公司公文處理實(shí)施細(xì)則
公司公文處理實(shí)施細(xì)則 □ 總則 第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì) 則。 第二條 各部門(mén)的公文，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)和商洽工 作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，必須認(rèn)真做好公文處理工作。 第三條 各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義和文牘主義，提高公 文處理的效率和質(zhì)量。 第四條 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用 印、立卷。 第五條 各單位的公文處理工作，必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保國(guó)家機(jī)密。 □ 公文種類(lèi) 第六條 公文種類(lèi)主要有： (一)請(qǐng)示 請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用"請(qǐng)示"。 (二)報(bào)告 向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用"報(bào)告"。 (三)指示 對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用"指示"。 (四)布告、公告、通告 對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用"布告"。 向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件，"用公告"。 在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用"通告"。 (五)批復(fù) 答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用"批復(fù)"。 (六)通知 傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí) 、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用"通知"。 (七)通報(bào) 表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用"通 報(bào)"。 (八)決定、決議 對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排，用"決定"。 經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用"決議"。 (九)函 平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢(xún)問(wèn)和答 復(fù)問(wèn)題，用"函"。 (十)會(huì)議紀(jì)要 傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用"會(huì)議紀(jì)要"。 □ 公文格式 第七條 公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(抄報(bào)) 單位、公文字號(hào)、主題詞等。 (一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種 類(lèi)。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書(shū)名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 (二)向上級(jí)請(qǐng)示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位；如果需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí) ，可以用抄報(bào)的形式。 (三)發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 (四)公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦 單位的公文編號(hào)。 (五)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱(chēng)之前，注明附件的名稱(chēng)和件數(shù)。 (六)收、發(fā)文單位應(yīng)寫(xiě)單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前 。 (七)文字一律從左至右橫寫(xiě)橫排。 第八條 公文紙一般用16開(kāi)，在左側(cè)裝訂。"通告"等用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。 第九條 對(duì)上級(jí)單位組織的請(qǐng)示或報(bào)告，用單位組織名義發(fā)文。 第十條 對(duì)市政府及政府各部、委、局，對(duì)市局及市局處室的請(qǐng)示或報(bào)告， 與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。 第十一條 內(nèi)部行文，可按問(wèn)題的種類(lèi)和性質(zhì)，用分公司或部門(mén)名義行文。分公司、各部門(mén)不得聯(lián) 合行文，部門(mén)之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問(wèn)題。 第十二條 各單位一般不得越級(jí)行文。因特殊情況，必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過(guò)的單位。 第十三條 向上級(jí)請(qǐng)示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下級(jí)單位，不要直接送 領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人(除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外)；向下級(jí)單位的重要行文，可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。 第十四條 按照一級(jí)抓一級(jí)的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門(mén)，不直接發(fā)到下 屬子公司。 第十五條 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。 □ 公文處理程序 第十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。 (一)上級(jí)發(fā)來(lái)的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電報(bào)、資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的文件，均由文秘 人員統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)處理。其中內(nèi)容重 要的急件，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。 (二)承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間 不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。 (三)凡需辦理的公文，應(yīng)先送辦公室主任簽批意見(jiàn)，再分送給有關(guān)部門(mén)辦理或送領(lǐng) 導(dǎo)批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時(shí)，認(rèn)為無(wú)需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可 根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門(mén)閱辦。 各單位收到急件時(shí)，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦 理并退文件，最遲不能超過(guò)15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書(shū)面或口頭 簡(jiǎn)要回復(fù)。 (四)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。文秘人員對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件， 要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門(mén)對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件，需要 匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時(shí)檢查反饋。 (五)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會(huì)議文件交文秘人員立 卷歸檔。 第十七條 發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。 (一)草擬公文的要求： 1.要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定 ，應(yīng)盡量與原來(lái)的有關(guān)政策相銜接，并加以說(shuō)明。 2.情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要 正確，篇幅要力求簡(jiǎn)短。 3.引用的公文要寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。 4.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔， 凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。 5.數(shù)字的寫(xiě)法。正式文件中，除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和百 分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)外，其他用漢字書(shū)寫(xiě)。 6.章節(jié)序數(shù)的寫(xiě)法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為："一"，第二層為"(一)"， 第 三層為"1"，第四為"(1)"。 7.不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)。年月日、人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等，一般不要簡(jiǎn)稱(chēng)。 (二)公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后送辦 公室核稿。以工會(huì)、社團(tuán)名義發(fā)文的，由董事會(huì)和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。 審核的重點(diǎn)： 1.是否需要行文。 2.是否符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過(guò)的公文是否銜接。 3.提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。 4.處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。 5.文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?，?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。 審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問(wèn)題，應(yīng)退回原承辦 單位修改，改動(dòng)過(guò)大的，要重新抄正。 (三)公文簽發(fā)。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見(jiàn)后，由總經(jīng)理簽發(fā)。工會(huì) 、社團(tuán)的一般性文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件，由最高行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 (四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。 (五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。 (六)公文簽發(fā)后，由文秘室負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀 大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、粘頁(yè)。印章蓋在年、月、 日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁(yè)無(wú)空檔，可另起一 空白頁(yè)注上日期蓋章，并在該頁(yè)的左上方標(biāo)明"此頁(yè)無(wú)正文"字樣。 (七)公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。校對(duì)未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)，由校 對(duì)人員負(fù)責(zé)；校對(duì)后，打字員沒(méi)有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。 第十八條 公文辦理完畢后，要及時(shí)送交文秘人員整理立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。 □ 文件的管理 第十九條 各單位要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)文書(shū)的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保 密紀(jì)律教育，做好文件的管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場(chǎng)所或家中。文件傳遞過(guò) 程中，必須辦理登記、簽收、注銷(xiāo)等手續(xù)，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。 第二十條 各單位工作中形成的文書(shū)，包括文件、會(huì)議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶 等有保存價(jià)值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類(lèi)整理，移交文書(shū)或有關(guān)人員核對(duì) 整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸 檔的文件。 第二十一條 沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷(xiāo)售。本細(xì)則從××××年××月×× 日起施行，過(guò)去有關(guān)公文處理的規(guī)定與本細(xì)則不一致的，以本細(xì)則為準(zhǔn)。 公文管理規(guī)定 第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具 。 第二條 本公司公文，實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。行文單位 ，要克服官僚主義和文牘主義。 第三條　各部室、各單位及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事 項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。 第四條 pnb0公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打 印一定要用專(zhuān)用磁盤(pán)。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密 文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。 文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。 第五條 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門(mén)領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等。 第六條 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治?、傳送、催辦、立卷、歸檔。 　草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)： (一)內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線(xiàn)、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。 (二)反映情況要客觀，實(shí)事求是。 (三)文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語(yǔ)要規(guī)范。 (四)人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。 第七條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來(lái)的公文要及時(shí)閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)；一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。 第八條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體 意見(jiàn)的，要明確、具體。 第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份 送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。 第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)?？偛棉k收文后，應(yīng)先做好歸類(lèi)、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi) 容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。 第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。 第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號(hào)： (一)以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律×××字(××年)××號(hào)； (二)公司黨總支發(fā)文，用××黨字(××年)××號(hào)； (三)以工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用××政字(××年)××號(hào)； (四)公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文，用××監(jiān)字(××年)××號(hào)； (五)董事局發(fā)文，用××董字(××年)××號(hào)； (六)董事局委員會(huì)發(fā)文，用××董×字(××年××號(hào)； (七)董事局委員會(huì)所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用××董××字(××年)××號(hào)； (八)其他管理部門(mén)的發(fā)文，用×××字(××年)××號(hào)。 第十三條 董事會(huì)機(jī)構(gòu)及經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)除經(jīng)對(duì)方同意，一般不對(duì)外發(fā)文。 第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件 一般用公司信箋印發(fā)。 企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度 (一)全廠公私報(bào)刊、外來(lái)郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。 (二)外發(fā)函、電要求。 1.各部門(mén)因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午××點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送 到收發(fā)室，另填寫(xiě)掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。 2.每天下午××點(diǎn)以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。 (三)外來(lái)郵件管理 1.外來(lái)郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。 2.凡掛號(hào)、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽 收。 3.一般公啟函、電和廠內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開(kāi)具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi) 。 4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi)，由個(gè)人自取。 5.不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對(duì)國(guó)外 來(lái)函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原 由。 6.凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即 到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。 (四)報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā)。 1.報(bào)刊訂購(gòu)。 　　(1)訂購(gòu)時(shí)間：上半年　 下半年 　　(2)訂購(gòu)手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂 購(gòu)的報(bào)刊代號(hào)、名稱(chēng)、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫(xiě)清楚交收發(fā)員核對(duì)算 價(jià)，確認(rèn)無(wú)誤后，當(dāng)面繳款開(kāi)票。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付 款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫(xiě)預(yù)訂單外，尚須填寫(xiě) 報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫(xiě)明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。 2.報(bào)刊收發(fā)。 　　(1)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分...
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