合同管理制度
北京首信股份有限公司合同管理制度 （2001年11月20日北京首信股份有限公司第一屆董事會第二次會議通過） 1. 為加強公司經(jīng)濟合同管理，保障公司合法權益，預防合同糾紛，促進本公司 依法經(jīng)營管理，根據(jù)《合同法》、《民法通則》等國家有關法律、法規(guī)、制定 本制度。 2. 本制度適用于本公司內部各部門及獨立法人單位（各公司）的公司內部和外 部經(jīng)濟合同的管理。 3. 合同管理機構的設置與職責 1. 本公司合同管理實行合同管理部門管理和承辦部門管理相結合的原則，由所 涉及公司內部相關單位設專人負責合同的管理工作。本公司內部設立經(jīng)濟 合同管理委員會。 2. 成立公司經(jīng)濟合同管理委員會 1. 組成 主 任：主管經(jīng)營副總裁 副主任：市場總部總經(jīng)理 成 員：市場總部、技術管理部、經(jīng)營財務部、總裁辦 辦事機構：設在市場總部 2. 職責： ⑴嚴格遵守國家有關經(jīng)濟合同的各項方針、政策、法律、法規(guī)； ⑵負責對本公司內部在履行經(jīng)濟合同過程中所發(fā)生拖欠的有關資金劃撥的裁決（經(jīng)濟 合同管理委員會以書面形式發(fā)出通知）； ⑶負責對本公司內部在履行經(jīng)濟合同糾紛時進行仲裁； ⑷負責對合同管理部門進行業(yè)務指導； ⑸負責處理 外部經(jīng)濟合同糾紛； 3. 合同管理部門職責 1. 宣傳貫徹國家有關合同的法律、法規(guī)和規(guī)章； 2. 負責擬定本公司的合同管理制度并組織實施； 3. 組織制定本公司的標準合同文本； 4. 參與本公司特殊合同、涉外合同的可行性研究、談判和文本起草工作； 5. 對合同的合法性、有效性進行審查，向本公司法定代表人提出意見； 6. 監(jiān)督、檢查、考核合同的履行情況； 7. 參與處理對外合同糾紛、負責本公司內部各單位之間合同爭議的協(xié)調工作； 8. 負責合同報表的統(tǒng)計、綜合分析和報送工作； 9. 負責對合同承辦部門進行業(yè)務指導，對相關人員進行法律知識培訓。 4. 合同承辦部門的職責 1. 負責合同相對方資信情況、履約能力的調查； 2. 負責所承辦合同的談判； 3. 負責按照本公司標準合同文本起草合同文本，保證合同的可行性、合法性和有 效性； 4. 負責合同的履行，解決履行中出現(xiàn)的問題； 5. 按時按要求向合同管理部門報送合同統(tǒng)計報表及有關資料，反映合同履行中出 現(xiàn)的重要問題； 6. 負責本部門合同檔案的管理。 5. 合同管理人員的職責 1. 學習、宣傳國家有關法律、法規(guī)及政策，學習并推廣其它單位合同管理工作的 先進經(jīng)驗，收集經(jīng)濟合同管理方面的資料，提高經(jīng)濟合同管理水平； 2. 了解掌握本部門合同簽訂及履行情況，及時總結經(jīng)驗教訓，并向領導提出合理 化建議； 3. 建立合同管理臺帳制度； 4. 負責本部門合同文本和合同專用章的保管及使用。 4. 合同的審批 1. 嚴格履行合同審批制度，特殊合同和涉外合同文本，應在總裁辦、經(jīng)營財務部 、技術管理部等部門進行必要的專業(yè)審查后，送合同管理部門審查核定，由 主管總裁審批同意，方可簽訂。 2. 合同管理部門審查的重點是： 1. 對方當事人的主體資格和締約能力； 2. 合同條款內容的完備性、合法性； 3. 合同應履行的審查手續(xù)。 3. 總公司財務部門監(jiān)察、檢查對外簽訂的經(jīng)濟合同。 4. “合同評審”是ISO9000系列標準中規(guī)定的質量體系要素之關于“合同評審程序” 在公司質量體系文件中另行規(guī)定。 5. 合同的簽訂 一 合同由本公司法人代表簽訂，或由本公司法定代表人書面委托的本公司有關 人員代理簽訂。簽訂合同應由簽約人簽字，注名日期，并加蓋合同專用章或 本公司公章。代理本公司法定代表人簽訂合同的，簽約人應持本公司法定代 表人簽發(fā)并加蓋本公司公章的《法定代表人授權委托書》，并在授權范圍內簽 訂合同。 二、必須做好以下各項工作后，方可簽訂合同。 1. 對方是否具有法人資格； 2. 對方是否具有履約能力； 3. 我方能否承諾對方的要約； 4. 對市場進行預測和調查； 5. 合同的可行性和合法性。 三、對資信不明或資信狀況不好，又無可靠擔保單位的，不得與之簽約。 四、合同簽定時，應驗證對方相關證明文件，核對無誤后方可正式簽訂合同，對方 交驗的證明文件要妥善保管。 5. 合同文件的各項目要認真填寫齊全、明確，特殊要求應在備注中注明，字跡要 清楚，形式符合法定要求。 6. 本公司產(chǎn)品對外銷售所簽訂的合同要一式四份，甲方二份，乙方二份（合同管 理部門一份復印件、財務部門一份、歸檔一份）。 7. 本公司相關部門和單位在簽訂采購合同時，要收回一式三份（采購合同管理部 門一份、財務部門一份、歸檔一份）。 8. 合同蓋章時需雙方同時進行，因特殊情況與對方不能同時蓋章時，需在對方蓋 章后，并查對無誤的情況下我方方可蓋章。 9. 法律、法規(guī)規(guī)定或者本公司認為需要公證的合同，應當辦理公證手續(xù)。 6. 合同的履行 一 合同簽訂后，本公司應全面履行合同。在合同履行中，如出現(xiàn)不能或者不能 完全履行時，應采取緊急措施，爭取對方的同意和諒解，將損失減少到最低 程度；若需要變更或解除合同的，應按法律規(guī)定的程序進行。 二、經(jīng)濟合同的履約率應達到95%以上（合同執(zhí)行中如有問題應征得對方同意和諒解）。 履約率就是已完成合同的金額與應完成合同金額的比率。 7. 合同文本及用章的規(guī)定 一 本公司對外簽訂的所有經(jīng)濟合同必須統(tǒng)一使用由工商局監(jiān)制或批準印制的合 同文本，嚴禁使用不符合要求的合同書。 二、本公司內部各單位之間的經(jīng)濟活動也要簽訂經(jīng)濟合同。內部合同文本格式要統(tǒng) 一、規(guī)范，由合同管理部門按有關法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，結合本公司內部具體情況 進行設計、印制。 三、合同專用章由合同管理部門統(tǒng)一編號、發(fā)放。使用單位須專人保管，并在合同 管理部門辦理備案手續(xù)。 四、對本公司未出臺的相應標準合同文本或合同條款，應經(jīng)市場總部審批后，方可 使用。 8. 合同歸檔 一 建立合同管理檔案，對已簽訂的合同要逐份進行分類、編號、登記，并裝訂 成冊。 二、合同簽定完畢，合同承辦人要在三個工作日內及時將合同材料（如：合同文本 及分合同文件、合同評審記錄、審批文件、合同糾紛仲裁結果、合同變更等與合同有關 的資料），交給合同管理員進行統(tǒng)一管理。 三、對已執(zhí)行完畢的合同要注明“存檔”標記，并注明日期，按本公司檔案管理規(guī)定 進行歸檔。 四、建立健全合同臺帳。 五、建立合同檔案、臺帳借閱手續(xù)。 六、經(jīng)濟合同文本為長期保存。 9. 合同糾紛的解決 一 內部合同發(fā)生糾紛承辦人無法解決時，由合同管理部門負責協(xié)調，合同承辦 部門應積極配合。若協(xié)調無效，由本公司經(jīng)濟合同管理委員會仲裁。 二、對外簽訂合同的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛，承辦人無法解決時，應及時向本單位領導 匯報，單位領導依據(jù)有關法律規(guī)定與對方協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可直接向經(jīng)濟合同仲 裁機關申請調解或仲裁，或向人民法院起訴。 三、向經(jīng)濟合同仲裁機關或人民法院遞交的申請書、起訴書或答辯書等材料須經(jīng)主 管副總裁審閱同意。 四、合同糾紛解決后，應將發(fā)生糾紛的原因、承擔的責任以及今后防范的具體措施 寫成書面報告存入檔案，對于關系重大的，通過各種方式在本公司內公告。 10. 合同承辦人員必須經(jīng)過合同法和有關法律知識的培訓，掌握有關業(yè)務知識。 合同承辦人員在工作中，必須堅持原則，遵守紀律，杜絕各種不正之風，維護國家 和本公司的利益。 11. 獎勵與懲罰 一 本公司對在合同管理中成績顯著和為本公司避免、挽回重大經(jīng)濟損失的部門 和個人，給予表揚或一定獎勵。 二、違反國家法律、法規(guī)和本規(guī)定，在簽訂、履行合同和合同管理中失職、瀆職或 以權謀私，損害國家和本公司利益的，應視情節(jié)輕重，依據(jù)有關規(guī)定追究責任人的行政 、經(jīng)濟責任；構成犯罪的，移交司法機關依法追究形式責任。 12. 常規(guī)合同與特殊合同 一、常規(guī)合同系指：同時滿足以下內容的合同。 1、本公司現(xiàn)有的生產(chǎn)能力能滿足合同的技術質量要求； 2、正常的供貨周期能滿足合同的供貨期要求； 3、結算方式符合本公司的有關規(guī)定； 4、合同金額在50萬元以內或合同金額在50萬元以上并且最終產(chǎn)品只由本公司內部一個部 門提供。 二、特殊合同：不符合常規(guī)合同內容的合同 合同管理部門根據(jù)具體情況確定。 13. 本制度由本公司市場總部負責解釋。 14. 本制度經(jīng)本公司董事會審議通過后自下發(fā)之日起實施。
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