ERP實施的項目管理
對ERP項目所有方面的計劃、組織、管理和監(jiān)控,是為了達到項目實施后的預期成果和目標而采取內部和外部的持續(xù)性的工作程序。這是對時間、成本,以及產品、服務細節(jié)的需求相互間可能發(fā)生矛盾進行平衡的基本原則。

　　以下是結合實施ERP項目的實際經驗,介紹ERP項目管理的主要內容、工具和方法。

　　一、典型的項目管理循環(huán)

　　一個完整的ERP項目通常包括三大階段:需求分析、系統(tǒng)選型和系統(tǒng)實施;在系統(tǒng)實施階段又可細分為實施計劃、業(yè)務模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認、系統(tǒng)轉換運行、運行后評估五個主要步驟。項目管理圍繞整個ERP項目的全過程,對項目的立項授權、需求分析、軟硬件的評估選擇,以及系統(tǒng)的實施進行全面的管理和控制。一個典型的ERP項目管理循環(huán)通常包括:項目開始、項目選型、項目計劃、項目執(zhí)行、項目評估及更新和項目完成六項主要內容。圖1反映了ERP項目的實施階段和項目管理循環(huán)之間的關系。

　　1. 項目開始

　　項目開始階段主要針對ERP項目的需求、范圍和可行性進行分析,制定項目的總體安排計劃,并以"項目合同"的方式由企業(yè)與ERP項目咨詢公司確定項目責任和授權。在項目開始階段進行的項目管理主要包括以下內容:

　　•需求評估 對企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評估,并據此明確ERP項目成果的期望和目標。

　　•項目范圍定義 在明確企業(yè)期望和需求的基礎上,定義ERP項目的整體范圍。

　　•可行性分析 根據項目的期望和目標以及預計項目的實施范圍,對企業(yè)自身的人力資源、技術支持等方面作出評估,明確需要為配合項目而采取的措施和投資的資源。

　　•項目總體安排 對項目的時間、進度、人員等作出總體安排,制定ERP項目的總體計劃。

　　•項目授權 由企業(yè)與ERP項目咨詢公司簽訂ERP項目合同,明確雙方職責,并由企業(yè)根據項目的需要對咨詢公司進行項目管理的授權。

　　2. 項目選型

　　在明確了項目的期望和需求后,系統(tǒng)選擇階段的主要工作就是為企業(yè)選擇合適的軟件系統(tǒng)和硬件平臺。系統(tǒng)選型的一般過程為:

　　•篩選候選供貨商 項目咨詢公司根據企業(yè)的期望和需求,綜合分析評估可能的候選軟硬件供貨商的產品,篩選出若干家重點候選對象。

　　•候選系統(tǒng)演示 重點候選對象根據企業(yè)的具體需求,向企業(yè)的管理層和相關業(yè)務部門作針對性的系統(tǒng)演示。

　　•系統(tǒng)評估和選型 項目咨詢公司根據演示結果對重點候選對象的優(yōu)勢和劣勢作出詳細分析,向企業(yè)提供參考意見;企業(yè)結合演示的結果和咨詢公司的參考意見,確定初步選型,在經過商務談判等工作后,最終決定入選系統(tǒng)。

　　在項目選型階段的主要項目管理工作是進行系統(tǒng)選擇的風險控制,包括:正確全面評估系統(tǒng)功能,合理匹配系統(tǒng)功能和自身需求,綜合評價供貨商的產品功能和價格、技術支持能力等因素,以及避免在系統(tǒng)選型過程中可能出現的賄賂舞弊等行為。

　　3. 項目計劃

　　項目計劃階段是ERP項目進入系統(tǒng)實施的啟動階段,主要進行的工作包括:確定詳細的項目實施范圍、定義遞交的工作成果、評估實施過程中主要的風險、制定項目實施的時間計劃、成本和預算計劃、人力資源計劃等。

　　•確定詳細的項目范圍 對企業(yè)進行業(yè)務調查和需求訪談,了解用戶的詳細需求,據此制定系統(tǒng)定義備忘錄,明確用戶的現狀、具體的需求和系統(tǒng)實施的詳細范圍。

　　•定義遞交的工作成果 企業(yè)與實施咨詢公司討論確定系統(tǒng)實施過程中和實施結束時需要遞交的工作成果,包括相關的實施文檔和最終上線運行的系統(tǒng)。

　　•評估實施的主要風險 由實施咨詢公司結合企業(yè)的實際情況對實施系統(tǒng)進行風險評估,對預計的主要風險采取相應的措施來加以預防和控制。

　　•制定項目的時間計劃 在確定詳細的項目范圍、定義遞交的工作成果和明確預計的主要風險的基礎上,根據系統(tǒng)實施的總體計劃,編制詳細的實施時間安排。

　　•制定成本和預算計劃 根據項目總體的成本和預算計劃,結合實施時間安排,編制具體的系統(tǒng)成本和預算控制計劃。

　　•制定人力資源計劃 確定實施過程中的人員安排,包括具體的實施咨詢公司的咨詢人員和企業(yè)方面的關鍵業(yè)務人員;對用戶方面參與實施的關鍵人員,需要對其日常工作作出安排,以確保對實施項目的時間投入。

　　4. 項目執(zhí)行

　　項目執(zhí)行階段是實施過程中歷時最長的一個階段,貫穿ERP項目的業(yè)務模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認和系統(tǒng)轉換運行三個步驟中。實施的成敗與該階段項目管理進行的好壞休戚相關。在項目執(zhí)行階段進行的項目管理的主要內容包括:

　　•實施計劃的執(zhí)行 根據預定的實施計劃開展日常工作,及時解決實施過程中出現的各種人力資源、部門協(xié)調、人員溝通、技術支持等問題。

　　•時間和成本的控制 根據實施的實際進度控制項目的時間和成本,并與計劃進行比較,及時對超出時間或成本計劃的情況采取措施。

　　•實施文檔 對實施過程進行全面的文文件記錄和管理,對重要的文檔需要報送項目實施領導委員會和所有相關的實施人員。

　　•項目進度匯報 以項目進度報告的形式定期向實施項目的所有人員通報項目實施的進展情況、已經開展的工作和需要進一步解決的問題。

　　•專案例會 定期召開由企業(yè)的項目領導、各業(yè)務部門的領導以及實施咨詢人員參加的項目實施例會,協(xié)調解決實施過程中出現的各種問題。

　　•會議紀要 對所有的專案例會和專題討論會等編寫出會議紀要,對會議作出的各項決定或討論的結果進行文文件記錄,并分發(fā)給與會者和有關的項目實施人員。

　　5. 項目評估及更新

　　項目評估及更新階段的核心是項目監(jiān)控,就是利用項目管理工具和技術來衡量和更新項目任務。項目評估及更新同樣貫穿于ERP項目的業(yè)務模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認和系統(tǒng)轉換運行三個步驟中。在項目評估及更新階段常用的項目管理工具和技術有:

　　•階段性評估 對項目實施進行階段性評估,小結實施是否按計劃進行并達到所期望的階段性成果,如果出現偏差,研究是否需要更新計劃及資源,同時落實所需的更新措施。

　　•項目里程碑會議 在項目實施達到重要的里程碑階段,召開項目里程碑會議, 對上一階段的工作作出小結和評估實施進度及成果,并動員部署下一階段的工作。

　　•質量保證體系 通過對參與實施的用戶人員進行培訓和知識傳授,編寫完善實施過程中的各種文檔,從而建立起質量保證體系,確保在實施完成后企業(yè)能夠達到對系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標。

　　6. 項目完成

　　項目完成階段是整個實施項目的最后一個階段。此時,工作接近尾聲,已經取得了項目實施成果。在這一最后階段,仍有重要的項目管理工作需要開展,切莫掉以輕心:

　　•行政驗收 結合項目最初對系統(tǒng)的期望和目標,對項目實施成果進行驗收。

　　•項目總結 對項目實施過程和實施成果作出回顧和總結。

　　•經驗交流 交流分享在實施過程中的經驗和教訓。

　　•正式移交 系統(tǒng)正式運轉及使用,由企業(yè)的計算機部門進行日常維護和技術支持。

　　貫穿上述六個項目管理階段全過程的工作是:項目的表現衡量和質量管理,以及項目風險的管理控制。本文的下半部分將對這兩項貫穿項目管理全過程的工作進行具體介紹。

　　二、項目的表現衡量和質量管理

　　質量管理是項目管理的重要方面之一,建立和執(zhí)行適當的表現衡量標準是進行項目質量管理的關鍵。

　　1. 建立項目的表現衡量標準

　　項目表現衡量標準的制定依據是項目計劃,通過項目目標和實施策略的具體內容建立項目的期望,作為項目表現衡量標準的基礎和核心。具體的項目表現衡量標準可以包括以下主要的內容:

　　•工作范圍和項目具體步驟;
　　•基本時間估計和成本預算;
　　•財務預測和資金計劃;
　　•工作詳細安排;
　　•質量要求;
　　•項目小組滿意程度;
　　•最終用戶滿意程度;
　　•企業(yè)管理層和出資人滿意程度。

　　2. 觀察項目的實際表現情況

　　通過項目執(zhí)行過程中正式或非正式的渠道,收集項目實施的有關信息,觀察項目實際的表現情況。在這一步驟中可以利用的信息渠道有:

　　•正式渠道,如:項目進度報告,專案例會,項目里程碑會議,各種會議紀要等;
　　•非正式的渠道,如:與項目小組成員或最終用戶的交談和討論,與企業(yè)管理層或出資方非正式的交流等。

ERP實施的項目管理