信息采購的含義與應(yīng)用
信息采購的含義與應(yīng)用 3．1．1 信息采購的含義 簡單地說，信息采購就是通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，借助計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的采購業(yè)務(wù)。具體說來 ，開展信息采購的企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)上公布所需的產(chǎn)品或服務(wù)的內(nèi)容，供相應(yīng)的供應(yīng)商選擇； 采購企業(yè)通過電子目錄了解供應(yīng)商的產(chǎn)品信息；通過比較選擇合適的供應(yīng)商，然后，下 訂單并開展后續(xù)的采購管理工作。也叫電子化采購、電子商務(wù)采購、網(wǎng)上采購。 閱讀助手 2000年4月4日，ECantata國際網(wǎng)絡(luò)公司上海辦事處與Motorola上海尋呼產(chǎn)品有限公司 聯(lián)合進(jìn)行了一次基于Internet技術(shù)平臺(tái)的在線工業(yè)采購，所采購的產(chǎn)品全部用于該廠的 本季度實(shí)際生產(chǎn)；由ECanlata和Motorola公司共同確定供應(yīng)商，按照新的流程成功完成 了此次采購任務(wù)；在線采購結(jié)果比預(yù)期節(jié)約費(fèi)用32%，節(jié)省時(shí)間80%以上。 在傳統(tǒng)模式下，Motorola公司的采購是通過物料部的采購師進(jìn)行的：首先由采購師組 織供應(yīng)商的認(rèn)證工作，通過上門調(diào)查、產(chǎn)品認(rèn)證、試生產(chǎn)、供貨跟蹤等手段，在供應(yīng)商 資料庫中確認(rèn)出能供應(yīng)該產(chǎn)品的供應(yīng)商。之后，在某一約定的時(shí)間段內(nèi)，通過電話詢問 或招投標(biāo)的方式，得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)井挑選其中報(bào)價(jià)最低的作為中標(biāo)者，與之進(jìn)行后續(xù) 的合約工作。傳統(tǒng)采購全過程較長、重復(fù)工作很多，目由于傳統(tǒng)模式的報(bào)價(jià)方案不適應(yīng) 于價(jià)格變化較快的產(chǎn)品，往往會(huì)在經(jīng)濟(jì)上受到損夫。 在4月4日的電子商務(wù)采購中，由于采用了在線逆向竟價(jià)的先進(jìn)概念，不同的供應(yīng)商可 以在網(wǎng)絡(luò)匕看到價(jià)格的不斷下降，激烈的竟?fàn)幒洼喠黝I(lǐng)先的賽跑感覺將促使供應(yīng)商不斷 降低價(jià)格，在相當(dāng)短的時(shí)間內(nèi)，把價(jià)格降到傳統(tǒng)詢價(jià)或招投標(biāo)無法達(dá)到的程度。而與此 同時(shí)，賣方也降低了營銷成本、獲得了市場機(jī)會(huì)。 在該次采購中，三家供應(yīng)商參加竟?fàn)?。?jīng)過簡單的軟件培訓(xùn)和模擬竟價(jià)，各個(gè)企業(yè)都 對(duì)進(jìn)行在線采購充滿興趣，對(duì)獲取最后的訂單信心十足。13：30——14：00，在正式拍賣 的半個(gè)小時(shí)內(nèi)，各家企業(yè)都竟相報(bào)價(jià)，進(jìn)行了數(shù)十輪的激烈竟?fàn)?，最后的勝利者的?bào)價(jià) 比原來預(yù)期的采購價(jià)格低了200元左右，節(jié)約的采購成本高達(dá)32%之多。 電子商務(wù)是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和新經(jīng)濟(jì)管理理論的發(fā)展而出現(xiàn)的一種新興的商務(wù)方式。 由于采購是企業(yè)直接面對(duì)市場的第一個(gè)窗口，因此電子商務(wù)的發(fā)展將在未來徹底改變現(xiàn) 在的采購管理模式，進(jìn)行信息采購是將來采購方法發(fā)展的一個(gè)方向，信息采購能成為當(dāng) 今采購管理的重要趨勢，在于通過互聯(lián)網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)以及其他外部網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使眾多 的交易企業(yè)實(shí)時(shí)地進(jìn)行信息溝通、訪問電子目錄，從而以最低的采購成本獲取經(jīng)濟(jì)利益 最大的產(chǎn)品。信息采購的潛在運(yùn)用還包括訂單跟蹤、資金轉(zhuǎn)賬、產(chǎn)品計(jì)劃和進(jìn)度安排、 收據(jù)確認(rèn)等，從而最終加速企業(yè)運(yùn)作、縮短前置時(shí)間，同時(shí)把大量的人力資源從繁瑣的 事務(wù)性工作中解放出來，全面降低企業(yè)采購管理的成本。信息采購能蓬勃發(fā)展，原因還 在于它具有快速、低成本整合上下游資源和信息的能力。 3．1．2 信息采購的應(yīng)用 信息采購的基本手段建立電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)（EDI）。利用EDI可以及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握 供應(yīng)與需求的情況，按照準(zhǔn)時(shí)物流的要求，采購或物流中心可以很快做出物流的決定。 通過建立EDI系統(tǒng)，上下游產(chǎn)業(yè)之間建立了電子自動(dòng)訂貨系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)了決算、檢驗(yàn)、庫存 的電子化。 通過EDI系統(tǒng)，物料供應(yīng)商可以獲得許多優(yōu)點(diǎn)：⑴ 通過掌握需求方的信息，可以在某種程度上有計(jì)劃生產(chǎn)，從而減少庫存；⑵ 由于實(shí)現(xiàn)了電子化，可以減少銷售費(fèi)用，比如沒有傳票了，減少了傳票成本；⑶ 由于信息的同步化，可以減少錯(cuò)誤生產(chǎn)和供貨，也可以向需求方及時(shí)反饋情況，讓需求 方了解生產(chǎn)狀況；⑷ 在供應(yīng)商與采購商共同開發(fā)商品的時(shí)候，通過信息互通可以加快開發(fā)速度。 EDI系統(tǒng)給采購方也帶來了不少好處：⑴ 由于采購數(shù)據(jù)直接傳輸給物流中心，可以防止由于物料供應(yīng)不及時(shí)帶來的損失，例如日 本日化生產(chǎn)企業(yè)花王與零售商佳斯客在建立EDI后，佳斯客的缺貨率減少了一半；⑵ 通過電子訂貨系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)采購，提高了商品周轉(zhuǎn)率，佳斯客的庫存周轉(zhuǎn)率提高了30 %；⑶ 削減了流通成本，采購方不需要建立庫存從而大大節(jié)約了費(fèi)用。 建立EDI系統(tǒng)對(duì)物流企業(yè)來講也有很多好處：⑴ 實(shí)現(xiàn)了物流作業(yè)的集約化。需求方為了降低成本和庫存，只在必要的時(shí)間、按必要的數(shù) 量、采購必要的商品，這就使物流企業(yè)出現(xiàn)多頻率、小批量配送的勢頭，但這種配送方 式導(dǎo)致配送次數(shù)和車輛增加、加劇交通擁擠和廢氣增加等問題。物流企業(yè)EDI系統(tǒng)掌握了 更多及時(shí)的信息，從而可以在配送中更加集約化；⑵ 為物流企業(yè)自身減少庫存，甚至實(shí)現(xiàn)無庫存創(chuàng)造了條件。物流中心最大的負(fù)擔(dān)是庫存較 多，建立EDI系統(tǒng)后，各生產(chǎn)商將貨物送到配送中心后進(jìn)行點(diǎn)檢，然后按照采購要求直接 用運(yùn)輸工具送到物流中心的出口，卡車司機(jī)馬上將貨物運(yùn)到商店，物流中心也實(shí)現(xiàn)了無 庫存化。這種技術(shù)在國外稱為“交叉對(duì)接”；⑶ 利用EDI還可以做到共同配送。傳統(tǒng)的物流配送是以專業(yè)的品種和單一的貨主為對(duì)象的， 這就造成了運(yùn)送設(shè)施的浪費(fèi)，如果獲得了更多的信息就可以實(shí)現(xiàn)混合配送與共同配送。 混合配送就是將食品、日用品、酒、化妝品等同時(shí)配送，共同配送就是物流中心同時(shí)給 兩家以上的競爭貨主進(jìn)行配送。
信息采購的含義與應(yīng)用