五、標準采購作業(yè)細則
五、標準采購作業(yè)細則 （一）請購 第一條 請購部門的劃分 各項材料的請購部門如下： 1．常備材料生產管理部門。 2．預備材料物料管理部門。 3．非常備材料： （1）訂貨生產用料：生產管理部門。 （2）其他用料：使用部門或物料管理部門。 第二條 請購單的開立、遞送 1.請購經(jīng)辦人員應依存量管理基準、用料預算,參酌庫存情況開立請購單,并注明材料 的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項經(jīng)主管審核后依請購核決權限呈核并編號(由 各部門依事業(yè)部別編訂),“請購單(內購)（外購）”附“請購案件寄送清單”送采購部門。 2.需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統(tǒng)購材料,請購部門應以請購單附表，一單 多品方式，提出請購。 3.緊急請購時，由請購部門于“請購單”“說明欄”注明原因,并加蓋“緊急采購”章，以 急件卷宗遞送。 4.材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應于“請購單”上注明“試車檢驗”及“預定 試車期限”。 5.庶務用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請 購。 表12-4 材料請購單 部門: 年 月 日填制 |材 料 |規(guī)范 |部門 |核定 |請購 |估計 |估計 |預算 | | | | |數(shù)量 |數(shù)量 |單價 |總價 |月份 | |材 |編號 |核 |新 | |料 | |對 |舊 | |別 | |碼 |廢 | |備 注 | | | |請料單|字第 號 | 第三條 免開請購單部分 1．下列總務性物品免開請購單，并可以“總務用品申請單”委托總務部門辦理，但其 核決權限另訂，其列舉如下： （1）賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。 （2）招待用品：飲料、香煙等。 （3）書報（含技術性書籍及定期刊物）、名片、文具等。 （4）打字、刻印、報表等。 2．零星采購及小額零星采購材料項目。 第四條 請購核決權限 1．內購： （1）原物料： ①請購金額預估在1萬元以下者，由科長核決。 ②請購金額預估在1萬元至5萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請購金額預估在5萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 （2）財產支出： ①請購金額預估在2000元以下者，由科長核決。 ②請購金額預估在2000元至2萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請購金額預估在2萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 （3）總務性用品 ①請購金額預估在1000元以下者，由科長核決。 ②請購金額預估在1000元至1萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請購金額預估在1萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 附注:凡列入固定資產管理的請購項目應以“財產支出”核決權限呈核。 2．外購 （1）請購金額預估在10萬元（含）以下者，由經(jīng)理核決。 （2）請購金額預估在10萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 第五條 請購案件的撤銷 1．請購案件的撤銷應由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在“請購單（內 購）”或“請購單（外購）”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。 2．采購部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理： （1）采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。 （2）原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由物料管理 部門據(jù)以將原請購單退回原請購部門。 （3）原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。 （二）一般采購規(guī)定 第六條 采購部門的劃分 1．內購：由國內采購部門負責辦理。 2．外購：由國外采購部門負責辦理，其進口庶務由業(yè)務部門辦理。 3．總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價。專案用料， 必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。 第七條 采購作業(yè)方式 除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的 方式進行采購： 1．集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核 定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。 2．長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應事先選定廠 商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。 第八條 采購作業(yè)處理期限 采購部門應依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通 知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。 （三）國內采購作業(yè)處理 第九條 詢價、比價、議價 1．采購經(jīng)辦人員接獲“請購單（內購）”后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及 過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準應以電話詢價之外，另需精選三家以上的供 應商辦理比價或經(jīng)分析后議價。 2．若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或屬代用品者，采購經(jīng)辦人員應檢查 所附資料并于“請購單”上予以證明，經(jīng)主管核準后，先讓使用部門或請購部門簽注意見 后呈核。 3．屬于買賣慣例超交者（如最低采購量超過請購量），采購經(jīng)辦人員于議價后，應 于請購單“詢價記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認后呈核。 4．對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應深入分析后，以電話等聯(lián)絡方式向廠 商議價。 5．采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡的緊急采購案件，主管應立即指定經(jīng)辦人員先 進行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。 6．“試車檢驗”的采購條件，采購經(jīng)辦人員應于“請購單”注明與廠商議定的付款條件 呈核。 第十條 呈核及核決 1．采購經(jīng)辦人員詢價完成后，在“請購單”上詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商” “交貨期限”與“報價有效期限”，經(jīng)主管審核，并依請購核決權限呈核。 2．采購核決權限見表12-5。 表12-5采購核決表 |采 購 類 別 |核 決 限 額 |采購核決權限 | |列屬統(tǒng)購項目的原料、物料（包括燃|不論金額多少 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | |料） | | | |非屬統(tǒng)購項目的原料、物料（包括燃|不論金額多少 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | |料） | | | |財產支出（包括雜項購置）的非生產|3000元以下 |采購主管 | |器材 |3001元至100000元 |經(jīng)理直接核決 | | |100000元以上 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | | |3000元以下 |采購主管 | |財產支出（包括雜項購置）的生產器|3001元至20000元 |經(jīng)理直接核決 | |材 |20001元以上 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | |庶務用品 |3000元以下 |采購主管 | | |3001元至50000元 |經(jīng)理直接核決 | | |50001元以上 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | 附注：凡列入固定資產管理的采購項目應以“財產支出”核決權限呈核。 第十一條 訂購 1．采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單”后，應以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或 傳真確定交貨（到貨）日期，同時要求供應商于“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方 式”。 2．若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應于“請購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。 3．采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時，應于“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以資識別 。 第十二條 進度控制及事務聯(lián)系 1．國內采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購進度控制表”控制采購作 業(yè)進度。 2．采購經(jīng)辦人員未能按既定進度完成作業(yè)時，應填制“進度異常反應單”并注明“異常 原因”及“預定完成日期”，經(jīng)呈主管核實后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理 。 第十三條 整理付款 1．物料管理部門應按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗報告表”（其免填“材料 檢驗報告表”部分，應于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門，經(jīng)與發(fā)票核 對無誤，于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應于結賬前，辦妥付款手續(xù)。如 為分批收料的，“請購單（內購）”的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。 2．內購材料須待試車檢驗的，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部 分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。 3．短交應補足的，請購部門應依照實收數(shù)量，進行整理付款。 4．超交應經(jīng)主管核示，方能依照實收數(shù)量進行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。 （四）境外采購作業(yè)處理（含進口事務、關務） 第十四條 詢價、比價、議價 1．外購部門依“請購單（外購）”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應廠商資料 ，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業(yè)，但因特殊情況（ 獨家制造或代理等原因）應于“請購單（外購）”注明外，原則上應向三家以上供應廠商 詢價、比價或經(jīng)分析后議價。 2．請購的材料規(guī)范較復雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規(guī)范并簽注意 見后，再讓請購部門確認。 第十五條 呈核及核決 1．比價、議價完成后，外購部門應填制“請購單（外購）”，擬訂“訂購廠商”“預定裝 船日期”等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權限核決。 2．核決權限 （1）采購金額以CIF美元總價折合在×××元（含）以下者由經(jīng)理核決。 （2）采購金額以CIF美元總價折合超過×××元以上者由總經(jīng)理核決。 3．采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部門應依更改后的采 購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改后的核決權限低于原核決權限時仍應由原核 決主管核決。 第十六條 訂購與合同 1．“請購單（外購）”經(jīng)核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續(xù)。 表12-6 物資境外請購單 廠 商： 電 話 地 址： 請購單編號 |項 次 |物資編號 |品名規(guī)格 |單 位 |數(shù) 量 |單 價 |合 計 | | | | | | | | | |交貨日期 | | |交貨地點 | | |注 | | |交 | | | | |意 | | |易 | | | | |事 | | |條 | | | | |項 | | |款 | | | | 審核： 經(jīng)辦： 2．需與供應廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購 核決權限呈核后辦理。 第十七條 進度控制及異常處理 1．外購部門應以“請購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進度。 2．外購部門在每一作業(yè)進度延遲時，應主動開立“進度異常及反應單”，記明異常原 因及處理對策，據(jù)此修訂進度并通知請購部門。 3．外購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時，應主動與供應廠商聯(lián)系催交，并開立 “進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。 第十八條 進口簽證前（“請購單（外購）”核準后）的專案申請 1．專案進口機器設備的申請 專案進口機器設備時，外購部門應準備全部文件申請核發(fā)“輸入許可證”，申請函中并 應請求“國貿局”在“輸入許可證”加蓋“國內尚無產制”的戳記及核準章，以便進口單位憑 以向海關申請專案進口及分期繳稅。 2．進口度量衡器及管理物品時，外購部門應于申請“輸入許可證”之前，準備“報價單 ”及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核準進口。 第十九條 進口簽證 外購材料訂購后，外購部門應立即檢具“請購單（外購）”及有關申請文件，以“申請 外匯處理單”（需在一星期內辦妥結匯時，加填“緊急外購案件聯(lián)絡單”）送進口單位辦理 簽證。進口單位應依預定日期向“國貿局”辦理簽證，并于“輸入許可證”核準時通知外購 部門。 第二十條 進口保險 1．FOB、FAS、C＆F條件的進口案件，進口單位應依“請購單（外購）”外購部門指示 的保險范圍辦理進口保險。 2．進口單位應將承保公司指定的公證行在“請購單（外購）”上標示，以便貨品進口 必須公證時，進口單位憑以聯(lián)絡該指定的公證行辦理公證。 第二十一條 進口船務 1．FOB、FAS的進口案件，...
五、標準采購作業(yè)細則