規(guī)章制度（財務(wù)部-采購管理制度）
|泉州湖心大酒店 | |規(guī)章制度 | |內(nèi)容：采購管理制度 | |部門：財務(wù)部 |崗位： | |生效日期： |編號：2B005-01 | |目的； | | | |制度： | |采購管理制度 | |1、采購部的工作職責(zé) | |采購部是保證酒店經(jīng)營所需物資供應(yīng)的職能部門。它的工作職責(zé)是以 | |最佳的質(zhì)量/ | |價格比，及時適量地為酒店經(jīng)營管理提供適用的物資物品，并參與成 | |本、費(fèi)用、庫存 | |的控制，負(fù)責(zé)進(jìn)口物質(zhì)的審批、報關(guān)手續(xù)。 | |2、采購部的組織機(jī)構(gòu) | |采購部設(shè)經(jīng)理一名。負(fù)責(zé)制定本部門工作計劃、人員分工及工作安排 | |， 主管采購部的一切日常工作，向總經(jīng)理負(fù)責(zé)并負(fù)擔(dān)管理責(zé)任。 | |采購部下設(shè)食品采購、物料采購、能源及維修件采購、文員各一名。 | |各采購員有分工但不分家地完成采購部經(jīng)理安排的工作，向采購部經(jīng) | |理負(fù)責(zé)并承擔(dān)工作責(zé)任。 | |采購工作規(guī)定 | |各部門/倉庫申請采購的物品一律須填制“請購單”，交采購部報價、財| |務(wù)部經(jīng)理審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 | |未經(jīng)批準(zhǔn)有效的申請，采購部不予受理，驗收部不予驗收。 | |采購部接到請購單后，應(yīng)按申請部門的要求，盡可能多的掌握 市場 | |、供應(yīng)商的資料后，根據(jù)以下必須考慮的因素?fù)駜?yōu)推薦： | |─ 貨品的品質(zhì)：達(dá)不到酒店的要求會降低酒店的服務(wù)規(guī)格，過高的品 | |質(zhì)供應(yīng)可能會造成費(fèi)用的超支，在價格相差不多的情況下，品質(zhì)系數(shù) | |是最重要的； | |─ 貨品的價錢：在滿足酒店品質(zhì)要求的前提下，價錢是最重要的； | |─ 供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、品質(zhì)保證能力及經(jīng)濟(jì)實力、原材料來源等背景 | |資料； | |─ 售后服務(wù)與支持。 | | | | | |泉州湖心大酒店 規(guī)章制 | |度 | |內(nèi)容：采購管理制度 | |部門：財務(wù)部 |崗位： | |生效日期： |編號：2B005-02 | | | |所有向供應(yīng)商的定貨，盡可能用合同/訂單形式。采購部應(yīng)設(shè)計、制定| |和完善酒店“訂貨單”，除常規(guī)內(nèi)容外，應(yīng)注意： | |─ 貨品的詳細(xì)要求描述（材料、件重、規(guī)格、工藝、色標(biāo)號碼、圖案 | |圖樣、打樣核準(zhǔn)要求、較樣/發(fā)貨日期要求）； | |外包裝（外箱材料、內(nèi)盒、箱 麥） | |— 數(shù)量誤差容忍程度。 | |所有要求，應(yīng)量化、樣板化，盡量避免“最好的”、“高級”、“進(jìn)口”等 | |無法核定或很難核實或可做多種不同解釋的約定。 | |采購人員應(yīng)不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)水平，工作中避免個 | |人感情辦事，不得以權(quán)謀私。注意與供應(yīng)商保持工作距離，不允許有 | |過多的工作外交往。 | |采購人員應(yīng)定期、不定期地參與市場、供應(yīng)商的調(diào)查，及時掌握第一 | |手市場變化信息及供應(yīng)商情況資料，及時更換更符合酒店供貨要求的 | |供應(yīng)商，以求最大限度地控制采購成本。 | |采購人員一般可以借用適量的備用金以作周轉(zhuǎn)使用，特殊采購時，還 | |允許臨時借支部分需用的款額，該臨時借款應(yīng)于采購工作完成后及時 | |與財務(wù)部結(jié)清，不得無故拖欠。 | |采購人員應(yīng)注意日常采購工作完成后購入憑證（發(fā)票）、驗收憑證（ | |收貨單）的催收、銷帳工作，及時核銷預(yù)付/借支的支票、款項等，以| |利財務(wù)清帳。 | |4、驗收及付款 | |任何進(jìn)入酒店的采購物資必須經(jīng)過倉庫驗收，驗收手續(xù)、要求、驗收 | |問題的解決及付款申請，按酒店采購、驗收、付款的規(guī)定執(zhí)行。 | |5、工作流程 | |請購 | |各部門/倉庫申請采購的物品一律須填制“請購單”一式四份，由部門經(jīng)| |理簽字后,交采購部詢價,采購部一般應(yīng)提供三個供應(yīng)商的報價，且須 | |在請購單上推薦供應(yīng)商，并說明理由，由財務(wù)部經(jīng)理審批后，報總經(jīng) | |理批準(zhǔn)執(zhí)行。 | |緊急采購申請時,由請購部門在“請購單”上蓋“緊急” | |章,并直接報財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后, 交采購部辦理。 | |泉州湖心大酒店 規(guī)章制 | |度 | |內(nèi)容：采購管理制度 | |部門：財務(wù)部 |崗位： | |生效日期： |編號：2B005-03 | |驗收 | |A、采購貨品到達(dá)酒店后，必須由采購部、使用部門、財務(wù)驗收人員 | |共同驗收，各方驗收的主要職責(zé)是；（附件一） | |B、驗收員應(yīng)根據(jù)請購單上經(jīng)批準(zhǔn)的數(shù)量、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價錢、供應(yīng)商 | |等要求，核對無誤后，開出驗收單一式五份，一份交采購部，一份交| |財務(wù)部應(yīng)付帳會計，一份交成本部,一份交請購部門；所收貨品，由 | |請購部門及時接納； | |C、沒有請購單的貨品，不予驗收。驗收時發(fā)現(xiàn)有數(shù)量、品質(zhì)、交貨 | |期等問題時，驗收部應(yīng)開出“驗收問題聯(lián)系單”，交采購部及使用部門| |，報財務(wù)部備案，并應(yīng)于聯(lián)系單所規(guī)定的時間內(nèi)得到采購部/使用部 | |門的處理意見，拖延解決的，報財務(wù)部經(jīng)理處理； | |（4）付款 | |A、采購/使用部門申請轉(zhuǎn)帳付款時，須填制“用款申請單”，注明請購| |單號碼，由部門經(jīng)理簽字后，先交應(yīng)付帳會計作好記錄，核對請購單| |與驗收單/發(fā)票內(nèi)容無誤后，在用款申請單上簽字，并附發(fā)票、驗收 | |單交財務(wù)部經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)付款。 | |B、采購/使用部門申請現(xiàn)金報銷時，須填制“現(xiàn)金報銷單”，其要求及| |報銷手續(xù)同。 | |（5）商品采購 | |商品采購的所有請購、驗收、付款手續(xù)及審批權(quán)限，按照以上規(guī)定辦| |理，由商品部人員組織采購、驗收入倉，并由商品部申請付款，報批| |手續(xù)相同。 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 附件一 | 驗 收 人 員 | 驗 收 的 主 要 職 責(zé)| | 采購部 | 合同的執(zhí)行情況，品質(zhì)，價錢，定貨要求| | 使用部門 | 品質(zhì)，使用和購買要求 | | 驗收員 | 請購條件，數(shù)量 |
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