內部控制制度
內部控制制度 《采購及付款循環(huán)》 文件管制等級：　□管制文件　□非管制文件 文件履歷紀要頁 |文　件　發(fā)　行　單　位 |文　件　管　制　等　級 | |管理代表 | |□管制文件 |□非管制文件 | |文　　件　　履　　歷　　紀　　錄 | |版次|修　訂　內　容 |核準|權責|編撰|日期 | |0 |第1版（新發(fā)行） | | | | | | | | | | | | 1 總則 1 制定目的 為促使本公司「內部控制」（Internal Control）之「采購及付款循環(huán)」（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本 文件，俾利各相關單位遵循。 2 適用范圍 凡本公司有關「內部控制」之「采購及付款循環(huán)」作業(yè)程序與控制重點，悉 依照本文件之規(guī)范辦理。 3 權責單位 資材、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經(jīng)承認單位授權，負責 本文件之管制，并確保依據(jù)本文件之規(guī)范作業(yè)。 2 采購及付款循環(huán) 1 循環(huán)圖 【見】（資料1）「采購及付款循環(huán)圖」。 2 循環(huán)作業(yè) 本循環(huán)之各項作業(yè)： 1 請購作業(yè)（CP101），另訂之。 2 采購作業(yè)（CP102），另訂之。 3 進口作業(yè)（CP103），另訂之。 4 驗收作業(yè)（CP104），另訂之。 5 與合約不符作業(yè)（CP105），另訂之。 6 付款作業(yè)（CP106），另訂之。 7 差異分析作業(yè)（CP107），另訂之。 3 附則 1 制修廢與頒布實施 本文件屬于管理文件，經(jīng)『經(jīng)營會』審議后，呈請董事長核準承認后，交由 權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。 2 編號、版本、日期、頁次／頁數(shù) 本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數(shù) 等項，見本文件之頁首與頁尾。 3 附件 1 相關資料 （資料1） 「采購及付款循環(huán)圖」 （資料1） 「采購及付款循環(huán)圖」 |預算 | |CP101 | | | | | | |------→ |請購 | | | | | | | | | | | | | || | |├--- |--------|---┐ | | | || | |↓ | |↓ | | | || | |CP102 | |CP103 | | | || | |采購 | |進口 | | | || | | | | | | | || | |├--- |--------|---┘ | | | || | |↓ | | | | | || | |CP104 | | | | | || | |驗收 | | | | | || | | | | | | | || | || | | | | | || | |↓ | | | | | || | |是否合格| |否 | |CP105 | || | | |------→ | |------→ |與合約 | | | | | | | |不符 | || | | | | | | | || | || | | | | | || | |↓ | | | | | || | |是 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | || | | | | | || | |├--- |--------|---┐ | | | || | |↓ | |↓ | | | || | |CP106 | |入庫 | | | || | |付款 | | | | | || | | | | | | | | | || | | | | | |↓ | || | | | | | |CP107 | || | | | | | |差異分析|←------ |---┘ | | | | | | | | | | | | | 作業(yè)程序 1 提出需求 1 調節(jié)性采購 依市場行情、用料變動等采購之原物料，由資材部單位視經(jīng)濟未來走向、市 場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數(shù)量種類，交由采購單位采購。 2 預算采購 依銷售預算或「客戶訂單」之進度，由生管單位填具「請購單」，經(jīng)單位主 管核準后再交給采購單位，并將請購核準紀錄填入采購預算內。 預算采購，包括下列二種采購： 1 直接材料（常用材料） 系指直接耗用之材料。 2 間接材料（常用物料） 系指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時間與數(shù)量也無法預知。 可憑用料單位之需料通知單現(xiàn)用現(xiàn)購。 2 檢查庫存 采購前應先檢查存貨是否具有下列情形： 1 目前存量尚未達請購點/安全庫存。 2 請購之商品品名、規(guī)格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。 3 申請之原物料是否仍具采購價值，還是已失經(jīng)濟性。 3 臨時需求 緊急采購由需求單位提出，經(jīng)過庫存檢查后須采購者，經(jīng)制造單位主管核準 后，徑交采購單位購買，惟事后仍須補填「請購單」。 控制重點 1 「請購單」必須詳細注明廠商、規(guī)格型式及需用日期等內容，如申請物品須采用特別運 送及保存方式者，應加注意事項。 2 「請購單」必須經(jīng)先作庫存審核，核準時應遵照核決權限辦理。 3 緊急采購不應經(jīng)常發(fā)生，事后應補開「請購單」，追究原因是否為不可抗力，有無改善 計畫。 4 應定期檢討「請購單」，有無延遲采購情形，請購數(shù)量應符合經(jīng)濟采購量要求。 相關資料 銷售預算、「客戶訂單」、「請購單」等。 作業(yè)程序 1 查詢供貨商資料 1 準備采購。 2 調閱「供貨商資料/廠商料件基本資料報表」，了解過去采購及詢價紀錄。 3 向廠商詢比議價。 2 決定購買方式 依材料管理規(guī)定，決定應用下列何種方式購買： 1 詢價 金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商采購者。 2 議價 采購人員經(jīng)詢價后，如已知市價有下跌趨勢時，或有報價高于前批采購價格 ，或請購規(guī)格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應予以議價。 3 比價 若為特殊規(guī)格或供應廠商家數(shù)較少者。 4 牌價收購 根據(jù)核定之收購價格收購者。 5 長期合約采購 向簽訂長期供應合約，或項目報準之買賣合約廠商采購者。 6 招標 采購之材料如有三家以上可供應，且其預估采購金額較大達招標金額時，以 公開招標為原則。 3 決定訂購事項 由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數(shù)量、辦法等，經(jīng)采購單位主管核 準后采購。 4 更新紀錄 將不同購買方式之訂購及詢價資料，填入「供貨商資料/廠商料件基本資料」 內。 控制重點 1 詢比議價資料平日應注意收集，須詳實完備，保持最新時效，供貨商資料廠商料件基本 資料亦應隨時更新，保持正確紀錄。 2 「請購單詢比議價單」必須經(jīng)主管核準后，方得辦理采購。 3 辦理比價、議價、招標等作業(yè)應符合公司規(guī)定，外購進度亦須依預定采購過程控制追蹤 。 4 大量采購之主料、副料、包裝材料，以合約采購為原則，并應保持兩家同時供料，以免 受到供貨品質之限制，影響到生產作業(yè)。 5 重要采購合約簽訂前，須經(jīng)法務單位或公證單位人員查核。 6 為提高進貨品質，降低進貨成本，便于管理，應建立可完全配合之協(xié)力廠商。 7 遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時，須通知有關單位，以便事先連系；報告呈 核后，立即采取應變措施。 相關資料 「供貨商資料廠商料件資料」、「請購單」、「詢比議價單」等。 作業(yè)程序 1 需比例結匯 1 由采購單位計算結匯所需金額。 2 所需金額申請表及各類相關憑證，一并送交主管人員核準。 3 預付外購款，依請購案號或L/C逐案控制。 2 記帳 1 請款條件審核無誤后，開立應付憑單，制作傳票，記入帳冊。 2 應付憑單交由出納單位開出支票。 3 支票經(jīng)簽章后，應交由經(jīng)辦人申請開立信用狀。 3 申請信用狀 1 準備下列文件向結匯銀行申請開立信用狀： 1 開發(fā)信用狀申請書。 2 已繳納收訖或已核章之結匯申請單。 2 依法須申請輸入許可證者，尚須附輸入許可證。 3 于進口中國大陸海關，應先申請核對進口批文。 4 申請輸入許可證時，須具備下列資料，向國貿局或外匯銀行申請： 1 商業(yè)發(fā)票（Performance Invoice）。 2 目錄或型錄。 3 特別規(guī)定。 4 銀行開具信用狀 上述手續(xù)無誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會開出信用狀。 5 在途品作業(yè) 1 起運點交貨條件之物品所有權已移轉時，應辦理投保運送等事宜。投保依相關保險規(guī)定 辦理。 2 對自行安排運送之貨品，須預先安排船期。 3 貨品裝船后，由賣方通知預定起岸日期，資材部單位準備安排進口報關事宜，并通知倉 儲單位。 6 準備提貨 1 資材部單位于接獲船務公司通知預定到港通知后，通知倉儲單位、財會單位及報關公司 （報關人員(深圳）。 2 倉儲單位接獲到貨日期、品名、數(shù)量后，預先安排人員搬運及存置位置。 3 財會單位于知悉預定結匯還款日后，安排調度各項財務資源，準備結匯。 7 結匯還款 1 檢核利息計算是否正確。 2 結匯費用是否依銀行之收費標準計算。 3 依請購案號或L/C編號，將每次支付費用記入每一批材料之「進口器材付款紀錄表」。 8 提貨 1 費用項目均為固定，多出項目應查核原因是否合理。每一項費用是否均有合理憑證。 2 核算各項計算方式是否合理，計息起迄日期是否正確，有無扣除免費日期。 3 對于無支付標準之特別報關費用，是否依核決權限呈請核準。 4 實收數(shù)量少于裝運數(shù)量時，注意有無辦理索賠；實收數(shù)量少于公證數(shù)量時，有無向運輸 公司提出索賠。 控制重點 1 有關進口作業(yè)之各項預付費用支付、入帳、轉銷、收回及調整時，所應附之原始憑證必 須經(jīng)核準，內容必須合理。 2 應按同一進口采購案號之有關原始文件、合約、憑證等逐案匯集歸檔。 3 應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤后，始簽付。 4 預付貨款之支付一律規(guī)定以支票支付，并抬頭、劃線、禁止背書轉讓。如以現(xiàn)金方式支 付者，須合于現(xiàn)金付款方式。 5 已付款原始憑證應蓋付訖章，支付傳票背后應有領款人簽章，以免重復付款或冒領情事 發(fā)生。 6 開發(fā)信用狀除應秉持公平互利外，更應避免下列條款： 1 開立保兌信用狀。 2 押匯手續(xù)由買方負擔。 3 可裝運于甲板上。 4 信用狀可轉讓。 5 指定開狀銀行或押匯銀行。 6 可憑倉庫收據(jù)（尚未裝船）押匯等。 7 在途產品之交運、保管應力求完好；撥交、移轉控制力求完整。如有遺失或短少，責任 必須明確；逾時甚久之在途產品，應追查原因。 8 合約、單據(jù)必須訂有寄存期間，如有逾期尚未處理者應查明原因。 9 注意出帳日期與在途日期相隔甚久者，是否為久懸?guī)の唇猓袩o虛列帳目情形。 10 對于在途產品發(fā)生遺失及短損，依合約規(guī)定處理。約定條款要合理，已支付費用不可損 及公司權益。 11 核對進口數(shù)量與實際驗收數(shù)量必須相符，提貨時物品若有損壞或短少，應立刻請公證機 構公認。實收數(shù)量少于裝運數(shù)量，須辦理索賠。 12 是否有結匯費用不符規(guī)定者，或金額不符之情形，核算各項計費方式是否合理，計息起 訖日期是否正確，每一項費用是否均有合理憑證。 相關資料 「進口器材暫付款紀錄表」等。 作業(yè)程序 1 采購通知倉儲 1 采購單位于確定采購內容及交期后應通知倉儲單位。 2 倉儲單位于收到經(jīng)核準之「采購單」時，應依采購類別、數(shù)量、及約定日期預作倉位安 排及堆高機等卸料工具之準備。 2 廠商交貨 1 廠商于交貨日備妥送貨資料（「送貨單」）、三聯(lián)式「發(fā)票」于廠內指定地點交貨。 2 屬計重之材料入廠時，應予過磅其重量，并以過磅單作為核對收料重量之依據(jù)。 3 警衛(wèi)登記檢查 1 警衛(wèi)應將廠商交貨卡車之資料，登錄于「進出廠登記簿」。 2 廠商交貨時，警衛(wèi)人員應就廠商檢附之「送貨單」、與「采購單」核對，無誤后與倉儲 人員聯(lián)系，并由其指示廠商卸貨地點，并要求應依規(guī)定之堆棧方式卸料。 4 數(shù)量核對點收 1 卸貨完畢后，倉儲人員應依過磅單核對其重量，或依計算之方式核對數(shù)量。 2 核...
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