作的干擾。 ３、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、 報(bào) 表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。 ４、機(jī)內(nèi)憑證及總分類帳、明細(xì)分類帳、報(bào)表，應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份， 交會(huì)計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。 三、會(huì)計(jì)檔案管理 　?。?、會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù):打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能 存檔保管。 　　２、為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽,裝入盤套,放進(jìn)硬盒,存 放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。 　?。?、由打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。 　?。?、隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購(gòu)買的商品化會(huì)計(jì)核算 系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會(huì)計(jì)檔案保管。 　?。?、各類會(huì)計(jì)檔案的出借，均必須經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)主管審批同意并簽章，如果對(duì)備份磁盤 的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操 作。 　?。丁⒈仨毤訌?qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù) 據(jù)文件、帳冊(cè)、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任 。
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