四、標準采購作業(yè)程序
四、標準采購作業(yè)程序 采購作業(yè)內(nèi)容包括從收到“請購案件”開始的進行分發(fā)采購案件，由采購經(jīng)辦人員先核 對請購內(nèi)容，查閱“廠商資料”、“采購記錄”及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價，在報價 后，整理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥后，依核決權(quán)限， 呈核訂購。詳細作業(yè)程序及要點如： 1. 采購作業(yè)程序及要點 表12-3采購作業(yè)程序及要點表 |程 序 |要 點 | |接件分發(fā) |1．請購單各欄填寫是否清楚 | | |2．按分配原則分派請購案件 | | |3．急件優(yōu)先分派辦理 | | |4．無法在需用日期辦妥者利用“交貨期聯(lián)絡(luò)單”通知請購 | | |部門 | | |5．撤銷請購單應(yīng)先送辦理 | |詢 價 |1．交貨期無法配合需用日期時聯(lián)絡(luò)請購部門 | | |2．充分了解請購材料的品名、規(guī)格 | | |3．急件或需用日期接近者應(yīng)優(yōu)先辦理 | | |4．向廠商詳細說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款 | | |規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法 | | |5．同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應(yīng)商均應(yīng)詢價 | | |6．有否其他較有利的代用品或?qū)蛊? | | |7．應(yīng)對同規(guī)格，不同廠牌做比較 | | |8．是否有必要辦理售后服務(wù)及保修年限 | | |9．新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗試用 | |比價議價 |1．廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認 | | |2．是否殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進口商 | | |3．其他經(jīng)銷商價格是否較低 | | |4．經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標 | | |5．是否必要向廠商索取型錄比較 | | |6．價格上漲下跌有何因素 | | |7．是否必要開發(fā)其他廠商或轉(zhuǎn)外購 | | |8．規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經(jīng)理議價或設(shè)定議價目標 | |呈 核 |1．請購單上應(yīng)詳細注明與廠商議定的買價條件 | | |2．買賣慣例需超交者應(yīng)注明 | | |3．現(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡(luò)請購部門述明原因 | | |4．按核決權(quán)限呈核 | |訂 購 |1．需預(yù)付定金，內(nèi)外銷價需辦退稅或規(guī)定多少金額以上 | | |或有附帶條件等應(yīng)制訂買賣合同 | | |2．再向廠商確認價格、交貨期、質(zhì)量條件 | | |3．分批交貨者在請購單上蓋分批交貨單 | | |4．訂購單（采用聯(lián)絡(luò)函式傳真機）寄交廠商，無法按需 | | |用日 期交貨的案件聯(lián)絡(luò)請購部門 | |催 交 |1．約交日期前應(yīng)再確認交貨期 | | |2．無法在約交日期前交貨時聯(lián)絡(luò)請購部門并列入交貨期 | | |異常控制表內(nèi)催辦 | | |3．已逾約交貨日期尚未到貨應(yīng)加緊催交 | |整理付款 |1．發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符 | | |2．發(fā)票金額與請購單價格是否相等 | | |3．是否有預(yù)付款或暫借款應(yīng)處理 | | |4．是否需要扣款 | | |5．需要辦退稅的請購單轉(zhuǎn)告退稅部門 | | |6．以內(nèi)銷價采購供外銷用材料，應(yīng)先收齊退稅同意書方 | | |可辦理付款 | |收件、分發(fā)、核 |1．收件 | |對 |2．按分配原則指派經(jīng)辦人 | | |3．核對品名 | | |4．核對規(guī)格 | | |5．核對數(shù)量 | | |6．核對需要日期 | |詢 價 |1．選擇詢價對象及地區(qū) | | |2．詢價 | | |3．整理報價資料 | | |4．確認請講內(nèi)容 | | |5．尋找對抗品 | | |6．選擇開發(fā)對象 | | |7．詢價索樣 | | |8．整理對抗品資料及樣品送樣 | | |9．整理檢驗結(jié)果 | |議價、比價、呈 |1．調(diào)查市場行情 | |核 |2．核對資金預(yù)算 | | |3．選擇議價對象 | | |4．研擬底價 | | |5．研議采購條件 | | |6．議價（或公開比價） | | |7．填寫上次報價記錄 | | |8．估算海（空）運費 | | |9．估算保險費 | | |10．核對付款條件 | | |11．比較交貨期限 | | |12．檢查卸貨條件 | | |13．估算關(guān)稅 | | |14．按核決權(quán)限呈核 | |進口、簽證、結(jié) |1．繕打輸入許可證申請書 | |匯 |2．繕寫用途說明書 | | |3．備妥簽證必要文件 | | |4．提案申請簽證 | | |5．簽證專案申請作業(yè) | | |繕造申請書及附件度量衡器無線電器材 | | |整理必要文件 | | |提案申請 | | |6．申請結(jié)匯 | | |7．整理結(jié)匯文件 | | |8．核對簽證結(jié)匯文件 | | |9．修改輸入許可證或信用證作業(yè) | |投保、船務(wù) |1．洽訂保率 | | |2．投保繳交保險費 | | |3．洽訂特約船公司及運費 | | |4．指定船舶公司 | | |5．交涉貨柜使用期限 | | |6．核算運費 | | |7．繳交運費 | | |8．處理大宗材料船務(wù) | |裝 運 |1．督促預(yù)定裝船期 | | |2．申請“工業(yè)用”證明 | | |3．申請分期繳稅 | | |4．申請預(yù)保火險及動產(chǎn)抵押 | | |5．督促裝運文件 | | |6．確認船期 | | |7．整理裝運文件 | | |8．申請管理品放行證 | | |9．聯(lián)絡(luò)及安排卸貨 | | |10．確認船代理 | | |11．確認公證處（所） | | |12．聯(lián)絡(luò)交貨期異常修改I/L，L/C | |報關(guān)提貨 |1．銀行背書 | | |2．辦理擔保提貨 | | |3．整理文件報關(guān) | | |4．繳稅提貨 | | |5．收料 | |索 賠 |1．核對材料檢驗報告 | | |2．填寫索賠記錄單 | | |3．向保險公司、船公司索賠 | | |4．向供料廠商索賠 | | |5．辦理退貨掉換作業(yè) | |跟 催 |1．督促收料單 | | |2．控制長期合同的交貨 | | |3．控制外購資金 | | |4．整理采購案件 | | |5．計算卸貨延滯費及獎金 | | |6．辦理退匯 |
四、標準采購作業(yè)程序