會議
在一次橄欖球比賽中，當(dāng)美國專欄作家及電臺播音員喬治·威爾注意到參賽選手們又 一次聚集在一起商討比賽戰(zhàn)術(shù)時，不無嘲諷地說：“橄欖球比賽是由美國人生活當(dāng)中最糟 糕的兩件事組成的——暴力和委員會議?！?在北美洲，每天大概要召開兩千萬次商務(wù)會議。大多數(shù)人都害怕開會，因?yàn)殚_會不能 產(chǎn)生出任何價值。但是為了使團(tuán)隊更加有效地運(yùn)作，人們需要經(jīng)常開會，以便互通信息 、解決出現(xiàn)的問題、做出決定并且制定改進(jìn)計劃。 學(xué)習(xí)組織重大會議，不但能夠使你成為天生的團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)者，而且可以使你贏得所有與 會者的不盡感激！你可以參考下面的建議，提高會議的效率： 1、在會議召開之前： 考慮清楚是否有必要召開會議，或者除了開會之外，還有沒有更好、更容易實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 的辦法。 制定詳細(xì)的會議議程。你的會議計劃應(yīng)該明確寫出召開會議的目的，會議內(nèi)容，會議 時間長度以及會議程序。 只邀請關(guān)鍵人物參加會議。如果你邀請了那些對會議內(nèi)容不感興趣或者不理解的人來 開會，他們很可能會把話題扯遠(yuǎn)或者拖延會議進(jìn)程。 提前幾天將會議議程散發(fā)給與會者，以便給他們留出準(zhǔn)備時間。 提前預(yù)定會議室，并確保會議室中配有全部所需設(shè)備。 2、在召開會議時： 有組織地召開會議。讓一位與會者計時，一位做會議記錄，另一位把會議要點(diǎn)記在活 動掛圖上。向與會者說明會議的目標(biāo)、時間長度和程序，并征求他們的意見，在這些內(nèi) 容上達(dá)成一致。 根據(jù)會議議程上列出的內(nèi)容，逐項進(jìn)行會議。確保在完成一項內(nèi)容之后，再進(jìn)行下面 的項目。 鼓勵與會者每次只把精力集中在一個議題上。 確立基本的會議行為守則，尤其是當(dāng)會議內(nèi)容可能會引起與會者的熱情或者爭議時。 比如，你可以在會議守則中規(guī)定：參加會議的人必須 － 傾聽他人的意見； － 尊重所有人的觀點(diǎn)； － 讓每個人都有機(jī)會表達(dá)自己的觀點(diǎn)； － 通過會議達(dá)成一致意見，并做出決定。 把上面這些會議基本守則張貼在會議室中，使參加會議的每個人都能看到。 必要的話，可以指定一名與會者做“警衛(wèi)官”，幫助你監(jiān)督會議基本守則的執(zhí)行情況。 明確會議的議題。如果有人談?wù)撆c議題無關(guān)的話，你應(yīng)該提醒他們會議的目的是什么 。根據(jù)會議時間的長短，必要的話，可以把議程上的某項內(nèi)容放到下次會議中討論，或 者放到本次會議結(jié)尾時再討論。 最好要等到在談及有關(guān)問題時，再向與會者分發(fā)具有支持性的文件材料。如果你在會 議的開始向與會者分發(fā)材料，他們很可能會在討論其他內(nèi)容時閱讀這些材料，從而無法 集中注意力。 調(diào)動每一位與會者的積極性。確保每個人都有機(jī)會參與討論，會議的發(fā)言權(quán)不能被個 別人壟斷。 提問大量的問題，確保會議順利地進(jìn)行。比如，你可以提問： － 大家覺得怎么樣？ － 會議議程中的下一項內(nèi)容是什么？ － 有人對此持不同意見嗎？ － 我們可以進(jìn)行下面一項內(nèi)容了嗎？ － 大家都同意這樣嗎？ － 我們還有多少剩余時間？ － 我們應(yīng)該如何處理這個問題？ 在結(jié)束會議之前，確保對每一項決定都已經(jīng)做出了行動部署。請與會者明確完成每項 任務(wù)的具體截止日期。要注意，“盡早完成”的說法是不合適的，因?yàn)檫@不是一個具體的 日期——而只是含糊說明了這項任務(wù)會在以后的某個時間完成。 在會議結(jié)束時，總結(jié)會議的主要內(nèi)容以及達(dá)成的決議，這樣每個參加會議的人都會明 確會議的決議。 3、在會議召開之后： 給每位與會者發(fā)送一份會議記錄。同時，你也可以把會議記錄張貼在網(wǎng)絡(luò)中的公共留 言板上，以便讓其他人都能看到。 如果某位與會者在會議上答應(yīng)采取必要的行動，可以在給他的那份會議記錄中重點(diǎn)標(biāo) 出他應(yīng)該擔(dān)負(fù)的責(zé)任。
會議