淺議中外企業(yè)物資采購管理制度的差異
淺議中外企業(yè)物資采購管理制度的差異
大慶油田有限公司審計處 姜小兵

物資管理是企業(yè)管理活動的重要組成部分，物資管理的關(guān)鍵是物資采購的管理。目前，物資采購中存在的諸多問題急需解決，本文試就國外企業(yè)物資采購管理的內(nèi)部控制和我們企業(yè)物資采購管理的內(nèi)部控制進行對比分析，找出二者的優(yōu)缺點，以便能夠揚長避短，更好地借鑒國外企業(yè)物資采購管理的先進經(jīng)驗，建立一套具有中國特色的、科學合理的物資采購管理制度。

這里所要分析的物資采購管理制度，僅指物資采購管理工作的核心部分，即物資需求計劃的提出與確認，物資供貨渠道、采購價格的選擇與確認這兩點，其余如簽訂采購合同、驗收、付款等業(yè)務(wù)暫不涉及。

一、物資采購計劃的確認階段

生產(chǎn)部門對物資的需求，是采購計劃制定的根本依據(jù)。物資采購計劃要從生產(chǎn)需求開始，這一點國內(nèi)外企業(yè)沒有什么不同，但其后的審核批準程序，二者卻存在很大差異，因此產(chǎn)生了不同的控制效果。

國外企業(yè)物資采購管理制度規(guī)定：首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃或即將簽發(fā)的生產(chǎn)通知提出請購單；第二步，將請購單交由倉儲部門保管人員審核，保管人員根據(jù)庫存情況核定采購數(shù)量，并經(jīng)倉儲部門主管簽字后，傳遞到采購部門；第三步，采購部門接到請購單后，審查是否重復(fù)采購，以及是否存在其他不合理請購品種或數(shù)量等，審核同意后，根據(jù)已掌握的市場價格，對采購所需資金做出估算，并將請購單交資金預(yù)算管理部門；第四步，資金預(yù)算管理人員根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標和資金預(yù)算審核請購物資是否在預(yù)算之內(nèi)，審核后再交還采購部門，采購部門方可根據(jù)各部門審核過的請購單編制正式采購計劃。

相對而言，我們企業(yè)這方面的制度比較簡單：首先，也是由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃編制用料申請表，報送采購部門；其次，采購部門審查是否有超范圍、超限額的品種和數(shù)量，并根據(jù)庫存情況審定采購數(shù)量；最后，編制正式采購計劃報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

兩種制度的差別在于：首先，業(yè)務(wù)流程不同。國外企業(yè)的制度相對復(fù)雜，要經(jīng)過四個部門審核、批準，有四個控制點；而我們的企業(yè)只經(jīng)過兩個部門，加上主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，有三個控制點。其次，組織機構(gòu)設(shè)置不同。對生產(chǎn)部門請購單或用料申請計劃的審核，國外企業(yè)增加了倉儲部門和資金預(yù)算管理部門的參與，而倉儲部門與采購部門是完全獨立的兩個部門；而我們企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置中，倉儲部門和采購部門同屬物資管理部門，是一個部門內(nèi)的兩個相對獨立部門，倉儲部門一般不直接參與計劃的審核，明顯處于次要地位。盡管兩種制度的控制目的相同，但這些差異對內(nèi)控制度的控制效果影響卻很大。其主要原因是，從內(nèi)部控制理論分析，內(nèi)部控制實質(zhì)就是內(nèi)部牽制，即一項業(yè)務(wù)由二個或二個以上的人或部門經(jīng)手，其發(fā)生差錯和串謀舞弊的機率就會大大降低。因而，在管理機構(gòu)設(shè)置上要求將不相容職務(wù)進行分離，將一項業(yè)務(wù)分由兩個或兩個以上部門控制。國外企業(yè)將請購單的審核分由倉儲部門、采購部門、資金預(yù)算部門負責，而我們企業(yè)對物資用料申情計劃僅由物資管理一個部門審核，其控制效果必然要弱。從另一個角度分析，雖然我們企業(yè)的物資管理部門內(nèi)部，采購部門和存儲部門也是分開的，具有相對獨立性，但他們同由一個部門管理，接觸機會較多，有共同的部門利益，很難避免人際關(guān)系和部門利益等因素的影響。總之，由于機構(gòu)設(shè)置上的差異，國外企業(yè)的內(nèi)部控制效果明顯優(yōu)于我們企業(yè)的內(nèi)部控制。這一點在實際工作中已經(jīng)非常明了。

另外，參與部門不同，對控制效果產(chǎn)生的影響也不相同。國外企業(yè)規(guī)定，生產(chǎn)部門的請購單首先經(jīng)倉儲部門保管人員審核，相當于我們企業(yè)要求采購人員做的“庫平”工作。不同的是，國外企業(yè)是由倉儲部門保管人員來完成，而我們是由采購人員根據(jù)保管人員提供的庫存資料來完成。由倉儲部門保管人員直接負責和由采購人員間接負責，最終效果差別很大。如我們的企業(yè)庫存一般都存在令人頭痛積壓問題，對積壓物資的使用、處理，應(yīng)是采購計劃中必須考慮的重要因素，但因物資積壓與保管人員關(guān)系不大，所以保管人員并不會積極主動地去清理，而國外企業(yè)要求倉儲部門保管人員參與采購計劃審核，對物資積壓就負有直接責任，因而會積極主動地去處理積壓物資。這種管理方式能夠更好地避免積壓物資的產(chǎn)生，這一點很值得我們借鑒。

二、選擇采購渠道，確定采購價格階段

采購渠道和采購價格的確認，是物資采購控制的重中之重。它直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟效益，因而無論中外企業(yè)都將其作為關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。

國外企業(yè)規(guī)定：采購部門應(yīng)該根據(jù)市場情況和以往的業(yè)務(wù)往來，建立供應(yīng)商資信情況信息庫，或通過中介機構(gòu)查詢有關(guān)供貨商的資信情況，然后向兩家以上供應(yīng)商索取采購物資的價格和質(zhì)量指標，比較不同供應(yīng)商所提供資料，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和價格最合理的供應(yīng)商。對于評選供應(yīng)商，多數(shù)企業(yè)還會成立一個專門委員會，集體研究決定。選定供應(yīng)商和采購價格后，采購部門就可填制正式訂貨單或采購合同，但還須將定貨單副本交由請購部門(生產(chǎn)部門)，證實定單內(nèi)容符合他們的要求，同時還要將定貨單副本送收?部門，以便驗收時使用。而我們企業(yè)在采購渠道及價格確定方面，雖然一般也要求進行比價或招標，一些單位也設(shè)置了專門的崗位或部門負責監(jiān)督，但實際上還是主要由采購人員和主管領(lǐng)導(dǎo)審定，比價或招標對多數(shù)單位來說還只是一種形式。

兩種制度相比，最大的不同之處就在于，國外企業(yè)強調(diào)集體決策，弱化了管理者的個人作用，也更易避免決策中的個人行為。而我們企業(yè)選定采購渠道和價格的決策中，強調(diào)主管領(lǐng)導(dǎo)的作用。兩種制度體現(xiàn)了管理理念上的差別，反映出我們企業(yè)人治觀念重于法制觀念，而這種觀念更易產(chǎn)生個人行為。當然，這種觀念也有其客觀因素，就是我們的市場不規(guī)范，依賴采購人員和領(lǐng)導(dǎo)個人的經(jīng)驗較多等。

另外，國外企業(yè)與我們企業(yè)物資采購管理制度還存在其他方面的差別，如對業(yè)務(wù)記錄資料的要求，國外企業(yè)很嚴格很規(guī)范，要歸檔備查。而我們企業(yè)對這方面很不重視，記錄資料是為應(yīng)付檢查而準備，雖然規(guī)范但不真實。

綜上所述，筆者認為，我們企業(yè)物資采購管理制度與國外企業(yè)內(nèi)部控制相比，還有明顯差距，國外企業(yè)內(nèi)部控制更完善、更科學合理，其控制理念、控制方法、控制手段等先進做法，值得我們認真借鑒。希望能將其與我們的實際情況有機結(jié)合，建立一套具有中國特色的物資采購內(nèi)部控制體系。












淺談中小企業(yè)采購管理

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　伍玉東
　　[本文背景] 某公司, 深圳注冊之外資企業(yè), 發(fā)展中中小規(guī)模, 通過了ISO9001認證, 財務(wù)部監(jiān)控公司全盤采購工作.
　　[關(guān)鍵詞] 采購管理; 財務(wù)監(jiān)控; 降低生產(chǎn)經(jīng)營成本, 減少人為欺詐.
　　
　　采購是公司生產(chǎn)產(chǎn)品及維護正常運作而必須消耗的物品及必須配置的設(shè)施之購入活動的總稱, 是公司成本控制的重點. 無論是公司管理者還是財務(wù)部門, 對采購工作存在的風險都有著非常強的敏感, 這不僅因為采購是直接影響生產(chǎn)成本的主要因素, 而且有著很高的人為欺詐的可能. 在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營管理模式中, 公司管理當局越來越注重財務(wù)管理和財務(wù)運作的有效性, 那么, 作為中小企業(yè), 怎樣進行采購管理才能達到預(yù)期的效果呢? 以筆者所在公司的經(jīng)歷表明, 以財務(wù)職能控制采購無論是在理論上還是在實務(wù)中都是直接可行而且行之有效的途徑.
　　筆者曾任職深圳某公司財務(wù)經(jīng)理. 上任后, 經(jīng)對公司的全盤財務(wù)運作及利潤分析, 筆者發(fā)現(xiàn)公司的成本管理松弛, 有降低成本的空間. 經(jīng)進一步分析得出, 導(dǎo)致公司成本松弛的原因, 很大一個方面為采購管理工作的薄弱和不到位, 綜合后主要存在以下幾方面問題: 1.沒有專門的職能部門對公司采購活動進行全盤控制. 2. 沒有有效的采購控制制度對公司采購工作進行規(guī)范和約束 3.沒有相應(yīng)的事前控制措施, 即未經(jīng)批準即可辦理采購業(yè)務(wù)或采購業(yè)務(wù)發(fā)生后辦理補批手續(xù). 4.采購單價與市場行情不盡相符, 正面評價有議價不力情形, 負面評價有人為欺詐可能. 5. 采購員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn), 且未進行清結(jié)(其中一人一次借支5萬元采購工程物資, 后來采取多種措施都未有有效的憑據(jù)平衡此帳), 財務(wù)上隱藏著很大的風險. 6.采購員有跨月或跨數(shù)月的采購報帳(有的采購單據(jù)兩三個月后才報帳), 月結(jié)供應(yīng)商送貨單據(jù)有遺漏或跨月甚至跨兩三月入帳等. 如何徹底解決以上問題呢? 結(jié)合公司的實際情況, 筆者圍繞著控制和降低生產(chǎn)經(jīng)營中必需的成本及防止和減少人為欺詐兩個方面 .將公司的采購管理作為成本控制的一個專項進行籌劃, 并形成了一套系統(tǒng)的運作流程進行貫徹執(zhí)行, 下面對此進行綜合簡述.
　　一.設(shè)立采購監(jiān)管部門.
　　針對沒有專門的職能部門對公司所有的采購活動進行控制, 作為綜合性的管理部門, 筆者認為, 財務(wù)部具有包括生產(chǎn)物料、工模材料、總務(wù)維護、設(shè)備維修、辦公用品、飯?zhí)没锸臣昂笄谟闷返仍趦?nèi)的所有采購活動的全面管理的涵蓋面, 因為公司任何活動都以資金作為介質(zhì), 所以, 以財務(wù)職能來控制公司的全盤采購是再合適不過了. .作為采購管理工作的開始, 首先對財務(wù)部在采購管理中扮演的角色進行合適的定位. 在其位, 謀其職, 只有名正了, 才能言順, 才能有人信服和認可. 公司管理當局在公司組織架構(gòu)上賦予財務(wù)部為公司之采購監(jiān)控部門的職能,
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