ERP實(shí)施的項(xiàng)目管理
對(duì)ERP項(xiàng)目所有方面的計(jì)劃、組織、管理和監(jiān)控,是為了達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施后的預(yù)期成果和目標(biāo)而采取內(nèi)部和外部的持續(xù)性的工作程序。這是對(duì)時(shí)間、成本,以及產(chǎn)品、服務(wù)細(xì)節(jié)的需求相互間可能發(fā)生矛盾進(jìn)行平衡的基本原則。

　　以下是結(jié)合實(shí)施ERP項(xiàng)目的實(shí)際經(jīng)驗(yàn),介紹ERP項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容、工具和方法。

　　一、典型的項(xiàng)目管理循環(huán)

　　一個(gè)完整的ERP項(xiàng)目通常包括三大階段:需求分析、系統(tǒng)選型和系統(tǒng)實(shí)施;在系統(tǒng)實(shí)施階段又可細(xì)分為實(shí)施計(jì)劃、業(yè)務(wù)模擬測(cè)試、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)確認(rèn)、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行、運(yùn)行后評(píng)估五個(gè)主要步驟。項(xiàng)目管理圍繞整個(gè)ERP項(xiàng)目的全過(guò)程,對(duì)項(xiàng)目的立項(xiàng)授權(quán)、需求分析、軟硬件的評(píng)估選擇,以及系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)行全面的管理和控制。一個(gè)典型的ERP項(xiàng)目管理循環(huán)通常包括:項(xiàng)目開(kāi)始、項(xiàng)目選型、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目評(píng)估及更新和項(xiàng)目完成六項(xiàng)主要內(nèi)容。圖1反映了ERP項(xiàng)目的實(shí)施階段和項(xiàng)目管理循環(huán)之間的關(guān)系。

　　1. 項(xiàng)目開(kāi)始

　　項(xiàng)目開(kāi)始階段主要針對(duì)ERP項(xiàng)目的需求、范圍和可行性進(jìn)行分析,制定項(xiàng)目的總體安排計(jì)劃,并以"項(xiàng)目合同"的方式由企業(yè)與ERP項(xiàng)目咨詢公司確定項(xiàng)目責(zé)任和授權(quán)。在項(xiàng)目開(kāi)始階段進(jìn)行的項(xiàng)目管理主要包括以下內(nèi)容:

　　•需求評(píng)估 對(duì)企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評(píng)估,并據(jù)此明確ERP項(xiàng)目成果的期望和目標(biāo)。

　　•項(xiàng)目范圍定義 在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上,定義ERP項(xiàng)目的整體范圍。

　　•可行性分析 根據(jù)項(xiàng)目的期望和目標(biāo)以及預(yù)計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施范圍,對(duì)企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評(píng)估,明確需要為配合項(xiàng)目而采取的措施和投資的資源。

　　•項(xiàng)目總體安排 對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間、進(jìn)度、人員等作出總體安排,制定ERP項(xiàng)目的總體計(jì)劃。

　　•項(xiàng)目授權(quán) 由企業(yè)與ERP項(xiàng)目咨詢公司簽訂ERP項(xiàng)目合同,明確雙方職責(zé),并由企業(yè)根據(jù)項(xiàng)目的需要對(duì)咨詢公司進(jìn)行項(xiàng)目管理的授權(quán)。

　　2. 項(xiàng)目選型

　　在明確了項(xiàng)目的期望和需求后,系統(tǒng)選擇階段的主要工作就是為企業(yè)選擇合適的軟件系統(tǒng)和硬件平臺(tái)。系統(tǒng)選型的一般過(guò)程為:

　　•篩選候選供貨商 項(xiàng)目咨詢公司根據(jù)企業(yè)的期望和需求,綜合分析評(píng)估可能的候選軟硬件供貨商的產(chǎn)品,篩選出若干家重點(diǎn)候選對(duì)象。

　　•候選系統(tǒng)演示 重點(diǎn)候選對(duì)象根據(jù)企業(yè)的具體需求,向企業(yè)的管理層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門作針對(duì)性的系統(tǒng)演示。

　　•系統(tǒng)評(píng)估和選型 項(xiàng)目咨詢公司根據(jù)演示結(jié)果對(duì)重點(diǎn)候選對(duì)象的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)作出詳細(xì)分析,向企業(yè)提供參考意見(jiàn);企業(yè)結(jié)合演示的結(jié)果和咨詢公司的參考意見(jiàn),確定初步選型,在經(jīng)過(guò)商務(wù)談判等工作后,最終決定入選系統(tǒng)。

　　在項(xiàng)目選型階段的主要項(xiàng)目管理工作是進(jìn)行系統(tǒng)選擇的風(fēng)險(xiǎn)控制,包括:正確全面評(píng)估系統(tǒng)功能,合理匹配系統(tǒng)功能和自身需求,綜合評(píng)價(jià)供貨商的產(chǎn)品功能和價(jià)格、技術(shù)支持能力等因素,以及避免在系統(tǒng)選型過(guò)程中可能出現(xiàn)的賄賂舞弊等行為。

　　3. 項(xiàng)目計(jì)劃

　　項(xiàng)目計(jì)劃階段是ERP項(xiàng)目進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)施的啟動(dòng)階段,主要進(jìn)行的工作包括:確定詳細(xì)的項(xiàng)目實(shí)施范圍、定義遞交的工作成果、評(píng)估實(shí)施過(guò)程中主要的風(fēng)險(xiǎn)、制定項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間計(jì)劃、成本和預(yù)算計(jì)劃、人力資源計(jì)劃等。

　　•確定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍 對(duì)企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求訪談,了解用戶的詳細(xì)需求,據(jù)此制定系統(tǒng)定義備忘錄,明確用戶的現(xiàn)狀、具體的需求和系統(tǒng)實(shí)施的詳細(xì)范圍。

　　•定義遞交的工作成果 企業(yè)與實(shí)施咨詢公司討論確定系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中和實(shí)施結(jié)束時(shí)需要遞交的工作成果,包括相關(guān)的實(shí)施文檔和最終上線運(yùn)行的系統(tǒng)。

　　•評(píng)估實(shí)施的主要風(fēng)險(xiǎn) 由實(shí)施咨詢公司結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)實(shí)施系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,對(duì)預(yù)計(jì)的主要風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的措施來(lái)加以預(yù)防和控制。

　　•制定項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃 在確定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍、定義遞交的工作成果和明確預(yù)計(jì)的主要風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上,根據(jù)系統(tǒng)實(shí)施的總體計(jì)劃,編制詳細(xì)的實(shí)施時(shí)間安排。

　　•制定成本和預(yù)算計(jì)劃 根據(jù)項(xiàng)目總體的成本和預(yù)算計(jì)劃,結(jié)合實(shí)施時(shí)間安排,編制具體的系統(tǒng)成本和預(yù)算控制計(jì)劃。

　　•制定人力資源計(jì)劃 確定實(shí)施過(guò)程中的人員安排,包括具體的實(shí)施咨詢公司的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)方面的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員;對(duì)用戶方面參與實(shí)施的關(guān)鍵人員,需要對(duì)其日常工作作出安排,以確保對(duì)實(shí)施項(xiàng)目的時(shí)間投入。

　　4. 項(xiàng)目執(zhí)行

　　項(xiàng)目執(zhí)行階段是實(shí)施過(guò)程中歷時(shí)最長(zhǎng)的一個(gè)階段,貫穿ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)模擬測(cè)試、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行三個(gè)步驟中。實(shí)施的成敗與該階段項(xiàng)目管理進(jìn)行的好壞休戚相關(guān)。在項(xiàng)目執(zhí)行階段進(jìn)行的項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容包括:

　　•實(shí)施計(jì)劃的執(zhí)行 根據(jù)預(yù)定的實(shí)施計(jì)劃開(kāi)展日常工作,及時(shí)解決實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的各種人力資源、部門協(xié)調(diào)、人員溝通、技術(shù)支持等問(wèn)題。

　　•時(shí)間和成本的控制 根據(jù)實(shí)施的實(shí)際進(jìn)度控制項(xiàng)目的時(shí)間和成本,并與計(jì)劃進(jìn)行比較,及時(shí)對(duì)超出時(shí)間或成本計(jì)劃的情況采取措施。

　　•實(shí)施文檔 對(duì)實(shí)施過(guò)程進(jìn)行全面的文文件記錄和管理,對(duì)重要的文檔需要報(bào)送項(xiàng)目實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)和所有相關(guān)的實(shí)施人員。

　　•項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào) 以項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告的形式定期向?qū)嵤╉?xiàng)目的所有人員通報(bào)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)展情況、已經(jīng)開(kāi)展的工作和需要進(jìn)一步解決的問(wèn)題。

　　•專案例會(huì) 定期召開(kāi)由企業(yè)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)以及實(shí)施咨詢?nèi)藛T參加的項(xiàng)目實(shí)施例會(huì),協(xié)調(diào)解決實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。

　　•會(huì)議紀(jì)要 對(duì)所有的專案例會(huì)和專題討論會(huì)等編寫出會(huì)議紀(jì)要,對(duì)會(huì)議作出的各項(xiàng)決定或討論的結(jié)果進(jìn)行文文件記錄,并分發(fā)給與會(huì)者和有關(guān)的項(xiàng)目實(shí)施人員。

　　5. 項(xiàng)目評(píng)估及更新

　　項(xiàng)目評(píng)估及更新階段的核心是項(xiàng)目監(jiān)控,就是利用項(xiàng)目管理工具和技術(shù)來(lái)衡量和更新項(xiàng)目任務(wù)。項(xiàng)目評(píng)估及更新同樣貫穿于ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)模擬測(cè)試、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行三個(gè)步驟中。在項(xiàng)目評(píng)估及更新階段常用的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)有:

　　•階段性評(píng)估 對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行階段性評(píng)估,小結(jié)實(shí)施是否按計(jì)劃進(jìn)行并達(dá)到所期望的階段性成果,如果出現(xiàn)偏差,研究是否需要更新計(jì)劃及資源,同時(shí)落實(shí)所需的更新措施。

　　•項(xiàng)目里程碑會(huì)議 在項(xiàng)目實(shí)施達(dá)到重要的里程碑階段,召開(kāi)項(xiàng)目里程碑會(huì)議, 對(duì)上一階段的工作作出小結(jié)和評(píng)估實(shí)施進(jìn)度及成果,并動(dòng)員部署下一階段的工作。

　　•質(zhì)量保證體系 通過(guò)對(duì)參與實(shí)施的用戶人員進(jìn)行培訓(xùn)和知識(shí)傳授,編寫完善實(shí)施過(guò)程中的各種文檔,從而建立起質(zhì)量保證體系,確保在實(shí)施完成后企業(yè)能夠達(dá)到對(duì)系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標(biāo)。

　　6. 項(xiàng)目完成

　　項(xiàng)目完成階段是整個(gè)實(shí)施項(xiàng)目的最后一個(gè)階段。此時(shí),工作接近尾聲,已經(jīng)取得了項(xiàng)目實(shí)施成果。在這一最后階段,仍有重要的項(xiàng)目管理工作需要開(kāi)展,切莫掉以輕心:

　　•行政驗(yàn)收 結(jié)合項(xiàng)目最初對(duì)系統(tǒng)的期望和目標(biāo),對(duì)項(xiàng)目實(shí)施成果進(jìn)行驗(yàn)收。

　　•項(xiàng)目總結(jié) 對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程和實(shí)施成果作出回顧和總結(jié)。

　　•經(jīng)驗(yàn)交流 交流分享在實(shí)施過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

　　•正式移交 系統(tǒng)正式運(yùn)轉(zhuǎn)及使用,由企業(yè)的計(jì)算機(jī)部門進(jìn)行日常維護(hù)和技術(shù)支持。

　　貫穿上述六個(gè)項(xiàng)目管理階段全過(guò)程的工作是:項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理,以及項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理控制。本文的下半部分將對(duì)這兩項(xiàng)貫穿項(xiàng)目管理全過(guò)程的工作進(jìn)行具體介紹。

　　二、項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理

　　質(zhì)量管理是項(xiàng)目管理的重要方面之一,建立和執(zhí)行適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量管理的關(guān)鍵。

　　1. 建立項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)

　　項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的制定依據(jù)是項(xiàng)目計(jì)劃,通過(guò)項(xiàng)目目標(biāo)和實(shí)施策略的具體內(nèi)容建立項(xiàng)目的期望,作為項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)和核心。具體的項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)可以包括以下主要的內(nèi)容:

　　•工作范圍和項(xiàng)目具體步驟;
　　•基本時(shí)間估計(jì)和成本預(yù)算;
　　•財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)和資金計(jì)劃;
　　•工作詳細(xì)安排;
　　•質(zhì)量要求;
　　•項(xiàng)目小組滿意程度;
　　•最終用戶滿意程度;
　　•企業(yè)管理層和出資人滿意程度。

　　2. 觀察項(xiàng)目的實(shí)際表現(xiàn)情況

　　通過(guò)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中正式或非正式的渠道,收集項(xiàng)目實(shí)施的有關(guān)信息,觀察項(xiàng)目實(shí)際的表現(xiàn)情況。在這一步驟中可以利用的信息渠道有:

　　•正式渠道,如:項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告,專案例會(huì),項(xiàng)目里程碑會(huì)議,各種會(huì)議紀(jì)要等;
　　•非正式的渠道,如:與項(xiàng)目小組成員或最終用戶的交談和討論,與企業(yè)管理層或出資方非正式的交流等。

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