文書檔案管理
一、文印室管理規(guī)定
第一條 為了加強公司的文件管理，特制定本規(guī)定。
第二條 公司的文件，有打印必要時方予打印。內(nèi)部傳遞的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
第三條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時，可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。
第四條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機傳送，以免影響公司的正常工作。
第五條 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時完成任務(wù)。對收到的文件資料，應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤。
第六條 文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得載留任何文件。
第七條 文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一列行政開支。
第八條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處50元以下罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失，處50元以上罰款直至辭退。
第九條 本規(guī)定自××××年××月××日起執(zhí)行。
表23-1 行文表
保密區(qū)分 絕對機密 另

文 呈 受文者 副本份數(shù) 附

件 發(fā)文號數(shù)
極機密 函
機密 令
密 繕校員 發(fā)文日期
普通
傳遞法 限時送 事

由
特快送
快件
普通
保

存 年 核辦人 核稿人 •••••• ••••• 承辦人








二、文件收發(fā)規(guī)定
第一條 公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。
第二條 文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印蓋章。
第三條 文件和原稿，由辦公室分類歸檔、保存?zhèn)洳椤?
第四條 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制報送。
第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報送。
第六條 外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。
第七條 傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時組織傳達和落實。
表23-2 往來信函記錄表
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