興隆公司行政辦公及人力系統(tǒng)項(xiàng)目建議書
興隆公司行政辦公及人力系統(tǒng)項(xiàng)目建議書 1. 中國科學(xué)技術(shù)信息研究所介紹 中國科學(xué)技術(shù)信息研究所（ISTIC）是在周恩來總理親自關(guān)懷下于1956年10月成立的 ，是國家科學(xué)技術(shù)部直屬的國家級綜合性科技信息機(jī)構(gòu)?，F(xiàn)有職工850人，下設(shè)11個(gè)業(yè)務(wù) 單位，建有一個(gè)獨(dú)資公司，3個(gè)合資公司，1個(gè)股份有限公司和3個(gè)社團(tuán)組織。四十多年來 ，中國科技信息研究所作為國家級科技信息研究機(jī)構(gòu)，已在國內(nèi)外形成了廣泛影響。許 多研究成果和重大工程項(xiàng)目曾榮膺國家獎(jiǎng)勵(lì)。并代表國家參加了聯(lián)合國教科文組織(Une sco)政府間信息學(xué)計(jì)劃(IIP)和綜合信息計(jì)劃(PGI)、國際信息文獻(xiàn)聯(lián)合會(FID)等國際組 織，有關(guān)專家擔(dān)任了相關(guān)國際組織的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，參與這些國際組織項(xiàng)目的研究與實(shí)施。 中國科學(xué)技術(shù)信息研究所信息分析研究中心是專業(yè)從事信息分析研究的職能部門， 本中心目前共有人員36人，其中擁有博士學(xué)位人員4人，碩士和雙學(xué)士15人，所有人員都 有大專以上學(xué)歷。中心在信息情報(bào)研究、企業(yè)知識管理、企業(yè)信息化建設(shè)等方面具有專 業(yè)級的研究和建設(shè)優(yōu)勢。多次承擔(dān)科技部、國家自然基金委和來自企業(yè)的重大項(xiàng)目并獲 得好評。一些項(xiàng)目獲得國家科技進(jìn)步二等獎(jiǎng)。長期以來，本中心在決策支持系統(tǒng)的信息 化建設(shè)方面已經(jīng)形成獨(dú)特的產(chǎn)品和服務(wù)方式。 我中心近期承擔(dān)的與興隆公司項(xiàng)目類似或與此次項(xiàng)目有關(guān)的研究產(chǎn)品有： 中國科技決策支持系統(tǒng) 該系統(tǒng)是國家科技部委托、中央級基礎(chǔ)性工作項(xiàng)目研究工作，經(jīng)過近兩年的積累， 已經(jīng)形成了以CHIANINFO系統(tǒng)為核心的科技決策支持體系，含有地方機(jī)構(gòu)文件報(bào)送系統(tǒng)、 專家知識管理系統(tǒng)等部分。 中鐵快運(yùn)公司客戶關(guān)系系統(tǒng)（CRM）運(yùn)輸行業(yè)知識管理解決方案 北京金環(huán)天朗公司公司綜合信息管理系統(tǒng) 渠道銷售行業(yè)知識管理解決方案 上海寶剛國際貿(mào)易公司企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)建設(shè)銷售行業(yè)知識管理解決方案 國家自然基金委課題 《信息科學(xué)領(lǐng)域研究前言調(diào)查與比較技術(shù)》 國家自然基金委課題 《面向企業(yè)戰(zhàn)略管理的競爭情報(bào)研究》 本次項(xiàng)目參與人員主要簡歷 項(xiàng)目經(jīng)理 胡紅亮 工學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)雙學(xué)士，國家信息分析師，工程師 曾任中國最大的物流園區(qū)-北京華通物流園區(qū)（B- Logistics）信息中心主任、現(xiàn)任中國科技信息系統(tǒng)（CHINAINFO）主管，多次主持開 發(fā)國家級的決策信息系統(tǒng)，在政府、企業(yè)信息化建設(shè)方面具有豐富的經(jīng)驗(yàn)。 職責(zé)：主持系統(tǒng)的整體規(guī)劃和設(shè)計(jì)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)后期的實(shí)施和維護(hù)。 項(xiàng)目內(nèi)容主管 劉婭 英國SUSSEX大學(xué) 管理學(xué)碩士，國家信息分析師，工程師 現(xiàn)任中國科技信息系統(tǒng)（CHINAINFO）內(nèi)容主管、多次主持國家自然基金委有關(guān) 信息技術(shù)的研究項(xiàng)目。在知識管理系統(tǒng)方面具有比較強(qiáng)的優(yōu)勢。 職責(zé)：在系統(tǒng)的知識管理和組織上，運(yùn)用優(yōu)化設(shè)計(jì)的原則進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)和規(guī)劃。 項(xiàng)目主管助理 劉雷鳴 信息學(xué)碩士 職責(zé)：負(fù)責(zé)協(xié)助項(xiàng)目主管進(jìn)行協(xié)調(diào)。 其他參與人員： 2. 項(xiàng)目背景 北京興隆置業(yè)有限公司是一家具備集拆遷、房地產(chǎn)開發(fā)、物業(yè)管理于一體的全程服 務(wù)能力的專業(yè)房地產(chǎn)公司。多年來，在興隆公司“誠信—?jiǎng)?chuàng)新”核心理念的指導(dǎo)下，公司取 得了長足的發(fā)展，各項(xiàng)業(yè)務(wù)蒸蒸日上，開始步入一個(gè)品牌建設(shè)的新時(shí)期。在公司發(fā)展的 同時(shí)，企業(yè)專業(yè)化的管理使公司的組織結(jié)構(gòu)得到進(jìn)一步優(yōu)化。公司現(xiàn)已建立起科學(xué)的現(xiàn) 代企業(yè)組織構(gòu)架，形成了先進(jìn)完善的管理機(jī)制。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)，大量的優(yōu)秀人才被 不斷地吸納進(jìn)來，在人力管理方面需要引入管理的系統(tǒng)和知識。 在知識經(jīng)濟(jì)的大背景下，要想提高工作效率、完善管理體系、優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，興隆 公司需要在企業(yè)人力資源管理、行政管理等方面實(shí)現(xiàn)電子化和信息化，以達(dá)到提升企業(yè) 形象和核心知識管理能力的目的。 目前興隆公司在信息化建設(shè)方面還處于薄弱的基礎(chǔ)階段，公司原始資料數(shù)據(jù)不能形 成信息積累。更談不上增值、共享和為決策支持服務(wù)。 基本的問題包括： 1. 公司規(guī)模和組織管理在逐步擴(kuò)大，信息化的需求比較加大。 2. 企業(yè)門戶形象與公司的品牌不匹配。 3. 行政辦公和人力資源綜合管理系統(tǒng)缺乏，效率低。 4. 客戶管理系統(tǒng)尚沒建立 5. 競爭情報(bào)和技術(shù)情報(bào)系統(tǒng)系統(tǒng)沒有建立的基礎(chǔ)。 企業(yè)門戶建設(shè)：企業(yè)門戶是企業(yè)對外宣傳和展示的重要舞臺，對 3. 基本需求分析 中國科學(xué)技術(shù)信息研究所前期承擔(dān)了興隆公司的網(wǎng)站建設(shè)工程，在和興隆公司的管 理人員接觸中初步解了公司的特點(diǎn)。 在初步確定和興隆公司進(jìn)行行政辦公和人力資源的開發(fā)合作后，我們對興隆公司的 人力資源狀況進(jìn)行一些初步的調(diào)研和論證（包括向相關(guān)的管理人員發(fā)送初步的調(diào)查表格 和主管人員的當(dāng)面交流），經(jīng)過初步的分析，我們提出以下的分析報(bào)告結(jié)論。 1. 興隆公司目前的行政人力資源管理還停留在手工管理階段、工作效能低，人力 浪費(fèi)嚴(yán)重。 2. 目前公司關(guān)于行政和人力資源部分的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫尚沒有建立，不利于公司的信 息化管理和資料的積累。 3. 員工沒有共享資源的辦公桌面和公共交流的平臺。 4. 人力管理人員沒有各類報(bào)表和信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。 5. 興隆公司具有自身管理方面的獨(dú)特需求。例如公文和重大事項(xiàng)的合作議事制度 方面。 在確定進(jìn)一步合作的前提下，我中心將介入到興隆公司的行政辦公和人力系統(tǒng)的 建設(shè)中來，將會更多地與公司管理人員進(jìn)行充分的交流和溝通，以確定讓系統(tǒng)能滿足 公司發(fā)展的需求。 4. 項(xiàng)目設(shè)計(jì)草案 基本原則：按照我們多年來在企業(yè)信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)該一開始形成“總體規(guī)劃、 分布實(shí)施”的總原則，按照該原則的指導(dǎo)思想，我們將興隆公司的信息化工作分成如下圖 所示意的若干部分。 興隆公司信息化建設(shè)體系結(jié)構(gòu)示意圖 已經(jīng)完成 一期待完成部分 其中各層表示的內(nèi)容為： 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層面：包括員工的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、合同基本數(shù) 據(jù)、市場和情報(bào)數(shù)據(jù)以及公司的基本情況。 該層是信息系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，也是需要認(rèn)真設(shè)計(jì)和規(guī)劃的部分。 業(yè)務(wù)層次：主要是完成具體業(yè)務(wù)流程而產(chǎn)生的，其數(shù)據(jù)來源于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層次并獲得 其他外部的數(shù)據(jù)。 該層次主要解決企業(yè)在經(jīng)營和管理上的問題。能解決企業(yè)管理效率低下，層次不高的局 面。而客戶關(guān)系和市場情報(bào)等系統(tǒng)的建設(shè)將直接給企業(yè)帶來經(jīng)營上的機(jī)遇。 決策支持層：將直接為企業(yè)的決策提供支持，該系統(tǒng)的建立十分依賴基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層和 業(yè)務(wù)管理層的建設(shè)水平，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)能通過該層了解企業(yè)經(jīng)營和管理方面的問題和 狀況，以便為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展做出有利的決策。 第一期建設(shè)　行政及人力資源系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)示意圖 任何系統(tǒng)的建設(shè)都不是一躇而就的事情，因此，結(jié)合興隆公司的實(shí)際情況，我們建 議首先對外開展企業(yè)門戶的建設(shè)，以提高公司的外在形象；對內(nèi)進(jìn)行行政辦公和人力資 源管理的建設(shè)，以便提高工作效率，節(jié)約勞動(dòng)成本。 行政及人力資源管理功能圖 1. 功能分類介紹 （1）個(gè)人行政辦公桌面：該系統(tǒng)是員工工作的基本平臺，相當(dāng)于實(shí)際的辦公桌面系 統(tǒng)。員工在此桌面上具有個(gè)人公共信息（如公司的通訊錄、通知、個(gè)人資料、電子郵 件等），公司論壇系統(tǒng)、新聞發(fā)布系統(tǒng)（包括共創(chuàng)刊物發(fā)表系統(tǒng)）等。 該系統(tǒng)是員工工作的基礎(chǔ)，按照不同權(quán)限和職位擁有不同的功能界面。 ● 個(gè)人信息。包括簡略資料和完全資料兩部分，簡略資料能便于員工之間的了解， 尤其是人員變動(dòng)頻繁的機(jī)構(gòu)很有必要建立。 完全資料包括了員工個(gè)人的所有內(nèi)容。 ● 公共信息：包括公司通訊錄和資料庫等，個(gè)人簡單信息修改后在這里實(shí)時(shí)得到體 現(xiàn)很查詢。 ● 通知公告：公司的重要通知，將以高亮滾動(dòng)的形式進(jìn)行提示。 ● 待辦事宜提示：如對需要審批、或應(yīng)答的問題的提示。 ● 新聞系統(tǒng)：包括向共創(chuàng)刊物發(fā)表文章和網(wǎng)站發(fā)布等。 ● 興隆論壇：員工的企業(yè)內(nèi)部論壇 （2）公文流轉(zhuǎn)審閱系統(tǒng) 該系統(tǒng)是為有效解決興隆公司很多中層干部經(jīng)常外出，文件的流轉(zhuǎn)審批費(fèi)而設(shè)計(jì)的 一個(gè)功能模塊，也是提升公司辦公效率和習(xí)慣的重要管理改革。經(jīng)過次模塊的建設(shè)， 經(jīng)常為等一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的簽字或意見耽誤時(shí)間和效率的現(xiàn)象將得到根除，并將建立其文件 檔案的電子化管理體系。 具體的模塊包括： ● 創(chuàng)建公文 籌建公文實(shí)際上包括： 擬稿：擬稿人進(jìn)行填寫主題詞、文件標(biāo)題、主送部門、抄送部門、報(bào)抄部門、附件、機(jī) 密程度、緊急程度等內(nèi)容 查詢：可根據(jù)公文的機(jī)密程度（一般、機(jī)密、絕密）進(jìn)行有選擇的查詢。 合同文件（詳見下面介紹的合同管理）基礎(chǔ)部分也是在次 ● 創(chuàng)建公文文流程 可以根據(jù)企業(yè)需要隨時(shí)調(diào)整流程，流程結(jié)束后由文件及相關(guān)信息直接歸檔。歸檔后 的文件，可以按機(jī)密等級分權(quán)限進(jìn)行查詢，查詢權(quán)限可以由用戶指定。 2.收文流程 收文流程主要是處理收到上級部門及其它部門的公文，對收文進(jìn)行登記和維護(hù)，并提供 查詢,同時(shí)對收文的全過程進(jìn)行有效控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的收文流程等。 收文流程主要包括： 收文：登記人將收到的公文進(jìn)行登記整理，交領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。 審批：領(lǐng)導(dǎo)將收到的公文進(jìn)行批閱，批閱完成后交辦理人進(jìn)行辦理。 辦理：辦理人將領(lǐng)導(dǎo)批閱過的公文進(jìn)行辦理，辦理完成系統(tǒng)自動(dòng)存檔。 查詢：相關(guān)人員可以對收到的公文及其信息進(jìn)行查詢。 公文的概念是一個(gè)很重要也很具有靈活性的模板，在次系統(tǒng)下，企業(yè)發(fā)生的很多流程都 可以根據(jù)次得到規(guī)范化的處理，例如： 3.會議流程 實(shí)現(xiàn)會議室管理、會議審批、計(jì)劃、準(zhǔn)備、記錄、查詢的功能。在會議召開前可以對會 議的議題和內(nèi)容進(jìn)行審批和準(zhǔn)備，準(zhǔn)備內(nèi)容包括合理地安排會議的參加人員、時(shí)間、場 地、內(nèi)容議題，準(zhǔn)備會議文件，以電子郵件或打印會議單的方式發(fā)放會議通知等。對已 召開的會議可以對出席情況、議題討論結(jié)果、會議決議等內(nèi)容作記錄并整理會議紀(jì)要。 會議流程主要包括： 起草會議：由起草人填寫會議計(jì)劃，其中包括會議的內(nèi)容、開會時(shí)間、地點(diǎn)等內(nèi)容，發(fā) 送給會議安排人進(jìn)行安排。 會議安排：會議安排人收到會議計(jì)劃，進(jìn)行會議的安排，并填寫會議的安排情況等信息 ，然后進(jìn)行開會。 會議總結(jié)：會議的總結(jié)人進(jìn)行會議的總結(jié)并提交會議紀(jì)要，發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。 領(lǐng)導(dǎo)審批：領(lǐng)導(dǎo)收到會議的總結(jié)后進(jìn)行審批，審批完成后進(jìn)行會議數(shù)據(jù)自動(dòng)存檔。 查詢：可根據(jù)會議的機(jī)密程度（一般、機(jī)密、絕密）進(jìn)行有選擇的查詢。 5.出差流程 出差流程是實(shí)現(xiàn)出差前的申請和審批、出差后的總結(jié)、審批和費(fèi)用的報(bào)銷等，同時(shí)對出 差的全過程進(jìn)行有效控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的出差流程等。 出差流程主要包括： 出差申請：由出差申請人填寫出差任務(wù)單，發(fā)送審批人進(jìn)行審批。 出差審批：審批人進(jìn)行出差任務(wù)單的審批，審批完成后發(fā)送出差申請人。 出差返回：出差申請人出差返回，填寫出差情況匯報(bào)及差旅費(fèi)，抱審批人進(jìn)行審批。 出差匯報(bào)：審批人進(jìn)行出差情況匯報(bào)及差旅費(fèi)的審批后，發(fā)送財(cái)務(wù)部進(jìn)行審查及報(bào)銷。 財(cái)務(wù)：財(cái)務(wù)進(jìn)行差旅費(fèi)的審查及報(bào)銷，最后系統(tǒng)自動(dòng)存檔。 查詢：公司領(lǐng)導(dǎo)及個(gè)人可對出差的情況進(jìn)行查詢。 6.工作計(jì)劃 工作計(jì)劃主要實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工、部門領(lǐng)導(dǎo)在不同階段的本次工作總結(jié)及下次工作計(jì)劃，并 提供查詢和維護(hù)，同時(shí)對工作計(jì)劃和總結(jié)的全過程進(jìn)行有效控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的工 作計(jì)劃流程等。 工作計(jì)劃主要包括： 員工工作計(jì)劃：員工每周填寫工作計(jì)劃及上周工作總結(jié)，并上報(bào)部門主管。 部門工作計(jì)劃：部門主管每月填寫月工作計(jì)劃及上月工作總結(jié)，并上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)或計(jì)劃 部門。 部門主管：查看、匯總和管理員工工作計(jì)劃。 領(lǐng)導(dǎo)及計(jì)劃部門：查看、匯總和管理各部門工作計(jì)劃。 查詢：公司領(lǐng)導(dǎo)及其員工可以查看上周及上月的工作計(jì)劃。 7.督辦流程 督辦流程主要是實(shí)現(xiàn)督辦適宜的流程管理和督辦適宜的存檔，并提供查詢,同時(shí)對督辦事 宜的全過程進(jìn)行有效控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的督辦事宜流程等。 督辦流程主要包括： 起草督辦：由起草人填寫督辦事宜即督辦單，交由辦理人。 辦理：辦理人根據(jù)督辦單進(jìn)行辦理，并填寫辦理情況，然后發(fā)送給考核人。 考核：考核人對督辦情況進(jìn)行考核，考核完成后交領(lǐng)導(dǎo)審批。 審批：領(lǐng)導(dǎo)對督辦單進(jìn)行考核，審批完成后系統(tǒng)自動(dòng)存檔。 查詢：對督辦事宜的情況進(jìn)行有選擇的查詢。 8.信訪流程 信訪管理模塊幫助數(shù)據(jù)庫管理員對來信、走訪、來電等訪問進(jìn)行登記，并及時(shí)提交相關(guān) 部門處理和征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見，處理完后還可以將該文件歸入檔案庫。 信訪流程主要包括： 信訪：填寫人填寫信訪記錄及其內(nèi)容，然后發(fā)送給審核人進(jìn)行審核。 審核：審核人進(jìn)行信訪登記審核，審核完成后發(fā)送領(lǐng)導(dǎo)。 領(lǐng)導(dǎo)批示：領(lǐng)導(dǎo)對信訪登記進(jìn)行批示，批示完成后發(fā)送辦理人。 辦理：辦理人對信訪登記進(jìn)行辦理，辦理完成后系統(tǒng)自動(dòng)存檔。 查詢：對信訪登記信息進(jìn)行查詢。 9. 檔案管理 檔案管理主要實(shí)現(xiàn)對機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)的各種檔案和資料進(jìn)行分類管理、歸檔保存，可以大大 減輕檔案室、檔案館的工作量。...
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