工廠管理培訓(xùn)教材
第1章 采購管理 本章重點講述了工廠采購的具體實施步驟和方法，包括準備采購訂單計劃，整理物料 清單和文件、發(fā)出采購訂單、簽定協(xié)議發(fā)及對合同進行跟蹤等內(nèi)容，還講述了怎樣對供 應(yīng)商進行評估和管理，并給了郵實用的表單供參考。 第一節(jié) 采購的基本內(nèi)容及注意事項 1. 采購部門的職能有哪些？ 采購部門的職能主要包括： 1. 及時掌握所需要的采購信息，保持良好的內(nèi)部溝通。 2. 調(diào)查和掌握生產(chǎn)所用物料的供貨渠道，尋找物料供應(yīng)來源。 3. 建立供應(yīng)商檔案，與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，以防止緊急狀況時找不到替代的供應(yīng)商。 4. 參考原料市場行情，要求供應(yīng)商報價。 5. 對供應(yīng)商的供應(yīng)價格、材料質(zhì)量、交貨期等作出評估，了解公司主要物料的市場 價格走勢，制作采購文件，采購所需的物料。 6. 按照采購合同協(xié)調(diào)供應(yīng)商的交貨期。 7. 協(xié)助質(zhì)量部門檢查進廠物料的數(shù)量與質(zhì)量。 8. 協(xié)助物料控制部門對呆滯料與廢料進行預(yù)防和處理。 2. 采購的質(zhì)量保證協(xié)議主要有哪些作用與內(nèi)容？ 1. 質(zhì)量保證協(xié)議的作用： ①對供應(yīng)商明確地提出質(zhì)量要求，協(xié)議中規(guī)定的質(zhì)量要求和檢驗、試驗與抽樣 方法應(yīng)得到雙方認可和充分理解。 ② 通過與供應(yīng)商的配合來保證采購產(chǎn)品的質(zhì)量。 2. 質(zhì)量保證協(xié)議的要求： 1. 質(zhì)量保證要求應(yīng)得到雙方認可，防止給今后的合作留下隱患。 2. 質(zhì)量保證協(xié)議應(yīng)當明確檢驗的方法及要求。 3. 質(zhì)量保證協(xié)議上提出的質(zhì)量要求應(yīng)考慮成本和風(fēng)險等方面的內(nèi)容。 3. 質(zhì)量保證協(xié)議中提出的質(zhì)量保證要求可包括下列內(nèi)容： 1. 雙方共同認可的產(chǎn)品標準。 2. 由供應(yīng)商實施質(zhì)量管理體系，由公司第三方對供應(yīng)商的質(zhì)量體系進行評價。 3. 本公司的接收檢驗方法（包括允收水準AQL的確定） 4. 供應(yīng)商提交檢驗、試驗數(shù)據(jù)記錄。 5. 由供應(yīng)商進行全檢或抽樣檢驗與試驗。 6. 檢驗或試驗依據(jù)的規(guī)程/規(guī)范。 7. 使用的設(shè)備工具和工作條件，明確方法、設(shè)備、條件和人員技能方面的規(guī)定等。 3. 降低采購成本的途徑有哪些？ 降低采購成本的途徑主要有： 1. 尋求更合適的供應(yīng)商。 2. 尋找更可能代替的物料。 3. 改善采購技術(shù)，比如增加采購數(shù)量。 4. 改進原有設(shè)計。 5. 改善儲運方法，降低庫存 6. 實行標準化采購。 4. 采購程序包括哪些內(nèi)容？ 1. 制定并實施控制采購質(zhì)量的程序，以確保對供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品的質(zhì)量控制。 2. 確保供應(yīng)商準確地理解采購產(chǎn)品的要求。 3. 確保向合格的供應(yīng)商進行采購。應(yīng)評審每一個供應(yīng)商提供合格產(chǎn)品的能力。 4. 應(yīng)與供應(yīng)商達成明確的質(zhì)量保證協(xié)議，就驗證方法達成明確的協(xié)議，以確保驗證 結(jié)果的統(tǒng)一。 5. 應(yīng)與供應(yīng)商制定解決質(zhì)量問題的方法。 6. 應(yīng)保存與接收的產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量記錄和對采購進行控制的有關(guān)的質(zhì)量記錄，以利 于及時解決和處理有關(guān)質(zhì)量事宜。 5. 采購工作應(yīng)如何具體實施？ 采購工作由四具環(huán)節(jié)組成，而每個環(huán)節(jié)又由若干個步驟組成。 1. 采購計劃 計劃的目的是根據(jù)客戶需求及生產(chǎn)能力制訂采購計劃，做好綜合平衡，以便保證物料 及時供應(yīng)，同時降低庫存及成本，減少急單。 主要環(huán)節(jié)有：評估訂單需求、計算訂單容量、制定訂單計劃。 2. 供應(yīng)商評估 供應(yīng)商評估的目的是滿足采購對質(zhì)量、成本、供應(yīng)、服務(wù)等方面的要求。 供應(yīng)商評估的主要環(huán)節(jié)有：供應(yīng)商評估的準備、初選供應(yīng)商、試制、批量試驗、確定 供應(yīng)商名單。 3. 采購訂單 發(fā)送訂單的目的是為生產(chǎn)部門提供合格的原材料和配件，同時對供應(yīng)商群體績效表 現(xiàn)進行評價反饋。 主要環(huán)節(jié)有：訂單準備、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤。 4. 采購管理 采購管理的主要目的是正確執(zhí)行企業(yè)的采購原則。 主要環(huán)節(jié)有：單據(jù)審批，包括計劃、評估報告、訂單合同、付款審核與批準。 6. 如何準備采購訂單計劃？ 1. 了解市場需求 任何一家生產(chǎn)型企業(yè)，要想制訂較為準確的訂單計劃，首先必須熟知市場需求計劃， 從市場需求的進一步分解中制訂生產(chǎn)需求計劃，再根據(jù)年度計劃制訂季度、月度計劃 。 2. 了解生產(chǎn)需求 1. 為了利于理解生產(chǎn)物料需求，采購計劃人員須熟知生產(chǎn)計劃工藝常識。 2. 物料需求計劃來源于：生產(chǎn)計劃、獨立需求的預(yù)測、物料清單文件、庫存文件。 3. 準備訂單基本資料 訂單基本資料包括： 1. 訂單物料的供應(yīng)商信息 2. 對同時有多家供應(yīng)商的物料來說，每個供應(yīng)商分攤的下單比例，該比例由采購人 員進行協(xié)調(diào)。 3. 訂單周期，訂單制訂人員根據(jù)生產(chǎn)需求的物料項目，從信息系統(tǒng)中查詢了解該物 料的采購基本參數(shù)。 4. 制訂訂單計劃所需資料 訂單計劃所需要的資料的內(nèi)容包括： 1. 物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期。 2. 有時會附有市場需求計劃、生產(chǎn)計劃、訂單基本資料等。 7. 物料清單文件是如何生成的？ 1. 物料清單是制造企業(yè)的核心文件，采購部門要根據(jù)物料清單確定采購計劃，生產(chǎn) 部門要根據(jù)物料清單安排生產(chǎn)，財務(wù)部門要根據(jù)物料清單計算產(chǎn)品成本，計劃 部門要根據(jù)物料清單確定物料的需求計劃，其他銷售、存儲等部門都要用到物 料清單。 2. 物料清單包含了構(gòu)成產(chǎn)品的所有裝配件、零部件和原材料信息，為編制物料需求 計劃提供產(chǎn)品組成信息。 3. 企業(yè)物料清單應(yīng)該由專職部門統(tǒng)一存放、維護、更新、管理，并建有物料清單數(shù) 據(jù)庫，以保證物料清單的準確性、完整性和通用性，提高使用查詢效率，應(yīng)避 免物料清單由各部門各自存放的做法， 4. 零件清單的制定。由產(chǎn)品設(shè)計人員從產(chǎn)品設(shè)計圖紙中提取數(shù)據(jù)生成該最終組成產(chǎn) 品的所有零部件及組件清單，形成產(chǎn)品的零件清單。 8. 怎樣準備采購訂單？ 1. 熟悉需求訂單操作的物料項目 訂單的種類很多，訂單人員首先應(yīng)熟悉訂單計劃，花時間去了解物料項目，花時間去 了解和料技術(shù)資料等：直接從國外采購可能獲得較好的質(zhì)量和較低的價格，但同時增 加了訂單環(huán)節(jié)的操作難度，手續(xù)復(fù)雜,交貨期長. (2)比較/確認價格 采購人員有權(quán)力向供應(yīng)商群體中價格最適當?shù)墓?yīng)商下達訂單/合同,以維護企業(yè)的最 大利益. (3)確認需求材料的標準及數(shù)量 9. 如何進行采購合同的跟蹤？ 1. 跟蹤工藝文件 1. 對任何外協(xié)件（需要供應(yīng)商加工的物料）的采購，訂單人員都應(yīng)對提供給供應(yīng)商 的工藝文件進行跟蹤。 2. 如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)工藝文件，或者工藝文件有質(zhì)量、貨期問題，應(yīng)及時提 醒供應(yīng)商修改。 3. 要求供應(yīng)商及時代貨，如果不能保質(zhì)、保量、準時供貨，則要按照合同條款進行 賠償。 2. 跟蹤供應(yīng)商的原材料 個別供應(yīng)商接到合同后就認為“大功告成”，必要時必須提醒供應(yīng)商及時準備原材料， 特別是對一些信譽差/合作少的供應(yīng)商更要警惕。 3. 跟蹤加工過程 對于一次性/大開支的項目采購、設(shè)備采購、建筑采購等，為了保證貨期、質(zhì)量、采 購人員需要對加工過程進行監(jiān)控，甚至要參加其加工過程的監(jiān)理工作。 4. 跟蹤總裝及測試 總裝及測試是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要采購人員有較好的專業(yè)背景和行業(yè)工作經(jīng)驗 。 5. 跟蹤包裝入庫 采購人員可以通過電話方式了解物料的入庫信息。對重要物料，采購人員最好去供應(yīng) 商現(xiàn)場考察。 對一些緊急物料，采購人員要進行全力跟蹤；對長期持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)的供應(yīng)商可以考慮 免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。 10. 常用的合同條款包含什么內(nèi)容？ 一份正規(guī)的買賣合同主要包括以下內(nèi)容： 1. 名稱 2. 編號 3. 簽訂日期 4. 簽訂地點 5. 買賣雙方的名稱 6. 地址 7. 合同序言 8. 商品名稱 9. 質(zhì)量規(guī)格 10. 數(shù)量 11. 包裝 12. 單價與總價 13. 到貨期限 14. 到貨地點 15. 付款 16. 保險 17. 商品檢驗 18. 仲裁 19. 不可抗力 20. 合同的份數(shù) 21. 使用語言及其效力 22. 附件 23. 合同生效日期 24. 雙方的簽字蓋章 以下為可選擇部分 1. 保值條款 2. 價格調(diào)整條款 3. 誤差范圍條款 4. 法律適用條款 2. 采購實施的程序案例 1、采購控制程序示例 1 目的 使采購過程處于受控狀態(tài)，確保所采購的產(chǎn)品適時、適質(zhì)、適量、適價地滿足公司及客 戶規(guī)定的要求。 2適用范圍 適用于公司所采購的各類產(chǎn)品和公司內(nèi)使用的辦公設(shè)備及用品。 3職責 3、１各部門業(yè)務(wù)人員;負責采購計劃的編制和具體實施采購工作. 3、2業(yè)務(wù)部門負責人： 1. 負責審核本部門的采購計劃，篩選和初步確定符合本部門要求的供應(yīng)商。 2. 負責本部門對供應(yīng)商的審核、評估工作。 3、3財務(wù)部：負責成本、利潤的核算和監(jiān)控工作。 3、4總經(jīng)理/副總經(jīng)理：批準最終合作的供應(yīng)商和各部門的采購計劃。 4、說明（略） 5程序要求 5、1采購產(chǎn)品的分類： 5、1、1辦公設(shè)備及用品 5、1、2其他用品 5、2辦公設(shè)備及用品采購程序 5、2、1各部門負責人根據(jù)本部門辦公用品的實際需要，于每月28日前填制下月的《購物 申請表》給行政部。 5．2．2 政部匯總各部門的購物申請，經(jīng)行政部主任審核后，報總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批。 5．2．3 政部按總經(jīng)理/副總經(jīng)理已批準的購物申請到合格供應(yīng)商處統(tǒng)一采購。供應(yīng)商的評估按〈 供應(yīng)商評估程序〉執(zhí)行。 5．2．4 部門按〈購物申請表〉并根據(jù)實際需要到行政部領(lǐng)用，領(lǐng)用時填寫〈辦公用品領(lǐng)用登記 表〉。 5．3 其它產(chǎn)品采購程序： 5．3．1 業(yè)務(wù)人員按客戶要求，尋找相關(guān)供應(yīng)商，并與供應(yīng)高聯(lián)系確認所需產(chǎn)品要求后，填制《購 銷合同》、《采購訂單》給部門負責人審核。 5．3．2 部門負責人對相關(guān)供應(yīng)商、《購銷合同》、《采購訂單》進行審核，具體按照《供應(yīng)商評估程 序》和《合同評估程序》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。審核通過后報請總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準。 5．3．3 《購銷合同》、《采購訂單》經(jīng)批準后，由業(yè)務(wù)部門負責實施采購計劃。 5．3．4 如客戶要求提供樣品時，業(yè)務(wù)人員在采購前必須要求供應(yīng)商先提供樣品并轉(zhuǎn)交給客戶確 認，需要現(xiàn)金購買的樣品，業(yè)務(wù)人員必須上報部門負責人審核，總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準后 方可執(zhí)行。 5．3．5部門負責人把《購銷合同》、《采購訂單》交專管人員登記，錄入《合同記錄表》。 5．4 對采購產(chǎn)品的驗收管理按《驗收、搬運、防護及交會控制程序》執(zhí)行。 5．5 采購記錄的管理 5．5．1 《購銷合同》、《采購訂單》原件由各部門指定專人保存，業(yè)務(wù)人員如因工作需要可留存合 同復(fù)印件。 6支持性文件 6．1 《驗收、搬運、防護及交付控制程序》 6．2 《供應(yīng)商評估程序》 6．3 《合同評審程序》 7 記錄/表格 7．1 《購物申請表》 7．2 《購銷合同》 7．3 《采購訂單》 7．4 《合同記錄單》 2．合同供應(yīng)商評定程序示例 1 目的 對供應(yīng)商進行評定考核，以確保供應(yīng)商能長期穩(wěn)定提供質(zhì)量上乘、價格合理的原輔材料 及服務(wù)。 2適用范圍 本程序用于對公司提供原輔材料、服務(wù)的供應(yīng)商的評定與選定。 3職責 3、1研發(fā)部進行原輔材料采購質(zhì)量標準的制訂。品管部負責對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進行全 面測試。并且出具檢測報告。 3、2物控部建立供應(yīng)商檔案，收集、整理供應(yīng)商資料，對承包方進行評定。 3、3廠長對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、服務(wù)水平等因素進行評定。 4工作程序/方法 4、1制造商類供應(yīng)商的評定 4、1、1供應(yīng)商初選 4、1、1、1物控部根據(jù)本公司所用原輔材料情況結(jié)合市場供方信息，初步選擇幾家信譽 好的生產(chǎn)廠家作候選供應(yīng)商； 4、1、1、2物控部向候選取供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商調(diào)查表》，并請供應(yīng)商提供樣品及價目表 ； 4、1、1、3品管部根據(jù)原輔材料采購質(zhì)量標準對樣品進行檢測，并出具《進料檢驗報告》 4、1、2供應(yīng)商的調(diào)查 物控部對候選供應(yīng)商進行實地調(diào)查、聽取介紹，了解供應(yīng)商的經(jīng)營理念、質(zhì)量管理、技 術(shù)水平、供貨能力等情況，根據(jù)調(diào)查結(jié)果填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》 4、1、3試用跟蹤檢測 4、1、3、1物控部聯(lián)系供應(yīng)商，提供少量樣品作檢測與生產(chǎn)試用，并在樣品包裝上做好 “試用”標識； 4、1、3、2品管部對“試用“樣品進行現(xiàn)場跟蹤測試，測試結(jié)果填入《進料檢驗報告》，具 體操作參照《進貨檢驗和試驗控制程序》、《過程檢驗和試驗控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程 序》。 4、1、3、3品管部根據(jù)原輔材料采購質(zhì)量禁標準對樣品進行檢測，并出具《進料檢驗報告 》。 4、1、4供應(yīng)商的選定 4、1、4、1廠長組織物控部依據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》、《進料檢驗報告》填寫《合格供應(yīng)商評定 表》，確定合格供應(yīng)商，并將其納入《合格供應(yīng)商名單》。 4、2對供銷方/市場經(jīng)銷商類供應(yīng)商的評定。 4、2、1通過實地考察，聽取介紹等方式了解基本情況并索取授權(quán)證明文件。 4、2、2填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》 4、2、3在購買地點進行時貨檢驗。必要時經(jīng)過試用與檢驗由品管部填寫《進料檢驗報告 》并注明“樣品試用”。 4、2、4經(jīng)過兩次試用沒有質(zhì)量問題時根據(jù)〈供應(yīng)商調(diào)查表〉、〈進料檢驗報告〉填寫〈 供應(yīng)商評定表〉，與上述材料一并交廠長審批，合格后納入〈合格供應(yīng)商名單〉。 4、2、5由物控部進行質(zhì)量跟蹤，出現(xiàn)質(zhì)量問題時，以書面方式進行反饋并聯(lián)絡(luò)退換，對 經(jīng)過三次反饋仍沒有改進的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格。 4、3服務(wù)供應(yīng)商評定 4、3、1服務(wù)類供應(yīng)商包括校準...
工廠管理培訓(xùn)教材