知識(shí)管理導(dǎo)入實(shí)例
知識(shí)管理導(dǎo)入實(shí)例 — Part I 2
■ 前言 2
■ 計(jì)劃目的 2
■ 使命與宗旨 3
■ 導(dǎo)入策略 3
■ 核心流程 4
■ 執(zhí)行方法KM-5W 5
知識(shí)管理導(dǎo)入實(shí)例 — Part II 7
■ 建立專案組織 7
■ 提出預(yù)期目標(biāo) 8
■ 導(dǎo)入前的企業(yè)診斷 9
■ 建立學(xué)習(xí)型組織 10
知識(shí)管理導(dǎo)入實(shí)例 — Part III 11
■ 知識(shí)管理的導(dǎo)入流程與專案時(shí)程規(guī)劃 11
知識(shí)管理導(dǎo)入實(shí)例 — Part IV 14
■ 知識(shí)管理系統(tǒng)與架構(gòu)規(guī)劃 14
■ 企業(yè)入口網(wǎng)站 16
■ KM診斷精靈 17
■ 核心專長(zhǎng)發(fā)掘系統(tǒng) 17
知識(shí)管理導(dǎo)入實(shí)例 — Part V 18
■ 實(shí)體與虛擬知識(shí)社群建立 18
■ 企業(yè)智庫中心建立 21
知識(shí)管理導(dǎo)入實(shí)例 — Part VI 22
■ 知識(shí)行銷創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì) 22
■ 導(dǎo)入成效追蹤機(jī)制建立 24
■ 結(jié)論 26

知識(shí)管理導(dǎo)入實(shí)例 — Part I

■ 前言
企業(yè)在規(guī)劃如何導(dǎo)入知識(shí)管理前，必須先了解知識(shí)可以帶來的價(jià)值。資料經(jīng)過處理、分析後，可以變成有用的資訊；資訊經(jīng)過審核、分類後，可以變成有價(jià)的知識(shí)；而知識(shí)經(jīng)過行動(dòng)、驗(yàn)證後，便可以協(xié)助企業(yè)變成智慧型企業(yè)，創(chuàng)造利潤(rùn)、降低成本、提高競(jìng)爭(zhēng)力，產(chǎn)生有形與無形的價(jià)值。
【知識(shí)】是指能協(xié)助個(gè)人、企業(yè)或團(tuán)體創(chuàng)造智慧與價(jià)值的有用資訊。
知識(shí)可分成內(nèi)隱知識(shí)(Tacit Knowledge)與外顯知識(shí)(Explicit Knowledge)。所謂內(nèi)隱知識(shí)，系指包括企業(yè)、經(jīng)營(yíng)者或員工的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、文化、習(xí)慣等。外顯知識(shí)，則包括一切以文件、手冊(cè)、報(bào)告、程式、圖片、聲音、影像等方式呈現(xiàn)的知識(shí)，不論是傳統(tǒng)的書面文件，或電子化後的檔案。
企業(yè)除了要妥善管理知識(shí)、創(chuàng)造知識(shí)的價(jià)值外，也必須讓企業(yè)變成智慧型的企業(yè)。知識(shí)(Knowledge)與智慧(Intelligence)的分野是：知識(shí)是將許多有用的資料，經(jīng)過處理、分析、審核、分類後所產(chǎn)生，而智慧則是知識(shí)經(jīng)過行動(dòng)、驗(yàn)證後，產(chǎn)生有價(jià)值的結(jié)果或效益。因此，企業(yè)不僅需要知識(shí)管理，更應(yīng)朝向如何讓企業(yè)變得更有智慧。
【知識(shí)管理】是指能協(xié)助企業(yè)組織或個(gè)人(People)，透過資訊科技(Technology)，將知識(shí)經(jīng)由創(chuàng)造、分類、儲(chǔ)存、分享、更新，并為企業(yè)或個(gè)人產(chǎn)生實(shí)質(zhì)價(jià)值的流程(Process)。
企業(yè)要成功導(dǎo)入知識(shí)管理，需要掌握幾個(gè)關(guān)鍵因素：
• 如何建立將內(nèi)隱知識(shí)轉(zhuǎn)換為外顯知識(shí)的機(jī)制
• 如何建立主動(dòng)讓員工愿意主動(dòng)分享知識(shí)的機(jī)制
• 如何建立完整的企業(yè)智庫中心，其中應(yīng)包括實(shí)體知識(shí)社群與虛擬知識(shí)社群
• 如何建立學(xué)習(xí)型組織，讓企業(yè)以智慧型的決策創(chuàng)新品質(zhì)，創(chuàng)造價(jià)值
• 如何建立完整的知識(shí)傳遞(分享)機(jī)制，即企業(yè)內(nèi)部之知識(shí)傳遞(IntraKnowledge)、企業(yè)與網(wǎng)路間之知識(shí)傳遞(InterKnowledge)，以及企業(yè)與企業(yè)間之知識(shí)傳遞(ExtraKnowledge)

■ 計(jì)劃目的
英齊資訊於2001年1月成立知識(shí)管理籌備小組，初期以虛擬團(tuán)隊(duì)組織為基礎(chǔ)，輔以專業(yè)顧問的訓(xùn)練與諮詢，此團(tuán)隊(duì)核心成員已順利規(guī)劃公司內(nèi)部知識(shí)管理導(dǎo)入及管理的機(jī)制，以協(xié)助組織成員(People)透過資訊科技(Technology)，將知識(shí)經(jīng)由創(chuàng)造、分類、儲(chǔ)存、分享、更新，并為企業(yè)或個(gè)人產(chǎn)生實(shí)質(zhì)價(jià)值的流程(Process)的知識(shí)管理過程，以塑造公司分享、學(xué)習(xí)的組織文化，進(jìn)而將學(xué)習(xí)後的分析結(jié)果化為實(shí)踐的力量，爭(zhēng)取知識(shí)管理專案機(jī)會(huì)。英齊資訊導(dǎo)入知識(shí)管理第一階段的成果將於六月叁十日呈現(xiàn)在企業(yè)入口網(wǎng)站，本期開始將逐步與各位朋友分享知識(shí)管理的導(dǎo)入經(jīng)驗(yàn)。

■ 使命與宗旨
英齊資訊決定進(jìn)行知識(shí)管理導(dǎo)入計(jì)劃後，經(jīng)由公司最高主管訂下知識(shí)管理的計(jì)劃使命，便開始展開：
• 協(xié)助企業(yè)對(duì)知識(shí)管理的共同認(rèn)知
• 架構(gòu)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)管理的組織、流程與技術(shù)平臺(tái)
• 利用網(wǎng)路科技行銷公司的核心優(yōu)勢(shì)
• 落實(shí)網(wǎng)路教學(xué)於企業(yè)內(nèi)部，形成學(xué)習(xí)組織
而在這同時(shí)，公司最高主管也訂下整個(gè)知識(shí)管理導(dǎo)入計(jì)劃的宗旨：
• 企業(yè)全面導(dǎo)入知識(shí)管理
• 企業(yè)網(wǎng)路教學(xué)機(jī)制導(dǎo)入
• 網(wǎng)路行銷創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)

■ 導(dǎo)入策略
綜合英齊資訊提供的計(jì)劃目的、使命與宗旨後，我們擬出一套具體的知識(shí)管理推動(dòng)策略：
• 以「知識(shí)管理」導(dǎo)入企業(yè)，建構(gòu)一個(gè)分享知識(shí)、創(chuàng)新品質(zhì)的企業(yè)
• 以「知識(shí)行銷」向外拓展，開辟具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、創(chuàng)造利潤(rùn)的商機(jī)

企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理導(dǎo)入時(shí)，最大的阻礙并非資訊科技的導(dǎo)入或管理階層的決心，而是員工對(duì)於知識(shí)分享的認(rèn)知與配合度。員工擔(dān)心當(dāng)他們把自己辛苦獲得或因時(shí)間而累積的知識(shí)分享給其他同仁後，將有位置被取代，甚至工作朝不保夕的可能，所以在資訊科技導(dǎo)入後，并無法立竿見影地看出知識(shí)管理的成效。因此，如何透過一套切實(shí)可行的方法和機(jī)制，來發(fā)掘隱藏在組織中的內(nèi)隱知識(shí)，將是企業(yè)知識(shí)管理導(dǎo)入最需考量的重點(diǎn)。
下圖是英齊資訊導(dǎo)入知識(shí)管理的計(jì)劃執(zhí)行流程：


■ 核心流程
在上圖的執(zhí)行流程中，我們提到執(zhí)行KM的核心流程，這是知識(shí)管理導(dǎo)入過程中，非常關(guān)鍵的步驟。這些核心步驟包括：
• 創(chuàng)造、分類、儲(chǔ)存、分享、更新、價(jià)值。
因此，無論企業(yè)導(dǎo)入知識(shí)管理的過程中存在多少文化差異或策略差異，掌握知識(shí)管理的核心流程，并且清楚每個(gè)流程的執(zhí)行關(guān)鍵，對(duì)於知識(shí)管理的導(dǎo)入結(jié)果便不致產(chǎn)生偏差。
知識(shí)創(chuàng)造： 知識(shí)創(chuàng)新的源頭并非僅局限在企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)應(yīng)建立一個(gè)廣納企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)間以及企業(yè)外部知識(shí)來源的機(jī)制
知識(shí)分類與儲(chǔ)存： 知識(shí)由內(nèi)隱到外顯的引導(dǎo)過程中，不應(yīng)將外顯知識(shí)僅局限在文件檔案的儲(chǔ)存與管理，應(yīng)包括個(gè)人的核心專長(zhǎng)，如訓(xùn)練、著作、專利、證照的儲(chǔ)存，也應(yīng)包括將思考化成文字的知識(shí)社群機(jī)制。而文件檔案，也不應(yīng)只是文字檔案，尚應(yīng)包括簡(jiǎn)報(bào)檔、影像檔、聲音檔、圖形檔等。
知識(shí)分享： 知識(shí)經(jīng)過大量傳播後，才易產(chǎn)生價(jià)值，因此企業(yè)必須建立開放性的線上學(xué)習(xí)與知識(shí)傳播機(jī)制
知識(shí)更新： 建立能讓寶貴的經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)不斷更新的企業(yè)智庫和知識(shí)顧問團(tuán)隊(duì)，是企業(yè)永保知識(shí)鮮活的重要機(jī)制
知識(shí)價(jià)值： 透過專業(yè)的知識(shí)行銷，將知識(shí)分享給有需要的個(gè)人或企業(yè)，才能讓知識(shí)的價(jià)值真正產(chǎn)生，進(jìn)而協(xié)助企業(yè)創(chuàng)造知識(shí)利潤(rùn)
知識(shí)管理的導(dǎo)入，必須充分結(jié)合最新的資訊科技應(yīng)用，同時(shí)為了迅速協(xié)助企業(yè)取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用虛擬團(tuán)隊(duì)運(yùn)作與資源整合，將可讓企業(yè)在最短時(shí)間取得最專業(yè)的趨勢(shì)領(lǐng)導(dǎo)地位。
綜合以上的核心流程與執(zhí)行關(guān)鍵，可以簡(jiǎn)單以下圖來表示


■ 執(zhí)行方法KM-5W
本專案規(guī)劃一個(gè)KM-5W的執(zhí)行方法，強(qiáng)調(diào)在既定的知識(shí)管理導(dǎo)入策略與核心流程下，如何在不同的導(dǎo)入時(shí)間(When)，透過不同的成員組織(Who)，以適當(dāng)?shù)膱?zhí)行方法(How)，應(yīng)用不同的資訊平臺(tái)或工具(Where)，執(zhí)行計(jì)劃中的任務(wù)(What)。實(shí)際上，這個(gè)兼顧企業(yè)組織、流程、技術(shù)、策略與目標(biāo)的執(zhí)行方法，將可提供其他企業(yè)導(dǎo)入知識(shí)管理的參考選擇。
下表是英齊資訊導(dǎo)入知識(shí)管理的執(zhí)行方法規(guī)劃略表，從本表開始衍生的專案管理時(shí)程表等進(jìn)度管制圖，將於下一期PartII的「導(dǎo)入流程與專案時(shí)程規(guī)劃」中進(jìn)一步描述。


　
知識(shí)管理導(dǎo)入實(shí)例 — Part II

■ 建立專案組織
企業(yè)一方面藉教育訓(xùn)練凝聚共識(shí)，同時(shí)也必須成立一專責(zé)的知識(shí)管理導(dǎo)入組織，其中應(yīng)包括承擔(dān)知識(shí)管理成敗責(zé)任的知識(shí)長(zhǎng)CKO，此職位建議由公司資深高階主管，或人力資源主管擔(dān)任；而企業(yè)所有一級(jí)主管在導(dǎo)入過程中，必須賦予推動(dòng)小組的任務(wù)，扮演積極參與的領(lǐng)導(dǎo)角色。
除此之外，導(dǎo)入組織還需包括知識(shí)經(jīng)理(KM manager)負(fù)責(zé)主要的執(zhí)行任務(wù)與流程掌控；學(xué)習(xí)經(jīng)理(Learning manager)隨時(shí)補(bǔ)充最新的知識(shí)學(xué)習(xí)能量；技術(shù)經(jīng)理(Technical manager)則針對(duì)企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的系統(tǒng)架構(gòu)，決定選用的知識(shí)管理平臺(tái)；行銷經(jīng)理則針對(duì)知識(shí)管理導(dǎo)入後的成果進(jìn)行知識(shí)行銷。值得注意的是，僅在企業(yè)內(nèi)部成立知識(shí)管理專案組織還不夠，更必須與企業(yè)外部的專業(yè)顧問團(tuán)隊(duì)(Consultant)協(xié)同，一起進(jìn)行整個(gè)知識(shí)管理專案的推動(dòng)，才能使整個(gè)知識(shí)管理導(dǎo)入的策略與專業(yè)維度多元化。
下圖是英齊資訊正式以任務(wù)編組成立的知識(shí)管理專案組織及重要執(zhí)掌。


■ 提出預(yù)期目標(biāo)
企業(yè)內(nèi)部如果對(duì)知識(shí)的定義、知識(shí)的價(jià)值、知識(shí)管理的導(dǎo)入流程看法不一，將無法迅速凝聚共識(shí)，對(duì)於導(dǎo)入知識(shí)管理將會(huì)形成阻礙。因此，在企業(yè)確認(rèn)要導(dǎo)入知識(shí)管理的決心後，必須開始針對(duì)企業(yè)員工、整體組織進(jìn)行一連串有系統(tǒng)的規(guī)劃，包括進(jìn)行教育訓(xùn)練凝聚共識(shí)、成立專案組織分層推動(dòng)、擬定具體可量化的預(yù)期目標(biāo)。
下表是英齊資訊知識(shí)管理導(dǎo)入小組在進(jìn)行知識(shí)管理導(dǎo)入前，針對(duì)個(gè)人所負(fù)責(zé)的工作項(xiàng)目提出的預(yù)期目標(biāo)。

知識(shí)管理導(dǎo)入實(shí)例