員工檔案保管規(guī)定

××公司員工檔案保管規(guī)定
一、檔案資料的歸檔
檔案管理人員應(yīng)該對(duì)新形成的檔案材料及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：
1.對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；
2.按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體位置；
3.在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及其相關(guān)內(nèi)容；
4.將新材料存入檔案。
二、檔案的保密
企業(yè)制訂檔案保密制度的具體要求如下：
1.對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)立專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備；
2.庫(kù)房應(yīng)備有必要的防火、防潮器材；
3.庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不存放無(wú)關(guān)物品；
4.任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合；
5.無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房，嚴(yán)禁吸煙；
6.離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門(mén)。
三、檔案的轉(zhuǎn)遞
檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由于工作變化等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下： 1.取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；
2.在檔案底賬上注銷(xiāo)；
3.填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；
4.按發(fā)文要求包裝、密封。
檔案在轉(zhuǎn)遞中必須遵循保密原則，一般通過(guò)機(jī)要通道轉(zhuǎn)遞，不
簽發(fā)人 責(zé)任人簽名


制度名 員工檔案保管規(guī)定
電子文件編碼 GLWA065 頁(yè)碼 2-2

能交由本人自帶。另外，收檔 單位在收到檔案核對(duì)無(wú)誤后，必須在回執(zhí)上簽字蓋章，且及時(shí)退回。
四、檔案的統(tǒng)計(jì)
企業(yè)人事檔案的有關(guān)情況應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：
1.人事檔案的數(shù)量；
2.人事檔案材料收集補(bǔ)充情況；
3.檔案整理情況；
4.檔案保管情況；
5.利用情況；
6.庫(kù)房設(shè)備情況；
7.人事檔案工作人員情況。
五、檔案的檢查核對(duì)
企業(yè)應(yīng)該對(duì)人事資料檔案進(jìn)行定期或不定期檢查與核對(duì)。
檢查人力資源檔案的內(nèi)容時(shí)，既要對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看其是否有霉?fàn)€、蟲(chóng)蛀等；也要對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤 等。
在下列情形發(fā)生后，應(yīng)對(duì)人事檔案進(jìn)行徹底檢查與核對(duì)。
1.突發(fā)事件，如遺失、被盜或水災(zāi)之后；
2.對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)后，如不能確定某份材料是否丟失；
3.發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料發(fā)霉，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀等。

簽發(fā)人 責(zé)任人簽名


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