經(jīng)理時(shí)間管理通則
□ 作業(yè)促效法
1．將公司報(bào)表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來(lái)
 最近的辦公自動(dòng)化設(shè)備，大多具備便捷的功能，復(fù)印機(jī)自動(dòng)送稿(ADF)，即為功能之
因此，不必再費(fèi)事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無(wú)所謂，可以大大
的節(jié)省人力與時(shí)間。
可是，這種精心設(shè)計(jì)出來(lái)的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應(yīng)用。其原因之一在于原稿的紙張大小不一。例如，在公司內(nèi)部報(bào)表文件上經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)，文章是用文書處理機(jī)打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一，自動(dòng)送稿功能(ADF)的威力，也要大大減小了，因此必須首先統(tǒng)一資料等所有文件的紙張大小，不只是復(fù)印上，在各方面都將大大提高效率。
2．單面使用活頁(yè)紙
從學(xué)生時(shí)代起，我們就偏愛以活頁(yè)紙來(lái)做筆記。當(dāng)然，有時(shí)也會(huì)使用一般的筆記本。不過(guò)，從講究效率的觀點(diǎn)來(lái)說(shuō)，活頁(yè)紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁(yè)紙的單面。
或許，這樣會(huì)令人覺得太浪費(fèi)，但是以單面使用每一張只記一個(gè)項(xiàng)目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后還是能分門別類自由地調(diào)整頁(yè)碼，使筆記更加清楚易讀。也就是說(shuō)，必要的時(shí)候活頁(yè)紙可以插換。此外復(fù)印時(shí)只單面使用，可以免去一張張翻頁(yè)的麻煩，得以順利的進(jìn)行作業(yè)。
3．把書架上大套書籍書背向下排置
百科全書類的大套書籍，可以稱之為知識(shí)的寶庫(kù)，平常應(yīng)經(jīng)常翻閱利用才是。事實(shí)上，這類書籍往往被束之高閣，無(wú)人問(wèn)津。
把大套書籍排上書架時(shí)，都要書背向下排置。大套書籍所以被人敬而遠(yuǎn)之的原因之一，在于難以放在普通的書架上。只要向下排置，就可以解決這個(gè)困擾。把書背向下排置時(shí)，令書底朝外并在上面寫上書名，這么一來(lái)就可以隨手抽取查閱，不會(huì)再有笨重、不便的感覺了。
4．利用百科全書的硬紙盒來(lái)收藏，可收一舉兩得之效
把百科全書排上書架時(shí)，應(yīng)該一定先把硬紙盒取下來(lái)，讓它“赤裸裸”地排在書架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時(shí)，即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒另有妙用。
百科全書或全集之類的大套書，一套都有數(shù)十冊(cè)之多，利用這些硬紙盒做“整理盒”，分門別類地收藏明信片、書信等信件資料，實(shí)在非常方便，盒子的容量又多，大小又適合放置書信、明信片，所以，按類別或用途分別收藏是最理想不過(guò)了。以后檢索找尋，自是“手到擒來(lái)”。
5．將經(jīng)常使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化
在處理的事務(wù)過(guò)程中，只要在訪客的名片上，簡(jiǎn)單地寫上“人、住、印、檔”，然后交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、復(fù)印名片、夾入名片簿存檔。像這樣將經(jīng)濟(jì)使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化，在交待工作的時(shí)候，可以不必在口頭上一一指示或?qū)懽謼l提醒要點(diǎn)，得以省去不少麻煩。
不只是一般的事務(wù)工作，連書信中經(jīng)常使用的客套話也可加以簡(jiǎn)略化。例如“悉”表示“來(lái)函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書去打字。
6．將重要的剪貼資料印成B5大小
很多人都有剪貼報(bào)紙、雜志的習(xí)慣，不過(guò)，如果以此來(lái)整理應(yīng)用資料，未必是提高效率的方法。
例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的階段上，這種辦法相當(dāng)不便。 在管理者辦公室中，剪下的報(bào)紙、雜志文章一律要復(fù)印，而且利用復(fù)印機(jī)放大縮小的功能，全部統(tǒng)一成B5大小，這么一來(lái)，不但日后容易整理，而且檢索工作也會(huì)更為輕松愉快。
7．在活頁(yè)紙的兩側(cè)打孔
我們習(xí)慣在活頁(yè)紙的兩側(cè)打上二十六個(gè)孔，因?yàn)橄胪瑫r(shí)對(duì)照兩種資料時(shí)，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無(wú)遺。單面使用法的優(yōu)點(diǎn)是，在這種情況下，將性能發(fā)揮到極點(diǎn)。
如果有兩側(cè)打孔的活頁(yè)紙，在裝訂歸檔之時(shí)，就更加方便，何樂(lè)而不為呢?
8．參考書籍在復(fù)印出所需資料后，要立刻歸位
書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，當(dāng)然會(huì)導(dǎo)致工作效率降低。書架要以自己的方式隨時(shí)整理得有條不紊，如此工作才能順利的進(jìn)行下去。整理的要訣在于——盡快將使用過(guò)的書籍歸位。
通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多占兩、三頁(yè)左右，因此，不管搬出多少本書，應(yīng)都應(yīng)只把必要的章節(jié)…………
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