信息服務部門的組織結(jié)構(gòu)
信息服務組織機構(gòu)的組成部分
1970年以前，數(shù)據(jù)處理的領導者都喜歡把信息服務部門分成三個組：系統(tǒng)組、程序設計組和操作組。許多人則愿意將系統(tǒng)組和程序設計組合成一個組，這樣就只有兩個組。當信
息服務任務擴大時，以及當硬件和軟件的復雜性增加時，就必須設立專門化的小組。自從19
70年以來，幾乎每年都有新的專門化領域形成。因此，信息服務的領導人要經(jīng)常忙于重建這樣的專業(yè)部門，如技術支持、數(shù)據(jù)庫管理、標準和方法的制定、信息中心等部門或小組。 實現(xiàn)有效的信息服務目前還沒有“最好”的組織辦法。對任一已知的公司，針對不同信息服務的要求能使十個相似的公司實現(xiàn)十種不同的組織機構(gòu)。然而，在每一個信息服務組織機構(gòu)中總是明顯地或隱含地含有如下幾個部分：
1.操作。操作包括機房的工作、日常生產(chǎn)系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)和其它非預定的系統(tǒng)工作。術語“操
作”經(jīng)常被用來指所有提供基本操作功能(數(shù)據(jù)輸入、控制等等)那一類的事務。
2.系統(tǒng)。系統(tǒng)部分的主要功能是設計、增強和實現(xiàn)計算機信息系統(tǒng)，還包括要求系統(tǒng)分析員完成那些在表面上并不屬于信息服務主要組成部分的其它工作，例如可行性研究、工作場所的設計等等。
3.程序設計。程序設計部分的任務就是將設計說明轉(zhuǎn)化成計算機能讀入和解釋的指令。實際上存在兩類程序設計：應用程序設計和系統(tǒng)程序設計。一般簡單說的“程序設計”是指應用程序設計，或者與特定信息系統(tǒng)有關的程序設計(例如，標準成本、病人帳單、存貨管理的程序設計等等)。
4.技術支持。技術支持主要負責設計、開發(fā)、對獨立(通用)的應用軟件和系統(tǒng)軟件的維護。“系統(tǒng)”程序設計一般與專用的信息系統(tǒng)設計無關，但它用來支持所有信息系統(tǒng)。
5.控制?？刂撇糠种饕撠熒a(chǎn)性信息系統(tǒng)輸入、輸出的控制。為了支持該功能，控制小組要保存所有I/O狀態(tài)記錄，并且負責計算機所有的輸出文件的分發(fā)。
6.行政管理。行政管理是一種支持性業(yè)務，它處理與信息服務部門的工作有關的文件和管理性的雜務。這些業(yè)務包括：速記服務、物資訂貨和其它與記錄管理有關的文書工作。故意把信息服務的管理任務不包括在行政管理范圍內(nèi)的原因是信息服務其它部分包括了它。
7.數(shù)據(jù)庫行政管理。由于集中式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是當前的趨向，數(shù)據(jù)庫行政管理部分逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫S護復雜環(huán)境中的命令和數(shù)據(jù)的完整性。該小組負責設計和維護公司的數(shù)據(jù)庫。
8.信息服務審計。信息服務(或電子數(shù)據(jù)處理)審計部分是用來審查信息服務部門和信息系統(tǒng)的。因此，在組織上，它并不屬于信息服務部門。信息服務審計小組或者是內(nèi)部審查組的一部分，或者是特別設立的向公司總裁負責的獨立組織機構(gòu)。審計小組執(zhí)行操作審查、應用審查和系統(tǒng)開發(fā)審查。操作審查包括這樣的方面，如程序變更、文件的物理安全性和過程。應用審查是保證生產(chǎn)系統(tǒng)的準確性和完整性(如工資單、庫存管理等)的。系統(tǒng)開發(fā)審查是確保初始系統(tǒng)設計的審查控制。
9.專業(yè)提高和專業(yè)培訓。信息處理的工藝技術是不斷變化的，這就要求信息服務人員定期地提高他們的技術。人員的提升取決于他們掌握的技能。這個小組為內(nèi)部培訓提供了一定的條件(程序化教學、多種手段的課程培訓和內(nèi)部報告會)。有關信息服務人員培訓的質(zhì)量和狀態(tài)的原始信息應保存起來。專業(yè)提高和專業(yè)培訓部分能幫助信息服務人員提高業(yè)務。
10.數(shù)據(jù)錄入。數(shù)據(jù)錄入部分的目的是將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成機器可讀的形式。在過去的數(shù)十年中，鍵盤穿孔機(卡片穿孔機)就能完成源文件的轉(zhuǎn)換工作(例如，時間表或訂貨單形式)。但這種數(shù)據(jù)錄入業(yè)務很快就在信息服務機構(gòu)中消失了。由于遠程數(shù)據(jù)錄入的經(jīng)濟現(xiàn)實性，越來越多的用戶直接將數(shù)據(jù)輸入計算機而取消了人工轉(zhuǎn)換的步驟。
11.規(guī)劃。通過集中、合理地分配有限資源而獲得提高生產(chǎn)率這一事實，已使信息服務戰(zhàn)略規(guī)劃成為必不可少的了。規(guī)劃是一種管理性業(yè)務。由于信息服務規(guī)劃是復雜的，所以要求中型的計算站必須有一個人，大型計算站必須有一個組致力于信息服務戰(zhàn)略規(guī)劃的工作。 12.與用戶的聯(lián)絡。顧名思義，信息服務是一種服務機構(gòu)。為了更好地響應用戶的請求，設多機構(gòu)已經(jīng)設立專人或?qū)ｉT小組，其主要任務是與用戶聯(lián)系。與用戶聯(lián)絡的基本方法就是設立一個一個的聯(lián)絡點，用來了解用戶的問題或用戶的服務請求。用戶聯(lián)絡小組幫助用戶提出服務請求，并且?guī)椭麄兘鉀Q困難，或者把能夠解決他們問題的信息服務部門介紹給他們。
 13.業(yè)務分析組。這個小組是由業(yè)務領域的分析員組成的，他們通常在組織上臨時附屬于信息服務部門。許多公司正在試驗這種安排的可能性。該組的成員都是實際項目組的成員，而且擔任業(yè)務領域的顧問。
14.質(zhì)量保證。質(zhì)量保證小組是促進系統(tǒng)開發(fā)一次性成功的保證。調(diào)查證明：糾正系統(tǒng)實現(xiàn)后發(fā)現(xiàn)的錯誤要比糾正在設計階段發(fā)現(xiàn)的錯誤至少困難50倍。質(zhì)量保證是一個獨立的小組，其主要任務就是負責監(jiān)視信息服務的設計和工作的每個方面的質(zhì)量，包括系統(tǒng)效率和資料的質(zhì)量。
15.標準和過程。在任何自動化的環(huán)境中，遵守規(guī)定的標準和過程對工作效率是至關重要的。標準和過程編制小組為下列領域建立標準：如程序設計約定、通訊協(xié)議、硬件檢測等。計算中心有數(shù)十種書面過程。這樣的過程有：預防性維修、服務請求的提供、性能評價、用戶費用的支付等。該小組還負責研究和提供信息服務方法論。大多數(shù)信息服務部門都設有這種小組來提供系統(tǒng)開發(fā)的標準和過程。
16.安全性。由于當前趨向于分散操作和建立大型集中數(shù)據(jù)庫，安全已成為必須優(yōu)先考慮的問題。
由于任何計算機系統(tǒng)或信息系統(tǒng)都不能完全避免違反安全規(guī)定的危險，問題是“公司愿意承擔多少風險?”帶著這個問題，安全小組要研究和分析薄弱的領域，并通過一個風險估計程序，為每一個薄弱領域確定其可承擔的風險級別。然后，安全小組確立減少風險的方案，以便找出不可承受的風險的范圍。這種活動每年要進行一次。
17.信息中心。信息中心的概念上文中已詳細討論了。
18.過程控制。過程控制包括：數(shù)字控制(NC)、計算機輔助設計(CAD)、自動機器學、計算機輔助制造(CAM)。目前，在信息服務部門和業(yè)務領域部門中，過程控制激增。為了達到兼容性和標準化，一些公司已選擇把過程控制的應用置于信息服務保護之下。
19.資料。資料組靠編輯書面資料來向其它信息服務領域和用戶提供服務。該組的成員應擅長技術方面的寫作和文件的編制。他們利用系統(tǒng)和程序設計提供的資料編寫用戶手冊，利用標準和過程小組制定的準則編寫系統(tǒng)開發(fā)的方法論。信息服務部門出版的手冊和指南，必須極易被任何讀者看懂?？墒菑氖滦畔⒎諛I(yè)務的專業(yè)技術人員還沒有表示出對這一方面的信息服務工作的喜愛。按特征對資料分類是使信息服務業(yè)務合理化的一種嘗試。
20.專家的作用。信息服務必須適應各種環(huán)境并通過建立專門研究小組來適應特殊的工作要求。例如，面向系統(tǒng)的高級技術公司需要有一個專門研究運籌的小組(OR)。因為公司已變得如此高度自動化了，所以，必須另設一個由專家參加的小組來承擔公司的技術工作。一個信息服務部門每年都要收到數(shù)百份關于開發(fā)新系統(tǒng)和對原有系統(tǒng)進行重大改進的服務請求，為了完成這些任務，必須建立一個由專家參加的可行性研究小組。
□ 信息服務的人員和任務
下面討論的是公認的信息服務各崗位的任務。介紹的順序并不表示其重要程度。通常有若干等級，而每一工作崗位(例如，見習程序員、程序員、高級程序員和主程序員)設一個管理人員。當然，這意味著占據(jù)較高地位的人要承擔更復雜和更重要的任務，例如，在一特定的公司里，見習程序員與高級程序設計員其職位是完全不同的。雖然主要差別不在基本任務方面，而在復雜程度方面，但共同的目標是完全相同的。下面列舉的職位與先前討論的信息服務組織機構(gòu)中的任何一個職位無關。例如，一個程序設計員可能被分配到系統(tǒng)部門去編寫用戶手冊，或者一個系統(tǒng)分析員也可能被分配去操作部門幫助進行工作流程分析。
1.信息服務的領導人
(1)信息服務領導人的責任
信息服務領導人(常常稱為數(shù)據(jù)處理經(jīng)理)要負責公司信息服務的所有活動。他的管理職責與業(yè)務領域中地位相同的人的職責相似，主要的差別是信息服務領導人將花費50%或更多的時間與用戶管理人員和公司行政領導打交道。
(2)信息服務領導人的特點
信息服務領導人的一個有趣特點是，他們的技術方向是隨著公司的規(guī)模而變化的(就是應該變化)。在大公司中這是與特殊的需求相一致的。下圖說明了隨公司規(guī)模而變化的管理和技術技能的重要性。為了便于比較，我們隨便定義具有25名或更少的專業(yè)信息服務職員的公司為小公司；而中型公司在26名至175名之間；大型公司則在176名以上。
(3)信息服務領導人的作用
信息服務領導人是新系統(tǒng)的開發(fā)和公司范圍內(nèi)系統(tǒng)綜合的促進者。信息服務領導人不僅要指導團體用戶，而且還要指導信息服務職員，這樣才能將信息服務工作搞好。
2.系統(tǒng)分析員
系統(tǒng)分析員(簡稱分析員)的主要任務就是分析、設計和實現(xiàn)信息系統(tǒng)。在大多數(shù)公司中，分析員還要承擔其它更大范圍內(nèi)的、與系統(tǒng)有關的任務，例如，可行性研究、定期系統(tǒng)檢查、
硬件的評價和選擇、計算效率估計等等。
在系統(tǒng)開發(fā)過程中，系統(tǒng)分析員主要是與用戶打交道。在分析和設計階段，以及在轉(zhuǎn)換和實現(xiàn)階段，系統(tǒng)分析員特別繁忙。在系統(tǒng)實現(xiàn)之前，系統(tǒng)分析員還要為用戶提供操作培訓。 3.程序員(應用程序員)
在理論上，應用程序員(簡稱程序員)從系統(tǒng)分析員那里接受系統(tǒng)和輸入/輸出的詳細說明，然后，將這些說明轉(zhuǎn)換成機器可讀的指令(程序或軟件)。程序員首先設計邏輯，然后編寫程序，并檢查和測試程序。
某些公司將從事開發(fā)的程序員和維護的程序員分開，前者僅負責開發(fā)新系統(tǒng)，后者則負責維護現(xiàn)有的系統(tǒng)。
在幾年前，程序員都希望被提升為系統(tǒng)分析員。不幸的是，這種態(tài)度仍在許多公司流行著，甚至被工資制度所支持。這兩種職位(程序員和系統(tǒng)分析員)要求有不同的技藝。事實上一個程序員不一定要踏上系統(tǒng)分析員的階石。工業(yè)界將可以看到越來越多的程序員在程序設計和程序設計管理范圍之內(nèi)發(fā)跡。
4.程序員/分析員
那些想要更直接進行系統(tǒng)開發(fā)的信息服務領導人已經(jīng)采用了程序員/分析員這兩個職位合而為一的作法。顧名思義，處在此職位的人員要執(zhí)行程序員和系統(tǒng)分析員的雙重任務。
并不是每一個信息服務部門都有程序員/分析員的職位，某些公司把程序員/分析員職位作為程序員與系統(tǒng)分析員之間的中間職位。有時候，設立程序員/分析員的職位是為了要求程序員能從事系統(tǒng)分析和系統(tǒng)分析員能進行程序設計而提出的一個折衷方案。程序員/分析員作用的有效性仍然是一個有爭議的問題。許多人認為：兩個專家(即一個系統(tǒng)分析員、一個程序員)能夠完成比兩個程序員/分析員更多、更高質(zhì)量的工作。
5.系統(tǒng)程序員
系統(tǒng)程序員從事獨立于應用或綜合的軟件工作。計算機通常附帶廠商提供的系統(tǒng)軟件。這個系統(tǒng)軟件是計算機工作的基礎，其中包括這樣的軟件模塊：操作系統(tǒng)、I/O調(diào)度程序、使用硬件的記帳系統(tǒng)和實用程序(如分類程序、磁盤向磁帶轉(zhuǎn)儲程序)。系統(tǒng)程序員安裝各種各樣的軟件模塊。并根據(jù)需要選擇適當?shù)能浖?。廠商以“軟件更新”的形式定期地為顧客提供高性能的各種模塊。系統(tǒng)程序設計的職責包括軟件的“最新版本”的安裝。系統(tǒng)程序員還要負責對廠商所提供的系統(tǒng)軟件按需要作修改，以及負責開發(fā)面向系統(tǒng)的內(nèi)部軟件。
6.項目領導
項目領導這個職位對信息服務來說并沒有獨立的含義。在信息服務部門中，項目領導指定由某個職員擔任，他要負責新系統(tǒng)的開發(fā)與實現(xiàn)，負責實現(xiàn)對現(xiàn)有系統(tǒng)的改進。其主要責任包括：管理項目、在規(guī)定工作期限內(nèi)完成任務、定期地報告進度。項目
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