公文處理辦法
龍巖卷煙廠公文處理辦法 第一章 總 則 第一條 為進一步做好龍巖卷煙廠的公文處理工作，根據(jù)國家煙草專賣局印發(fā)的《機關(guān)公文處理辦 法》（國煙辦[2001]256號），結(jié)合我廠的實際，制定本辦法。 第二條 龍巖卷煙廠公文（包括電報，下同），是本廠在行政管理、組織生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的 具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。 第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工 作。 第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。 第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。 第六條 龍巖卷煙廠各部門、多經(jīng)各公司負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并 加強對本單位（部門）公文處理工作的領(lǐng)導和檢查。 第七條 龍巖卷煙廠辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管公文處理工作并指導下級機關(guān)的公文處 理工作。 第八條 各部門、多經(jīng)各公司應當明確專人負責公文處理工作。 第二章 公 文 種 類 第九條 龍巖卷煙廠的公文種類主要有： （一）命令（令） 適用于依照有關(guān)法律和國務院的行政法規(guī)、決定、命令，發(fā)布經(jīng)國家煙草專賣局或 福建省人民政府審議并授權(quán)發(fā)布的規(guī)章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關(guān)單位 及人員。 （二）決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎勵有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下 級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。 （三）公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。 （四）通告 適用于公布社會各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項。 （五）通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級 機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 （六）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 （七）議案 適用于按照法律程序或者受福建省人民政府委托向福建省人民代表大會或省人大常 委會提請審議的事項。 （八）報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。 （九）請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。 （十）批復 適用于答復下級機關(guān)的請示事項。 （十一）意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法?！耙庖姟笨梢杂糜谏闲形摹⑾滦形暮推叫形?。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理。上級機關(guān)應當對下級機關(guān)報送的“意 見”作出處理或給予答復。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關(guān)應遵照 執(zhí)行；無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考。 （十二）函 適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。 “函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機關(guān)權(quán)限決定的法定效力?！昂?的形式”是指公文格式中區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應注意選擇 使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。 （十三）會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 “命令”、“決定”和“通報”三個文種用于獎勵時，應當依據(jù)法律的規(guī)定和職權(quán)，根據(jù) 獎勵的性質(zhì)、種類、級別、公示范圍等具體情況，選擇使用相應的文種。 第三章 公 文 格 式 第十條 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題 、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送（報）機 關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、印刷份數(shù)和錄入、校對人等部分組成。龍巖卷煙廠發(fā)文包括 “中共龍巖卷煙廠委員會文件”、“龍巖卷煙廠文件”、“龍巖卷煙廠辦公室文件”。多經(jīng)各 公司可參照本文件格 式，自行設(shè)計本單位的文頭。公文分為上行文、平行文和下行文三種格式。 （一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。其中“絕密”、“機密”級公文 還應當標明份數(shù)序號；涉及國家秘密的公文如有具體保密期限應當明確標法，否則按照 《國家秘密保密期限的規(guī)定》（國家保密局1990年第2號令）第九條執(zhí)行，即“凡未標明或 者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級事項二 十年、秘密級事項十年認定?！?（二）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標 明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （三）發(fā)文機關(guān)標識應當使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；單位之間聯(lián)合行文， 主辦機關(guān)排列在前。與同級或相應的黨政機關(guān)、軍隊機關(guān)、人民團體聯(lián)合行文，按照黨 、政、軍、群的順序排列。 （四）發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。單位之間聯(lián)合行文，只標明主辦 單位的發(fā)文字號；與其他單位聯(lián)合行文原則上應使用排列在前單位的發(fā)文字號，也可以 協(xié)商確定，但只能標注一個單位的發(fā)文字號。 凡以中共龍巖卷煙廠委員會、龍巖卷煙廠名義的發(fā)文，均由辦公室統(tǒng)一編號。其編 號辦法另行通知。 （五）上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系 人的姓名和電話。 （六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標 明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除了法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 （七）主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。 （九）公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。單位聯(lián)合上報 的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應當加蓋印章。 （十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā) 日期為準。電報以發(fā)出日期為準。 （十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。“附注”的位置 在成文日期和印章之下，版記之上。 （十二）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。 （十三）抄送（報）機關(guān)指除主送機關(guān)外的需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應當 使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （十四）文字從左至右橫寫、橫排。 第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。 第十二條 公文用紙采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實 際需要確定。 第四章 行 文 規(guī) 則 第十三條 行文應當確有必要，注重效用。 第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。 第十五條 龍巖卷煙廠可以與龍巖市人民政府各局（辦），同級黨組織和軍隊機關(guān)，同級人民團體 和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文，但除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審 批事項外，一般不得向上述單位正式行文。 本廠內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公室外不得對外正式行文，即：不得向本廠外的其他機關(guān)（包括 本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，與相應的其他機關(guān)進行工作聯(lián)系確需行文時，只能 以函的形式行文。 第十六條 聯(lián)合行文應當明確主辦單位。向下級機關(guān)的重要行文，應當同時抄報直接上級機關(guān)。 第十七條 各職能部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自行文。如擅自行文，應當責令糾正 或撤銷。 第十八條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應當用抄送（ 報）形式，但不得抄送其下級機關(guān)。 “報告”不得夾帶請示事項。 第十九條 除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、 “意見”和“報告”。 第二十條 受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應當寫明主送機關(guān)和抄報機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重 領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應當抄送其另一上級機關(guān)。 第二十一條 在報刊上發(fā)布及張貼的行政規(guī)章和公告的事項，應當視為正式文件，依照執(zhí)行，可不再 發(fā)文。同時，由發(fā)文機關(guān)印制少量文本，供存檔備查。 第五章 發(fā)文辦理 第二十二條 發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā) 等程序。 第二十三條 草擬公文應當做到： （一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實 可行并加以說明。 （二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī) 范，標點正確，篇幅力求簡短。 （三）公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確 定。 （四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。 （五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引 用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。 （六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四 層為“（1）”。 （七）應當使用國家法定計量單位。 （八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱 或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。 （九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮 略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。 第二十四條 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取 得一致意見并會簽后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)，仍不 能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建議性意見，并與有關(guān)部門會簽后報 請廠領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定。 第二十五條 擬制公文，應根據(jù)《新聞報道和網(wǎng)絡發(fā)布信息管理規(guī)定》（國煙辦[2001]141號），在發(fā)文 稿紙首頁附注位置標明“此件可上網(wǎng)”或“此件不上網(wǎng)”字樣。 第二十六條 公文送負責人簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方 式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī) 定等。 第二十七條 以本廠名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本廠名義制發(fā) 的下行文或平行文，由主要負責人或者分管領(lǐng)導簽發(fā)。 第二十八條 公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料 是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序復審。 第二十九條 凡以本廠及辦公室名義的發(fā)文，均由文印室統(tǒng)一安排打印。各部門、多經(jīng)各公司的發(fā)文 ，原則上由本 部門或單位自行打字，由文印室協(xié)助排版印制。 第六章 收文辦理 第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦 等程序。 第三十一條 凡收到符合本辦法規(guī)定的公文，均應由辦公室主任（副主任）在收文的當日批注擬辦意 見，并送有關(guān)領(lǐng)導或部門。上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，應送廠領(lǐng)導批示后辦理；緊急 、重大、特殊事件的文件應直接報廠領(lǐng)導。 第三十二條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求 辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門或單位職權(quán)范圍或者不宜由本 部門或單位辦理的，應當及時返回交辦的辦公室并說明理由。 第三十三條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分 歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請廠領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定 。 第三十四條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名、和審批日期，其 他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。 第三十五條 送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室文秘人員要負責催辦，做到緊急公文 跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。 第三十六條 機關(guān)各部門、多經(jīng)各公司向廠領(lǐng)導請示報告事項（指書面文件），應當由辦公室文秘人 員呈送，各部門一般不直接送交廠領(lǐng)導。 第七章 公文歸檔 第三十七條 公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷 ）、歸檔。各部門、直屬單位應將本部門或單位當年形成的應當歸檔的文件材料收集齊 全，于次年2月底以前連同文件目錄清單一并交檔案室整理（立卷）、歸檔。 個人不得保存應當歸檔的公文。 第三十八條 歸檔范圍的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔 公文的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。 第三十九條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）歸檔，其他機關(guān)保存復制件或其他形式 的公文副本。 本廠負責人兼任其他單位職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職 機關(guān)整...
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