行政部規(guī)范化管理工具箱-來訪人員接待管理制度
來訪人員接待管理制度
以下是某公司來訪人員接待管理制度，供讀者參考。
制度
名稱 來訪人員接待管理制度 編 號
執(zhí)行部門
第1章 總則
第1條 目的
為規(guī)范前臺接待人員對來訪人員的接待行為，提高接待效率，樹立公司形象，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于公司所有前臺接待人員。
第2章 人員來訪接待
第3條 接待預(yù)約來訪人員時，接待人員應(yīng)禮貌大方、熱情周到。
第4條 客人到來進(jìn)行來后，接待人員要立即通知被訪者；如需引導(dǎo)，則應(yīng)使用正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢，具體如下表所示。
引導(dǎo)規(guī)范表
引導(dǎo)方法 詳細(xì)說明
在走廊的引導(dǎo)方法 接待人員在客人兩三步之前，配合步調(diào)，請客人走在內(nèi)側(cè)
在樓梯的引導(dǎo)方法 當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面；若是下樓時，應(yīng)由接待人員走在前面，客人走在后面。上下樓梯時，接待人員應(yīng)該注意客人的安全
在電梯的引導(dǎo)方法 引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員應(yīng)先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門；到達(dá)時，由接待人員按“開”鈕，請客人先走出電梯
客廳里的引導(dǎo)方法 當(dāng)客人走入客廳，接待人員應(yīng)用手指示，請客人坐下；看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人誤坐下座，接待人員應(yīng)請客人改坐上座
第5條 安排時接待地點，接待人員主要遵循以下原則。
1．對于普通來賓，一般安排在公司會議室內(nèi)接待。
2．對于貴賓，應(yīng)由具體接待者安排接待地點。
3．對于面試人員，如果會議室條件允許，應(yīng)盡量安排在會議室接待。
4．對于來公司學(xué)習(xí)培訓(xùn)的人員，由行政部協(xié)助相關(guān)部門安排接待。
第6條 預(yù)約人員到達(dá)后，若被訪者由于種種原因不能馬上接見，接待人員一定要說明理由與等待時間，若來訪人員愿意等待，則應(yīng)向其提供飲料和雜志，如有可能，還應(yīng)該不時為來訪人員更換飲料。
第7條 如果預(yù)約來訪人員要找的負(fù)責(zé)人不在，接待人員要明確告知負(fù)責(zé)人的去向及回公司的時間，請來訪人員留下電話、地址，并明確是來訪人員再次來公司，還是本公司人員回訪來訪者單位。
第8條 如果采訪人員未預(yù)約，接待人員應(yīng)首先明確對方姓名，委婉詢問對方來意，并初步判斷能否讓他與相關(guān)人員見面。
第9條 接待人員經(jīng)過初步判斷，如果不能直接回答，應(yīng)使用“讓我看看他是否在”等言辭，及時與相關(guān)人員溝通，最后決定是否安排接待。
第3章 附則
第10條 行政部對本制度擁有解釋權(quán)。

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