某集團基于知識管理的辦公信息系統(tǒng)建議方案書
某集團 基于知識管理的辦公信息系統(tǒng) 建議方案書 （Ver 1.0） [pic] 深圳市藍凌管理咨詢支持系統(tǒng)有限公司 地址：深圳高新區(qū)中區(qū)麻雀嶺工業(yè)區(qū)7棟五樓A區(qū) http://www.landray.com.cn/ 電話：（0755）6710066，6710166，6710266 傳真：（0755）6710099 郵編：518057 客戶熱線：（0755）6710766 [pic] 深圳藍凌管理咨詢支持系統(tǒng)有限公司 地址：深圳高新區(qū)中區(qū)麻雀嶺工業(yè)區(qū)7棟五樓A區(qū) http://www.landray.com.cn/ 電話：（0755）6710066，6710166,6710266 傳真：（0755）6710099 郵編：518057 客戶熱線：（0755）6710766 版權(quán)聲明： (c)Copyright, All Rights Reserved. 2002, Ver1.0 by Landray, 2005年6月7日 此文稿中含有專有信息，任何個人或是組織在未得到書面授權(quán)前不得對此方案書中之 信息進行復(fù)制及電子化的任何形式轉(zhuǎn)播。 LANDRAY 是藍凌科技的注冊商標。 目 錄 第1章 項目概述 6 1.1 開發(fā)背景 6 1.2 用戶概況 7 1.3 知識管理策略 8 1.4 項目管理策略 12 1.4.1 第一期工程 13 1.4.2 第二期工程 14 1.5 系統(tǒng)設(shè)計原則 14 第2章 系統(tǒng)分析及設(shè)計 16 2.1 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu) 16 2.1.1 多層體系結(jié)構(gòu) 16 2.1.2 應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計 19 2.2 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺 20 2.2.1 硬件平臺方案 20 2.2.2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求 21 2.2.3 開發(fā)工具及策略 22 2.2.4 系統(tǒng)管理策略 22 2.3 系統(tǒng)特性設(shè)計 22 2.3.1 性能設(shè)計 23 2.3.2 可靠性設(shè)計 23 2.3.3 系統(tǒng)的開放性 25 2.3.4 系統(tǒng)的易用性 25 2.3.5 系統(tǒng)的可維護性 25 2.4 系統(tǒng)的安全性設(shè)計 26 2.4.1 系統(tǒng)安全模型設(shè)計 26 2.4.2 Domino 安全模式 28 2.4.3 物理安全性 29 2.4.4 網(wǎng)絡(luò)安全性 29 2.4.5 服務(wù)器安全性 30 2.4.6 應(yīng)用程序安全性 30 2.4.7 系統(tǒng)安全策略與方法 31 2.4.8 Internet安全與SSL加密 34 2.4.9 目錄服務(wù)與單次登陸 34 2.5 系統(tǒng)的集成 35 2.5.1 系統(tǒng)集成策略 35 2.5.2 與現(xiàn)有系統(tǒng)的信息共享 39 2.5.3 文檔遷移 39 2.5.4 郵件遷移 39 2.5.5 移動辦公的實現(xiàn) 39 第3章 某知識管理平臺功能 41 3.1 基于知識管理的行政辦公系統(tǒng)（OA） 41 3.1.1 電子郵件 41 3.1.2 短信與移動辦公 43 3.1.3 名片管理 43 3.1.4 日程管理 43 3.1.5 計劃總結(jié) 44 3.1.6 部門計劃管理 44 3.1.7 會議管理 44 3.1.8 任務(wù)分派 45 3.1.9 審批流程 45 3.1.10 項目協(xié)作 45 3.1.11 考勤管理 46 3.1.12 公文管理 46 3.1.13 領(lǐng)導行程 47 3.2 基于知識管理的人力資源管理系統(tǒng) 47 3.2.1 人事檔案管理 47 3.2.2 人力資源制度 48 3.2.3 網(wǎng)上調(diào)查 48 3.2.4 培訓系統(tǒng) 49 3.2.5 考試系統(tǒng) 50 3.2.6 員工活動管理 50 3.2.7 內(nèi)部招聘管理 51 3.3 企業(yè)文化社區(qū) 51 3.3.1 企業(yè)新聞 51 3.3.2 文化窗口 52 3.3.3 企業(yè)規(guī)范 52 3.3.4 企業(yè)精英 52 3.3.5 企業(yè)論壇 52 3.3.6 賀卡系統(tǒng) 53 3.3.7 電子期刊 53 3.4 企業(yè)設(shè)備與資源管理 53 3.4.1 車輛管理 53 3.4.2 固定資產(chǎn)管理 54 3.4.3 資源借用 54 3.4.4 圖書資料管理 55 3.5 經(jīng)驗知識與推進 55 3.5.1 案例管理 55 3.5.2 知識地圖 56 3.5.3 專家地圖 56 3.5.4 知識推進 56 3.5.5 協(xié)作空間(TeamRoom) 57 3.5.6 ISO文件控制系統(tǒng) 57 3.6 系統(tǒng)管理與核心服務(wù) 58 3.6.1 常用資料 58 3.6.2 中心系統(tǒng)配置管理 58 3.6.3 門戶主頁系統(tǒng) 59 3.6.4 訂閱機制系統(tǒng) 60 3.6.5 催辦機制系統(tǒng) 60 3.6.6 技術(shù)支持系統(tǒng) 60 3.7 第二期系統(tǒng)規(guī)劃 61 3.7.1 某公司知識門戶 61 3.7.2 綜合文檔管理 62 3.7.3 商務(wù)協(xié)作應(yīng)用 64 3.7.4 實時協(xié)作和虛擬會議 65 3.7.5 知識發(fā)現(xiàn)和挖掘 65 第4章 實施方案 66 第5章 附件 66 5.1 藍凌簡介與成功案例介紹 66 5.2 某集團OA需求（初稿） 66 項目概述 1 開發(fā)背景 在充分競爭的市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)由于受到各種不同的挑戰(zhàn)與威脅，開始進行體制 改革，從裁員到流程再造、到學習型企業(yè)，不斷地以滿足市場需求為目標，調(diào)整其生產(chǎn) 服務(wù)流程與組織結(jié)構(gòu)。隨著90年代初期互聯(lián)網(wǎng)的推廣，美國企業(yè)從內(nèi)部信息與知識共享 轉(zhuǎn)變?yōu)楹献骰锇橹g的信息與知識共享。在這十多年的改革里程中，企業(yè)逐步通過改變 信息在企業(yè)內(nèi)部的流通提推進到對知識開發(fā)與利用，最終產(chǎn)生了知識管理理念。 管理信息系統(tǒng)（MIS）是傳統(tǒng)金字塔組織結(jié)構(gòu)的信息解決方案。在金字塔的組織結(jié)構(gòu) 中，企業(yè)被按工作職能分外若干部門，每個部門再繼續(xù)根據(jù)按細化的職能設(shè)立下屬機構(gòu) ，直到員工個人。在這種組織結(jié)構(gòu)中，每一層都向上一層負責，任務(wù)由最高層進行分工 ，然后一層一層的下派，反過來基層信息則一層一層上報，每通過一個層次，信息都要 經(jīng)過篩選、分析、總結(jié)。橫向信息流通非常有限，只有在職責范圍內(nèi)與同級的一些溝通 。MIS的目的就是要有效的把企業(yè)各層的信息系統(tǒng)的收集匯總上報，然后把企業(yè)的工作計 劃，預(yù)算計劃逐層下傳。 在工業(yè)化初期，多數(shù)工人缺少基本教育，管理層也多是從基層提升的，為了能夠更好 的進行企業(yè)管理，職能必須要進行細分，并通過這種機制培養(yǎng)專業(yè)能力。然而，在70年 代后期，與80年代初期，許多企業(yè)的組織機構(gòu)已經(jīng)過度膨脹，官僚現(xiàn)象比比皆是，直接 導致無法快速的對市場變化進行反應(yīng)。 當經(jīng)過一段恐慌與無效的調(diào)整后，許多領(lǐng)先的企業(yè)不得不重新考慮企業(yè)的經(jīng)營目標。 最終，通過服務(wù)滿足市場需求被定為企業(yè)的經(jīng)營目標。隨之，這些企業(yè)開始重新設(shè)計服 務(wù)流程，以快速、高質(zhì)、低成本為衡量參數(shù)。流程設(shè)計打破傳統(tǒng)企業(yè)中部門之間的隔閡 ，通過各部門在各個層次的合作，尤其是強調(diào)在基層之間服務(wù)客戶的工作中的合作。這 種新的服務(wù)工作流程打破了傳統(tǒng)的信息流程，要求企業(yè)內(nèi)部員工在每天的工作中與不同 部門中不同等級員工進行交流。超量的縱、橫、斜向與多元的信息流對企業(yè)的信息解決 方案提出了前所未有的挑戰(zhàn)，而應(yīng)之的是企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）。 ERP系統(tǒng)依據(jù)市場需求，通過協(xié)調(diào)企業(yè)資源（包括生產(chǎn)、設(shè)計、人力、資金、庫存等 ）進行整體安排，保證企業(yè)以最快、最好從而比競爭對手更成本的滿足市場需求。 隨著美國企業(yè)逐步進行BPR并采用ERP系統(tǒng)，企業(yè)必須將競爭提升到另一個高度。隨著 市場變化的加速，任何一個BPR解決方案有可能在短期失去其競爭優(yōu)勢，而企業(yè)也需不斷 的對其服務(wù)工作流程進行改造。這種不斷的變化也就導致了學習型企業(yè)的管理概念。學 習型企業(yè)要求企業(yè)的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)必須保持足夠的靈活性，而員工也要能夠根據(jù)市場的 變化調(diào)整工作流程。學習型組織不光要求企業(yè)內(nèi)部有非常暢通的信息流，還要求員工掌 握必要的知識以利用信息。學習型企業(yè)成功的關(guān)鍵是要求企業(yè)必須采用系統(tǒng)的管理手段 有規(guī)劃的、系統(tǒng)的、持續(xù)的保證信息與知識在企業(yè)內(nèi)部的傳播與轉(zhuǎn)化。通過多年的研究 與發(fā)展，各種方法與理論逐漸形成產(chǎn)生了知識管理理念。 知識管理就是運用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱 性知識共享提供的新途徑。簡單地說，知識管理就是企業(yè)對其所擁有的知識資源進行管 理的過程。而如何識別、獲取、開發(fā)、分解、儲存、傳遞知識，從而使每個員工在最大 限度地貢獻出知識的同時，也能享用他人的知識，是知識管理的最終目標。 企業(yè)所擁有的知識大致可以分為：“是什么-Know- What”，即關(guān)于企業(yè)事實方面的知識，如員工狀況，產(chǎn)品原料，產(chǎn)品資料等；“為什么- Know- Why”，即企業(yè)生產(chǎn)的原理和規(guī)律，如為什么采用一種解決方案而不用另一種等等；“怎么 干-Know-How”，即做某些事情的技術(shù)和能力，如生產(chǎn)某產(chǎn)品的流程和技術(shù)等；“找誰干- Know-Who”，即在生產(chǎn)過程中，知道如果出了問題能夠請教誰。 當前企業(yè)所面臨的問題是如何把這些信息以一定方式匯總起來，組織起來，方便人們 利用計算機進行查詢和檢索，并且利用有組織的信息獲取知識，再利用知識獲得最大的 利潤或效益。這就要求通過對解決方案的集合尋找和識別與問題有關(guān)的關(guān)鍵信息，并將 這些信息進行提取，形成對某一問題的專門知識，作為決策的依據(jù)。在信息社會和知識 社會，信息、知識和一些專門技能是獲取利潤的工具。知識管理是把信息轉(zhuǎn)化為知識， 用知識指導決策付諸實施，再把實施結(jié)果轉(zhuǎn)化為利潤。 知識管理的具體方式就是將各部門和各人所掌握的信息和知識匯總形成電子文件放在 公用網(wǎng)上，形成一個知識庫，隨時可供取閱。知識庫具備整套的支持和服務(wù)，保障系統(tǒng) 安全和權(quán)限管理，以保證正確的知識能夠及時被相關(guān)的人員獲得。例如，在產(chǎn)品生產(chǎn)和 項目實施過程中，經(jīng)常需要借鑒以前產(chǎn)品或項目中的技術(shù)和資料，為此，企業(yè)可以利用 知識管理技術(shù)，把工程師在以往工作中積累的經(jīng)驗和技術(shù)加以總結(jié)分類，形成一個知識 庫，在新階段的工作中，可以保證最大限度地利用企業(yè)擁有的知識，提高工作效率，并 獲得最大利潤。 藍凌公司就是知識管理領(lǐng)域內(nèi)的專業(yè)系統(tǒng)服務(wù)高科技企業(yè)，它以管理咨詢業(yè)和IT業(yè)為 依托，融合現(xiàn)代IT技術(shù)和創(chuàng)新管理思想，致力于LANDRAY LKS —— PORTAL、OA、KM、HR、CRM、BI等系列軟件產(chǎn)品的研發(fā)、銷售與實施，為客戶提高核心競 爭力，提升企業(yè)素質(zhì)和效率。 2 用戶概況 某集團創(chuàng)立于1983年，前身為惠州市工業(yè)發(fā)展總公司，從起步到今天，某始終與世 界一流的技術(shù)和管理同步。以科技創(chuàng)新實現(xiàn)大眾對高品質(zhì)現(xiàn)代文明生活的追求，是某持 續(xù)發(fā)展的永恒目標。 某集團現(xiàn)擁有各類合作、合資、全資公司近50家，在美國、香港等國家和地區(qū)建立了 分支機構(gòu)，入圍全國520戶國家重點企業(yè)，躋身中國電子信息百強企業(yè)前列，是廣東省重 點扶持的50家大型工業(yè)龍頭企業(yè)之一，年工業(yè)總產(chǎn)值超百億。 10多年來，某集團先后引進了荷蘭菲利浦，德國西門子，美國通用電氣、唐德，日本 東芝、索尼，澳大利亞格魯?shù)?，香港金山、王氏等著名跨國公司的先進技術(shù)和現(xiàn)代管理 ，斥巨資建立了一流的科技開發(fā)中心。并通過對引進技術(shù)的消化、吸收、創(chuàng)新，開發(fā)推 出以“某”為母品牌、“某數(shù)碼龍”為副品牌的通訊終端、數(shù)碼視聽、新型電池、電工照明 、光電等科技產(chǎn)品，形成五大自主產(chǎn)業(yè)，并組建了完善的銷售網(wǎng)絡(luò)，進軍國內(nèi)外終端消 費市場。某電話、DVD、VCD、電池、電工、LED真彩顯示屏等產(chǎn)品在市場激烈的競爭中， 不僅贏得了較高的國內(nèi)市場份額，同時在歐盟、日本、越南、臺灣等國家和地區(qū)深受消 費者歡迎，產(chǎn)品先后通過了美國UL、FCC、FDA、德國TVV- OS、歐洲CE以及國際CB等權(quán)威認證，出口量持續(xù)增長。 2000年12月，經(jīng)挪威船級社兩天的預(yù)審，某集團通過ISO9000現(xiàn)場認證，成為國內(nèi)第 一家總部通過ISO9000國際質(zhì)量認證的大型企業(yè)集團，駛?cè)雵H“綠色通道”?！　?2001年，某啟動品牌整合的“新形象工程”，確定以“科技無限，文明共享”為企業(yè)發(fā)展 宗旨，致力于“卓越管理實現(xiàn)全球合作，不斷創(chuàng)新成就百年品牌”，逐步把某打造成多元 化、高科技、國際化的產(chǎn)業(yè)巨人…… 某集團在知識共享平臺的建設(shè)方面擁有一定的信息基礎(chǔ)，主要由于信息建設(shè)起步較早 ，在逐步發(fā)展過程中，其信息系統(tǒng)已基本覆蓋公司運作的大部分領(lǐng)域。但同時也正因為 這個原因，和缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和相應(yīng)的技術(shù)跟蹤與系統(tǒng)升級，導致信息的割裂，多種技 術(shù)域支撐平臺的并存，以及一些主要的信息系統(tǒng)技術(shù)老化和設(shè)備的落后，對系統(tǒng)的維護 和知識共享平臺的建設(shè)也造成了一定的困難。 某目前正在大規(guī)模推進信息化建設(shè)，制定了IT規(guī)劃，其中已決定將知識管理作為整個 集團信息辦公系統(tǒng)的核心。 3 知識管理策略 但是，在中國即將加入WTO，國內(nèi)經(jīng)濟處于轉(zhuǎn)型的時期，隨著社會環(huán)境和市場需求的 變化，某公司同其它企業(yè)一樣，也面臨著如下四方面的挑戰(zhàn)。 o 快速響應(yīng)能力。在當今倍速經(jīng)濟的環(huán)境下，許多突發(fā)事件或機會往往需要企業(yè) 快速而準確的決斷，如何提高團隊的協(xié)作能力，形成企業(yè)的整體快速響應(yīng)能 力，應(yīng)付各種可能的變化和事件。 o 創(chuàng)新能力。創(chuàng)新既包含新思想，也包含新的工作方法和處理流程，如何提高企 業(yè)的產(chǎn)品/服務(wù)創(chuàng)新能力，增強其核心競爭力。 o 技能素質(zhì)。多變的市場帶來了人員流動和員工培訓問題。企業(yè)不僅需要員工提 高工作技能（即Know- How），也需要有效系統(tǒng)地管理和利用員工的經(jīng)驗和技能，在工作中應(yīng)該知 道怎樣尋求專家的幫助（Know- Who）。而傳統(tǒng)的信息技術(shù)只能提供事實性知識或一些原理性知識（即所謂 的Know-What 和 Know-Why）。 o 運作效率。效率不僅僅意味著規(guī)范、快速和程序化。還意味著幫助優(yōu)化或改造 企業(yè)內(nèi)部和外部的工作流程，提高整體工作的有效性和效率，對于企業(yè)來說 ，與高效率相伴的應(yīng)當是更高的品質(zhì)和更加“聰明”的工作。 某公司目前利用高科技的手段已經(jīng)建立起強大、科...
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