職務分析一般由以下四個要素組成：

1．明確的分析方法：

A．對各種工作信息的提取方法

B．對信息的詳細分析處理方法

C．對各職務分析要素的確切界定

D．對職務分析過程中各種表格的設計方法

2．職務分析所要分析評價的職務

3．可以清晰描述整個職務分析過程的操作程序

4．有效的溝通體系

職務分析實際上是通過以上四要素對各個職務（工作）的描述、分析及評價的過程。這一過程的實施是由以下若干步驟組成的：

步驟一：確定職務分析的目的

步驟二：確定職務分析的程序

步驟三：建立有效的溝通體系

步驟四：調查組織特性

步驟五：收集分析工作信息進行職務描述、編寫職務說明書

步驟六：進行工作評價


步驟一：確定職務分析的目的


這一步驟是職務分析管理方面的工作中十分重要的一項內容。具體來說職務分析一般有如下幾種目的：

◆ 工作描述

◆ 工作設計和再設計

◆ 工作比較及薪酬設定

這是職務分析的主要目的之一。大多數(shù)薪酬系統(tǒng)都是基于工作權重體系的，而職務分析正是用于分析、表達這一權重體系的。

◆ 人員甄選錄用

組織進行職務分析以獲取有關職務的任職資格信息：所需知識技能、社會交往能力等等。這些信息是組織進行人員甄選錄用所依據的基本標準。

◆ 制定培訓計劃

通過職務分析確定工作要求，以建立適當?shù)闹笇c培訓內容。這樣培訓所涉及的工作內容和責任才能準確地反映實際的工作要求，使員工在培訓中學到的知識技能與未來的工作實際應用相一致，從而大大降低人力資源培訓與發(fā)展費用。

◆ 工作績效評價

職務分析所得到的職務說明書可以明確表達組織對其人員的績效要求。通過職務說明書工作者能明確了解自己工作的職責、內容、目的、合格的標準等等信息，同時這些信息也是組織進行績效考核的重要標準。

◆ 人力資源開發(fā)

工作者往往會注重自我工作能力的培養(yǎng)與發(fā)展，職務分析得到的有關信息正是組織中個人發(fā)展的目標及檢驗標準。職務分析是職業(yè)咨詢與人事計劃的基礎。

◆ 進行組織內部分析

職務分析所得結果可以說明組織中各個職務的權責關系、信息流動方向等等，這些信息是我們分析、解決組織內部問題的第一手資料。

在確定職務分析的目的這一階段，應當注意的是職務分析的目的與職務分析過程中所要調查、收集的信息內容是密切相關的。


步驟二：確定職務分析的程序


一般的職務分析程序包括以下幾方面內容：

◆ 職務分析活動開展前的決策

這方面內容涵蓋了前面提到的職務分析的管理方面和設計方面的大部分工作。它包括：

A建立職務分析小組

B選擇被分析的工作

C限定信息收集的方法及類別

D選擇信息來源

◆ 確定職務分析的調查問卷和問題

對于這方面工作，職務分析人員要根據前一步的有關決策制定出職務分析的各種調查表格，如調查問卷、結構化面談提綱、任務清單等等。

◆ 與工作者進行面談

在這方面應當注意：

A面談的目的是使職務分析人員與工作者對于相應的工作具有相同的認識，這樣才能確保職務說明書內容的客觀與準確。

B如果有許多人從事同一種工作，那么參加面談的工作者應當是這些人中的典型代表。

◆ 分析信息并編寫職務說明書

對職務信息的分析見前面有關內容

◆ 職務說明書的反饋

職務分析人員編寫的職務說明書必須要得到工作者及其上級主管的認可。一般情況下，職務說明書終稿的確定還應當征求其它部門主管的意見。

◆ 進行職務評價

● 對職務分析的成果進行反饋


步驟三：建立有效的溝通體系


適當有效的溝通體系對職務分析的實施是非常重要的。溝通體系通常包括如下幾項活動：

◆ 向參加職務分析的有關人員解釋職務分析的目的

◆ 職務分析人員之間對職務分析方法的討論

◆ 討論如何進行工作描述：工作信息的收集及分析

◆ 規(guī)范職務說明書

◆ 向組織中有關部門及人員介紹職務分析的過程

◆ 對職務說明書進行反饋、檢驗

◆ 建立專門的監(jiān)督委員會（職務分析工作小組）或反饋監(jiān)督機制

有時，職務分析人員可以使用“盲表”來與有關工作者進行溝通。

這種調查表并沒有對有關職務分析信息的調查內容，而是詢問有關工作者應如何對其工作進行分析、評價。

通過溝通，職務分析人員應當力求解決的問題是：

◆ 確定職務分析的操作程序

◆ 確定監(jiān)督委員會（職務分析小組）的責任和目標

◆ 使工作者能充分地理解調查問題的具體含義

◆ 明確職務分析的調查對工作描述（工作說明書）的相應的功能

◆ 完善職務分析采用的方法

整個溝通所涉及的人員包括：

◆ 組織人事部門有關人員

◆ 組織有關部門主管

◆ 組織有關部門的員工代表

◆ 職務分析的人員對象，即相應的工作者

● 職務分析工作小組的成員（職務分析專家）


步驟四：調查組織特性


職務分析所涉及的各個職務是組織的重要組成部分，所以在進行職務分析時必須充分考慮組織的各個特性。只有這樣，職務分析所涉及的各個職務才能有機地聯(lián)系起來，從而確保了職務分析結果的客觀性和實用性。

對組織特性調查所需了解的信息涉及三方面內容：

◆ 組織目前的狀況

◆ 組織的目標

◆ 組織的方向

要調查組織的特性，就必須應得到組織人事部門及其它有關部門的幫助。通過這些部門提供的有關信息職務分析人員可以了解到組織相應的特性，并編寫出組織特性說明。

組織特性調查的具體內容包括：

◆ 組織歷史

這是對組織所經歷的重要發(fā)展階段的簡短概括說明

◆ 主要活動

這部分是對組織所從事的活動組織宗旨的描述及概括

◆ 組織結構

這部分要列出的是組織的組織結構圖及組織各個部門的職責和任務

通過組織結構圖職務分析人員可以了解如下信息：

1．每一個管理工作的名稱

2．每一個單位或個人應對誰負責

3．每一個單位由誰負責

4．已經建立了何種部門或單位

5．組織的“命令鏈”

6．各工作的名稱和在組織中的位置

◆ 主要產品和市場

這部分內容包括：

1．組織的主要產品或服務

2．生產線的介紹

3．采用技術的介紹

4．目前及未來的市場份額

5．主要顧客

6．預期的增長率

7．主要競爭者及其它外部環(huán)境因素

◆ 生產過程

系統(tǒng)地描述組織生產經營活動的流水過程

◆ 組織的戰(zhàn)略

對組織目前的戰(zhàn)略計劃進行總結

◆ 組織的預算

列出組織及其各個部門目前的水平和未來的預算水平。這方面內容有助于職務分析人員了解組織的優(yōu)勢和劣勢、機遇和威脅（SWOT）

◆ 組織中各部門的目標

通過這部分內容，職務分析人員可以了解各部門存在的合理性，以及部門對整個組織經營活動的影響。

◆ 各部門的組織結構

這部分內容包括部門內的組織結構圖、各部門的職能及每一職能相應的工作人數(shù)。

◆ 各部門所進行的活動及應達到的績效

◆ 各部門的預算數(shù)字

◆ 其它特殊信息

這些調查內容可通過問卷調查的方式實現(xiàn)。調查結果可以編寫成組織特性說明，這個說明對職務分析的實施有著很重要的參考價值。


步驟五：收集分析工作信息進行職務描述、編寫職務說明書


在一個具體的職務分析實施中，所要收集的工作信息應該由職務分析小組針對組織的具體情況來確定。而對這些信息的綜合、分析是整個職務分析活動中最艱巨的一項工作。關于對工作信息的分析見前面職務分析的收集分析方面工作的有關內容。

上述信息分析的結果是要用職務說明書來表達的。職務說明書是用文件形式來表達職務分析的結果，其基本內容包括工作描述和任職說明。工作描述一般用來表達工作內容、任務、職責、環(huán)境等，而任職者說明則用來表達任職者所需的資格要求，如技能、學歷、訓練、經驗、體能等。

一、職務說明書的內容

職務說明書的基本內容主要由以下幾個方面構成：

1．基本資料。包括：

（1）職務名稱。

（2）直接上級職位。

（3）所屬部門。

（4）工資等級。

（5）所轄人員。

（6）定員人數(shù)。

（7）工作性質。

同時應列出職務分析人員姓名、人數(shù)和職務分析結果的批準人欄目。

2．工作描述，包括：

（1）工作概要。用簡練的語言說明工作的性質、中心任務和責任。

（2）工作活動內容。工作活動內容包括：

A．逐項說明工作活動內容。

B．說明各活動內容占工作時間的百分比。

C．各活動內容的權限。

D．各活動內容的執(zhí)行依據。

E．其他：

（3）工作職責。逐項列出任職者的工作職責。

（4）工作結果。說明任職者執(zhí)行工作應產生的結果，以定量化為好。

（5）工作關系。工作關系描述包括：

A．說明此工作受誰監(jiān)督。

B．說明此工作監(jiān)督誰。

C．說明此工作可晉升的職位，可轉換的職位，以及可升遷至此的職位。

D．與哪些職位發(fā)生關系。

（6）工作人員運用設備說明。它包括：

A．說明工作人員主要運用的設備名稱。

B．說明工作人員運用信息資料的形式。

3．任職資格說明。它包括：

（1）所需最低學歷。

（2）需要培訓的時間和科目。

（3）從事本職工作和其他相關工作的年限和經驗。

（4）一般能力。如計劃、協(xié)調、實施、組織、控制、領導、沖突管理、公共關系、信息管理等能力及需求強度等。

（5）興趣愛好。即順利履行工作職責所需的某中興趣、愛好、及需求強度。

（6）個性特征。如情緒穩(wěn)定性、責任心、外向、內向、支配性、主動性等性向特點。

（7）職位所需的性別、年齡特征。

（8）體能需求。如：

A．工作姿勢。如站、坐、跑、蹲、走動、躺等姿勢以及各姿勢的比重。

B．對視覺、聽覺、嗅覺有何特殊要求。

C．精神緊張程度。

D．體力消耗大小。

4．工作環(huán)境。

（1）工作場所。在室內、室外，還是其他特殊場所。

（2）工作環(huán)境的危險。說明危險性存在的可能性，對人員傷害的具體部位、發(fā)生的頻率，以及危險性原因等。

（3）職業(yè)病。即從事本工作可能患得得職業(yè)病及輕重程度。

（4）說明工作時間特征。如正常工作時間、加班時間等。

（5）說明工作得均衡性。即工作是否存在忙閑不均的現(xiàn)象及經常性程度。

（6）工作環(huán)境的舒適程度。即是否在高溫、高濕、寒冷、粉塵、有異味、噪聲等工作環(huán)境中工作，工作環(huán)境使人是否愉快。

二 、職務說明書編制的注意事項：

1．職務說明書的內容可依據職務分析的目的加以調整，內容可簡可繁。

2．職務說明書可以用表格形式表示，也可以采用敘述型。

3．職務說明書中，如有需個人填寫的部分，應運用規(guī)范用語，字跡要清晰。

4．實用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要模棱兩可。

5．職務說明書應運用統(tǒng)一的格式書寫。

6．職務說明書的編寫最好由組織高層主管、典型任職者、人力資源部門代表、職務分析人員共同組成工作小組或委員會，協(xié)同工作，共同完成。


步驟六：進行工作評價


工作評價是依據工作分析的結果（職務說明書），按照一定標準，對工作的性質、強度、責任、復雜性及所需資格條件等因素的程度差異，進行綜合評估的活動。

工作評價的主要功能主要有以下三方面：

◆ 在一個組織內建立一般的工資標準，使之與鄰近組織保持同等待遇，并使其具有預期的相對性，從而符合所在地區(qū)的平均水準。

◆ 在一個組織內建立工作間的正確差距及相對價值。

◆ 使新增的機構能與原有的工作保持適當?shù)南鄬π浴?

工作評價的方法有很多，比較常用的方法有以下幾種：

1．經驗排序法

所謂經驗排序法，是指評價人員依據個體的經驗判斷，把所有待評的工作依序排列，由此確定每種工作的價值。

實施這種方法時，應當注意采取的措施是：

◆ 評價人員要依據職務說明書進行判斷，充分把握每種評價工作的性質與要求。

◆ 精心挑選評價人員，并組成一個評價委員會，進行群體評價。

細分起來，經驗排序法又可分為排隊法和配對比較法。

◆ 排隊法。

這種方法是將每種職務填入一份職務說明書或職務內容大綱的卡片，然后將這些職務說明書或大綱卡片進行排序，其中價值最高的職務排在最前邊，價值最低的職務排在最后邊，然后再從剩下的職務中選出價值最高和最低者，如此排列直到所有職務排序完畢。另外一種做法是在排出最高價值職務和最低價值職務后，再在中間價值的職務中選出一有代表性者，剩下的職務則依價值大小插排入其間，最后將全部職務依順序排列并依此劃定各職務的等級，劃定時，有時可能一個職務屬于一個等級，有時是相鄰的兩個或幾個職務構成一個等級。

◆ 配對比較法。

這種方法是指將所有要進行評價的職務列在一起，兩兩配對比較，其價值較高者可得1分，最后將各職務所得分數(shù)相加，其中分數(shù)最高者即等級最高者，按分數(shù)高低順序進行排列，即可劃分職務等級。由于兩種職務的困難性對比不是十分容易，所以在評價時要格外小心。

對于配對比較法，可以通過適當?shù)谜{整技術來最終得出職務的價值順序。具體做法是將每位評價人員的評定結果加以匯總，將各職務所得序號分別相加，然后再分別用各職務所得序號之和除以對本職務做出評定的人數(shù)，得到每一職務的平均序數(shù)，最后按各自所得平均序數(shù)大小，由小到大評定出各職務的相對價值次序。

2．職位分類法

職位分類法是以職位為對象、以事為中心的人事分類方法，它是在工作分析的基礎上對每個職位工作的性質、任務、要求及完成該項職位工作人員所需資格條件進行全面系統(tǒng)深入地研究。運用職位分類法進行工作評價可以保證人力資源管理中人與事的更好結合，從而為選用、考核、獎懲、培訓、調配等各個環(huán)節(jié)奠定良好的基礎。

職位分類法的基礎是職位設置，所以在用職位分類法進行工作評價之前，分析人員應當按以下幾個原則考查組織現(xiàn)有職位的合理性：

◆ 系統(tǒng)原則。系統(tǒng)原則是職務設置的最基本原則。所謂系統(tǒng)是由若干既有區(qū)別又有聯(lián)系的要素組成的有機綜合體。職位與職位設置都是一個系統(tǒng)，而每個職位設置是否合理，就需把它放在該職位依附的組織機構系統(tǒng)中去進行考察，凡對組織的存在和發(fā)展有利的就是合理職位，否則，便應取消該職位。

◆ 整體優(yōu)化原則。根據結構-功能優(yōu)化原理，職位設置時僅考慮單個職位的功效是不夠的，尚需重視群體職位結構的綜合功效，以組織的整體發(fā)展戰(zhàn)略為主線，進行總目標、子目標的層層分解落實。這樣設置的職位才是比較合理的。

◆ 最低職位數(shù)量原則。組織的職位數(shù)量應在實現(xiàn)優(yōu)化配置的前提下，以有效完成任務為準繩，盡量壓到最低水平。

◆ 能級原則。能級是物理學中的概念。這里借用來研究組織系統(tǒng)中職位的功能等級。一般來說，正常的職位功能等級是由所任職務的性質、任務大小、繁簡難易、責任輕重所決定的。功能大的職位，能級就高；反之，則低。組織中的各個職位應能體現(xiàn)其所應具有的能級特性，否則職位將缺乏合理性。

應用職位分析法進行工作分析，就應根據職位的相同性和差異性進行分析綜合、劃分職位類別。這里，對職位的分類主要有兩方面的要求：

◆ 質的要求。通過職位分類首先要區(qū)分職位的不同性質，為工作中所需人力配置的管理提供可靠的客觀標準。

◆ 量的要求。職位工作不僅有質的差異且有程度、水平和層次上的差異，職位分類的主要目的便是要清晰地揭示這些方面的差異，以便全面地貫徹因事?lián)袢?、適才適位等用人原則和滿足人力資源管理各環(huán)節(jié)的要求。

應用職位分類法進行工作評價是一項系統(tǒng)性技術性較強的有序工作，其程序主要有以下幾個步驟：

◆ 收集職務描述的結果

職務描述的成果是職務說明書。職務說明書上的有關內容是進行職位分類的基本依據。

◆ 職位橫向分類

1．職位橫向分類的原則和依據

（1）單一性原則。即一個職位不能同屬于兩個職系，只能劃歸于一個職系。

（2）程度原則。當一個職位的工作性質分別和兩個以上的職系有關時，以歸屬程度高的那一系為準來確定其應歸的職系。

（3）時間原則。當一個職位的工作性質分別和兩個以上職系有關、且歸屬程度又相當時，以占時間較多的職系為準來確定該職位的類別。

（4）選擇原則。當一個職位的工作性質分別和兩個以上職系有關、歸屬程度相當且時間也相等時，則以主管領導機關的認定為準，來確定其應屬職系。

2．職位橫向分類的步驟

（1）對混亂的職位按業(yè)務工作相近的職位劃分為科學類、行政類、行業(yè)類的職門系列。

（2）將職門內的職位根據業(yè)務工作性質基本相同的標準職位劃分為職組系列。

（3）將職組內的職務再根據業(yè)務工作性質相同的標準劃分為職系系列。

對于具體的職系的名稱、包含職務的范圍可以查閱有關職務分類辭典。

◆ 職位縱向分類

1．職位縱向分類的依據。這方面的依據一是根據職位的繁簡難易程度，二是根據責任的輕重，三是根據所需人員任職資格的條件。具體內容可參照如下要點：

（1）工作復雜性。體現(xiàn)在工作種類、性質，工作廣度、深度及在三維交叉網絡系統(tǒng)中的運行狀態(tài)。

（2）所受監(jiān)督。系指本職位受上級監(jiān)督的范圍、性質和程度。

（3）所循法規(guī)。系指應遵守的法律、章程、辦法、細則、手冊、書面指示及有關行為規(guī)范。

（4）所需創(chuàng)造性。系指工作時所需創(chuàng)造力的種類于水平。

（5）與人接觸性質與目的。指與人接觸的范圍、種類和程度等。

（6）工作效果的性質與影響范圍。指本職位的權限種類及份量。

（7）所施予的監(jiān)督。指對下屬人員給予的監(jiān)督種類和范圍。

（8）所需資格條件。從事該職位的工作人員所需的教育、經驗、技術、品德及體能條件。

以上八點也可作為職位評價的因素。

2．職位縱向分類的步驟

（1）把職系中的職位按繁簡難易、責任輕重和所需人員任職資格條件進行職位評價后，依據不同的水平進行縱向排序。

（2）劃分職級。將若干程度水平相同的職位劃分為一個職級，但不同職系由于工作性質差異和繁簡難易、責任輕重、所需任職人員資格條件的不同，所分的職級也會呈現(xiàn)差異。

（3）劃分職等。為便于對不同職系的工作人員進行橫向比較、統(tǒng)一管理，把不同職系中相同水平的職級歸入同一職等。所以職等是不同職系中職級相似的職級群。

◆ 制定職級規(guī)范

職級規(guī)范又名職位說明書，它是用簡明扼要的語言對每一職位的職務責任、權力及所需人員任職資格條件進行規(guī)范性敘述的書面材料。

職級規(guī)范的內容包括：

1．職級名稱。職級名稱要能反映出職級中職位的性質與特點。

2．職級編號。

3．職級特性。這是職級規(guī)范的重點。職級特性的表述，首先是列出本職級所包括職位的類型，其次是根據本職級的職位工作的實際情況，按照職位評價因素，逐項說明本職級的職責。

4．職位工作舉例。所舉實例應為本職級大部分職位工作的主要內容和最能代表本職級職位特性的工作。

5．任職資格條件。明確揭示職級中職位必須具備的教育程度、專門知識技能、經驗種類和取得經驗所需的時間。

◆ 職位歸級

把所有工作人員的職位對照《職級規(guī)范》歸入適當?shù)穆毤?，并對之進行分門別類的職位管理。

工作評價的方法還有因素比較法和因素計點法，這兩種方法主要用于薪酬設定，所以在這里不做說明。

以上敘述的是職務分析實施的工作內容及具體實施程序。職務分析過程中，對各種工作信息的收集是一項十分重要的工作，它直接影響著職務分析結果的合理和客觀與否。

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