捷銳財(cái)務(wù)制度-費(fèi)用管理制度
捷銳資訊[中國]有限公司 費(fèi)用管理制度 1. 目的。 為加強(qiáng)公司費(fèi)用管理、控制不合理費(fèi)用開支，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。 2. 管理方法。 公司費(fèi)用管理通過預(yù)算管理、額度管理和行政管理三種方法。除公司特別規(guī)定的項(xiàng)目 外，嚴(yán)禁先列支，后報(bào)銷。所有報(bào)銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報(bào)銷時(shí)扣除 該費(fèi)用金額。 ■ 管理方法①：采用預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的費(fèi)用項(xiàng)目有：業(yè)務(wù)單位的交際費(fèi)、運(yùn)輸 費(fèi)、所有部門的手機(jī)費(fèi)、辦公費(fèi)。 ■ 管理方法②：采用預(yù)算管理和行政管理相結(jié)合的費(fèi)用項(xiàng)目有：總部職能部門的交際費(fèi)、 所有部門的差旅費(fèi)、廣告費(fèi)、其他相對(duì)變動(dòng)費(fèi)用。 ■ 管理方法③：除此之外的相對(duì)固定費(fèi)用采用預(yù)算管理。 ■ 對(duì)“廣告費(fèi)”項(xiàng)目公司單獨(dú)制定管理制度。 1. 預(yù)算管理 1.1 定義 預(yù)算管理是指:各職能部門、業(yè)務(wù)單位事先向財(cái)務(wù)部提出下期本部門所有費(fèi)用的計(jì)劃 （金額≥1,000元的大額財(cái)產(chǎn)購置、修理、裝璜，需另單獨(dú)預(yù)算申請），財(cái)務(wù)部統(tǒng)一報(bào) 預(yù)算委員會(huì)或會(huì)同相關(guān)部門討論、審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，確定單位下期費(fèi)用預(yù)算金 額。實(shí)際費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)費(fèi)用預(yù)算，準(zhǔn)予報(bào)銷或另行處理。 1.2 具體實(shí)施 1.2.1 目前公司對(duì)所有費(fèi)用按月預(yù)算，之后，將逐步向季度預(yù)算、年度預(yù)算目標(biāo)邁進(jìn)。 1.2.2 每月25日前，各職能部門、各業(yè)務(wù)單位向財(cái)務(wù)部提交下月的《費(fèi)用預(yù)算表》，審批 核準(zhǔn)后的預(yù)算在月底前發(fā)回各單位。 1.2.3 各職能部門、各業(yè)務(wù)單位未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交《費(fèi)用預(yù)算表》，則該部門的費(fèi)用 報(bào)支順延一個(gè)月。 1.2.4 總部由財(cái)務(wù)部建立統(tǒng)一格式的《費(fèi)用報(bào)銷手冊》，對(duì)報(bào)支的費(fèi)用逐筆登記，并在內(nèi) 部局域網(wǎng)絡(luò)上共享，供各部門查詢本部門費(fèi)用使用情況。 1.2.5 總部之外由業(yè)務(wù)單位會(huì)計(jì)自行建立《費(fèi)用報(bào)銷手冊》，每周一向總部費(fèi)用會(huì)計(jì)傳送 《費(fèi)用報(bào)銷手冊》。 1.3 超預(yù)算部分審批權(quán)限 1.3.1部門本期費(fèi)用合計(jì)數(shù)超預(yù)算≤500元，或單項(xiàng)費(fèi)用超預(yù)算≤10％，由各部門、各業(yè) 務(wù)單位經(jīng)理審批。 1.3.2部門本期費(fèi)用合計(jì)數(shù)超預(yù)算≤2,000元，或單項(xiàng)費(fèi)用超預(yù)算≤30%，總部由胡繼遵 審批，南區(qū)由歸海審批，北區(qū)由鐘薇審批。 1.3.3部門本期費(fèi)用合計(jì)數(shù)超預(yù)算＞2,000元，或單項(xiàng)費(fèi)用超預(yù)算＞30%，由總經(jīng)理審 批。 2. 額度管理 2.1 定義 額度管理是指：費(fèi)用在一定的額度范圍內(nèi)控制使用，額度確定的依據(jù)是銷售額、工作 職務(wù)、員工人數(shù)等。 2.2 具體實(shí)施 2.2.1 根據(jù)銷售額確定額度的費(fèi)用項(xiàng)目是交際費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)。交際費(fèi)超額度本期內(nèi)不予報(bào) 銷，運(yùn)輸費(fèi)超額度需向總部相關(guān)部門提出書面報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。 2.2.2 根據(jù)工作職務(wù)確定額度的費(fèi)用項(xiàng)目是手機(jī)費(fèi)。手機(jī)費(fèi)超額度部分不予報(bào)銷。 2.2.3 根據(jù)員工人數(shù)確定額度的費(fèi)用項(xiàng)目是辦公費(fèi)。辦公費(fèi)超額度部分本期內(nèi)不予報(bào)銷 。 3. 行政管理 3.1 定義 行政管理是指：費(fèi)用報(bào)銷人在費(fèi)用產(chǎn)生前，采用口頭或書面的形式向行政領(lǐng)導(dǎo)提出本 次費(fèi)用計(jì)劃，經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)同意后，產(chǎn)生的費(fèi)用方能按費(fèi)用報(bào)銷流程到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷費(fèi) 用。 3.2 具體實(shí)施 3.2.1 單項(xiàng)費(fèi)用金額≥200元必須采用書面申請。無批準(zhǔn)的書面申請，在報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)部門 作退回處理。 3.2.2 行政領(lǐng)導(dǎo)級(jí)次：職員→部門經(jīng)理→總經(jīng)辦→總經(jīng)理。 3.3 行政管理審批權(quán)限 3.3.1 單項(xiàng)費(fèi)用≤500元，由各部門、各業(yè)務(wù)單位經(jīng)理審批。 3.3.2 單項(xiàng)費(fèi)用≤2,000元，總部由胡繼遵審批，南區(qū)由歸海審批，北區(qū)由鐘薇審批。 3.3.3 單項(xiàng)費(fèi)用＞2,000元，由總經(jīng)理審批。 4. 其他變動(dòng)費(fèi)用 其他變動(dòng)費(fèi)用項(xiàng)目是：交通費(fèi)、車管費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、裝修費(fèi)、傭金、除手機(jī)費(fèi)外的其他 通訊費(fèi)。 5. 相對(duì)固定費(fèi)用 除上述變動(dòng)性費(fèi)用項(xiàng)目外的所有費(fèi)用均列入相對(duì)固定費(fèi)用，采用預(yù)算管理方法。 3. 費(fèi)用內(nèi)容及管理分類。 |管理方法|費(fèi)用項(xiàng)目 |費(fèi)用內(nèi)容 | |預(yù)算管理|業(yè)務(wù)單位 |招待客人的餐費(fèi)、禮品、娛樂活動(dòng)、旅游景點(diǎn)門 | |額度管理|的交際費(fèi) |票等 | | |手機(jī)費(fèi) |因工作需要而實(shí)際已支付的手機(jī)費(fèi) | | |辦公費(fèi)-其 |日常辦公支出，如購買紙筆、印制名片等 | | |他辦公用品| | | |運(yùn)輸費(fèi) |公司承擔(dān)的發(fā)貨費(fèi)、取貨費(fèi)、送貨費(fèi)、維修運(yùn)費(fèi) | | | |等 | |預(yù)算管理|職能部門 |招待客人的餐費(fèi)、禮品、娛樂活動(dòng)、旅游景點(diǎn)門 | |行政管理|的交際費(fèi) |票等 | | |差旅費(fèi) |出差的在途車費(fèi)、住宿費(fèi)宿、市內(nèi)交通費(fèi)、出差 | | | |生活補(bǔ)貼 | | |交通費(fèi) |市內(nèi)出差、辦事所花費(fèi)車費(fèi) | | |車管費(fèi) |車輛花費(fèi)費(fèi)用，如：汽油、養(yǎng)路費(fèi)分?jǐn)?、過橋路 | | | |費(fèi)等 | | |會(huì)務(wù)費(fèi) |參加各種會(huì)議而單獨(dú)列明的費(fèi)用（費(fèi)用由總部負(fù) | | | |擔(dān)的除外） | | |裝修費(fèi) |辦公場地、倉庫等的裝修費(fèi)用 | | |傭金 |支付的代理費(fèi)用 | | |其他通訊費(fèi)|除移動(dòng)通訊費(fèi)之外的其他通訊費(fèi) | | |廣告費(fèi) |支付媒體廣告；宣傳用資料、小禮品、展示攤位 | | | |費(fèi)等 | |預(yù)算管理|除上述變動(dòng)性費(fèi)用項(xiàng)目外的所有費(fèi)用項(xiàng)目均列入相對(duì)固定費(fèi)用| 4. 費(fèi)用報(bào)銷單填列規(guī)范。 1. 費(fèi)用報(bào)銷單必須用藍(lán)、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針 串別。不符合規(guī)定的，財(cái)務(wù)部門作退回處理。 2. 報(bào)銷的原始發(fā)票要求是正規(guī)發(fā)票，確實(shí)無法取得，可以采用《付款憑單》代替，但需寫明 原因，且金額不得超過100元。發(fā)票級(jí)次：增值稅發(fā)票-普通發(fā)票-正式收據(jù)。 3. 對(duì)其他部門委托辦理的事項(xiàng)，費(fèi)用需由委托部門承擔(dān)的，報(bào)銷單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，并 經(jīng)委托部門經(jīng)理簽字確認(rèn),無委托部門經(jīng)理簽字的,費(fèi)用記入經(jīng)辦部門賬。 4. 報(bào)銷單據(jù) 4.1 使用說明 |單據(jù)名稱 |使用說明 | |《差旅費(fèi)報(bào)銷單》 |差旅費(fèi)報(bào)銷（車、船、飛機(jī)票、住宿費(fèi)等）。 | |《支出證明單》 |非差旅費(fèi)的日常費(fèi)用的報(bào)銷。出差過程中的交際費(fèi)| | |和手機(jī)費(fèi)補(bǔ)貼也分別單獨(dú)填寫《支出證明單》。 | |《原始憑證粘貼單》|對(duì)小票較多，按類別分層次粘貼，附在前2種報(bào)銷 | | |單后面。 | |《借支（暫付）單》|個(gè)人差旅費(fèi)暫借款。 | |《請款單》 |各類貨款和代墊款項(xiàng)的支付，其他金額較大的日常| | |費(fèi)用支付。 | 4.2 《請款單》使用注意事項(xiàng) 4.2.1 各項(xiàng)貨款的請款必須附加采購合同、入庫單、費(fèi)用明細(xì)清單作為審核依據(jù)。 4.2.2 辦公場地、倉庫等租賃合同必須報(bào)財(cái)務(wù)部備案，作為租賃費(fèi)支出依據(jù)。 4.2.3 《請款單》的審批權(quán)限，等同于“二、費(fèi)用管理方法”中的權(quán)限?？偛肯逻_(dá)的直接支 付給供應(yīng)商的《付款通知書》除外。 4.2.4 《請款單》的大額日常費(fèi)用（≥1,000元）支付，以支票形式為主。 5. 費(fèi)用報(bào)銷的步驟和流程。 1. 總部所有報(bào)銷的費(fèi)用均須由總經(jīng)辦主任胡繼遵審批簽字，其中：業(yè)務(wù)部、拓展部、各辦 事處的差旅費(fèi)、交際費(fèi)還須營管部經(jīng)理張浩洲審批簽字。 2. 步驟 2.1 判斷所發(fā)生的費(fèi)用：有無預(yù)算？無預(yù)算或超預(yù)算，走“超預(yù)算部分審批權(quán)限”。 2.2 判斷所發(fā)生的費(fèi)用：屬哪種管理方法？ 2.2.1 如屬“管理方法①”判斷是否超額度，若超額度不予報(bào)銷。 2.2.1 如屬“管理方法②”判斷是否經(jīng)過“行政管理”，單項(xiàng)費(fèi)用金額≥200元是否有批準(zhǔn)的 書面申請？ 3. 流程 詳見費(fèi)用報(bào)銷流程附件 6. 借支規(guī)定。 1. 公司不開放除差旅費(fèi)外的其他各種個(gè)人借款。 2. 個(gè)人差旅費(fèi)借款，需憑批準(zhǔn)后的《出差申請單》進(jìn)行申請。 2.1 個(gè)人差旅費(fèi)借款的審批權(quán)限，按“二、管理方法---- 行政管理”中的“行政領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限”執(zhí)行。 2.2 職員差旅費(fèi)借款，最高限額為1,500元。 2.3 部門主管差旅費(fèi)借款，最高限額為2,500元。 7. 差旅費(fèi)。 差旅費(fèi)采用預(yù)算管理和行政管理兩管理種方法。 所謂差旅費(fèi)的行政管理是指①是否填寫《出差申請單》，并經(jīng)相應(yīng)行政級(jí)別批準(zhǔn)（公司 統(tǒng)一組織的出差除外）；②產(chǎn)生的費(fèi)用是否按行政級(jí)別審批。 1. 外埠出差 1.1 外埠出差的差旅費(fèi)是指因公需要，到外埠出差發(fā)生的費(fèi)用，包括在途交通費(fèi)、出差生 活補(bǔ)貼、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)。 1.2 出差期間的交際費(fèi)不列入差旅費(fèi)報(bào)銷單，另行單獨(dú)填寫《支出證明單》，與差旅費(fèi)同時(shí) 報(bào)銷。若出差期間的交際費(fèi)，不與差旅費(fèi)同時(shí)報(bào)銷，在另行報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)部門作退 回處理。 1.3 對(duì)不享受手機(jī)費(fèi)月報(bào)銷額度≥100元/月的人員，出差期間的手機(jī)費(fèi)補(bǔ)貼，也另行單獨(dú) 填寫《支出證明單》，與差旅費(fèi)同時(shí)報(bào)銷。 1.4 外埠出差，必須先填《出差申請單》，根據(jù)需要，憑批準(zhǔn)后的《出差申請單》和《借支（ 暫付）單》借支差旅費(fèi)。 1.5 出差回公司后，在2個(gè)工作日內(nèi)，持《出差申請單》，到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)，無特 殊原因未在2天內(nèi)報(bào)銷差旅費(fèi)的，其差旅費(fèi)節(jié)約部分不再補(bǔ)貼給出差人，返回公司 時(shí)間以回程車、船票時(shí)間為準(zhǔn)。 1.6 在途交通費(fèi) 1.6.1 乘火車10小時(shí)內(nèi)可以到達(dá)的，原則上不得乘坐飛機(jī)和軟臥；乘火車5小時(shí)內(nèi)可到 達(dá)的，以硬座為準(zhǔn)，不得乘坐硬臥。未經(jīng)批準(zhǔn)，超標(biāo)部分個(gè)人自理。 1.6.2 在途交通費(fèi)按路途時(shí)間、職務(wù)級(jí)別的乘坐標(biāo)準(zhǔn)，給予報(bào)銷。乘坐火車、長途汽車 ，符合乘坐臥鋪條件而不買臥鋪的，給予票價(jià)的40%補(bǔ)助。 1.6.3 在途交通費(fèi)還包括： 1. 飛機(jī)場至賓館的往返出租車費(fèi)。 2. 機(jī)場建設(shè)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)。 1.7 出差生活補(bǔ)貼 出差生活補(bǔ)貼按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、出差天數(shù)給予補(bǔ)助。 1.7.1 出差天數(shù)以中午12:00為界限，以車、船票的時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)。 1.7.2 出發(fā)時(shí)間≤12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天。 1.7.3 到達(dá)時(shí)間＞12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天。 1.7.4 部門主管以上級(jí)別人員到公司業(yè)務(wù)單位所在地出差，期間接受業(yè)務(wù)單位接待的， 則生活補(bǔ)貼不予發(fā)放。 1.7.5 參加各種會(huì)議、培訓(xùn)，期間的生活補(bǔ)貼、市內(nèi)交通費(fèi)不予發(fā)放。 1.7.6 出差期間如有餐費(fèi)支出，則該天的出差生活補(bǔ)貼減半發(fā)放，判斷的標(biāo)準(zhǔn)是餐費(fèi)發(fā) 票號(hào)是否相連，如發(fā)票號(hào)是兩組號(hào)碼，則算兩天，依次類推。 1.8 住宿費(fèi) 住宿費(fèi)按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、職務(wù)級(jí)別給予報(bào)銷。節(jié)約或超過標(biāo)準(zhǔn)的部分，公司個(gè)人均四六分 擔(dān)，（即公司40%，個(gè)人60%）。 1.8.1 出差同行人員中職務(wù)級(jí)別不一致，其他同行人員可享受最高級(jí)別人員的住宿標(biāo)準(zhǔn) 。但超過最高級(jí)別住宿標(biāo)準(zhǔn)的部分仍須四六分擔(dān)。 1.8.2 出差人員如為單數(shù)，或同行人員中有異性，住宿費(fèi)可以按標(biāo)準(zhǔn)乘以2的范圍內(nèi)報(bào) 銷，超出部分四六分擔(dān)，如住宿包間未超過住宿標(biāo)準(zhǔn)，則出差人員仍可享受節(jié) 約歸己部分。 1.8.3 住宿費(fèi)按實(shí)際住宿天數(shù)平均計(jì)算，以車船票的時(shí)間為準(zhǔn)。 1.9 市內(nèi)交通費(fèi) 市內(nèi)交通費(fèi)（含出租車費(fèi)）按地區(qū)包干使用，不再憑據(jù)報(bào)銷。市內(nèi)交通費(fèi)包括除飛機(jī) 票、火車票、輪船票、長途汽車票及有關(guān)機(jī)場費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)以外的所有交通費(fèi)用，未 能認(rèn)定為長途汽車票的一律視同市內(nèi)交通費(fèi)。 1.9.1 出差人員因病在外地住院，期間的市內(nèi)交通費(fèi)不再發(fā)放，生活補(bǔ)貼視同出差。 1.9.2 長期駐外人員（指在同一城市、連續(xù)出差≥15天），期間的市內(nèi)交通費(fèi)不實(shí)行包 干制，按實(shí)報(bào)銷。 1.9.3 公司人員自備車外埠出差，期間的市內(nèi)交通費(fèi)不再發(fā)放。 1.10 出差人員趁出差之便，事先經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)就近返家省親辦事的，其繞道車船費(fèi)扣 除直線單程車船費(fèi)，多開支的部分由個(gè)人自理。不報(bào)銷繞道和在家期間的出差生活 補(bǔ)貼、住宿費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)。 1.11 出差人員因游覽或非工作需要的參觀而開支的一切費(fèi)用均個(gè)人自理。 2. 本市出差（列入“交通費(fèi)”費(fèi)用項(xiàng)目） 2.1 本市出差（或辦事）僅有市內(nèi)交通費(fèi)，無在途交通費(fèi)、出差生活補(bǔ)貼、住宿費(fèi)項(xiàng)目。 在會(huì)計(jì)費(fèi)用科目中列入“交通費(fèi)”，報(bào)銷人填寫《支出證明單》。 2.2 市內(nèi)交通費(fèi)按實(shí)報(bào)銷，原則上以公交車、地鐵為主，無特殊情況不得乘坐出租車；若 有特殊情況的，事先向主管經(jīng)理提出申請，批準(zhǔn)后方可乘坐。 2.3 因工作需要而加班或外出辦事的，時(shí)間在8:00前或22:00后，可乘坐出租車。 2.4乘坐出租車的，在報(bào)銷車費(fèi)時(shí)，須在出租車票空白處，寫明①乘坐原因②起訖地點(diǎn)， 不寫明①②兩項(xiàng)內(nèi)容的，在報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)部...
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