秘書培訓(xùn)課程

一、 秘書概述
1、 英文字典的定義
依The Random House Dictionary of the English Language中對于秘書的定義為：
1) a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
2) a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.

2、 秘書的角色
一般而言，秘書的角色定位應(yīng)是輔佐的功能。幫助主管處理一切里里外外的業(yè)務(wù)成了秘書的職責(zé)。一般公司或機(jī)構(gòu)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)背景的關(guān)系，秘書的職務(wù)并不是那么確定，秘書除了本身主管外，和其他部門業(yè)務(wù)人員的關(guān)系也非常密切和重要，形成縱橫交錯(cuò)而復(fù)雜的人際關(guān)系，因此其工作范圍是秘書，又是一般的職員，工作領(lǐng)域無法正確的予以劃分。因此，漸漸地，現(xiàn)代的工商秘書，已演變成名副其實(shí)的“業(yè)務(wù)秘書”或“公關(guān)秘書”了。
3、 秘書工作的性質(zhì)
秘書的工作，主要為協(xié)助主管執(zhí)行工作細(xì)節(jié)。想想大公司的董事長或機(jī)關(guān)的主管，如果每天早上自己要打開信件，打字回信、存檔處理、接聽電話等工作，那么，他們將沒有時(shí)間來從事高層次的商業(yè)活動與計(jì)劃。所以，必須要有位助理來處理這些辦公室事務(wù)。這位助理，即是秘書。
秘書工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。秘書工作的另一重要意義為管理。對很多秘書來說，秘書工作的歷練是作為一行政主管的重要階梯。因?yàn)槊貢椭鞴芴幚砼c主管樣關(guān)的業(yè)務(wù)，所以對于主管的工作有一全盤的了解。秘書可以學(xué)到如何去指導(dǎo)、督導(dǎo)、規(guī)劃及處理問題，并且熟悉公司的政策。因此，秘書工作亦是管理人才的訓(xùn)練搖籃，其理由有二：
1、 秘書熟悉人事、業(yè)務(wù)、程序、管理等內(nèi)部作業(yè)。
2、 秘書熟悉公關(guān)、協(xié)調(diào)、市場等外部作業(yè)。

二、 秘書的業(yè)務(wù)
1、 秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業(yè)務(wù)：
打字
接受口授
傳真
接聽電話
處理信件 與主管商談
檔案管理
準(zhǔn)備當(dāng)天的業(yè)務(wù)及下班前的業(yè)務(wù)處理
擬稿及制作信件
2、 秘書業(yè)務(wù)可分為四類：
資訊管理業(yè)務(wù)
事務(wù)業(yè)務(wù)
公關(guān)業(yè)務(wù)
綜合業(yè)務(wù)
茲就秘書的功能與業(yè)務(wù)分述如下：
秘書業(yè)務(wù)由前述可知分為四類：
1、 資讀管理業(yè)務(wù)
2、 事務(wù)業(yè)務(wù)
3、 公關(guān)業(yè)務(wù)
4、 綜合業(yè)務(wù)
茲分別說明如下：
1、 資訊管理業(yè)務(wù)
資訊管理業(yè)務(wù)，即是利用電腦來處理及管理一般業(yè)務(wù)。秘書的資訊管理業(yè)務(wù)是由其執(zhí)行任務(wù)的功能引伸而業(yè)。前節(jié)提到秘書執(zhí)行的任務(wù)有發(fā)傳真、擬稿、存款、安排機(jī)票、安排看牙醫(yī)等，這些業(yè)務(wù)部需要資訊管理來處理。這在微觀方面，資訊管理所處理之業(yè)務(wù)。
在鉅觀方面，資訊管理可處理之業(yè)務(wù)有文書及情報(bào)方面。
文書：
包括文件及書信之制作等。以往皆用打字機(jī)或手寫，但由于資訊業(yè)務(wù)之發(fā)達(dá)，各種文書之制作皆已電腦化，以增加功能與效率。在文書方面，資訊管
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