高效會議籌劃與管理（一天大綱）

高效會議籌劃與管理
課程設(shè)計&主講 : 李旭升
企業(yè)在生存與發(fā)展過程中，開會無疑成為必不可少的一項重要的工作，然而我們在開
會上花費的時機過多，耗費的精力太大，浪費的成本過重，而有多少大會、小會、長會
、短會是必需開的會？又有多少是激烈爭辯、冷嘲熱諷、推諉拖沓、無果而終的會？有
多少利潤和效率被消耗掉？當(dāng)開會不可避免，請把會議當(dāng)作項目一樣運作，有選擇地開
會，有目的的開會，有效率的開會，讓開會為我們倍增績效、創(chuàng)造效益。本次課程會簡
明扼要、深入淺出的向大家介紹實戰(zhàn)性、操作性極強的開會程序和方法、經(jīng)驗和技巧，
以從根本上使會議真正成為企業(yè)發(fā)展的發(fā)動機。
課程目標(biāo)：（Targets）
1、提高會議效率
2、規(guī)范會議流程
培訓(xùn)對象（Participants）
企業(yè)中、高層管理者
課程主體內(nèi)容（Main points）
1. 高效會議的管理之道
1. 會議常見病“三多一少”
1. 會議多
2. 耗時多
3. 參會多
4. 檢核少
分享：無效會議煩人歌
2. 會議制約因素與改善
1. 時間不合適 & 改善建議
2. 地點不適宜 & 改善建議
3. 主持少經(jīng)驗 & 改善建議
4. 參會太盲目 & 改善建議
5）發(fā)言沒技巧 & 改善建議
6）效果沒要求 & 改善建議
3、高效會議的八大準(zhǔn)則
1）互動認(rèn)同、目的議題先確立
2）計劃周詳、精心籌備與組織
3）主持擅長、決策關(guān)鍵都到場
4）合理劃分、程序時限不離譜
5）討論熱烈、正反利弊有碰撞
6）歸納總結(jié)、決議任務(wù)有擔(dān)當(dāng)
7）執(zhí)行檢核、責(zé)任結(jié)果有反饋
8）公正客觀、效果評估多高分
重點提示：高效會議五要五不要
2. 小型會議籌備與組織
1. 小型會議籌備組織“315”
1）3 個關(guān)鍵環(huán)節(jié)
組織者：(1）會前籌備與準(zhǔn)備
(2）會中管理與服務(wù)
(3）會后收場與跟進
參與者：(1）得到通知要準(zhǔn)備
(2）會中參與有貢獻(xiàn)
(3）會后行動重效果
2）1 張會議導(dǎo)航定位卡
（1）好處
（2）步驟
（3）模板
3）5 個重要表單
（1）會議通知如何寫&模板
（2）會議議程規(guī)劃書&范本
（3）會議紀(jì)要&模板
（4）會議效果評估模板
（5）決議實施督查表模板
2、常見個性與麻煩之對策
1）能言善辯的人 & 應(yīng)對方策
2）惹事添煩的人 & 應(yīng)對方策
3）挑戰(zhàn)權(quán)威的人 & 應(yīng)對方策
4）事不關(guān)己的人 & 應(yīng)對方策
分享：小會管理重在有效
有組織 / 有秩序 / 有參與 / 有結(jié)論 / 有負(fù)責(zé)
3、開會顯才能的三大技巧
1）發(fā)言、傾聽與反饋有技巧
（1）參會發(fā)言有秘方
（2）參會傾聽有技巧
（3）參會反饋有方法
過程管理：請將責(zé)任心放在結(jié)果上！
經(jīng)驗分享：常見的決策方法
2）會議沖突的處理技巧
（1）維持和諧 – 克制
（2）避免爭執(zhí) – 回避
（3）向正確低頭 – 妥協(xié)
（4）力爭主動 - 競爭
（5）創(chuàng)新方法 – 合作
3）讓陳述更具條理性的技巧
（1）突出重點
（2）概括三點
（3）歸納提煉
三、大型會議策劃與管理
1、大型會議籌劃管理三方策
1）會前籌備與準(zhǔn)備之方策
（1）找對人、干對事
（2）預(yù)算到、控制好
（3）會務(wù)準(zhǔn)備、執(zhí)行核對單
（4）各司其職、責(zé)權(quán)到人
（5）會場考察與布置
（6）突發(fā)事件、未雨綢繆
（7）錦上添花、第一印象
2）會中管理與服務(wù)之方策
（1）會中服務(wù)重在細(xì)節(jié)
（2）會中管理重在高效
3）會后收場與跟進之方策
（1）主持者在結(jié)束會議時如何辦？
（2）組織者在會議結(jié)束后如何做？
（3）參會者在會議結(jié)束后如何干？
2. 常見意外與尷尬之對策
1）講話突然被打斷，怎么應(yīng)對？
2）突然被叫起來說幾句，怎么應(yīng)對？
3）參會者講話太羅嗦、占用時間太長，怎么應(yīng)對？
4）發(fā)言過程中忘了詞，怎么應(yīng)對？
5）時間到了沒說完怎么辦？
3、開會展風(fēng)采的三大技巧
1）會議主持精彩開場的技巧
（1）小會
（2）大會
（3）聯(lián)歡會
2）讓觀點更具說服力的技巧
（1）語氣堅定，目光有神
（2）具體舉例說明
（3）加深印象，不斷重復(fù)
（4）引用精確的數(shù)據(jù)
（5）引用多方面的確鑿事例
（6）引用權(quán)威人士的話
3）大會發(fā)言的六種常用模式
（1）號召 - 動員：模式“具期目”
（2）獲獎感言：模式“謝歸謝”
（3）典禮致詞：模式“歡希祝”
（4）出席酒會：模式“感讓為”
（5）視察工作：模式“祝謝?！?br /> （6）總結(jié)–報告：模式：“過去、現(xiàn)在、未來”
培訓(xùn)時限（Duration）
一天 （6.5小時）
培訓(xùn)方法（Methods）
培訓(xùn)師主講、輔以錄像、練習(xí)、案例分析
授課語言（Language）
中 文
參訓(xùn)人員（Number）
40--60人
課程需要用具
課桌一張 / 投影儀及幕布一套 / 白板一個、白板筆兩只、板檫一個
無線話筒兩支（備用電池兩塊）、音效要好
插接筆記本電腦的音頻線最好有（課間休息播放音樂或視頻用）
如果人數(shù)能控制在50人以內(nèi)，可以按7-
8人分組，按魚骨翅型排列（如果超過此人數(shù)就按十人一橫排順序排列）
學(xué)員桌簽每人一個，寫上姓名 / 學(xué)員名單及基本資料詳細(xì)一份
游戲用獎品：管理類書籍10本，鼓勵互動
主講提前30分鐘到現(xiàn)場，技術(shù)人員協(xié)助調(diào)試設(shè)備
主持簡短介紹和宣布紀(jì)律，準(zhǔn)時開始

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