工作說明書－行政，文職類
行政/文職類 行政部經(jīng)理、行政部經(jīng)理2、辦公室主任、文秘科科長、董事長秘書、總經(jīng)理助理、總經(jīng) 理秘書、檔案管理員 行政部經(jīng)理 職務名稱：行政部經(jīng)理 所屬部門：行政部 直接上級職務：行政副總經(jīng)理工作目的：負責公司的行政管理工作工作要求：服務意識 強、積極熱情 工作責任： 1.組織辦好會議接待、娛樂等各項活動； 2.公司行政規(guī)章制度的制定、監(jiān)督、執(zhí)行； 3.負責公司辦公用品的購買、管理和發(fā)放； 4.管理公司圖書、磁盤非技術性光盤及相關資料； 5.統(tǒng)計員工考勤和處理各種請假； 6.管理公司的公共衛(wèi)生； 7.發(fā)放節(jié)日福利； 8.負責報刊、信件收發(fā)； 9.負責電話、傳真的轉接及傳達； 10.負責公司固定資產(chǎn)的購買、管理和維修。 衡量標準： 1.工作報告的完整性 2.公司其他員工對行政部工作的反饋意見 工作難點：如何更好地為員工服務 工作禁忌：服務意識差、行動緩慢 職業(yè)發(fā)展道路：行政副總經(jīng)理 任職資格： 1.工作經(jīng)驗：三年以上管理類工作經(jīng)驗 2.專業(yè)背景要求：曾從事行政管理工作2年以上 3.學歷要求：大專以上 4.年齡要求：30歲以上 5.個人素質：善于表達、任勞任怨、積極熱情 返回頂部 行政部經(jīng)理 崗位名稱：行政部經(jīng)理 直接上級：總經(jīng)理 下屬崗位： 崗位性質：負責全面主持本部的管理工作 管理權限：受總經(jīng)理的委托，行使對公司行政后勤、總務、保衛(wèi)工作的指揮、指導、協(xié) 調、監(jiān)督、管理的權力，并承擔執(zhí)行公司各項規(guī)程、工作指令的義務 管理責任：對所分管的工作全面負責 主要職責： 1．負責主持本部的全面工作組織并督促部門人員全面完成本部職責范圍內的各項工作任 務； 2．貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關部門協(xié)作配合； 3．負責組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行； 4．負責組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃。本著合理節(jié)約的原則，編制后 勤用款計劃，搞好行政后勤預算工作； 5．做好公司生活用房及財產(chǎn)管理工作。建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊、員工宿舍等用于 行政后勤生活服務的財產(chǎn)帳冊； 6．負責公司內部治安管理工作。維護內部治安秩序，搞好治安綜合治理，預防犯罪和治 安災害事故的發(fā)生； 7．負責做好公司用水、電的管理工作。認真抓好水、電的計量基礎管理工作，定期檢查 和維修計量器具，搞好電器設備和線路的保養(yǎng)維修工作； 8．負責組織部門人員的培訓教育工作。協(xié)同人事部做好各項工作，定期開展崗位優(yōu)質服 務和業(yè)務競賽評比活動； 9．有權向主管領導提議下屬人選，并對其工作考核評價； 10．按時完成公司領導交辦其他工作任務。 崗位要求： 1．具有大專以上文化程度和行政后勤、保衛(wèi)工作管理知識； 2．熱愛公司，有較強的綜合協(xié)調能力和組織管理能力； 3．能團結同事，有較強的工作責任感和事業(yè)心； 4．堅持原則，具有較強警惕性和處理突發(fā)事件的能力； 5．具有處理后勤事務工作的耐心。 參加會議： 1．參加公司年度總結會、計劃平衡協(xié)調會及有關會議； 2．參加者季、月度經(jīng)理辦公會、經(jīng)濟分析會、考核評比會等； 3．參加公司臨時召開有關的會議； 4．參加本部門召開的行政后勤、保衛(wèi)工作會議等。 返回頂部 辦公室主任 崗位名稱：辦公室主任 直接上級：總經(jīng)理 下屬崗位：文秘部、物資采購部 崗位性質：負責主持辦公室所有的管理工作 管理權限：行使公司行政辦公秩序、物資供應指導、指揮、監(jiān)督、管理的權力，并承擔 執(zhí)行公司各項規(guī)程、工作指令的義務 管理責任：對所分管的工作全面負責 主要職責： 1．在總經(jīng)理的領導下，負責主持本室的全面工作，組織并督促全室人員全面完成本室職 責范圍內的各項工作任務； 2．貫徹落實本室崗位責任制和工作標準，密切各部門工作關系，加強協(xié)作配合做好銜接 協(xié)調工作； 3．組織匯總公司年度綜合性資料、草擬公司年度總結、工作計劃和其它綜合性文稿，及 時擇寫總經(jīng)理的歸言稿和其他以公司名義發(fā)言的文稿審核工作，嚴格按行文程序辦理， 保證文稿質量； 4．組織收集和了解各部門的工作動態(tài)，協(xié)助總經(jīng)理及公司領導協(xié)調各部門之間有關的業(yè) 務工作，掌握公司主要活動情況，為公司領導決策提供意見和建議，負責編寫公司年度 大事記； 5．負責召集公司辦公會議，檢查督促辦公會議和公司領導布置的主要工作任務的貫徹落 實情況； 6．負責監(jiān)督公司印章的使用； 7．參與公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃的編制和公司重大決策事項的討論； 8．負責組織公司通用管理標準及規(guī)章制度的擬定、修改和編寫工作，協(xié)助參與專用管理 標準及管理制度的擬定講座和修改工作； 9．負責組織公司投資項目的洽談、調研、立項、報批、工程投標、開工、竣工、預決算 等有關基建項目管理工作，及時組織編制項目計劃和項目進度統(tǒng)計報表，認真做好項目 的監(jiān)督管理工作； 10．負責組織物資的供應計劃，組織物品的供應、采購工作，做好物品進、出、存統(tǒng)計 核算工作； 11．負責組織全公司員工大會工作，開展年度總結評比和表彰工作； 12．負責做好公司來賓的接待安排，統(tǒng)一負責對上級主管部門的聯(lián)系、有關的法律咨詢 等工作； 13．有權向直屬領導提議下屬人選，并對其工作考核評價； 14．完成公司領導交辦的其他工作任務。 崗位要求： 1．具有大專以上文化程度和較強的文字組織能力； 2．熱愛本公司，有較強的工作能力和綜合管理協(xié)調能力； 3．積極進取，有較強的工作責任感和事業(yè)心。 參加會議： 1．參加公司年度總結會、計劃平衡協(xié)調會及其重在會議； 2．參加季、月度總經(jīng)理辦公會、經(jīng)濟活動分析會、考核評比等會議； 3．參加臨時緊急會議與總經(jīng)理參加的有關專題會議； 4．參加本部門召開的有關工作會議。 返回頂部 文秘科科長 崗位名稱：文秘科科長 直接上級：辦公事主任 下屬崗位：秘書、檔案管理員、總機話務員 崗位性質：全面主持文秘室的工作 管理權限：對本科職責范圍內的工作有指導、指揮、協(xié)調、監(jiān)督管理的權力 管理責任：對所承擔的工作全面負責 主要職責： 1．草擬各類文書、文件、報告、總結及其他材料； 2．為公司領導人撰寫文稿等工作； 3．負責對文件的收發(fā)存管理工作； 4．對下屬的評價、考核和激勵； 5．負責做好來客的日常接待工作； 6．負責對公司檔案管理工作； 7．負責對公司文印工作的管理； 8．做好對各種類文件、資料鑒定及統(tǒng)計管理工作； 9．負責對各種類會務的安排工作； 10．負責對公司印章、法人章的監(jiān)督管理和辦公室印章管理； 11．有對下屬的人事推薦權和考核、評價權； 崗位要求： 1．具有大專以上的文化程度； 2．具有較強的文字組織和秘管理協(xié)調工作能力； 3．原則性強，具有較強責任感 參加會議： 1．參加公司召開的辦公室人員的有關會議； 2．參加每月季度工作協(xié)調會； 3．參加每年度公司評比會 返回頂部 董事長秘書 崗位名稱：董事長秘書 直接上級：辦公室 間接上級：董事長 崗位性質：負責董事會有關文書材料等文秘工作 管理權限：受董事長委托，行使對董事會日常工作協(xié)調和會議召集管理權限 管理責任：對所承擔的工作全面負責 主要職責： 1．負責召集董事會議； 2．負責董事會議的記錄； 3．負責公司印章、法人章的管理； 4．負責董事會會議籌備、通知； 5．負責會議材料的整理、存檔工作； 6．負責會議資料的發(fā)放、收集； 7．負責董事長來往信件的處理工作； 8．做好保密工作，并嚴格遵守公司保密規(guī)定； 9．辦公室主任因公外出或不上班時，代職行使辦公室主任的職責，管理本部工作 兼職工作： 1．負責公司的傳真接收和發(fā)放； 2．負責公司文件的打字和復?。?崗位要求： 1．具有本科以上的文化程度； 2．具有較強的文字組織和管理協(xié)調能力； 3．原則性強，并具有較強的責任感和事業(yè)心； 4．具有較強保密思想觀念和意識。 參加會議： 1．參加董事會和公司召開的有關會議； 2．參加董事會、公司各類工作協(xié)調會和評比會。 返回頂部 總經(jīng)理助理 職位名稱：總經(jīng)理助理 直屬上級：總經(jīng)理 管轄人數(shù)：不定 工作內容： 1．協(xié)助總經(jīng)理對公司的生產(chǎn)經(jīng)營實行全面管理。 2．向股東會、董事會、監(jiān)事會和全休員工宣傳公司的遠景規(guī)劃，使人們以此為核心,行 成一高凝聚的整體。 3．在企業(yè)文化建設、組織創(chuàng)新和人才開發(fā)等企業(yè)發(fā)展的關鍵領域，協(xié)助總經(jīng)理實施戰(zhàn)略 管理。 4．做好政策調研工作，為總經(jīng)理決策提供參謀意見。 5．處理好與公司重要客戶的公共關系協(xié)調。 6．為公司發(fā)展和管理創(chuàng)新做出艱巨的探索和嘗試。 7．參與工程中期及竣工后的檢查及驗收工作。 任職資格： 1．年齡區(qū)間：28~35歲 2．性別：不限 3．教育背景 最低學歷：大學本科以上 專業(yè)：企業(yè)管理或工商管理專業(yè) 4．培訓 培訓科目：管理學、領導科學、項目管理學、財務管理、經(jīng)濟法 培訓時限：一年 說明：如為MBA畢業(yè)或具有較長的工作經(jīng)歷，培訓時限可適當縮短。 5．經(jīng)驗：從事管理工作三年以上，具有非常豐富的經(jīng)營管理經(jīng)驗。 6.技能：具有組織、審核、負責公司重要經(jīng)營管理項目或從事經(jīng)營管理局部開創(chuàng)性工作 能力，能夠解決經(jīng)營管理過程中的關鍵問題，具有一定的全局駕馭能力。 7.體能：精力充沛 8.晉升趨勢：副總經(jīng)理 返回頂部 總經(jīng)理秘書 職位名稱：總經(jīng)理秘書 所屬部門：辦公室 直屬上級：辦公室主任 工作內容： 1.負責起草公司年度工作總結報告及總經(jīng)理講話稿。 2.負責起草公司股東人和董事會的會議材料。 3.負責公司其它重要會議記錄及會議紀要的整理。 4.負責公司文件的起草、打印、登記和存檔工作。 5.負責公司印章及總經(jīng)理簽章的刻制和使用管理。 6.定期編輯《公司通訊》。 7.協(xié)助辦公室主任做好公司來賓的接待工作。 8.完成總經(jīng)理和辦公室主任交辦的其他工作。 權限與責任: 1．權限： 有權參加或列席公司內部的各項會議。 有權了解公司各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的進展情況。 2．責任： 對公司宣傳報道的信息失真負相應的行政責任。 對公司文件及印章管理不善造成的問題負相應的行政責任。 對工作內容不能保守秘密，給公司造成損失負相應的經(jīng)濟賠償責任和行政責任。 所受指導： 接受辦公室主任的行政指導和業(yè)務指導。 所予指導： 1.指導分公司的宣傳工作。 2.指導分公司的企業(yè)文化建設工作。 任職資格： 1．年齡區(qū)間：25~32歲 2．性別：女性 3．教育背景 所需最低學歷：大學?？?專業(yè)：文秘或行政管理 4．培訓 培訓科目：速記、檔案管理、文書寫作、公司歷史 培訓時限：三個月 5．經(jīng)驗：從事文秘工作三年以上 6．技能：熟練使用Word、Excel等文字處理軟件，優(yōu)秀的英文聽、說能力，掌握速記技 巧。 8.晉升趨勢：暫無 返回頂部 檔案管理員 崗位名稱：檔案管理員； 直接上級：文秘科科長； 工作目標：負責公司的檔案的管理工作； 權力和責任： 1．負責收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來，經(jīng)過整理、立卷、 當檔保存； 2．做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限； 3．負責對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數(shù)字形式，進行登 記和統(tǒng)計； 4．負責保管檔案系統(tǒng)完整和安全； 5．負責編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等； 6．負責建立檔案借閱管理制度； 7．遵守國家和公司的保密規(guī)定及有關規(guī)程； 8．做好公司領導臨時交辦的事項； 9．熟悉計算機的使用； 崗位要求： 1．具有高中以上的文化程度； 2．具有檔案管理基礎知識和工作經(jīng)驗； 3．工作心細，品行端正，原則性強； 參加會議： 1．參加每周一次的工作會議； 2．參加每月一次的管理工作評比會； 3．參加公司召開的職工大會；
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