六、公司文書制作制度
六、公司文書制作制度 第一條 適應(yīng)范圍 凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。 發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。 第二條 名義 公務(wù)文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署，有些簡(jiǎn)單事項(xiàng)的文件，應(yīng)以部門的名義簽 署。 第三條 呈交公司經(jīng)理的文件 凡需呈遞公司經(jīng)理文件，須逐級(jí)上報(bào)。各級(jí)主管須在調(diào)查核實(shí)的基礎(chǔ)上寫出意見，注 明需呈報(bào)經(jīng)理的理由，然后上報(bào)。若不需呈報(bào)，則在該文書右上方空白處注明公司部門 的名稱、文號(hào)、年月日。 第四條 文書格式 1．公務(wù)文件應(yīng)使用楷書，盡可能簡(jiǎn)單準(zhǔn)確。 2．陳述理由和經(jīng)過時(shí)，若正文繁復(fù)，則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上。 第五條 文件編碼 文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號(hào)碼，還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號(hào) 碼和年月日，以便處理。 第六條 書寫格式 1．通常在第一行寫文號(hào)，第二行寫文件內(nèi)容的標(biāo)題，另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā) 者名稱，再一行寫明收文件人的姓名，然后再寫文件內(nèi)容。 2．在屬于提復(fù)審報(bào)的情況下，通常采取在文件末尾處用后記的形式證明，在文件末 尾隔一行處寫下復(fù)審件的號(hào)碼、必要事項(xiàng)、年月日及復(fù)審者姓名。 3．由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱，必要時(shí)要寫上號(hào) 碼和年月日。 第七條 簽署應(yīng)用 文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)，根據(jù)情況只署姓名。在文件制發(fā)者個(gè)人（或單位） 的下方蓋上制發(fā)者個(gè)人或制發(fā)單位的印章，作為文件處理的依據(jù)。但同時(shí)發(fā)往多個(gè)單位 的文件如通知等，為了簡(jiǎn)便，多采用印制好的印刷品，此時(shí)簽名或蓋印可省略。 第八條 封簽上的記錄 文件信封上的記錄，依照以下各條進(jìn)行。 1．在用于普通文件的信封上，要寫明送達(dá)單位的名稱，同時(shí)在左側(cè)寫上是否加急、 掛號(hào)等，并在其下寫上發(fā)文號(hào)碼，信封背面寫發(fā)文單位。 2．秘密文件的信封上，除要在正面的左側(cè)寫上“秘”外，其他參照第一項(xiàng)。 3．必須由收文者親自開啟的文件，信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上“親啟”字樣。 4．機(jī)密文件要用二層信封，內(nèi)封上寫文件標(biāo)題，外封上的標(biāo)志參照以上各條在左側(cè) 寫明“秘”的字樣。 5．文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明“秘”的字樣。 6．本條第一項(xiàng)中所列內(nèi)容，除有關(guān)機(jī)密的外，簡(jiǎn)易的文件可依照第二條進(jìn)行，只要 在封面左下角用小號(hào)字印上單位名即可。 第九條 文件用紙 文件所用紙張另行規(guī)定（略）。 第十條 墨水 文件原則上應(yīng)用黑色墨水書寫，在使用墨水時(shí)要選用性能較好的紙張，文字應(yīng)清晰可 辨。 第十一條 文件種類的區(qū)分 部門經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用，按以下原則區(qū)別使用不同文種。 1．提案，不僅僅是發(fā)出的指令，而且希望將其意見進(jìn)行廣泛討論。 2．承認(rèn)，就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定。 表23-9 定期報(bào)表發(fā)送記錄 |報(bào)表名稱 |類 別 |報(bào)告提出日期 |份 |呈 送 單 位 | | | | |數(shù) | | | |日 |月 |年 | | | | | |報(bào) |報(bào) |報(bào) | | | | 1．現(xiàn)金收支表 | | | |隔日或翌月1日 |1 |副總經(jīng)理 | | | | |2．營(yíng)業(yè)報(bào)告表 | | | |隔月初日 |2 |自存 |副總經(jīng)理 | | | |3．損益表 | | | |隔月15 |3 |自存 |副總經(jīng)理 |總經(jīng)理 | | |4．資產(chǎn)負(fù)債表 | | | |” |” |” |” |” | | |5． | | | | | | | | | | |6． | | | | | | | | | | |7． | | | | | | | | | | |8． | | | | | | | | | | |9． | | | | | | | | | | |10． | | | | | | | | | | |11． | | | | | | | | | | |12． | | | | | | | | | | |13． | | | | | | | | | | |14． | | | | | | | | | | |15． | | | | | | | | | | |16． | | | | | | | | | | |17． | | | | | | | | | | |18． | | | | | | | | | | |19． | | | | | | | | | | |20． | | | | | | | | | | |21． | | | | | | | | | | |22． | | | | | | | | | | |23． | | | | | | | | | | |24． | | | | | | | | | | | 3．請(qǐng)求，所報(bào)內(nèi)容等候裁定。 4．報(bào)告，關(guān)于指示的答復(fù)性匯報(bào)。 5．申請(qǐng)，請(qǐng)求對(duì)自己或有關(guān)事項(xiàng)處理的許可和承認(rèn)，也可用于單方面提出申請(qǐng)。 第十二條 指示類文件的區(qū)別 公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理對(duì)下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用。 1．指示，對(duì)申請(qǐng)、請(qǐng)示及要求的答復(fù)。 2．傳達(dá)，有關(guān)事務(wù)上的指令。 第十三條 電文 依靠電信傳達(dá)的文件，要求特別簡(jiǎn)明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語(yǔ)以使電 文簡(jiǎn)短。電報(bào)通常在結(jié)尾處注明發(fā)電單位的代號(hào)。重要的電信文書，在發(fā)出電報(bào)的同時(shí) ，還應(yīng)將有關(guān)材料以書寫或印刷的方式送交發(fā)件人。 第十四條 本制度自頒布之日起實(shí)施。
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