關(guān)于正確使用OA系統(tǒng)的注意事項(xiàng)
關(guān)于正確使用OA系統(tǒng)的注意事項(xiàng) 各車(chē)間、科室： 正確使用OA系統(tǒng)是確保辦公自動(dòng)化順利進(jìn)行的重要組成部分，它對(duì)于提高辦公效率、規(guī) 范文件起到積極的作用。為了保障 OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行，根據(jù)OA系統(tǒng)的功能和用途，結(jié)合用戶(hù)使用中出現(xiàn)的問(wèn)題，現(xiàn)將有關(guān) 正確使用OA系統(tǒng)的注意事項(xiàng)規(guī)定如下，望各部門(mén)遵照?qǐng)?zhí)行。 1. 郵件的使用 電子郵箱——實(shí)現(xiàn)各類(lèi)信息在系統(tǒng)內(nèi)之間快速、高效的傳遞，收發(fā)文、審批等系統(tǒng)的公文 都會(huì)以郵件的形式發(fā)送到您的郵箱里。 電子郵件是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中最基本和最常用的的功能。在使用時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 1. 如果郵件是發(fā)給所有人的，一律在電子公告欄發(fā)布，不要在郵箱中傳送。 2. 如果郵件是發(fā)給部門(mén)的，應(yīng)選擇相應(yīng)的部門(mén)發(fā)放。 3. 屬于廠內(nèi)形成正式文件，應(yīng)在發(fā)文管理中發(fā)放，不得個(gè)人隨意發(fā)放。 4. 郵件內(nèi)容通過(guò)“附加”、“引入”、“創(chuàng)建對(duì)象”按鈕創(chuàng)建，一般不使用WPS2000。 5. 正確對(duì)附件進(jìn)行查看、啟動(dòng)、拆離。 功能說(shuō)明： 查看按鈕——查看附件的內(nèi)容。選擇“文件關(guān)閉”或者按Esc來(lái)關(guān)閉附件內(nèi)容的查看。 啟動(dòng)按鈕——用創(chuàng)建該附件的應(yīng)用程序閱讀該附件。 拆離按鈕——即將附件的另外保存到硬盤(pán)等其他存儲(chǔ)介質(zhì)上。方法是：在“保存附件” 對(duì)話(huà)框中，選擇保存該附件的位置，點(diǎn)擊“拆離”按鈕即可。） 6、由于郵箱的空間有限（僅50M），故不得傳送大容量的文件，各用戶(hù)必須定期刪除郵 件（先存入垃圾箱，再刪除），確保OA的正常運(yùn)行。 2. 文件發(fā)放 屬于公文類(lèi)型的正式文件必須在發(fā)文管理進(jìn)行，只能由文印室的人員根據(jù)發(fā)文范圍發(fā)放 給相應(yīng)的部門(mén)；不必發(fā)送給不相關(guān)部門(mén)，以確保文件的保密性；在郵箱中屬于公文類(lèi)的 郵件，查看后即可刪除，需查看可在發(fā)文管理中的公文資料庫(kù)中進(jìn)行。 3. 電子公告 電子公告——模擬單位公告板與布告欄的功能，可以準(zhǔn)確及時(shí)了解企業(yè)動(dòng)態(tài)，國(guó)際國(guó)內(nèi)新 聞等信息。屬于向全廠發(fā)布企業(yè)動(dòng)態(tài)、重要事件等（沒(méi)有形成正式文件的內(nèi)容）只在電 子公告欄公布，不得使用郵件的形式發(fā)送。發(fā)布電子公告須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審閱同意，以保 持嚴(yán)肅性、真實(shí)性。電子公告欄的內(nèi)容必須填寫(xiě)截至日期，否則一個(gè)月自動(dòng)清除，如要 保存的，用戶(hù)應(yīng)保存在自己的文擋中。 4. 電子論壇 是全廠職工一個(gè)自由討論的輿論陣地，各抒己見(jiàn)，共同研討大家關(guān)心的問(wèn)題， 并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)交流學(xué)習(xí)到新知識(shí)。但應(yīng)注意內(nèi)容、主題要符合企業(yè)發(fā)展和時(shí)代的要求 ，格調(diào)高雅，積極向上。切忌發(fā)布一些低級(jí)趣味的東西。
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