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一、文件題名：是表達(dá)文件的中心內(nèi)容、形式特征的名稱。
1、沒有題名或者不能揭示內(nèi)容時，應(yīng)該依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，不應(yīng)死板的照搬文章標(biāo)題。要能做到看到題名能大概了解其主要內(nèi)容。自擬題名放在在原題名后面并加[ ]，比如某份文件的題名是：緊急通知，我們應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容自擬一個題名：緊急通知[關(guān)于加強(qiáng)公共場所消毒預(yù)防非典的緊急通知]

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2、 涉及人事、干部任免，工資、級別變動人員的。要在原題名后面錄入涉及本單位的相關(guān)人員，加“（）”。目的是為了提高檔案 檢索的準(zhǔn)確率。
3、題名中的簡稱一律寫成全稱或者規(guī)范性簡稱。如：玉溪地區(qū)行政公署商業(yè)局，簡稱玉溪行署商業(yè)局，不能再用玉溪地區(qū)商業(yè)局等簡稱。
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4、題名中涉及到的方塊數(shù)字一般換成阿拉伯?dāng)?shù)字。比如二00一，一律錄成2001。便于查詢時候的統(tǒng)一。專用名詞就不必，比如：“十一五”規(guī)劃。
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二、責(zé)任者。責(zé)任者有多個時，責(zé)任者之間以“;”相隔。三個以上責(zé)任者的，著錄前面的兩個，加“等”。各人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務(wù)、職稱，并加“（）”。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡稱。簡稱一旦確定，就必須前后統(tǒng)一，如：玉溪地區(qū)行政公署商業(yè)局，簡稱玉溪行署商業(yè)局，不能再用玉溪地區(qū)商業(yè)局等簡稱。
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三、文件形成時間：一般公私文書、信札為發(fā)文時間。決議、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例等法規(guī)性文件為通過或發(fā)布時間。條約、合同、協(xié)議為簽署時間。時間項一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如：“19810824”表示1981年8月24日。由于文件時間不完整或部分時間字跡不清，月日缺少，不清楚的部分以“0”補(bǔ)齊8位。
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四、文件編號：文件編號為文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個人賦予文件的順序號。文件編號一般照原文著錄。有多個文件編號的，著錄主辦機(jī)關(guān)的文件編號。文件編號的括號原文可能采用各種符號，如：玉政辦發(fā)（1993）9號，著錄為玉政辦發(fā)[1993]19號，玉發(fā)（50）10號，著錄為玉發(fā)[1950]10號，50玉農(nóng)字第二十號，著錄為玉農(nóng)字[1950]20號。
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五、附件：附件指文件正文后的附加材料，文件題名已反映附件內(nèi)容時，可以用“附件”代替附件題名。有多個附件時，應(yīng)逐一著錄各附件題名。附件過多，自擬壓縮附件題名。（可以放在備注里面）。
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六、密級：密級是文件保密程度的等級，按GB/T7156-1987《文獻(xiàn)保密等級代碼》將文獻(xiàn)保密等級劃分為六個等級：絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、國內(nèi)、公開。密集一般按文件形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的文件，應(yīng)著錄新的密級，公開級、國內(nèi)級可不著錄。
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七、主題詞：主題詞可不用著錄。
八、保管期限：著錄案卷上的保管期限。

文件編號、文件題名、責(zé)任者、文件形稱時間、全宗號、目錄號、案卷號、頁號、密級、保管期限為必錄項目
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九、其他注意事項。
1、簡化方法整理中的頁數(shù)為所有的有效頁面。歸檔了的文件，所有又字的頁面必須記頁。
2、本單位的目錄號如果帶有字母的，統(tǒng)一用大寫字母。比如目錄號為：b1的統(tǒng)一為B1
3、錄入中涉及的各種符號，如“；”、“* ”、“#”在錄入時，一律用“半角”錄入。

系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份
一、系統(tǒng)維護(hù)
1、軟件安裝：盡可能不安裝在系統(tǒng)盤下。
2、全宗管理設(shè)置：全宗名稱使用全稱或規(guī)范化簡稱；原文存放于非系統(tǒng)盤。
3、輔助字典：在相應(yīng)的字典類目下分層設(shè)置對應(yīng)的內(nèi)容。

系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份
4、檔號格式：依據(jù)單位檔案分類方案設(shè)置。檔號規(guī)范：
傳統(tǒng)方法的檔號：
全宗號（3位）-目錄號（2位）-案卷號（3位）-頁號（4位）
簡化方法的檔號：
全宗號（3位）-歸檔年度（4位）-機(jī)構(gòu)問題（一般10位）-保管期限（2位）-件號（3位）


系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份
5、用戶界面設(shè)置
信息門類結(jié)構(gòu)定義：需錄入的字段須先在對應(yīng)的檔案門類中進(jìn)行結(jié)構(gòu)和屬性的定義

錄入界面設(shè)置：通過插入文字標(biāo)題和文本框（下拉框、復(fù)選框）添加新增的錄入字段；
選擇需調(diào)整的字段拖放到合適的位置改善錄入截面。

系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份
二、數(shù)據(jù)管理
1、數(shù)據(jù)導(dǎo)入與導(dǎo)出：選擇對象進(jìn)行對應(yīng)操作即可。
（對數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入前，做好數(shù)據(jù)的備份，便于數(shù)據(jù)重復(fù)導(dǎo)入或者導(dǎo)入出問題后的恢復(fù)）
《Word、WPS、Excel文檔目錄導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)的方法》參閱http://www.yxdaw.com/newsshow.asp?NewsId=37

下載地址：http://www.yxdaw.com/works.asp，點擊“檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方法.doc”下載后以只讀方式打開。
系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份
2、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)
方法一：利用軟件自帶的功能進(jìn)行操作
方法二：利用公文包進(jìn)行操作
安裝路徑下的數(shù)據(jù)庫文件：is_archive.db
（最好刻錄成光盤存放，注意保管好刻好的光盤）
3、報表設(shè)計
軟件使用中的一些注意事項
1、設(shè)置符合規(guī)范的檔號格式，掃描原文的命名與檔號格式一致。
2、定期做好數(shù)據(jù)備份。
3、系統(tǒng)變動，重新安裝的時候注意數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)。
4、加強(qiáng)用戶間的交流。
QQ群：22247282（世紀(jì)科怡公司客戶服務(wù)）
軟件使用中的一些小竅門
1、排序。在檔案錄入界面或者檔案檢索界面的列標(biāo)題上面單擊就可以時間該列的升序或者降序排列。
2、查詢。查詢時，如果查詢窗口沒有自己需要的查詢字段?？梢酝ㄟ^查詢窗口上面的設(shè)置查詢項來進(jìn)行添加。（所有錄入的相關(guān)數(shù)據(jù)項目都可以作為查詢字段來進(jìn)行查詢檢索）
軟件使用中的一些小竅門
3、快捷鍵。檔案錄入界面：保存：Ctrl+S，存加：Ctrl+Z
4、可以通過設(shè)置目錄序列來分年度，問題，期限的來顯示不同的檔案目錄數(shù)據(jù)。
5、可以通過設(shè)置記錄數(shù)來設(shè)置瀏覽界面顯示的檔案目錄數(shù)據(jù)量。
關(guān)于本課件
下載地址：
本課件可通過《玉溪檔案信息網(wǎng)》業(yè)務(wù)指導(dǎo)欄目中的“常用下載”列下載（http://www.yxdaw.com/works.asp）
名稱：《檔案管理軟件培訓(xùn).ppt》
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