行政管理制度-1
行政管理制度
第一章　總 則
第一條 目的：適應公司管理需要，規(guī)范行政管理行為。
第二條 本制度規(guī)定了行政事務(wù)活動中公文管理、會議、接待、辦公用品、后勤保障、檔案、保密、車輛管理等的工作程序與行為規(guī)范。
第二章 公文管理
第三條　管理部是公司文件處理的管理機構(gòu)，負責公司文件的管理工作，并指導各部門文件處理工作。
第一節(jié)　　公文擬制
第四條　公司文件由公司領(lǐng)導親自擬制或由管理部根據(jù)公司領(lǐng)導決策和意圖擬制。部門文件由部門自行擬制。
第五條　文件擬制的基本要求：
１　準確反映公司決策和領(lǐng)導意圖。
２　觀點鮮明、條理清楚、層次分明，結(jié)構(gòu)嚴謹、文字練達、標點符號使用恰當，人名、地名、時間、數(shù)字、引文要準確。
３　合理使用文種。
４　聯(lián)合行文，要征求各聯(lián)合部門的意見或由各聯(lián)名部門共同起草。
第六條 管理部對文件印制質(zhì)量、行文的文種與格式負責。
第七條 擬稿人負責校核文件。對外文件由管理部負責審核。文件校核主要有以下幾方面內(nèi)容:
1 是否確需行文。
2 內(nèi)容是否符合公司決策及有關(guān)的規(guī)章和規(guī)程，是否同已發(fā)布的相關(guān)文件相銜接。
3 提出的措施和辦法是否符合實際，切實可行。

4 內(nèi)容涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)、會簽，意見是否一致。
5 文字表達是否準確、簡明扼要、條理清楚、語法規(guī)范，打印有無錯誤。
6 文件格式是否符合要求，文種的選擇是否適當，編號是否正確，發(fā)布范圍是否合理。
第二節(jié)　文件審批、發(fā)放
第八條 文件發(fā)文前均應送相關(guān)主管領(lǐng)導審批，明確發(fā)文范圍。文稿一經(jīng)領(lǐng)導審批，一般不得再行修改。如確需修改的，需報經(jīng)原審批領(lǐng)導復審。領(lǐng)導審批稿件應歸檔保存，以備查閱。
第九條 根據(jù)公司領(lǐng)導工作職責分工，文件審批權(quán)限為：
１ 一般日常生產(chǎn)營運事務(wù)的文件，由總經(jīng)理簽發(fā)；部門文件由管理部復核后發(fā)放；
２ 凡政策性強、涉及的問題比較敏感，涉及到公司內(nèi)部重大政策的財務(wù)、預算、計劃、人事任免（依據(jù)干部任免權(quán)限）、機構(gòu)設(shè)置及編制、經(jīng)濟合同、協(xié)議以及以公司名義發(fā)布、上報的等方面的文件，由總經(jīng)理審批；
３ 凡公司的重大決策、重大項目、重要人事（部門經(jīng)理及以上）調(diào)整等，對公司產(chǎn)生重大影響的文件，送總經(jīng)理審閱后，還需呈公司董事長簽發(fā)。
第十條 管理部在繕印文件時，應按領(lǐng)導審批的范圍份數(shù)進行印制，做到迅速準確、字樣清晰、裝訂整齊、符合格式。校對人對復印的稿件負責。秘密文件的印刷、校對按保密制度指定專人進行。
第十一條 發(fā)文要登記，填寫發(fā)文登記表。公司行文統(tǒng)一編號為：
公司正式文件　　　　****文［２００３］第××號
公司會議紀要　　　　****會議紀要（××）號
密級文件應在文件首頁右上角標注密級標識。
第十二條 收文應記錄，并做好分類管理、傳閱、保存工作。員工調(diào)離時應辦理文件移交手續(xù)。
第十三條 公司外來文件應由管理部負責登記、擬辦、送領(lǐng)導批辦。領(lǐng)導批辦的文件事項由指定部門落實，管理部督辦并匯報。
第十四條 領(lǐng)導批辦文件時應具體明確：傳閱層次、辦理要求、完成時間、辦理部門，防止批辦的工作因含糊而未及時落實。
第十五條　承辦部門負責人應及時組織落實領(lǐng)導批辦的工作任務(wù)，凡屬本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應直接予以解決；涉及其它部門業(yè)務(wù)的事項，主辦部門要主動會同有關(guān)部門辦理；須報請公司領(lǐng)導審批的重要事項，應由主辦部門提出處理意見，如涉及其它部門時應協(xié)商并取得一致意見，然后送請公司領(lǐng)導審批。辦理完畢，通知管理部核驗，文件移交管理部保存歸檔。
第十六條　利用傳真系統(tǒng)傳送文件時，必須確認文件的實收情況。凡需存檔或送請領(lǐng)導批示的傳真件

應復制后再行處理，以利長期保存。
第三章 印章管理
第十七條 管理部負責公司所有印章的管理工作，應建立印章管理臺帳，對用印情況進行督導。公司各類印章均指定專人進行保管，暫定下列印章和相應保管人：
1. 公司行政章、合同專用章由管理部經(jīng)理保管。
2. 公司財務(wù)專用章和法人代表章由財務(wù)部負責人保管。
3. 發(fā)票專用章由財務(wù)部出納保管。
第十八條 印章保管人必須認真履行用印登記制度，注明用印人姓名、用印事由(內(nèi)容)、用印日期、領(lǐng)導簽字、借印歸還日期等主要事項。
第十九條 凡以公司名義制發(fā)的文件，須有總經(jīng)理簽發(fā)的文稿，方予用印。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。如發(fā)現(xiàn)文件不符合要求，監(jiān)印人有責任向有關(guān)人員提出意見，經(jīng)修正，送總經(jīng)理簽字后，方予用印并填寫用印登記，
第二十條 合同（協(xié)議）的用印應經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領(lǐng)導的批示連同已蓋章的合同（協(xié)議）的原件和復印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。
第二十一條 公司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時必須經(jīng)公司總經(jīng)理以上領(lǐng)導審批。
第二十二條 借用公司印章外出辦事必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，并按所規(guī)定的時限交還。
第二十三條 對于私自使用印章或借出印章后使用超出簽批范圍的，要根據(jù)情節(jié)輕重予以處理。
第二十四條 印章保管人所屬部門經(jīng)理對印章保管人運用印章負有監(jiān)督責任，并相應承擔領(lǐng)導責任。
第二十五條 各部門如需使用印章，應向管理部申請刻制。如因部門變動停止使用時，應將原印章交管理部封存或銷毀。
第四章 會議與接待
第二十六條 管理部負責公司及副總經(jīng)理以上領(lǐng)導主持召開的各種會議的組織和服務(wù)工作。
第二十七條 準確了解領(lǐng)導的意圖，掌握會議主題、會議時間、會議地點、要求出席人員、與會人員應準備的材料等，及時通知到位，必要時留下通知記錄。
第二十八條 會議期間，根據(jù)不同層次的會議要求，提供相應的會議服務(wù)：會場準備與布置、會議記錄、茶水供應、通訊服務(wù)、滿足領(lǐng)導臨時需求、與會者生活安排等。
第二十九條 會后清理會場，打掃衛(wèi)生，編制會議紀要等。
第三十條 公司來客通常由管理部負責接待。接待人員應熱情大方，遵守員工文明禮儀規(guī)范，維護公
司形象和利益；并根據(jù)來訪意圖正確及時引導來客與相關(guān)部門或領(lǐng)導會見。
第三十一條 公司重要客人應安排好會客地點，供應茶水，并根據(jù)領(lǐng)導意圖安排好生活。
第五章 辦公用品管理
第三十二條 辦公用品由管理部負責管理。
第三十三條 辦公用品使用由需用部門造采購計劃，管理部審核后報總經(jīng)理審批。管理部負責采購。
第三十四條 單價2000元以上、使用年限二年以上的物品或單價2000元以上生產(chǎn)線上使用的物品為公司固定資產(chǎn)類，管理部驗收入庫，經(jīng)財務(wù)部做固定資產(chǎn)登記后，方可報銷沖帳。
第三十五條 單價2000元以下的物品為耐用低值易耗品。購入各類耐用低值易耗品，管理部做好耐用低值易耗品登記后，方可報銷沖帳。
第三十六條 耗材(包括各類紙張、筆芯、墨水、涂改液等等)按計劃購買管理部驗收入庫后方可報銷沖帳。
第三十七條 管理部應逐步建立辦公用品耗用量標準，做到有計劃、有臺帳、有控制、有考核。
第六章 檔案管理
第一節(jié) 總 則
第三十八條 為對公司的文件檔案實行規(guī)范化管理，提高存檔文件材料的質(zhì)量，方便查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。
第三十九條 本規(guī)定所指之文件檔案，為公司在經(jīng)營活動中形成的以文件資料、電報、傳真、書信、圖表、簿冊、像片、錄音帶、錄相帶、電腦盤片等載體記載的各種有價值的記錄資料。
第二節(jié)　文件資料的歸檔
第四十條 凡與公司生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的，具有查考、利用價值的文件材料均應列入歸檔文件的范圍。
第四十一條 對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前,應根據(jù)該文件的時間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進行準確分類。
第四十二條 為了方便查尋，對已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的《卷內(nèi)文件目錄》和《案卷目錄》。機密文件另類歸檔。
第四十三條 對同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則：
1 保持聯(lián)系，便于查找；
2 按重要程度或形成時間排列；
3 批復、批示在前，請示、報告在后；
4 正件在前，附件在后；
5 正本在前，定稿在后；
6 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；
檢查工作形成的調(diào)查報告等結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
第四十四條 歸檔的文件原則上要求為原件,并要求字跡清楚、無污損或殘缺,特殊情況只能存復制件或殘損件的,要在目錄的備注檔內(nèi)注明原由。為使入卷的文件整齊、美觀、方便查閱，文件的簽發(fā)件和印發(fā)件可分開存放。
第四十五條 歸檔資料應包括下列內(nèi)容：
公文資料：公司紅頭文件、總公司文件、重要會議紀要、經(jīng)營決策、人事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等等；
人事檔案：履歷表、身份證、學歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大獎懲記載、照片、培訓記載等等；
財務(wù)檔案：原始憑證、票據(jù)管理、各總分類帳、現(xiàn)金帳、報表等等；
技術(shù)檔案：企業(yè)產(chǎn)品標準體系、工藝文件、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量管理文件、各種質(zhì)量活動記錄、外來標準等等；
設(shè)備檔案：設(shè)備臺帳、設(shè)備技術(shù)與使用說明書、合格證明、安裝調(diào)試記錄、運行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計量器具校驗等等；
其它：公司各類證書、榮譽、資質(zhì)、供方資料、客戶資料等等。

第三節(jié)　檔案資料的管理
第四十六條 公司的所有文書類檔案資料由管理部集中收存管理，財務(wù)報表、憑證、帳簿等財務(wù)文件由財務(wù)部專人保管，員工人事檔案交由管理部統(tǒng)一保管，設(shè)備檔案由工程部整理保存，技術(shù)資料由技術(shù)部整理保存。
第四十七條 公司員工因工作需要，需從檔案管理部門借閱已歸檔的文件資料的，須經(jīng)總經(jīng)理或管理部經(jīng)理批準，機密文件應得到總經(jīng)理批準，并辦理登記手續(xù)。并必須在指定期限內(nèi)歸還；借走的文件不得涂改、復印、摘錄、撕毀或轉(zhuǎn)借他人。
第四十八條 已歸檔的文件要定期清理，對內(nèi)容已發(fā)生變化并與新文件內(nèi)容有出入或相抵觸、有效期
已過失去保存意義和查考價值、分發(fā)較廣且有出
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