史玉柱、巴菲特與時(shí)間管理
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優(yōu)米網(wǎng)“拍賣名人時(shí)間”欄目和優(yōu)米網(wǎng)幾乎同時(shí)上線,從3月15日拍賣活動(dòng)正式啟動(dòng)、3月17日活動(dòng)拍賣頁(yè)面正式上線、到6月15日24:00截止,最終以成交價(jià)1899999元,成功落槌,歷經(jīng)三個(gè)月。三個(gè)月來(lái),“優(yōu)米網(wǎng)——名人時(shí)間拍賣”之史玉柱專場(chǎng)受到社會(huì)各界和廣大媒體的關(guān)注和討論,其中不乏有很多真誠(chéng)的祝福和建議,優(yōu)米網(wǎng)將始終以打造公信力為主導(dǎo)的網(wǎng)絡(luò)媒體為宗旨,在“與年輕人一同成長(zhǎng)”的道路上越走越遠(yuǎn),越走越好。
時(shí)間管理專家譚小芳老師想起:不久前,一年一度的“與巴菲特共進(jìn)午餐”拍賣于2010年6月11日宣告結(jié)束,最終第11次“巴菲特午餐拍賣”以262多萬(wàn)美元的價(jià)格成交,大幅刷新了拍賣紀(jì)錄,一位神秘買家贏得了與巴菲特共進(jìn)午餐的機(jī)會(huì)。股神巴菲特一頓3個(gè)小時(shí)的午餐時(shí)間要賣出262多萬(wàn)美元,這是否就是“時(shí)間就是金錢”的鮮明寫照呢?
什么是時(shí)間管理?
時(shí)間管理是有效地運(yùn)用時(shí)間,降低變動(dòng)性。
時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)是面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的自我管理。
對(duì)個(gè)人而言,時(shí)間是一種最重要、最寶貴的資源。
時(shí)間管理是對(duì)金錢的管理、對(duì)效益的管理,是職業(yè)成功的源泉。
時(shí)間管理培訓(xùn)的目的:決定該做些什么;決定什么事情不應(yīng)該做。
時(shí)間管理最重要的功能:是透過(guò)事先的規(guī)劃,做為一種提醒與指引。
所有職業(yè)人士每天都面對(duì)這樣的困擾:
面前攤著一大堆便條,張張都標(biāo)著“十萬(wàn)火急”;電腦里面有大量郵件沒(méi)有處理;電話鈴響個(gè)不停,差不多個(gè)個(gè)都要馬上處理;傳真文件和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的東西,從桌上一直堆到地上;再過(guò)三分鐘就要開(kāi)會(huì)了,可是連一點(diǎn)準(zhǔn)備都沒(méi)有;越忙越添亂,記事本楞找不出來(lái),一定是壓在哪份文件下頭了;忙得昏天黑地的時(shí)候,竟然連今天星期幾都想不起來(lái);晚上突然從夢(mèng)中驚醒:媽呀,我怎么把那么重要的一件事給忘了呢!
他們面對(duì)的不僅是繁忙的工作,還有來(lái)自公司、同事及下屬的壓力。各方面的壓力使他們窮于應(yīng)付,卻抽不出時(shí)間做真正該做的事:解決根源性問(wèn)題、統(tǒng)籌布局、培養(yǎng)下屬。壓力還使他們心力交瘁,持續(xù)處在焦慮狀態(tài)之中,在工作中難以發(fā)揮最大成效。
譚小芳老師以兩個(gè)高級(jí)管理顧問(wèn)的故事展開(kāi)今天的時(shí)間管理課程——弗萊德從事顧問(wèn)事業(yè)賺得千萬(wàn)財(cái)富。他并非商學(xué)院出身,卻有能力管理一個(gè)成功的大公司。公司上下除了他以外,幾乎每人一星期都要工作70小時(shí)以上。弗萊德很少進(jìn)公司,每月只與股東開(kāi)一次會(huì),而且是全球股東都得參加的會(huì)議,他比較喜歡把時(shí)間用來(lái)打網(wǎng)球和思考。他以強(qiáng)硬手腕管理公司,但從不大聲講話,他通過(guò)5個(gè)主要部屬來(lái)掌握公司的一切。這就是他的管理方法。
藍(lán)迪是位陸軍中校。在他的管理咨詢公司中——除了創(chuàng)立者以外,他是唯一不是工作狂的人。后來(lái)他前往另一個(gè)遙遠(yuǎn)的國(guó)家,在那兒有一個(gè)快速成長(zhǎng)的公司,員工主要來(lái)自家鄉(xiāng),工作非常努力。沒(méi)有人知道藍(lán)迪如何運(yùn)用時(shí)間,也不知道他的工作時(shí)間是多少,但他的確逍遙自在。藍(lán)迪只參加重要客戶的會(huì)議,其他事務(wù)則授權(quán)給年輕合伙人處理。
藍(lán)迪雖是公司領(lǐng)導(dǎo)者,卻不管任何行政事務(wù)。他把所有精力拿來(lái)思考如何在與重要客戶的交易中增加獲利上,然后再安排用最少人力達(dá)到此目的。藍(lán)迪的手上從不曾同時(shí)有3件以上的急事,通常一次只有一件,其他的則暫時(shí)擺在一旁。為藍(lán)迪工作的人在時(shí)間效率上充滿挫折感,因?yàn)橥{(lán)迪比起來(lái),他們的效率實(shí)在是太低。
這樣闡述時(shí)間管理的概念,太過(guò)晦澀。我想各位身處企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的企業(yè)家、經(jīng)理人一般都比較佩服毛主席吧,作為帶領(lǐng)幾億農(nóng)民鬧革命的領(lǐng)頭人,當(dāng)時(shí)他面對(duì)的環(huán)境是如此復(fù)雜,需要考慮的事情多到什么程度大家可想而知,一個(gè)人——即使他再好學(xué)、好舞文弄墨加上精力旺盛,時(shí)間終歸有限,他也只能將才情的重點(diǎn)放在關(guān)乎國(guó)家性命的題材上。
不巧的是毛又偏偏是一個(gè)感情豐富的人,這可從“數(shù)風(fēng)流人物還看今朝”中窺見(jiàn)一斑,所以他只能借詩(shī)詞來(lái)抒懷,詩(shī)詞篇幅短小但有這個(gè)承載能力,寫得好反而傳達(dá)的情感更豐富更有想像空間,還益于傳唱。最主要是耗時(shí)少,靈感來(lái)時(shí),揮手即就。譚老師認(rèn)為,當(dāng)然詩(shī)詞不是誰(shuí)都能寫好的,但毛有扎實(shí)的文史功底和不遜屈原的文采,所以他才能寫就澎湃激昂、雄憾寰宇的千古名篇!
所以,作為志向遠(yuǎn)大但又被事業(yè)相關(guān)的“俗事”纏身的現(xiàn)代人,也可以學(xué)學(xué)毛主席的處理辦法,花主要精力用來(lái)思考、書寫有事業(yè)相關(guān)的文章,偶爾賦點(diǎn)小詞來(lái)抒發(fā)一下作為一個(gè)普通人的喜怒哀樂(lè)。不僅“立言”的正事不會(huì)耽擱,說(shuō)不定還可以創(chuàng)造一種新的文體來(lái)!
達(dá)爾文的捍衛(wèi)者,英國(guó)博物學(xué)家赫婿黎說(shuō)得很形象:“時(shí)間是最不偏私的,給任何人都是二十四小時(shí),同時(shí)時(shí)間是最偏私的,給任何人都不是二十四小時(shí)。”
時(shí)間管理的重要性往往被我們所忽略,當(dāng)我們?nèi)ド虒W(xué)院學(xué)了MBA那些看似很耀眼的課程后,才發(fā)現(xiàn)最重要的一門課也許是時(shí)間管理。
管理學(xué)中有個(gè)“不值得定律”,不值得定律告訴我們:一流的人做一流的事情,不值得做的事情,堅(jiān)決不做。這個(gè)定律似乎再簡(jiǎn)單不過(guò)了,但它的重要性卻時(shí)時(shí)被人們疏忘。
譚小芳老師發(fā)現(xiàn)——很多人的習(xí)慣就是覺(jué)得每一件事情都很重要,每一件事情都需要完成,有時(shí)為了一件很小的事情,在那兒找資料,打電話求證,反復(fù)研究對(duì)比,但實(shí)際上事后仔細(xì)一分析,這件事情對(duì)他今天的工作,是無(wú)關(guān)緊要的,根本不值得花很多時(shí)間去處理。
因此,在日常生活中,我們不要眉毛胡子一把抓,這樣會(huì)累死人的?假如不信,可以去看一下《三國(guó)演義》,諸葛亮便是累死的。但如果時(shí)間運(yùn)用得當(dāng),則可以在商海中馳騁飄逸——
摩托羅拉公司非凡的總裁喬治·菲希爾,1994年辭職去了柯達(dá)公司,引起了極大的震動(dòng),大家都為摩托羅拉擔(dān)心。然而,事實(shí)上人們所擔(dān)心的波動(dòng)在摩托羅拉并沒(méi)有發(fā)生,它仍是那樣的出色。大學(xué)商學(xué)院教授肖納·佐伯夫解釋說(shuō):“這家公司是職權(quán)分散的公司,由幾個(gè)相對(duì)獨(dú)立自主的單位組成,公司并不要大家等候喬治總裁,大家都盡量做他認(rèn)為是正確的工作。”“每個(gè)職工每年必須至少在摩托羅拉自己的大學(xué)里花上40小時(shí),以提高他們分析、解決問(wèn)題的能力”。70年代被日本同行擠得氣喘吁吁的摩托羅拉,現(xiàn)在已使日本人都自嘆不如了。
譚小芳老師再與您分享一下微軟的案例吧——微軟的“工作任意小時(shí)”沒(méi)有從早上九點(diǎn)到下午五點(diǎn)的傳統(tǒng)繁文瑣節(jié),是員工工作時(shí)間管理制度的升華,這也是微軟“家庭式辦公”觀點(diǎn)的一個(gè)表現(xiàn)。微軟在大多數(shù)情況下沒(méi)有對(duì)工作小時(shí)數(shù)的設(shè)定,這也許對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)是不可想象的,因?yàn)檫@種管理方式靠的是公司對(duì)員工的信任、員工對(duì)公司所負(fù)的責(zé)任和每個(gè)人對(duì)成功的渴望。但是在微軟,每個(gè)員工心里繃著的一根弦:對(duì)自己工作的把握。
我們一般企業(yè)總是設(shè)定時(shí)間卡、工作時(shí)數(shù)、時(shí)間鐘點(diǎn)如早九晚五等,就等于說(shuō)花在辦公室的時(shí)間比工作更重要,這樣反映出的是降低了的工作效率,而不是真實(shí)的工作效率。相反,微軟的“工作任意小時(shí)”是讓員工在狀態(tài)最佳的時(shí)候工作,提高了工作效率。所以,微軟在工作時(shí)間管理上顯得更加輕松和聰明,對(duì)如何有效運(yùn)用員工工作時(shí)間上研究的更加深刻。
其實(shí),早在1968年,美國(guó)麻省理工學(xué)院一位研究人員就對(duì)時(shí)間的利用問(wèn)題進(jìn)行了一次大規(guī)模的調(diào)查研究。他先后調(diào)查了美國(guó)的3000名職業(yè)經(jīng)理人,從中發(fā)現(xiàn),凡是成功的經(jīng)理都能做到這樣兩點(diǎn):一是限定自己的工作范圍,不把手伸得過(guò)長(zhǎng),把職責(zé)內(nèi)的工作盡量做好;二是合理安排時(shí)間,使時(shí)間的浪費(fèi)減少到最低限度。最后,附上譚小芳老師的獨(dú)家心得秘訣,我稱之為時(shí)間管理的天龍八部——
1、以人替時(shí)法:能讓別人代勞的事情,自己就不要做,學(xué)會(huì)運(yùn)用別人的時(shí)間。因?yàn)槊總€(gè)人的精力都是有限的,所謂有所謂有所不為,把自己的精力和時(shí)間用在最能體現(xiàn)自己價(jià)值的方面。
2、改善效率法:學(xué)習(xí)最新的知識(shí),掌握最新的工具,改進(jìn)效率,本來(lái)花1個(gè)小時(shí)的工作,想辦法變成0.5小時(shí)完成,這樣可以節(jié)省更多時(shí)間用于學(xué)習(xí)。
3、以錢購(gòu)時(shí)法:交通方面,能坐飛機(jī),就不要坐火車;如果能打車,就不要等公交;乘坐最快的、最有助于休息、學(xué)習(xí)的交通工具;學(xué)習(xí)方面,采用最有效率的學(xué)習(xí)方法,能面授聽(tīng)課就不看視頻;能看視頻的,就不買圖書。
4、按輕重緩急依次排列你的任務(wù)。由于每個(gè)活動(dòng)的意義不同,你的精力應(yīng)該花在那些既重要又有價(jià)值的事情上。
5、推遲不必要的事情。通常你可以推遲甚至取消那些不重要的電話或會(huì)議,把時(shí)間留給那些真正重要的事情。如果這個(gè)會(huì)議不重要,何必要白費(fèi)力氣呢?
6、電話語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。毫無(wú)疑問(wèn),日常的聯(lián)絡(luò)電話對(duì)于以人為本的服務(wù)行業(yè)來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。但是你要明白在競(jìng)爭(zhēng)壓力與日俱增的情況下,這些電話并不比具體的服務(wù)更重要,所以你打電話時(shí)要盡量簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)明問(wèn)題。
7、盡可能有效利用資源。盡可能的發(fā)揮已有資源的價(jià)值,比如開(kāi)多功能的見(jiàn)面會(huì),做標(biāo)準(zhǔn)化的文本,重新推薦以往訪尋過(guò)的優(yōu)秀候選人,多次使用稍加修改的同類信件或市場(chǎng)宣傳材料。
8、縮短電話和會(huì)議時(shí)間。絕大多數(shù)獵頭顧問(wèn)都喜歡在電話上聊天,也許這就是很多人選擇這個(gè)工作的原因。不過(guò)要知道質(zhì)量才是銷售的最重要因素,許多電話和會(huì)議也許只需要5分鐘的時(shí)間就能達(dá)到50分鐘的效果。
最后,譚小芳老師送您一句文學(xué)家托爾斯泰說(shuō)的話:“記住吧——只有一個(gè)時(shí)間是重要的,那就是現(xiàn)在!它所以重要,就是因?yàn)樗俏覀冇兴鳛榈臅r(shí)間。”,我希望各位珍惜現(xiàn)在,做一個(gè)潔身自好的君子,不要試圖“盜取”別人的時(shí)間,更要保護(hù)好自己的時(shí)間不被“偷盜”!
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