報告七：山東魯能積成電子股份有限公司工作分析與職務說明書報告
工作分析與職務說明書報告 1. 工作分析與職務說明書的含義 工作分析，是對某特定的工作、崗位做出明確規(guī)定，并確定完成這一工作所需要的知 識技能等資格條件的過程。 職務說明書是工作分析的書面表達形式，其核心是工作分析。工作分析是人力資源管 理體系的基礎系統(tǒng)。在此基礎上人事管理劃分為招聘、培訓、考核和薪酬四大環(huán)節(jié)，而 這四個環(huán)節(jié)無一不與工作分析密切相關，因此對職務說明書進行科學化、標準化和規(guī)范 化管理是十分重要的。 2. 工作分析與職務說明書的意義 工作分析是人力資源管理科學化的重要基礎，是科學管理在人事工作上的應用，是制 定人事制度的基本依據(jù)之一，也是人事管理法制化的基本前提。同時，通過工作分析與 職位分類，便于發(fā)現(xiàn)組織中存在的問題，并明確改進方向，有利于各級組織管理的科學 化、系統(tǒng)化。 （一）工作分析與職務說明書是人力資源管理各項工作開展的基礎 1、使招聘工作有據(jù)可依，規(guī)范運作。如果某部門一些崗位缺人，該部門就可以依該 崗職務說明書向人力資源部去提出招聘需求，人力資源部據(jù)此制定招聘計劃，人力資源 部招聘人員并非僅憑自己的好惡來開展招聘活動，而是依據(jù)該崗位職務說明書中的“任職 資格”一欄以及“特殊技能”要求發(fā)布招聘信息，并對求職者進行一系列的篩選，以招到最 合適的人選。這樣可以避免由于主觀因素而造成的不規(guī)范，導致招聘來的人員不能勝任 該崗，同時也從一定程度上杜絕招聘中的舞弊行為，做到“因崗設人，因職擇人”，從而 大大提高工作效率。 2、使工作分配更具科學性，系統(tǒng)性。崗位職務說明書應該是上級安排工作的主要依 據(jù)。管理層應對部門內(nèi)員工所從事的崗位有充分的認識，崗位職責的劃分應具有一定的 科學性和相關性，什么崗位負責什么工作并不是完全憑管理層主觀的想法，而是依據(jù)該 崗位的職務說明書進行合情合理的工作任務分配。 3、工作分析是崗位評價的前提和工具。崗位評價是在工作分析的基礎上，按照一定 的客觀衡量標準，對崗位的工作任務、繁簡難易程度、責任大小、所需資格條件等方面 進行系統(tǒng)評比與估計。工作分析和職務說明書由于對各崗位工作進行了理順和規(guī)范，為 崗位評價打下了良好的基礎。 崗位評價的作用與特點： 對工作進行科學定量測評，以量值表現(xiàn)崗位特征； 使性質(zhì)相同或相近的崗位有統(tǒng)一的評判和估價標準，便于比較崗位間價值的高低； 為公司崗位歸級列等奠定基礎。 4、提供了績效考核的考核內(nèi)容。崗位職務說明書是確定員工考核范圍的主要依據(jù)。 在一個崗位，首先要完成本職工作，完成效果如何，要從考核來體現(xiàn)，考核內(nèi)容的確定 來自于職務說明書的工作職責、工作內(nèi)容、工作目標和要求，考核范圍也應僅限于職務 說明書中所列的工作內(nèi)容和職責，對在崗員工完成職責過程中的德、能、勤、績幾個方 面進行較全面的考核。對于不屬于該崗位職責的工作，由于其他原因該員工做了這件事 ，也不應列入對其業(yè)績的考核范圍。否則會造成“種了他人的田，荒了自己的地”，這并 不是公司所追求的目標。愛崗敬業(yè)，“在一崗，專一事”應當是最起碼的要求。 5、為完善建立薪資、福利制度打下良好的基礎。崗位職務說明書應是評定員工薪資 標準的基礎之一。公司應根據(jù)不同的崗位，所包含的工作難易程度進行評價。對于薪酬 制度來說，要公正的評價員工的能力，必然要考慮其所在崗位、所從事工作的難易程度 ，相同學歷或能力的員工由于所在崗位的不同，工作難易不同，表現(xiàn)也不盡相同，在簡 單崗位上更易較好完成本職工作，表現(xiàn)出色，因此，全面衡量員工的能力，以薪酬制度 來度量員工的工作及勞動價值是一個系統(tǒng)工程。一般來講薪酬結構包括幾部分：基本工 資、工齡工資、職務工資、各種津貼、其他補助等，首先要對崗位確定一個基本的職務 或崗位工資，在此崗位員工的崗位工資應是相同的，只是不同員工的基礎工資、工齡工 資、津貼等等其他的部分因各人具體情況而不同。崗位工資標準應依據(jù)職務說明書中所 反映的工作內(nèi)容，通過職位評定專家小組進行科學評定來較為公平合理地確定。 （二）職務說明書對員工個人工作及未來發(fā)展起著積極的指導作用 1、指導員工工作方向，有助于對照提高。職務說明書規(guī)定了員工的主要工作內(nèi)容： 什么是我該做的，什么是我負責的、什么是我應當協(xié)助的？我應具有什么樣的特殊能力 ？我要在哪些知識技能方面提高？我還應具備什么樣的知識等等，同時還可以通過制定 工作規(guī)范，促使員工的行為符合規(guī)范、高效的原則，自覺地向公司所要求的方向努力。 2、為員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考。職務說明書還具有指引員工未來職業(yè)發(fā)展方向的 作用。比如員工可以認識到目前所在崗位的上一級崗位是什么，其發(fā)展方向是什么，需 要什么任職資格，自身目前具有哪些知識能力優(yōu)勢，還欠缺什么，如何通過努力提高知 識技能，獲得提升等等。 （三）對魯能積成人力資源體系的建立具有基礎支持性意義 魯能積成電子股份有限公司近幾年來發(fā)展速度快，主要精力放在市場和技術上，忽視管 理，制度不健全，經(jīng)驗管理多，而科學管理水平不高；同時人員增多，價值觀多元化， 價值觀的整合，文化的交融需要一個磨合的過程。就人力資源管理來看，重視不夠，基 礎薄弱，各項制度不健全，人力資源規(guī)劃、招聘、培訓、考核激勵等職能不能良好發(fā)揮 。人力資源各項管理職能的缺失又形成著一個互為因果的不良循環(huán)，無法為公司發(fā)展提 供有力的支持，因此進一步完善和構建公司的人力資源體系，從人力資源基礎工作做起 是現(xiàn)實情況的迫切要求。 鑒于工作分析在人力資源管理體系及公司管理中的重要地位，北大縱橫魯能積成項目 組根據(jù)項目合同的要求以及魯能積成電子股份有限公司的實際情況，在項目第二階段， 與公司項目小組、公司領導、各部門負責人、各崗位人員大力配合，進行了工作分析與 職務說明書的填寫及規(guī)范工作。通過一系列的指導培訓及公司多次研究和調(diào)整，基本達 到了理順職責劃分，明確崗位責任，確定任職要求等目標，對各級崗位員工的實際工作 起到了指導作用，達到了較好的效果，并為以后人力資源管理各項工作的開展打下良好 基礎。 3. 工作分析的目的和方法 （一）進行工作分析的目的 促使工作的名稱與含義在整個組織中表示特定而一致的意義，實現(xiàn)工作用語的標準 化； 確定工作要求，以建立適當?shù)闹笇c培訓內(nèi)容； 確定員工錄用與上崗的最低條件； 為確定組織的人力資源需求、制定人力資源計劃提供依據(jù)； 確定工作之間的相互關系，以利于合理的晉升、調(diào)動與指派； 獲得有關工作與環(huán)境的實際情況，利于發(fā)現(xiàn)導致員工不滿、工作效率下降的原因； 為制定考核程序及方法提供依據(jù)，以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職能及員工進行自我控 制； 辨明影響安全的主要因素，以及時采取有效措施，將危險降至最低； 為改進工作方法積累必要的資料，為組織的變革提供依據(jù)。 （二）工作分析采用的方法 觀察法； 面談法； 寫實法（職務調(diào)查表法、工作日志法、核對法）； 工作實踐法； 典型事例法。 （三）工作分析中常用到的一些術語 任務：為達到某一明確目的所從事的一系列活動。 職責：組織要求的在特定崗位上需要完成的任務。 職權：依法賦予的完成特定任務所需要的權力。 職位：即崗位。是組織要求個體完成的一項或多項責任以及為此賦予個體權力的總 和。 工作要素：工作中不能再繼續(xù)分解的最小動作單位。 職務：即工作。是按規(guī)定擔任的工作或為實現(xiàn)某一目的而從事的明確的工作行為， 由一組主要職責相似的職位所組成。 工作族（職系）：由兩個或兩個以上有相似特點的工作組成。 職組：工作性質(zhì)相近的若干職系綜合而成為職組。 職業(yè)：由不同時間內(nèi)不同組織中的相似工作組成。 職級：工作內(nèi)容、難易程度、責任大小、所需資格皆很相似的職位。 職等：工作性質(zhì)不同或主要職務不同，但其困難程度、職責大小、工作所需資格等 條件充分相同的職級為同一職等。 4. 職務說明書的內(nèi)涵 職務說明書主要包括四個主要部分。 （一）基本資料 職務名稱； 直接上級職位； 所屬部門； 工資等級； 工資水平； 所轄人員； 定員人數(shù)； 工作性質(zhì)。 （二）工作描述 工作概要； 工作活動內(nèi)容：活動內(nèi)容、時間百分比、權限等； 工作職責； 工作結果； 工作關系：受誰監(jiān)督；監(jiān)督誰；可晉升、可轉(zhuǎn)換的職位及可升遷至此的職位，與哪 些職位有聯(lián)系； 工作人員運用設備和信息說明。 （三）任職資格說明 最低學歷； 所需培訓的時間和科目； 從事本職工作和其他相關工作的年限和經(jīng)驗； 一般能力； 興趣愛好； 個性特征； 性別、年齡特征； 體能要求：工作姿勢，對視覺、聽覺、嗅覺有何特殊要求，精神緊張程度，體力消 耗大小。 （四）工作環(huán)境 工作場所； 工作環(huán)境的危險性； 職業(yè)病； 工作時間特征； 工作的均衡性； 工作環(huán)境的舒服程度。 （五）職務說明書填寫時的注意事項 對事不對人； 盡可能具體，可操作； 表述準確； 剔除廢話； 任職資格與崗位責任對應。 5. 北大縱橫項目組的工作步驟 步驟一、準備與培訓 由于魯能積成電子的具體情況，北大縱橫項目組認為首先應該對有關人員進行工作分 析與職務說明書的理論培訓與具體指導，明確該項工作的目的和意義所在，才能引起各 級人員的重視，達到較好的效果。 （一）制作培訓教材，進行專門培訓。 針對公司實際情況，結合有關理論，北大縱橫項目組制作了工作分析與職務說明書培 訓材料，并通過多媒體形式進行演示和講解，對各部門負責人進行了培訓，目的在于使 他們較好地理解職務說明書的內(nèi)容，并指導部門內(nèi)各崗位正確填寫，以達到提高效率、 事半功倍的效果。 （二）提供填寫范本。 根據(jù)公司具體情況，北大縱橫項目組采用了工作任務調(diào)查表法進行工作分析，即發(fā)放 職務說明書空白表格，要求各崗位的人員按照表格項目，逐項對本崗位的工作進行分析 和描述，從而形成職務說明書的原始資料和基礎內(nèi)容。為具體指導職務說明書的填寫， 并加以規(guī)范，項目組制作了《職務說明書填寫范本》發(fā)給各部門，要求按照格式填寫，以 統(tǒng)一規(guī)范，減少錯誤。 步驟二、發(fā)放與回收 空白職務說明書的發(fā)放采取了電子版的形式，以達到形式規(guī)范、方便填寫、機動靈活 、內(nèi)容修改方便的效果。 職務說明書要求在一天之內(nèi)完成，準時回收。大部分都按時交回，共回收148份。 步驟三、審閱職務說明書，發(fā)現(xiàn)總結問題 項目組成員均對收集到的職務說明書進行了通覽，并針對每一份職務說明書提出了具 體修改建議，之后開會集體討論，對意見進行了匯總。 通過第一步初審職位說明書，發(fā)現(xiàn)了一些問題： （一）現(xiàn)在的職位說明書所反映的崗位情況與以前所提供的情況有差別。主要反映在 崗位數(shù)量、崗位名稱及崗位結構上。 （二）整體填寫情況良莠不齊，有些部門基礎工作較好，職責分工情況較清楚和完整 ，給予了一定的重視，整體情況較好，有些部門職責不明晰，另外在填寫時部門領導及 個人重視不夠，填寫質(zhì)量不高。 （三）主要問題： 1、形式和格式上的細節(jié)性問題 1. 漏項未填，信息不完整； 2. 內(nèi)容空泛，不具體，應當注明具體內(nèi)容； 3. 工作職責與內(nèi)容混在一起，沒有歸類，而且未按格式要求填時間比例； 4. 崗位名稱不統(tǒng)一，包括相互有所關聯(lián)的崗位在互相提及時名稱不同， 容易分辨不清； 5. 任職資格要求填寫不合理，未經(jīng)討論和認定，有些人只是填寫了自身 目前的條件，而不是從工作的角度出發(fā)要求的任職資格。 2．具體職責與崗位的問題 （1） 某些部門正、副部長的職責完全相同，管轄人數(shù)也相同； （2） 領導、上下級關系不清； （3） 崗位工作量大小與人員設置是否合理有待討論； （4） 填寫空缺現(xiàn)象。有些說明書填寫的崗位直接上級，及有些管理崗位說明書填寫所轄人員 均為空缺，上下級匯報關系模糊； （5） 部分現(xiàn)有崗位無說明書。 對問題產(chǎn)生原因分析，除上述提到的部門職責劃分不清、崗位職責缺乏統(tǒng)一規(guī)劃等之 外，還由于公司及領導對員工培訓教育不夠，人員學習認識不足，另外公司也存在著人 員緊張，事務多，領導亂指揮，抓人干活的現(xiàn)象，導致有些崗位人員對職責要求及本人 實際做的事分不清，對上下級領導關系不明確，工作匯報主體不明，因此對本職工作職 責認識不清，對上下級領導關系有所誤解，存在錯誤認識。 步驟四、協(xié)助填寫 對以上發(fā)現(xiàn)問題進行總結，在與公司項目協(xié)調(diào)小組、高層領導見面時作了介紹和匯報 ，公司領導對此非常重視，確定了下一步推進計劃： 1．公司召開各部門負責人會議，要求各部門必須在規(guī)定的時間內(nèi)理順崗位職責及崗 位結構，完成職務說明書，同時我們向大家指出了發(fā)現(xiàn)的一些主要問題，并提出指導意 見和具體規(guī)范，加強協(xié)助配合與指導； 2．撰寫《工作分析與職務說明書填寫指導意見》發(fā)放各部門...
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