會(huì)議管理
目 錄 引 言 2 第1章 有效利用會(huì)議 2 1.1你需要開(kāi)會(huì)嗎？ 2 1.2明確會(huì)議的目的 3 1.3非正式會(huì)議 4 1.4正式會(huì)議 5 1.5革新中的交流方式 6 1.6會(huì)議類型 7 1.7不要離題 8 第2章 準(zhǔn)備會(huì)議 10 2.1邀請(qǐng)與會(huì)者 10 2.2準(zhǔn)備議程 11 2.3確定地點(diǎn) 12 2.4安排座位 15 2.5準(zhǔn)備會(huì)議用品 17 第3章 出席會(huì)議 18 3.1積極參與 18 3.2外表與講話 19 3.3傾聽(tīng)發(fā)言 20 3.4處理問(wèn)題 21 3.5做備忘錄 23 評(píng)估與會(huì)技巧 24 第4章 主持會(huì)議 24 4.1了解職責(zé) 25 4.2研究出席者 26 4.3掌握會(huì)議節(jié)奏 27 4.4控制會(huì)議 28 4.5維持秩序 30 4.6結(jié)束會(huì)議 32 4.7運(yùn)用正規(guī)程序 34 4.8解決正式會(huì)議上的問(wèn)題 36 主持能力自測(cè) 37 會(huì)議管理 若想成功地管理會(huì)議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和準(zhǔn)備議程，到建立正式程序，以 及處理易爆局面。《會(huì)議管理》不僅教你全面主持會(huì)議以及充分參與會(huì)議，而且為你提供 實(shí)用方法使會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的。生動(dòng)有力的提示幫助你處理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并 掌握一流的會(huì)議管理技巧，從而使你大大提高管理會(huì)議的效率及果斷性。 蒂姆·欣德?tīng)枺═im Hindle）是倫敦商業(yè)語(yǔ)言咨詢機(jī)構(gòu)“Working Words”的創(chuàng)建人。作為編輯顧問(wèn)和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊(cè)》 、《袖珍MBA》和《袖珍金融手冊(cè)》、1979年以來(lái)一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人，1994- 1996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。 引 言 會(huì)議商務(wù)的一個(gè)重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議，《會(huì)議管理》會(huì)幫助你——不 論是作為出席會(huì)議的與會(huì)者，或者是會(huì)議的主席——提高這些會(huì)議的效果和效率。不論是 正式會(huì)議還是非正式會(huì)議，本書將提供給你相關(guān)的各種實(shí)用建議，例如如何作好基本的 準(zhǔn)備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才?，如何保持預(yù)定計(jì)劃，如何結(jié)束仁義等。散見(jiàn)于全書的 101個(gè)簡(jiǎn)明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信息。自我評(píng)估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評(píng)估 你的進(jìn)步及明確以后的努力方向。如果你能不斷地應(yīng)用本書所提供的寶貴建議，你就可 以非常自信并且成功地管理會(huì)議。 第1章 有效利用會(huì)議 開(kāi)會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢，因此只有在必要時(shí)才召開(kāi)會(huì)議，并確保會(huì)議簡(jiǎn)短而富 有建設(shè)性。 1.1你需要開(kāi)會(huì)嗎？ 大多數(shù)經(jīng)理人員對(duì)花費(fèi)在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間之多感到有壓力?？墒蔷烤褂卸嗌贂?huì)議能真正 解決問(wèn)題？如果你考慮過(guò)會(huì)議真正的代價(jià)，你安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。 1.1.1定義會(huì)議 商業(yè)會(huì)議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問(wèn)題或做出決定。幾個(gè)同事在走廊 里偶然相遇，也可以說(shuō)是一個(gè)會(huì)議。然而，大多數(shù)工作會(huì)議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí) 間和地點(diǎn)。這些會(huì)議可以是與高級(jí)經(jīng)理、同事或客戶一對(duì)一的會(huì)議，但通常有兩人以上 參加。典型的會(huì)議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在 與會(huì)者中傳閱。 1.1.2考慮成本 成功的會(huì)議通過(guò)將合適的人聚集在一起，使其共同為某個(gè)目標(biāo)貢獻(xiàn)他們的才智，因此 能夠節(jié)約大量的時(shí)間和金錢。然而，有許多會(huì)議沒(méi)有必要召開(kāi)，例如小組會(huì)議。開(kāi)始時(shí) 小組會(huì)議曾有一個(gè)明確的目標(biāo)，然而后來(lái)成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解 脫出來(lái)休息一下的機(jī)會(huì)。殊不知這是一種代價(jià)昂貴的奢侈。任何會(huì)議最大的成本通常是 與會(huì)者的時(shí)間——從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會(huì)議。如果與會(huì)者還需長(zhǎng)途施行，這個(gè) 時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。最后還有“機(jī)會(huì)成本”，即這些與會(huì)者若不出席會(huì)議，他們能做些 什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值？召集會(huì)議之前，必須考慮所有這些成本。 1.1.3把成本加起來(lái) 要計(jì)算出一個(gè)會(huì)議的總成本，首先計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自 單位的日常開(kāi)支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù) ）。另外還需計(jì)算召開(kāi)會(huì)議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。兩項(xiàng)之和是會(huì)議每小時(shí)的 成本。會(huì)議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如 何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果。 1.1.4正在舉行會(huì)議 一個(gè)部門的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開(kāi)會(huì)，以解決一個(gè)問(wèn)題。他們的年薪合計(jì)180 000英鎊，年管理費(fèi)合計(jì)100000英鎊，另外還有各種雜項(xiàng)費(fèi)用。按此計(jì)算，這個(gè)會(huì)議每小 時(shí)的費(fèi)用是178英鎊。 銷售經(jīng)理聯(lián)系各種情況提供補(bǔ)充信息 銷售代表提出報(bào)告 董事總經(jīng)理主持會(huì)議 銷售總監(jiān)向銷售團(tuán)隊(duì)提出問(wèn)題 秘書作記錄 1.2明確會(huì)議的目的 可以為許多不同的原因召開(kāi)會(huì)議，主席和與會(huì)者必須預(yù)先明了確切目的，這樣才能使 會(huì)議取得成功。 小提示1：從一開(kāi)始就要明確會(huì)議目的 小提示2：如果不開(kāi)會(huì)也能解決問(wèn)題，就取消會(huì)議。 1.2.1考慮目的 大多數(shù)會(huì)議的目的屬于下列幾種之一。要預(yù)先決定所要召開(kāi)會(huì)議的目的屬于其中的哪 一種，并確保全體與會(huì)者明了。 ● 透露住處信息或提供意見(jiàn)； ● 發(fā)布指示； ● 提出申訴和仲裁； ● 做出決定或貫徹決定 ● 激發(fā)創(chuàng)意； ● 提了建議，進(jìn)行討論，并做出最終決定； 1.2.2考慮細(xì)節(jié) 如果你已決定一個(gè)會(huì)議的主題，就可開(kāi)始考慮其他細(xì)節(jié)。想一下這個(gè)會(huì)議要開(kāi)多長(zhǎng)， 哪幾個(gè)問(wèn)題需要講座以及必須分配給每個(gè)問(wèn)題的時(shí)間是多少。注意留點(diǎn)時(shí)間用于委派任 務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)間給予會(huì)間休息及會(huì)議總結(jié)。一定要安排好會(huì)議，以確保恰恰相反當(dāng)?shù)摹?有必要權(quán)威性的與會(huì)者能夠出席。如果他們不能來(lái)，那就重新安排一個(gè)更合適的時(shí)間。 對(duì)于例行會(huì)議，應(yīng)每隔一段時(shí)間檢查一下這些會(huì)議是否仍符合一個(gè)實(shí)用目的而不是浪費(fèi) 時(shí)間。 1.2.3自我提問(wèn) Q每個(gè)人都明確開(kāi)會(huì)的目的嗎？ Q是否需要每個(gè)人都出席整個(gè)會(huì)議？ Q是否有比開(kāi)會(huì)更好的方法不提出問(wèn)題？ Q是否有其他人，他通常不出席你的會(huì)議，但可能會(huì)在這一次會(huì)議上提出有益的意見(jiàn) ？ Q使用各種視覺(jué)輔助手段是否有利于會(huì)議？ 1.2.4評(píng)估個(gè)人的目的 無(wú)論你主持會(huì)議或者只是出席會(huì)議，應(yīng)事先考慮會(huì)議規(guī)定的目標(biāo)以及你的個(gè)人目標(biāo)， 例如，你可能對(duì)議程式上的某些項(xiàng)目特別感興趣，你要起清楚你愿意接受什么樣的結(jié)果 ，然后可以開(kāi)始做相應(yīng)的準(zhǔn)備。另一個(gè)需要考慮的問(wèn)題是你能否減少花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí) 間。如果你不需要參加整個(gè)會(huì)議并已決定只出席其中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會(huì)議主席 。 1.2.5保密事宜 如果會(huì)上要講座保密事宜，應(yīng)讓全體與會(huì)者在會(huì)議的開(kāi)始階段就知道，因?yàn)檫@會(huì)影響 與會(huì)者的態(tài)度。所有保密事項(xiàng)需要恰當(dāng)?shù)靥幚聿⑶以跁?huì)外出應(yīng)獲得足夠的重視。如果議 和內(nèi)兼有機(jī)密和非機(jī)密的事項(xiàng)，則應(yīng)預(yù)先確保全體與會(huì)者明白每個(gè)項(xiàng)目相應(yīng)的情況。 小提示3：仔細(xì)考慮什么能促進(jìn)會(huì)議成功舉行，什么會(huì)使會(huì)議失敗。 1.2.6強(qiáng)調(diào)目標(biāo) 如果你主持會(huì)議，在會(huì)議開(kāi)始時(shí)做飯就要概述這個(gè)會(huì)議的目的和目標(biāo)，這樣就能使全 體與會(huì)者在整個(gè)會(huì)議期間都能牢記不忘。提醒與會(huì)者何時(shí)必須做出何種決議以及需傳遞 何種信息，并且——如果他們偏離這點(diǎn)——提醒他們注意分配給每個(gè)問(wèn)題的討論時(shí)間。如果 你僅是會(huì)議的參與者，你要確保你已為詳盡討論淤泥特別有關(guān)的事項(xiàng)作好了充分的準(zhǔn)備 。 小提示4：考慮一下，如果一個(gè)例行會(huì)議沒(méi)有如期舉行，會(huì)有什么后果。 1.2.7你的重要途徑 目的未明確，你就無(wú)法確定需要舉行哪種會(huì)議。首先確定會(huì)議的目的及需花時(shí)間，然 后邀請(qǐng)與會(huì)者。 確定會(huì)議目的 決定會(huì)議需要多少時(shí)間 保證有關(guān)人員出席 1.3非正式會(huì)議 非正會(huì)議可以有多種不同的形式，并且可以采取討論會(huì)的形式。非正式會(huì)會(huì)議無(wú)論是 偶然進(jìn)行的，或者是按通常的方式如口頭方式召集起來(lái)的，都提供了一些機(jī)會(huì)來(lái)簡(jiǎn)單地 解決問(wèn)題。 小提示5：記住，高層經(jīng)理的在場(chǎng)可能會(huì)妨礙討論。 小提示6：要遠(yuǎn)離你的辦公室召開(kāi)會(huì)議，這樣你就可以輕易地離開(kāi)會(huì)議。 1.3.1布置環(huán)境 盡管性質(zhì)比較隨意，非正式會(huì)議的成功仍然得益于精心挑選的環(huán)境，如果與會(huì)者感覺(jué) 不 服，或者要他們?cè)陂_(kāi)放式的辦公室里討論一項(xiàng)保密事宜，那么就很難進(jìn)行富有成效討論 。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。 1.3.2解決問(wèn)題 利用一個(gè)臨時(shí)的會(huì)面，例如與同事在走廊里交談，立刻解決一個(gè)問(wèn)題。 1.3.3臨時(shí)會(huì)議 只有簡(jiǎn)短的通知并且是順便或立即召集的會(huì)議，稱為“臨時(shí)會(huì)議”。這些臨時(shí)會(huì)議對(duì)于 坦誠(chéng)地討論問(wèn)題以及不受大量其他人員的影響而迅速地做出決定是很理想的。不多于三 至四人參加的臨時(shí)會(huì)議在解決一些小問(wèn)題時(shí)具有最佳效果。另外，可以利用臨界時(shí)會(huì)議 發(fā)布緊急通告。在同事之間，臨時(shí)會(huì)議傾向于以非正式的語(yǔ)言風(fēng)格和輕松的身體語(yǔ)言為 特征。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會(huì)議中理解其他人的反應(yīng)。注意面部表情： 因?yàn)榕c會(huì)者可能走神，他們的面部表情會(huì)真實(shí)地告訴做你這一點(diǎn)。 1.3.4小型非正式會(huì)議 策劃小型非正式會(huì)議是為了通過(guò)討論不解決問(wèn)題，提供反饋，因此與臨時(shí)會(huì)議不同， 它應(yīng)該有準(zhǔn)備的時(shí)間。即使舉行一個(gè)只有二三個(gè)人參加的小型非正式會(huì)議，也要記住會(huì) 議的目的和時(shí)間限制。恰當(dāng)?shù)乜刂茣?huì)議，你就能讓主要的事情進(jìn)行下去，并且能使與會(huì) 者之間進(jìn)行坦誠(chéng)的討論。通過(guò)保持目光接觸這種身體語(yǔ)言中具有表達(dá)性的方式，來(lái)鼓勵(lì) 與會(huì)者。 1.3.5討論爭(zhēng)議 如果你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運(yùn)用大量鼓勵(lì)性的目光接觸，來(lái)幫助你保持對(duì) 會(huì)議的控制。 1.3.6交流思想 小型的頭腦風(fēng)暴會(huì)議是一個(gè)分享創(chuàng)意的良好論壇。如果你正在主持一個(gè)頭腦風(fēng)暴會(huì)議 ，安排專人記下與會(huì)者提出的想法，這種書面記錄常常能夠啟發(fā)出其他建議。 1.3.7頭腦風(fēng)暴會(huì)議 利用非正式的頭腦風(fēng)暴會(huì)議來(lái)產(chǎn)生新的想法，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問(wèn)題。 為了得到最好的效果，事先說(shuō)明會(huì)議的目的和時(shí)間限制，以便與會(huì)者能有所準(zhǔn)備。由一 小群各具特長(zhǎng)的人參與的頭腦風(fēng)暴會(huì)議最為有效，所以必須要求每個(gè)人輪流發(fā)言。會(huì)議 期間避免評(píng)論或批評(píng)任何想法，因?yàn)檫@會(huì)妨礙提出建議；會(huì)后再判斷這些想法的可行性 。 1.4正式會(huì)議 不同類型的正式會(huì)議都有不同的程序規(guī)則。一些會(huì)議，如年度全休會(huì)議，必須依法召 開(kāi)；其他的會(huì)議則是自定的，是為了做出一個(gè)特殊的決定或討論一個(gè)問(wèn)題而召開(kāi)。 小提示7：讓自己熟悉各種正式會(huì)議的程序。 1.4.1正式會(huì)議 |會(huì)議類型 |特點(diǎn) |會(huì)議類型 |特點(diǎn) | |董事會(huì)會(huì)議由 |·董事會(huì)通常定期召開(kāi)|大會(huì) |·這類會(huì)議適用| |公司的董事們 |會(huì)議，也許一個(gè)月一 |在大會(huì)上，通常|于大量人員在 | |參加——董事會(huì) |次，來(lái)討論公司事務(wù) |就一個(gè)主題作幾|短時(shí)期內(nèi)交流 | |通常由董事組 |。會(huì)議通常在董事會(huì) |個(gè)報(bào)告。有些大|信息 | |成。有些國(guó)家 |的會(huì)議室舉行——這是 |會(huì)對(duì)公眾開(kāi)放，|·雖然有時(shí)發(fā)言| |的法律規(guī)定董 |一個(gè)設(shè)有一張大桌子 |另一些只限某些|人會(huì)留有“回答| |事會(huì)必須共同 |的正式場(chǎng)合。 |人參加，如公司|提問(wèn)”這一段時(shí)| |行使權(quán)力。 |·董事會(huì)會(huì)議由董事會(huì)|雇員。 |間，借鑒于大 | | |主席主持，他是根據(jù) | |會(huì)的規(guī)模，計(jì) | | |公司章程被選舉出來(lái) | |論和聽(tīng)眾參與 | | |的 | |是很有限的。 | |常務(wù)委員會(huì)會(huì) |●常務(wù)委員會(huì)定期召開(kāi)|外部會(huì)議 |●在外部會(huì)議上| |議 |會(huì)議來(lái)履行授權(quán)給它 |一個(gè)外部會(huì)議包|，保守機(jī)密是 | |常務(wù)委員會(huì)是 |的任務(wù)。 |括某個(gè)組織內(nèi)的|一個(gè)重要問(wèn)題 | |公司董事會(huì)下 |●公司董事會(huì)可以授權(quán)|一群人和組織外|。與會(huì)者應(yīng)仔 | |屬的一個(gè)小組 |常務(wù)委員會(huì)代為采取 |的另一群人，例|細(xì)思考哪些信 | |，它可能是對(duì) |行動(dòng)。 |如來(lái)訪的行業(yè)工|息必須保密； | |經(jīng)常性的事情 |●常務(wù)委員會(huì)要先向公|會(huì)談判代表。 |為了達(dá)到目的 | |負(fù)責(zé)，如一位 |司董事會(huì)報(bào)告，然后 | |哪些信息可以 | |總經(jīng)理的薪金 |采取必要的行動(dòng)。 | |在會(huì)上披露。 | |和業(yè)績(jī)的年度 | | |●外部會(huì)議可以| |評(píng)審。 | | |在中立地點(diǎn)進(jìn) | | | | |行。 | |專門委員會(huì)會(huì) |●必要時(shí)，專門委員會(huì)|年會(huì)（AGM） |●年會(huì)允許股東| |議 |可以開(kāi)會(huì)討論專業(yè)性 |年會(huì)一年一次，|向公司董事提 | |公司董事會(huì)可 |特別強(qiáng)的特殊問(wèn)題， |常常是規(guī)定的，|問(wèn)，并要求他 | |以建立一個(gè)專 |或詳細(xì)分析復(fù)雜問(wèn)題 |召集公司董事與|們京公司的業(yè) | |門委員會(huì)，研 |。 |股東討論過(guò)去一|績(jī)做出解釋。 | |究一個(gè)需要特 |●許多公司董事會(huì)發(fā)現(xiàn)|年的事務(wù)和未來(lái)|●董事們利用這| |別注意的問(wèn)題 |難以在一個(gè)月內(nèi)召開(kāi) |的計(jì)劃。 |個(gè)機(jī)會(huì)尋求年 | |。與整個(gè)董事 |一次以上的會(huì)議，而 | ...
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