18世紀(jì)思想家馬修·亨利(Matthew Henry) 說(shuō)：“成大事者必起大早。”這和“早起的鳥(niǎo)兒會(huì)捉蟲(chóng)”的諺語(yǔ)英雄所見(jiàn)略同。許多企業(yè)的頂級(jí)管理者把這句話奉為自己的時(shí)間管理準(zhǔn)則。

迪士尼CEO羅伯特·愛(ài)格爾(Robert A. Iger) 每天4:45 起床到健身房鍛煉,6:00 進(jìn)入辦公室閱讀各種資料, 直到7:00 舉行一天當(dāng)中的第一次會(huì)議。“每個(gè)人都有自己的生活節(jié)奏, 不過(guò)對(duì)我來(lái)說(shuō), 早晨是巔峰時(shí)刻, 那時(shí)候比較心平氣和。”

美國(guó)傳媒大亨默多克的新聞發(fā)言人霍華德·魯賓斯坦每天早上4:30 之前就到書(shū)房快速瀏覽電視新聞, 然后處理用不同顏色區(qū)別的文件, 確定要回的電話, 簽署支票, 確定當(dāng)天的日程, 這樣暫告一段落之后, 他會(huì)舒展舒展身體出去跑步。……

時(shí)間管理的重要性不言而喻, 對(duì)于很多人, 早起可能是個(gè)時(shí)間管理的好辦法, 但在我們著手改變之前, 最根本的是, 首先明確時(shí)間管理對(duì)于自己的意義在哪里, 什么樣的時(shí)間規(guī)劃方式才適合自己。

不做時(shí)間管理陷阱的三種人

不同的人有不同的時(shí)間管理方式, 最根本的是, 時(shí)間管理關(guān)注的是“效能”。一個(gè)講求效能的人會(huì)從所有任務(wù)當(dāng)中選擇出最重要的, 并用最有效的方式來(lái)完成它。在如何應(yīng)用時(shí)間這個(gè)事情上,做出正確的選擇比更快更好地完成手頭的工作更加重要。

為了避免掉進(jìn)時(shí)間管理陷阱, 美國(guó)“時(shí)間管理之父”阿蘭· 拉金教授提醒我們不要成為以下三種人：

第一種, 執(zhí)著于井井有條的人。他們總是不停地列出任務(wù)清單, 更新清單, 并忘記清單。他們投入大量時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃, 除非把最微妙的細(xì)節(jié)都規(guī)劃好, 否則他們絕不采取任何行動(dòng)。最后, 他們可能根本還沒(méi)開(kāi)始工作。他們追求的只是井井有條的感覺(jué), 而不是工作本身。

第二種, 那些“做得太多”的人, 他們總是讓自己忙個(gè)不停,結(jié)果根本沒(méi)有時(shí)間去考慮自己所做的事情有多大價(jià)值。通常他們非常高效, 但也容易犯錯(cuò), 一旦選錯(cuò)方向, 所有努力都將功虧一簣。

第三種人是時(shí)間狂, 就是那些過(guò)于關(guān)心時(shí)間的人。他們從不肯浪費(fèi)任何時(shí)間, 搞得自己和周圍的人都很緊張, 即使因?yàn)闀?huì)議比預(yù)定的時(shí)間晚開(kāi)始了一分鐘, 他們也會(huì)氣得七竅生煙。

在拉金教授看來(lái),“這些人并不比那些總是在救火、總是在追趕時(shí)間、總是只說(shuō)不做的人好不到哪里去。”

尋找你的內(nèi)部黃金兩小時(shí)

Case： Mary 是個(gè)家庭主婦, 每天在丈夫和孩子離開(kāi)到上午11 點(diǎn),她總感到渾身有使不完的勁, 于是開(kāi)始在屋子里忙個(gè)不停, 整理床、洗盤(pán)子、洗衣服、整理玩具……但從11 點(diǎn)到下午兩點(diǎn)半, 她會(huì)陷入低潮, 幾乎什么都不想做。她希望盡快完成家務(wù)抽出時(shí)間來(lái)做蠟燭, 但總也沒(méi)有足夠的時(shí)間。

Solution: 很顯然,Mary 正在犯一項(xiàng)基本的規(guī)劃錯(cuò)誤。每個(gè)人都有兩種黃金時(shí)間, 其中一種是內(nèi)部黃金時(shí)間: 在這段時(shí)間里, 我們的精神狀態(tài)達(dá)到最高潮, 工作起來(lái)自然最有效率。

對(duì)于Mary 來(lái)說(shuō),她只要把做蠟燭和做家務(wù)的時(shí)間顛倒一下, 就可以把自己的內(nèi)部黃金時(shí)間用來(lái)制作蠟燭了。

有些人在早晨7 點(diǎn)以后再也無(wú)法集中精神, 有的人則在晚上10 點(diǎn)到午夜這段時(shí)間效率最高。在確定自己的內(nèi)部黃金時(shí)間之前，不妨在接下來(lái)的兩個(gè)星期中做做試驗(yàn)，看看你在一天當(dāng)中的哪段時(shí)間效率更高，情緒更高漲，建議你把這段時(shí)間用來(lái)最為重要的工作。

找到C 級(jí)活動(dòng), 刪除它!

Case：Ming 有個(gè)壞習(xí)慣: 每次接到一項(xiàng)新任務(wù)時(shí), 總是不能第一時(shí)間開(kāi)始著手, 卻反復(fù)查看正在進(jìn)行的項(xiàng)目或完成的任務(wù), 它們大部分只是行政性的工作。除非把所有的原來(lái)的事都做完, 否則他不會(huì)開(kāi)始那個(gè)新項(xiàng)目。

Solution: 解決Ming 的問(wèn)題, 其中一個(gè)技巧就是不斷隨形勢(shì)的發(fā)展更新A 級(jí)任務(wù)( 最重要的工作), 剔除不必要的C 級(jí)活動(dòng)( 最不重要的事情)。

那些善于利用時(shí)間的人總是會(huì)為自己安排很多A 級(jí)活動(dòng), 他既不會(huì)反復(fù)考慮自己應(yīng)該做哪項(xiàng)A 級(jí)活動(dòng), 也不會(huì)在某個(gè)A 級(jí)活動(dòng)上過(guò)于追求完美。相反, 他每天進(jìn)行好幾項(xiàng)A 級(jí)活動(dòng), 并且告訴自己, 一旦明確了任務(wù), 完成這件任務(wù)的最佳時(shí)機(jī)就是現(xiàn)在。

根據(jù)80/20 原則, 如果一個(gè)人每天要完成十件工作的話, 他只需完成其中的兩件, 就可以產(chǎn)生80% 的價(jià)值。他首先應(yīng)該找出這兩件工作, 將其標(biāo)志為A 級(jí)活動(dòng), 然后盡快完成它們, 而完全把另外八件暫時(shí)放在那里。

實(shí)際上, 要想保證有足夠的時(shí)間來(lái)完成A 級(jí)活動(dòng), 最好的方法就是盡量減少那些C級(jí)活動(dòng)的時(shí)間。把這些活動(dòng)從自己的日程安排上刪除, 并將其徹底清除你的大腦。許多C級(jí)活動(dòng)即使放棄也不會(huì)帶來(lái)任何不利后果。

你可以隨時(shí)問(wèn)自己這樣一個(gè)問(wèn)題:“如果我不做這件事的話, 會(huì)有怎樣的結(jié)果?”如果你的答案是“沒(méi)什么大不了的”, 那就暫時(shí)先把它放到一邊, 轉(zhuǎn)而開(kāi)始你偉大的A 級(jí)活動(dòng)。

保證找到你想見(jiàn)的人

Case：Gery 是銷售新手, 他通常一早到公司開(kāi)始閱讀資料, 并把拜訪客戶時(shí)可能用到的材料準(zhǔn)備好, 中午或者下午一整段的時(shí)間都用來(lái)拜訪客戶。但常常令他困擾的是, 每次他到達(dá)客戶公司時(shí), 總是很難見(jiàn)到人, 對(duì)方不是外出辦事, 就是在開(kāi)會(huì)。

Solution: Gery的問(wèn)題同樣出在沒(méi)有善加利用他的黃金時(shí)間上,不過(guò)這一次是外部黃金時(shí)間。所謂的外部黃金時(shí)間, 就是指外部資源( 通常是人) 最為齊備、最能幫助你做出決定、回答你的問(wèn)題或者為你提供信息的時(shí)間。在處理問(wèn)題的時(shí)候, 一定要事先確保你能夠見(jiàn)到那些你必須見(jiàn)到的人。

希望很方便地找到需要聯(lián)絡(luò)他人的人, 必須事先了解對(duì)方什么時(shí)候有時(shí)間, 即便你是大公司的CEO。但大多數(shù)人都不太擅長(zhǎng)站在別人的角度了解別人的日程安排。事實(shí)上, 了解別人的日程安排有很多好處。

比如, 某公司的CEO 經(jīng)常趁午飯時(shí)間去老板的辦公室請(qǐng)示工作, 因?yàn)樗览习逶谖顼垥r(shí)間很少出去。他們可以一邊吃三明治, 一邊談工作, 因?yàn)檫@段時(shí)間很少有人來(lái)找自己的上司, 所以他們的談話也很少會(huì)被打斷。

拯救你失衡的生活和健康!

Case：Robin, 建筑師, 不久前得了一場(chǎng)大病, 剛恢復(fù)就又開(kāi)始每周工作60 個(gè)小時(shí)。他覺(jué)得自己根本沒(méi)時(shí)間陪伴妻子和孩子, 整個(gè)生活都是失衡的。

Solution: 和許多“往上爬” 的人那樣,Robin 因工作負(fù)擔(dān)過(guò)重而忽視了家人和私人時(shí)間。事實(shí)上, 美國(guó)一項(xiàng)專門(mén)針對(duì)“成功人士”和“非成功人士”的研究表明,許多為了工作而犧牲私人生活的人最終都走上了失敗的道路。

如果你感到失衡, 想增加休息的時(shí)間, 唯一方式就是直接減少工作量。

比如, 一家男裝連鎖店的銷售經(jīng)理每周工作80 個(gè)小時(shí), 連續(xù)忙碌兩年都沒(méi)有休息, 無(wú)論他申請(qǐng)多少次, 他的上司都不同意給他招聘一名助理, 最后他放棄了這份工作到另一家公司, 才有更多時(shí)間陪伴家人。和他在同一家公司的總會(huì)計(jì)師用另一種方法解決了這個(gè)問(wèn)題。申請(qǐng)未果之后,他盡量完成自己的工作, 可一旦發(fā)現(xiàn)實(shí)在無(wú)法完成, 他就把工作留在辦公室, 讓上司處理一切。反復(fù)多次, 他的上司終于為他聘請(qǐng)了助手。

時(shí)間管理是教你如何更加聰明, 而不是更加努力地工作, 最終你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己開(kāi)始有更多的時(shí)間跟家人或朋友在一起, 或者有更多的時(shí)間去完成以前因“沒(méi)有時(shí)間”而一直推遲的夢(mèng)想。漸漸地, 你感覺(jué)自己不再像以前那樣受制于外界因素, 而是開(kāi)始逐漸學(xué)會(huì)控制這些因素。

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