辦公室管理須知(ppt)
辦公室管理須知
管理部
2004年3月22日
總則
行為規(guī)范
著裝規(guī)定
電話及郵件管理
公共圖書、報(bào)刊管理
辦公用品管理
資訊管理
會(huì)議室管理

行為規(guī)范
1.1      注重辦公室的整潔、安靜，保持良好 的工作環(huán)境與秩序；
1.2      不得在辦公室大聲喧嘩，兩個(gè)或兩個(gè) 以上員工需討論問(wèn)題時(shí)，須到會(huì)議室 進(jìn)行討論，以免影響其他員工的工作1.3      上班時(shí)間不得隨意閑逛、串崗、聊天 不得討論與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的其他事情1.4 不得參與對(duì)他人的非議，不得傳 播與工作無(wú)關(guān)的“小道消息”；
行為規(guī)范
1.1      對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題需及時(shí)溝通、協(xié)商解決， 不得以爭(zhēng)吵的方式來(lái)解決問(wèn)題；
1.2      發(fā)揚(yáng)團(tuán)體精神，加強(qiáng)理解與溝通，各部門間需 相互支持與合作，不得互相推諉。工作中相 互協(xié)作，對(duì)其他員工的合理要求，在力所能 及的范圍里，盡可能提供幫助；
1.3      在日常工作中，做到“對(duì)事不對(duì)人”，而非“對(duì)人 不對(duì)事”；
1.5 注重辦公場(chǎng)所的清潔，使用過(guò)的紙張、廢物不 得隨意亂扔。每位員工負(fù)責(zé)清理并保持個(gè)人 辦公區(qū)域的干凈整潔，井然有序。離開座位 時(shí)放好椅子，以免影響通道；
行為規(guī)范
1.1    注重節(jié)約，合理利用辦公用品、復(fù)印紙張及 辦公設(shè)備；
1.2      愛(ài)護(hù)公共財(cái)物，注重使用方法，提高效率；
1.3      不得將與公事無(wú)關(guān)的人員帶到辦公區(qū)域；
1.4      合理分配與使用電腦，禁止使用公司電腦玩游 戲
1.5 辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，吸煙須到指定地點(diǎn)。

著裝規(guī)定
1.1      注重個(gè)人形象，穿著端莊、整潔、大方、得 體；
1.2     工作時(shí)間禁止穿著以下衣物：休閑裝、拖鞋、 吊帶裝、短褲以及較為夸張、怪異的服飾等；
1.3      女員工在工作時(shí)間內(nèi)不得穿著短裙、超短裙、 無(wú)袖裝等，工作時(shí)間內(nèi)不得涂指甲油，不得濃 裝艷抹,不得將頭發(fā)染成紅、綠等怪異顏色；
1.4      男員工不得留指甲、不得蓄長(zhǎng)發(fā)、不得留胡須 注重體現(xiàn)個(gè)人的精神風(fēng)貌；
1.5      對(duì)于違反以上規(guī)定的員工的處罰如下：
1.5.1    更換著裝后方可上班（所需時(shí)間計(jì)員工缺勤）1.5.2      每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。

電話及郵件管理
1.1      打電話時(shí)簡(jiǎn)明扼要，抓住關(guān)鍵，并盡可能降 低音量
1.2      若無(wú)特殊理由，上班時(shí)間內(nèi)盡量避免拔打私 人電話，禁止長(zhǎng)時(shí)間拔打私人電話。私人電 話的費(fèi)用由員工個(gè)人承擔(dān)；
1.3 暫時(shí)離座時(shí)，同組或鄰座同事請(qǐng)主動(dòng)接聽來(lái) 電出差或休假時(shí)請(qǐng)使用電話機(jī)的自動(dòng)留言功 能；
電話及郵件管理
1.1      對(duì)于一些重要的、保密的、緊急的文件可用 特快專遞寄發(fā)，對(duì)于一些不緊急的郵件請(qǐng)用 掛號(hào)、平信或普通包裹寄發(fā)；
1.2      寄往相同地址的特快郵件請(qǐng)放在同一信封一 起寄出，以免發(fā)生不必要的開支；
1.3      公司寄發(fā)的郵件均為公司往來(lái)文件或單據(jù)， 請(qǐng)勿在公司郵件中加入私人郵件；
1.4 郵件、快遞的交寄由前臺(tái)負(fù)責(zé)經(jīng)辦。

公共圖書、報(bào)刊管理
圖書管理
公司圖書由管理部統(tǒng)一保存。如需借閱請(qǐng)到管理部進(jìn)行登記。借閱期為十五天，超過(guò)十五天后如需續(xù)借，請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)，每個(gè)續(xù)借期為十五天。個(gè)人若有特殊情況需要長(zhǎng)期保留圖書的，請(qǐng)辦理長(zhǎng)期借閱手續(xù)。
公共圖書、報(bào)刊管理
報(bào)刊雜志管理
1.1.1      為了方便大家借閱，對(duì)以公司名義訂閱的雜志， 將采用自助式管理辦法，即將雜志統(tǒng)一存 放于報(bào)刊室書柜中，每本雜志在第一頁(yè)中夾放一 張登記卡，借閱時(shí)，只需將登記卡取出，根據(jù)要 求填寫相關(guān)內(nèi)容后交前臺(tái)即可借走；歸還時(shí)將 雜志交前臺(tái)處，并作歸還記錄；
1.1.2      以部門名義訂閱的雜志，將會(huì)由前臺(tái)直接送到部 門經(jīng)理手中，同時(shí)在登記卡上登記，閱后請(qǐng)送還 到前臺(tái)處，送還的雜志也將采用上述的自助方 式進(jìn)行管理；
1.1.3     所有雜志借閱期為一個(gè)星期，如果需要續(xù)借，請(qǐng) 到前臺(tái)處重新登記，每個(gè)續(xù)借期為一個(gè)星期。個(gè) 人若有特殊情況需要長(zhǎng)期保留雜志，請(qǐng)?jiān)诘怯浛?上登記。

公共圖書、報(bào)刊管理
書刊保管
1.1.1      借書人在借書前應(yīng)仔細(xì)檢查書刊是否有損壞， 如有破損請(qǐng)借書人主動(dòng)提出并讓負(fù)責(zé)人確認(rèn) 并做出證明；否則借書人將承擔(dān)賠償責(zé)任；
1.1.2      請(qǐng)注意愛(ài)護(hù)書刊，保持書刊的整潔及完整性； 書刊超過(guò)規(guī)定借閱時(shí)間，請(qǐng)主動(dòng)辦理續(xù)借或 歸還手續(xù)，避免書刊的遺失。對(duì)于遺失的書 刊，借閱人應(yīng)照價(jià)賠償
1.13 有關(guān)圖書和報(bào)刊的目錄，可從公司內(nèi)部網(wǎng)上 查詢和下載。

辦公用品管理
1.1      在每月的20日前，各部門必須把本部門下月 所需的辦公用品預(yù)算清單報(bào)送人力資源及行 政部，管理部根據(jù)各部門所報(bào)預(yù) 算按需購(gòu)買；
1.2 加強(qiáng)領(lǐng)用登記制度，所有辦公用品及辦公耗 材的領(lǐng)用，須按實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量作出登記并簽 字確認(rèn)；
辦公用品管理
領(lǐng)用辦公用品注意事項(xiàng)
1.1.1      合理領(lǐng)用個(gè)人辦公用品數(shù)量，不得囤積和浪費(fèi)；
1.1.2      部分文具領(lǐng)用需以舊換新，如各種筆類；
1.1.3      員工在調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，須交還計(jì)算器、磁盤盒、 筆架、直尺、訂書機(jī)、膠紙座等耐用物品；
1.1.4      如有遺失，需賠償遺失物購(gòu)置價(jià)格的50%后方可 辦理調(diào)動(dòng)或離職手續(xù)；
1.1.5      采用固定時(shí)間領(lǐng)用辦公用品：每周二和周五的下 午正常工作時(shí)間，為辦公用品的領(lǐng)用時(shí)間；
1.1.6      對(duì)于新入職員工，行政人員會(huì)在員工入職的第一 日準(zhǔn)備好相關(guān)辦公用品后電話通知其前來(lái)領(lǐng) ??；
1.1.7      各部門領(lǐng)用辦公耗材時(shí)，需預(yù)領(lǐng)適量備用，避免 由于耗材的不足而影響正常運(yùn)作。

資訊管理
Internet訪問(wèn)管理
1.1.1      員工如因工作需要訪問(wèn)Internet，需填寫《 Internet mail & Internet瀏覽申請(qǐng)表》并按 程序?qū)徟瑢徟蠼豢偛考夹g(shù)及采購(gòu)部處理；
1.1.2      員工上網(wǎng)時(shí)不得非法操作，因非法操作所造成 硬件和軟件的損壞，視損壞程度的輕重進(jìn)行賠 償；
1.1.3      員工可以上網(wǎng)查找與工作內(nèi)容有關(guān)的資料或相 關(guān)網(wǎng)站，但嚴(yán)禁登陸任何與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的網(wǎng) 站，尤其是涉及反動(dòng)、色情、賭博、聊天、游 戲等內(nèi)容的網(wǎng)站；
1.1.4 技術(shù)及采購(gòu)部負(fù)責(zé)員工上網(wǎng)情況的監(jiān)控及定期檢查， 發(fā)現(xiàn)有上述1.3情形者，將通知員工本人及其 部門負(fù)責(zé)人，情節(jié)嚴(yán)重者，將給予通報(bào)批評(píng)。
資訊管理
E-mail系統(tǒng)使用管理
1.1.1      公司的E－MAIL系統(tǒng)僅供公司員工工作需要；
1.1.2   員工在發(fā)送郵件前需認(rèn)真檢查收件人名稱，嚴(yán) 禁將郵件發(fā)給與郵件內(nèi)容無(wú)關(guān)的人員；
1.1.3   員工不得利用郵件傳輸任何非法的、中傷他人 的、辱罵性、恐嚇性、傷害性、騷擾性、庸 俗、淫穢等信息資料；
1.1.4   員工不得在工作時(shí)間內(nèi)利用郵件傳送任何游戲 卡通、動(dòng)漫、屏保等與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的信息1.1.5      員工在發(fā)送郵件時(shí)必須為郵件填寫標(biāo)題；
1.1.6      員工在發(fā)送郵件時(shí)，禁止使用個(gè)性圖標(biāo)；
1.1.7      員工不得訂閱與工作無(wú)關(guān)的信息；

資訊管理
軟件的使用
1.1.1    員工只允許使用公司授權(quán)使用的軟件，未經(jīng) 技術(shù)及采購(gòu)部允許不得使用其他軟件；
1.1.2    嚴(yán)禁未經(jīng)技術(shù)及采購(gòu)部允許攜帶任何存儲(chǔ)介 質(zhì)在公司的電腦上運(yùn)行，包括軟盤、光盤、 U盤、硬盤等，否則對(duì)設(shè)備的軟、硬件造成 的損壞，一律由使用者承擔(dān)；
1.1.3 未經(jīng)技術(shù)及采購(gòu)部許可，任何人不得私自下 載任何軟件。

會(huì)議室管理
1.1      提前預(yù)定會(huì)議室，以便行政部合理安排，確 保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。
1.2      愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)備，未經(jīng)許可不得擅自將會(huì)議 室內(nèi)一切設(shè)備、物品等移至它處使用。
1.3      會(huì)議結(jié)束后，將各自座椅歸位，擺放整齊， 以便下個(gè)會(huì)議人員使用。
1.4 最后離開人員請(qǐng)關(guān)閉所有電源，包括使用的 電腦、投影儀、照明電等。若發(fā)現(xiàn)會(huì)議室內(nèi) 設(shè)備等物品不能正常使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人 力資源及行政部。


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