某大型集團(tuán)公司行政管理制度
集 團(tuán) 行政管理制度 二○○四年三月 目 錄 第一篇 行政管理制度 1 第一章 制度建設(shè)基本規(guī)定 1 第二章 一般行政管理規(guī)定 2 第一節(jié) 公文管理規(guī)定 2 第二節(jié) 印章管理規(guī)定 5 第三節(jié) 檔案管理規(guī)定 8 第四節(jié) 保密管理規(guī)定 10 第五節(jié) 會(huì)議組織管理規(guī)定 13 第六節(jié) 臺(tái)帳管理規(guī)定 14 第七節(jié) 值班管理規(guī)定 15 第八節(jié) 安全保衛(wèi)管理規(guī)定 16 第九節(jié) 保安管理規(guī)定 17 第十節(jié) 基本信息管理規(guī)定 18 第十一節(jié) 資產(chǎn)管理規(guī)定 19 第十二節(jié) 辦公用品管理規(guī)定 22 第十三節(jié) 電腦管理規(guī)定 23 第十四節(jié) 司機(jī)、車輛管理規(guī)定 24 第十五節(jié) 圖書管理規(guī)定 26 第十六節(jié) 通訊費(fèi)用管理規(guī)定 27 第十七節(jié) 出差管理規(guī)定 28 第十八節(jié) 辦公區(qū)管理規(guī)定 30 第十九節(jié) 員工著裝管理規(guī)定 32 第二十節(jié) 接待工作管理規(guī)定 32 第二十一節(jié) 罰則 34 第三章 行政費(fèi)用預(yù)算管理規(guī)定 37 第一節(jié) 總則 37 第二節(jié) 預(yù)算的編制及審批 37 第三節(jié) 執(zhí)行 38 第四節(jié) 監(jiān)控 38 第五節(jié) 賬務(wù)處理 39 第六節(jié) 附則 39 第四章 行政費(fèi)用預(yù)算管理實(shí)施細(xì)則 40 第一節(jié) 預(yù)算的編制及審批 40 第二節(jié) 執(zhí)行 41 第三節(jié) 監(jiān) 控 42 第四節(jié) 帳務(wù)處理 43 第五節(jié) 獎(jiǎng)懲規(guī)定 43 第五章 獎(jiǎng)懲管理規(guī)定 46 第一節(jié) 總則 46 第二節(jié) 獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定 46 第三節(jié) 懲罰規(guī)定 48 第四節(jié) 獎(jiǎng)懲權(quán)限 51 第五節(jié) 獎(jiǎng)懲程序 52 第六節(jié) 獎(jiǎng)懲管理與監(jiān)督 52 第六章 附則 53 第二編 附 表 54 第一篇 行政管理制度 第一章 制度建設(shè)基本規(guī)定 1. 目的：加強(qiáng)大型項(xiàng)目的制度建設(shè)，健全管理體系。 2. 適用范圍：大型項(xiàng)目管理中心、項(xiàng)目籌建處、大型項(xiàng)目。 3. 適用時(shí)間：包括鋼鐵、火電、高速公路等大型項(xiàng)目籌建期。 4. 制度建設(shè)的負(fù)責(zé)部門： 原則性制度由大型項(xiàng)目管理中心的各職能部門制定； 籌建處的各項(xiàng)制度及實(shí)施細(xì)則，由各籌建處職能部門根據(jù)原則性制度進(jìn)行編寫， 各項(xiàng)目的職能部門提供必要的配合。 5. 制度審批： 管理中心各項(xiàng)原則性制度，由集團(tuán)相關(guān)職能部門、監(jiān)事會(huì)、分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批； 籌建處各項(xiàng)制度及實(shí)施細(xì)則，由管理中心相關(guān)職能部門審核，監(jiān)事會(huì)、集團(tuán)分管 領(lǐng)導(dǎo)審批。 6. 制度解釋：對(duì)于制度實(shí)施過程中因產(chǎn)生爭(zhēng)議而需要作出解釋的，解釋權(quán)歸于集 團(tuán)。 7. 制度修改：由集團(tuán)相關(guān)職能部門，會(huì)同大型項(xiàng)目管理中心、籌建處職能部門共 同進(jìn)行。 8. 制度終止：權(quán)力歸于集團(tuán)。 第二章 一般行政管理規(guī)定 第一節(jié) 公文管理規(guī)定 第一條 公文定義：指與政府職能部門、相關(guān)單位間傳送的文件，以及內(nèi)部各單位相互傳送的各 類文件（包括會(huì)議紀(jì)要）、制度規(guī)范（不含合同類文件）。 第二條 公文種類主要有： 一、命令（令） 適用于依照有關(guān)制度和規(guī)定，宣布施行重大強(qiáng)制性執(zhí)行行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人 員。 二、 決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng) 、人事任免。 三、公告 適用于向集團(tuán)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者決定事項(xiàng)。 四、通告 適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 五、通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級(jí)單 位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、人事任免。 六、通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者反映重要情況。 七、報(bào)告 適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢問（包括審計(jì)報(bào)告）。 八、請(qǐng)示 適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 九、 批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。 十、會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng),會(huì)議紀(jì)要在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)整理完 畢，并分發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門。 第三條 公文處理的原則：快速、準(zhǔn)確、安全、保密。 第四條 公文處理的主要工作：包括發(fā)文、收文、傳遞、批示、承辦、跟蹤催辦、歸檔等工作。 第五條 公文協(xié)調(diào)處理部門：各級(jí)綜合部。 第六條 各級(jí)單位除綜合部以外其他部門不得對(duì)外正式行文。 第七條 發(fā)文： 一、擬稿：按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的，由主辦部門牽頭擬 辦，有關(guān)部門會(huì)簽。稿件需填寫《擬文稿紙》作面頁，按規(guī)定要求擬稿。 二、編號(hào)：公文字號(hào)格式和文種代號(hào)統(tǒng)一規(guī)定。 三、格式：公司內(nèi)部所有公文需遵從《廣東珠江投資有限公司公文格式規(guī)定》。 四、會(huì)簽：公文的會(huì)簽由發(fā)文單位負(fù)責(zé)人決定會(huì)簽次序；不同單位聯(lián)合發(fā)文由該等單 位的共同主管領(lǐng)導(dǎo)決定會(huì)簽次序；制度的頒發(fā)由發(fā)文單位及制度所涉及單位的共同主管 領(lǐng)導(dǎo)決定會(huì)簽次序。會(huì)簽文件及其附件由綜合部蓋騎縫章后使用《會(huì)簽表》進(jìn)行會(huì)簽。 五、簽發(fā)權(quán)限：各單位間知會(huì)性公文，以及各單位對(duì)內(nèi)發(fā)文，由該單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)； 人事任免通知，按人事管理權(quán)限簽發(fā)；重要對(duì)外文件（如對(duì)政府函件），由管理中心總 經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)；以籌建處名義發(fā)文，需經(jīng)過籌建處總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)； 以項(xiàng)目名義發(fā)文，由項(xiàng)目總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)。公文簽發(fā)授權(quán)應(yīng)將授權(quán)證明文件送 本級(jí)綜合部備案。 六、打??； 七、蓋章：手續(xù)完備，由綜合部蓋章。 八、發(fā)文：綜合部應(yīng)對(duì)每份發(fā)文建立臺(tái)帳，做好發(fā)文登記工作；由承辦部門自行送達(dá) 的文件，應(yīng)在檔案室辦理登記、簽收。 九、制度頒發(fā)必須經(jīng)過會(huì)簽程序，經(jīng)負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由綜合部門頒發(fā)，并送上 一級(jí)單位備案。 十、凡上報(bào)公文需經(jīng)協(xié)調(diào)處理批轉(zhuǎn)的，不得直接送交上級(jí)單位，由綜合部統(tǒng)一登記批 轉(zhuǎn)，上報(bào)集團(tuán)公司文件統(tǒng)一由管理中心綜合部門登記、傳遞。 第八條 收文： 一、登記：綜合部收到文件后，對(duì)來文進(jìn)行編號(hào)、備份（外單位來文）。 二、批轉(zhuǎn)：綜合部根據(jù)來文內(nèi)容、性質(zhì)在《文件閱辦表》（見附件二）上提出擬辦意見 并確定公文緊急程度，送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示或批轉(zhuǎn)其他單位承辦。對(duì)需送多位領(lǐng)導(dǎo)批示的公 文，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由后向前傳批。 三、收文工作應(yīng)在4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)完成。 第九條 傳遞：有關(guān)公文需經(jīng)相關(guān)單位傳閱，各單位應(yīng)在4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)簽閱完畢并送回綜合部； 對(duì)需送多位領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后遞送。 第十條 批示： 一、公文批示時(shí)，對(duì)有具體辦理事項(xiàng)的，批示人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期 ，其他批示人簽閱視為同意；沒有具體辦理事項(xiàng)的，簽閱表示閱知。 二、批示人不能親自批示（如開會(huì)、外出等），由綜合部負(fù)責(zé)電話聯(lián)系，并根據(jù)電話 記錄代為簽署意見，事后，由批示人補(bǔ)簽。 三、“普通”公文應(yīng)在8個(gè)工作小時(shí)內(nèi)批示完畢；“緊急”類公文應(yīng)在4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)批示 完畢；“加急”公文應(yīng)隨到隨批，必要時(shí)可以集體商榷。如承辦事項(xiàng)復(fù)雜，時(shí)限可適當(dāng)延 長(zhǎng)，但不得超過規(guī)定時(shí)限的兩倍。 第十一條 承辦：有關(guān)公文事項(xiàng)承辦單位按上級(jí)公文規(guī)定或按領(lǐng)導(dǎo)批示確定；如有多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)批示按 級(jí)別最高的領(lǐng)導(dǎo)指示確定。 第十二條 跟蹤催辦：綜合部應(yīng)對(duì)由其發(fā)出或接收的每份公文建立臺(tái)帳，登記公文處理情況，并做 好公文催辦工作。 第十三條 立卷及歸檔：各單位應(yīng)對(duì)公文按編號(hào)進(jìn)行分類登記，并將公文的編號(hào)、時(shí)間、內(nèi)容、處 理情況等輸入電腦以便查證。 公文辦理完畢后，應(yīng)按照公文在形成過程中的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等立卷， 并保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映工作情況，便于保管和利用。 立卷后的公文應(yīng)按公司《檔案管理制度》要求移交公司檔案管理部門，并把復(fù)印件送各會(huì) 簽單位。 公文處理情況應(yīng)每季度匯總送管理中心綜合部備案。內(nèi)容包括發(fā)文、文件閱辦（包括 處理結(jié)果）等。 第二節(jié) 印章管理規(guī)定 第十四條 印章刻制及啟用：各級(jí)單位刻制及啟用印章，必須經(jīng)集團(tuán)分管行政副總經(jīng)理核準(zhǔn)，并由 集團(tuán)總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理刻制及啟用事宜。 第十五條 領(lǐng)?。河≌卤９苋藛T根據(jù)本規(guī)定從綜合部門領(lǐng)取需自己保管的印章并簽收備案。 第十六條 分類：印章分為公司公章（印章）、部門章和業(yè)務(wù)章，在籌建期，除財(cái)務(wù)部外不刻制其 他部門章。 第十七條 保管：根據(jù)印章的使用功能，印章分別由各級(jí)相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。 一、由管理中心綜合部集中統(tǒng)一保管的公章： 1、管理中心、籌建處、各項(xiàng)目公章(籌建處及各項(xiàng)目的公章，待相關(guān)制度完善后， 經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意，可將公章移交)； 2、管理中心、籌建處、各項(xiàng)目合同專用章（籌建處及各項(xiàng)目的合同專用章，待相關(guān) 制度完善后，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意，可將公章移交）； 3、尚未移交給下屬單位的印章； 4、管理中心各部門的印章。 二、由各籌建處綜合部集中統(tǒng)一保管的公章： 1. 經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意，轉(zhuǎn)交的印章； 三、由各項(xiàng)目綜合部門集中統(tǒng)一保管的公章： 1、經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意，轉(zhuǎn)交的印章； 四、業(yè)務(wù)章的由相關(guān)職能部門進(jìn)行保管。 第十八條 公章的使用范圍及審批： 一、對(duì)外使用范圍及審批： 1、在管理中心，對(duì)外公文使用公章，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽（上報(bào)省、市政府及政府 有關(guān)部門的文件資料須經(jīng)管理中心綜合部負(fù)責(zé)人審核），分管副總及行政副總以上領(lǐng)導(dǎo) 審定，方可用章，重要文件用章前須經(jīng)總經(jīng)理審定； 2、各籌建處、項(xiàng)目，對(duì)外公文使用公章，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽（上報(bào)省、市政府及 政府有關(guān)部門的文件資料須經(jīng)籌建處綜合部負(fù)責(zé)人審核），分管副總及行政管線副總（ 特殊情況管理中心總經(jīng)理助理以上其他領(lǐng)導(dǎo)）以上領(lǐng)導(dǎo)審定，方可用章；若管理中心、 籌建處、項(xiàng)目需用到集團(tuán)公章，需經(jīng)過管理中心總經(jīng)理、集團(tuán)分管行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)， 方可用章； 3、辦理證件使用鋼印，須由綜合部門負(fù)責(zé)人審簽，方可用章； 4、原則上所有合同和協(xié)議須按照《合同訂立實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定執(zhí)行，會(huì)審手續(xù)齊全方 可蓋章。特殊情況下，未經(jīng)過合同會(huì)審程序,只有管理中心、籌建處分管副總經(jīng)理及行政 副總經(jīng)理在《用章審批表》上簽字同意用章的合同及協(xié)議，也須經(jīng)管理中心、籌建處法律 部門對(duì)合同或協(xié)議條款審核無誤后，方可用章； 5、對(duì)外常規(guī)業(yè)務(wù)（各種年檢、年審、報(bào)建、招投標(biāo)、工程資料等）使用公章，須經(jīng) 管理中心或籌建處總經(jīng)理審簽，方可用章； 6、銀行新開賬戶，經(jīng)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部審批，方可用章； 7、所有財(cái)務(wù)、稅務(wù)登記報(bào)表（包括對(duì)外提供有關(guān)資料），統(tǒng)一由管理中心或籌建處 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審簽，方可用章； 8、凡涉及財(cái)產(chǎn)抵押、財(cái)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、貸款、借款、擔(dān)保的法定代表人委托書、法人代表 證明書，須經(jīng)管理中心總經(jīng)理審簽，方可用章； 9、未經(jīng)集團(tuán)及管理中心領(lǐng)導(dǎo)小組授權(quán)批準(zhǔn)，擅自進(jìn)行投資經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，對(duì)外擔(dān)保，對(duì) 外借貸款，對(duì)外簽訂合同等活動(dòng)，印章管理人員不得蓋章。 二、法人章（公章）對(duì)內(nèi)的使用范圍及審批： 1、管理中心重要文件的發(fā)布、重大人事任免等用章，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核，主管 行政副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章； 2、各籌建處重要文件的發(fā)布、重大人事任免等用章，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核，主管 行政副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章； 3、各項(xiàng)目對(duì)內(nèi)發(fā)文由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽發(fā)（領(lǐng)導(dǎo)特別交待的除外），方可用章。 4、管理中心、籌建處的一般內(nèi)部發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人簽字，綜合部負(fù)責(zé)人審核，方 可用章。 第十九條 業(yè)務(wù)章的使用范圍及審批： 一、業(yè)務(wù)章的使用范圍： 1、財(cái)務(wù)專用章用于辦理有關(guān)銀行業(yè)務(wù)； 2、發(fā)票專用章用于開具發(fā)票業(yè)務(wù)； 3、工程專用章用于：工程修改通知單、工程類會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部竣工初驗(yàn)；工程方面 資料：圖紙、會(huì)審記錄、預(yù)結(jié)算報(bào)告；工程方面對(duì)關(guān)聯(lián)單位、部門的往來文件； 二、業(yè)務(wù)章使用的審批： 1、財(cái)務(wù)專用章和發(fā)票專用章須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后方可用章； 2、工程專用章須由項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)人審核（工程修改通知單、圖紙、會(huì)審紀(jì)要必須 由主管設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人審核），再由各項(xiàng)目總經(jīng)理審批。 第二十條 有關(guān)公文經(jīng)簽發(fā)人簽發(fā)，可使用《擬文稿紙》申請(qǐng)用章，不須使用《用章審批表》申請(qǐng)用章 。 第二十一條 管理中心、籌建處、各項(xiàng)目自行保管的部門章（業(yè)務(wù)章），在本細(xì)則所規(guī)定的范圍內(nèi)使 用，如超出本制度所規(guī)定的范圍使用的，經(jīng)辦人及該單位主要負(fù)責(zé)人必須承擔(dān)責(zé)任和連 帶責(zé)任。 第二十二條 使用印章必須嚴(yán)格按照有關(guān)用章審批程序執(zhí)行，手續(xù)不全者嚴(yán)禁用章。 第二十三條 除本辦法第八條規(guī)定之外，所有公文用章，須填寫《用章審批表》，按照審批權(quán)限審批后 ，方可用章。 第二十四條 用章前印章管理人員須認(rèn)真審核，明確了解用章的內(nèi)容和目的及用印的文件份數(shù)，確認(rèn) 符合用章手續(xù)后，由經(jīng)辦人在用章登記簿上逐項(xiàng)登記后，方可用章。 第二十五條 凡符合集團(tuán)用章規(guī)定，會(huì)簽手續(xù)齊全的合同、協(xié)議、文件、資料等經(jīng)審核無誤后，按先 后緩急的順序，即接即蓋章，不得拖延用章時(shí)間。 第二十六條 各級(jí)印章管理人員對(duì)未經(jīng)核準(zhǔn)的文件，不得擅自用章；對(duì)不符合本管理辦法、《合同訂立 管理細(xì)則》或其他有關(guān)制度規(guī)定的，應(yīng)立即向綜合部負(fù)責(zé)人匯報(bào)，未經(jīng)同意，不得蓋章。 第二十七條 不得在空白憑證、...
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