干部人事檔案管理 崗位培訓(xùn)講義(ppt)
干部人事檔案管理 崗位培訓(xùn)講義
干部人事檔案整理工作
干部人事檔案整理工作的概念、類型、要求
干部人事檔案材料鑒別的意義、原則和要求
干部人事檔案的分類和干部人事檔案材料的歸類
干部人事檔案材料的排序與編目
干部檔案材料的復(fù)制與加工
干部人事檔案材料的裝訂與入庫
向外傳遞、報送干部人事檔案的要求



第一節(jié) 干部人事檔案整理工作的概念、類型、要求


干部人事檔案的整理工作是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作
干部人事檔案的整理，是按照一定的規(guī)則方法和程 序，把收集來的干部人事檔案材料進行系統(tǒng)化條理 化的加工過程。
我們平常通過各渠道收集上來的干部人事檔案材料，是分散的和零星的，要想把它轉(zhuǎn)化為成檔案，必須按照一定的規(guī)則方法和程序進行整理，中組部頒布的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》等，就是我們干部檔案整理工作的依據(jù)與準(zhǔn)繩。
干部人事檔案整理的程序一般分為以下八個步驟：
干部人事檔案材料的鑒別
干部人事檔案材料的分類
干部人事檔案材料的排序
干部人事檔案材料的編目
干部人事檔案材料的復(fù)制
干部人事檔案材料的技術(shù)加工
干部人事檔案材料的裝訂
干部人事檔案材料的驗收入庫

干部人事檔案材料的整理，并不是一次性整理之后就一勞永逸，而是要隨著新材料的不斷補充要經(jīng)常性地進行續(xù)整。
二、干部人事檔案整理的類型
常規(guī)整理，就是對新建檔案的整理。新建檔案是指本
單位新吸收進來的干部檔案，它的來源一般有下列幾個
渠道：


大中專畢業(yè)分配當(dāng)干部，從學(xué)校寄來的學(xué)生檔案。
國家人事部門按計劃在社會上招錄的干部，這些一般是電大、自學(xué)考試、業(yè)大等畢業(yè)生，他們的檔案是從人才流動中心轉(zhuǎn)遞來的。
從外單位調(diào)來的干部，檔案隨人寄來。
從工人中提拔來的干部，其檔案從工人檔案轉(zhuǎn)為干部檔案。
從部隊復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)的干部，檔案從部隊轉(zhuǎn)來。

局部整理，也叫續(xù)整。所謂續(xù)整就是因補充新材料而對原有整理過的檔案進行部分整理，其特點是：針對性強（哪份檔案有新材料就整理哪份，是第幾類的材料，就續(xù)在第幾類后面）；有基礎(chǔ)（在原已整理好的基礎(chǔ)上作局部的整理）；但很麻煩（這是因為續(xù)整時要拆卷，加入新材料，補登目錄，再裝卷，因反復(fù)拆卷，使裝訂孔增大、移位，裝訂不整齊）。

三、整理工作的基本要求
整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。
整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設(shè)備。
整理干部檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責(zé)做好整理工作。
四、干部人事檔案整理前的準(zhǔn)備工作
干部人事檔案材料的準(zhǔn)備。在整理之前所管理的干部人事檔案材料應(yīng)收集齊全。
人員準(zhǔn)備。管檔卷較多，人員配備少的單位，整理任務(wù)重的，單靠干部人事管理人員自己整理是不行的，必須挑選政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的黨員干部來集中整理，并對他們嚴格進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)文件，熟悉業(yè)務(wù)，掌握有關(guān)政策規(guī)定，明確工作的要求和整理工作的各道工序、步驟和實際操作技術(shù)，可采取先試行整理，達到標(biāo)準(zhǔn)后，再正常的開展整理工作。
經(jīng)費的準(zhǔn)備。整理工作需要一定的費用，購買工具、用品，在整理工作前要申請解決專項經(jīng)費。

物資準(zhǔn)備
五、整理工作應(yīng)注意的事項
必須認真做到以下幾點：
在整理檔案時，嚴禁抽煙，以確保檔案安全。
不得私自涂改、抽取或偽造材料。
不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，需進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分情況予以處理。
在整理檔案的過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部人事檔案內(nèi)容。

第二節(jié) 干部人事檔案材料鑒別的意義、原則和要求
干部檔案材料的鑒別，是干部檔案管理部門對收集起來準(zhǔn)
備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的?
存價值，確定是否歸入干部檔案的工作。
鑒別工作的意義
鑒別工作是干部檔案材料進入干部人事檔案的最后一道關(guān)口，是系統(tǒng)整理的基礎(chǔ)和前提。
鑒別工作是保證干部人事檔案完整、真實、條理、精煉、實用的總要手段。
鑒別工作是正確貫徹黨的干部政策、徹底肅清干部人事工作中“左”的影響，調(diào)動干部積極性的措施。
鑒別工作的要求
歸入的干部人事檔案材料，必須符合真實標(biāo)準(zhǔn)，手續(xù)完備
的要求。
材料要真實準(zhǔn)確。凡誣蔑不實和虛假的材料，模棱兩可、
含糊其辭、自相矛盾的材料，一律不得歸檔。準(zhǔn)確是指材料的
歸屬要準(zhǔn)確。首先，要判定是否屬于所管干部的材料，其實，
要判定是否屬于歸檔范圍，發(fā)現(xiàn)同名異人，張冠李戴的，或不
屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來。對其有保
存價值的文件可交文書檔案保存，不屬于干部檔案的內(nèi)容，比
較重要的證件、文章等，組織還需要保存的，退還本人。無保
存價值又不能退還本人的，應(yīng)登記報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。
材料要完整、齊全。一個干部人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系，互相依存，互相補充，構(gòu)成一個完整的有機體。如： 五類政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報告、上級批復(fù)、主要證明材料、本人交待材料等。上述材料，屬于成套的，必須齊全，每份歸檔材料，必須完整，對頭尾不清，來源不明的材料，要查清注明后再歸檔，否則，不能歸檔。

材料手續(xù)要完備。凡規(guī)定需要由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機關(guān)、批準(zhǔn)時間和文號。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補辦完手續(xù)后再歸檔。
第三節(jié) 干部人事檔案的分類和材料的歸類
一、干部人事檔案內(nèi)容的分類

干部檔案內(nèi)容分類的意義
對干部檔案進行分類，是使干部人事檔案內(nèi)容、系統(tǒng)的一個
重要手段。是整理干部檔案材料的一個重要工序，整理過檔
案的同志知道，干部人事檔案的內(nèi)容十分浩繁，它包括幾十
種甚至更多，如果不將它們劃分成統(tǒng)一的若干類別，仍是一
堆雜亂無章的集合體，那么，利用起來，就相當(dāng)困難。另外，
再從整理檔案的整個過程來看，對內(nèi)容進行分類，是繼材料鑒
別之后必須先進行的一道工序，這道工序不但直接決定著以后
幾道工序的進展，而且又直接決定著整個整理工作的質(zhì)量。如
果不預(yù)先對檔案內(nèi)容進行分類，那么以后的歸類、排列和目錄
登記就很難做到系統(tǒng)條理。


干部檔案分類的要求

干部檔案分類必須科學(xué)
科學(xué)的分類方法，是按照干部檔案的特點和規(guī)定進行分類，它有利于保持干部檔案的完整性和檔案材料之間的聯(lián)系，方便保管利用。
干部人事檔案的分類必須統(tǒng)一
要做到這一點，必須是按照中組部《干部檔案工作條例》中頒發(fā)的統(tǒng)一分類，不能各分其類，這樣全國就都統(tǒng)一。
干部檔案分類的方法
中組部1991年制定的《干部檔案工作條例》，把干部人事檔案材料按其內(nèi)容性質(zhì)分為十大類：



干部人事檔案材料內(nèi)容復(fù)雜，名稱繁多，要想做到分類準(zhǔn)確，不但要熟悉有關(guān)分類的要求和規(guī)則，而且還要掌握和正確運用分類的方法。常見的有：
1.按材料的名稱分類。這是一個比較簡單而又快速的分類方法。材料的名稱，也叫材料的標(biāo)題。一般地說，材料的名稱是材料內(nèi)容的概括和反映，只要看材料名稱，就基本上能判斷出它屬于哪一類。比如：“鑒定書”，就歸三類；干部任免表，就歸九類，但是在實際工作中，我們常常會遇到一些材料沒有名稱或一種名稱的材料內(nèi)記載著幾種不同的內(nèi)容，遇到這種情況如何分類呢？
2.材料內(nèi)容分類。這是最基本的分類方法，它是把材料所記載的內(nèi)容作為分類標(biāo)準(zhǔn)的，這種方法雖然比名稱分類法復(fù)雜點，但卻比較準(zhǔn)確，而且適用面廣，幾乎所有材料都可以采取這種方法，當(dāng)我們整理檔案時碰到?jīng)]有標(biāo)題的材料或一種標(biāo)題的材料內(nèi)記載著兩種以上不同的內(nèi)容時，注意掌握兩條原則：一條是，看材料內(nèi)所記載的內(nèi)容，以哪一類為主，就歸那一類，比如說有的材料標(biāo)題是“學(xué)生鑒定表”，如看標(biāo)題應(yīng)歸三類，但看其內(nèi)容，里面除了鑒定評語外，還包括學(xué)習(xí)各科科目的成績，從內(nèi)容上分析，學(xué)習(xí)成績占的比重大，那就應(yīng)歸四類；第二條原則是，看整個檔案材料的分布情況，哪一類材料單薄，就歸哪一類。比如，有的學(xué)生登記表，里面即有個人簡歷，還有各學(xué)期的評語和鑒定，這種材料可歸一類，也可歸三類，到底歸哪一類更妥當(dāng)呢？這時就看一類和三類材料的多少來決定。如果一類已有了簡歷表，而三類中缺少鑒定材料，那就歸入三類，相反，如果三類中已有了鑒定，而一類中材料太少，那就歸一類為好，總之，以平衡檔案內(nèi)容，提高材料利用率為原則。
二、干部檔案材料的歸類
干部人事檔案材料歸類的概念
干部人事檔案材料的歸類，就是按照分類的規(guī)定，將經(jīng)過鑒別的檔案材料歸入所屬類別，通俗地說，就是將材料“對號入座”。歸類是按照每份干部檔案材料的內(nèi)容或其名稱歸入相應(yīng)的類別。分類的對象是干部檔案內(nèi)容，而歸類的對象則是干部檔案材料；分類帶有法規(guī)性、依據(jù)性（干部檔案工作條例），而歸類是把分類的規(guī)定和原理運用于具體材料的一項實際工作。


干部人事檔案材料歸類的一般原則和方法
怎樣按照各類材料的范圍和有關(guān)規(guī)定，做好每份干部檔案材
料歸類的判定工作呢？一般的方法和步驟是：首先看材料的
名稱，其次看材料的內(nèi)容，這兩種方法和前面講過的干部分
類方法基本一致，不再解釋了。第三種方法是看材料的價值
作用，一方面是參考作用。那么體現(xiàn)在檔案的價值上也是兩
種，一種是具有憑證價值的材料，另一種是具有參考價值的
材料，因此在進行干部檔案材料歸類時，不可忽視檔案材料
的價值因素。干部檔案的第九類都是具有憑證價值的材料，
第十類是具有參考價值的材料，比如死亡生平、殘疾鑒定表
等。
常見的干部檔案歸類
第一類 履歷材料：干部履歷表（書）、簡歷表、干部、
工人、教師、軍人、學(xué)生登記表，應(yīng)征公民入伍登記表、
退伍登記表、接受再教育審批表、招工登記表等各類人員
登記表，更改姓名材料。
第一類在進行干部檔案歸類時，還應(yīng)注意以下幾點：
帶自傳的履歷表與其他自傳內(nèi)容不重復(fù)的歸二類；
涉及干部政歷問題或記載審查情況的登記表歸五類；
有任免職務(wù)內(nèi)容的登記表歸九類。

第二類 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料
第三類 鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料：以鑒定為主
要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表
現(xiàn)情況材料，作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察材料；年
終考核登記表（工作總結(jié)可不歸檔），公務(wù)員考評表，干部
考核和審計考核的綜合材料。

第四類 學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料；報考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)結(jié)業(yè)）成績表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表；專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申批表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表；套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文（如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的）等目錄。
下列材料不應(yīng)歸入本人檔案：評定專業(yè)技術(shù)職務(wù)時干部本人寫的論文、技術(shù)報告、技術(shù)設(shè)計及圖紙；報考和畢業(yè)的各科試卷、畢業(yè)設(shè)計、實習(xí)報告、畢業(yè)證、學(xué)位證、準(zhǔn)考證、結(jié)業(yè)證。

第六類 加入黨團的材料：中國共產(chǎn)黨入黨志愿書，入黨申請書（1－2份全面系統(tǒng)的）和轉(zhuǎn)正申請書，中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書、申請書，團員登記表、退團材料；加入民主黨派的有關(guān)材料。 一般性的入黨思想?yún)R報不歸檔。
第七類 獎勵（包括科技和業(yè)務(wù)獎勵）材料；各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。 榮譽證書不歸檔。 第八類 干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料，處分決定（免于處分的處理意見），查證核實報告，上級批復(fù)，本人對處分的意見和檢查、交待材料；通報批評材料，甄別、復(fù)查報告、決定，上級批復(fù)及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。
第九類 干部工資級別登記表，職務(wù)工資變動登記表、干部調(diào)資審批表，定級和解決待遇的審批材料；干部任免呈報表（包括附件），錄用和聘用審批表；聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；軍銜審批表、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協(xié) 會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記 表。 在第九類任免材料歸檔中應(yīng)注意：以紅頭文件下的任免通知不屬于干部檔案材料的收集范圍。但在實際中，有些單位由于干部檔案中缺少“任免呈報表”，而將任免通知歸入干部個人檔案，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，對已歸檔的任免通知可根據(jù)不同情況進行處理：(1)凡近幾年內(nèi)任免職務(wù)的，應(yīng)填寫“干部任免表”，同時將任免通知抽出轉(zhuǎn)交文書檔案或銷毀；(2)因年代久遠或單位變遷等原因無法補填“任免呈報表”的，任免通知可留在檔案中。

第四節(jié) 干部人事檔案材料的排序與編目
干部檔案材料的排序










干部材料的編目
目錄登記的方法
每類條章蓋在每類的卷首，暫時沒有材料的也要蓋上類 目名稱，以固定類目的位置，待以后再有新材料時“對 號入座”。順序號書寫的位置，每份材料從1號開始往下 編寫，有多少份材料，就編多少號碼。需要注意的是， 每類后面都要留出適當(dāng)?shù)目崭瘛Ｒ话銇碚f，年齡小的多 留些，年齡大的多留些。要求每一類約占目錄一面，注 意三類、四類、九類可適當(dāng)多留出一面，每人至少要留 6-7頁目錄。



第五節(jié) 干部檔案材料的復(fù)制與加工



第六節(jié) 干部人事檔案材料的裝訂與入庫




第七節(jié) 向外轉(zhuǎn)遞、報送干部人事檔案的要求
接到干部人事任免通知、干部調(diào)動或催要檔案的通知后，要將干部人事檔案及時轉(zhuǎn)遞或報送干部人事主管部門。
轉(zhuǎn)遞或向上級部門報送檔案必須是按規(guī)定經(jīng)過整理的，新的零散材料也要及時裝進檔案。不得扣留有關(guān)材料或分批轉(zhuǎn)出報送。
轉(zhuǎn)遞或報送檔案時，應(yīng)將檔案材料與目錄檢查核對一編，防止張冠李戴或缺少材料，對原件上出現(xiàn)的缺頁、少份、被燒、被損等情況要說明。
對未按照要求整理過的檔案，要重新進行整理，勉強上報后，接收單位有權(quán)予以退回。


干部人事檔案管理 崗位培訓(xùn)講義(ppt)