最近，青島市召開了第十次黨代會(huì)，筆者所在的市委辦公廳秘書一處負(fù)責(zé)這次會(huì)議的會(huì)務(wù)保障工作。為了保證會(huì)議服務(wù)工作高效、有序運(yùn)轉(zhuǎn)，我們精心謀劃，周密部署，狠抓落實(shí)，圓滿完成了會(huì)議服務(wù)保障工作，受到了市委領(lǐng)導(dǎo)和代表的好評(píng)。我們的主要做法是：
一，及早制定會(huì)務(wù)工作籌備方案，確保方案具有可操作性。我們提前半年就開始起草會(huì)務(wù)工作籌備方案。在起草的過程中，我們認(rèn)真總結(jié)以往會(huì)務(wù)服務(wù)工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，深入調(diào)研黨代會(huì)會(huì)務(wù)服務(wù)工作的特點(diǎn)，集各方才智制定會(huì)務(wù)工作籌備方案，確保方案具有可操作性。經(jīng)過反復(fù)推敲，三易其稿，在會(huì)前一個(gè)月，將方案提交給市委常委會(huì)議討論通過。這個(gè)方案從九個(gè)方面細(xì)述了黨代會(huì)籌備工作，內(nèi)容完備，便于操作，為整個(gè)會(huì)務(wù)工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供了藍(lán)圖。
二，嚴(yán)格按照籌備方案的要求抓落實(shí)，確保大會(huì)的各項(xiàng)籌備工作落到實(shí)處。這次黨代會(huì)籌備工作方案最突出的特點(diǎn)就是詳盡具體，便于操作。對(duì)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后每項(xiàng)重點(diǎn)工作列出了大致的時(shí)間進(jìn)度，對(duì)有序把握和推進(jìn)整個(gè)會(huì)務(wù)工作起到了方向性的作用。同時(shí)，根據(jù)實(shí)際工作需要，又對(duì)每項(xiàng)重點(diǎn)工作列出具體的時(shí)間進(jìn)度，有的工作甚至精確到幾點(diǎn)幾分完成。
三，提前收集、精心核對(duì)每位代表和列席人員的照片及信息資料，確保700多名代表和列席人員的證件及信息資料百分之百準(zhǔn)確。這次黨代會(huì)的代表證和列席證不僅有姓名、照片、代表團(tuán)編號(hào)和座位號(hào)等，還具有電子簽到功能。電子掃描照片需要到外地制作，由于原市委主要負(fù)責(zé)人的問題影響到代表和列席人員名單遲遲不能確定，給證件制作帶來了相當(dāng)大的難度。為此，我們提前收集資料，并將收集資料的范圍擴(kuò)大到市第十次黨代會(huì)代表預(yù)備候選人，內(nèi)容包括每個(gè)人選的年齡、電話號(hào)碼等12條信息，對(duì)上萬個(gè)信息數(shù)據(jù)提前進(jìn)行電子錄入或掃描存檔，確保了代表證和列席證的順利制作。
四，改進(jìn)會(huì)議簽到方式，實(shí)行電子化簽到，確保會(huì)議簽到高效精確。為了提高會(huì)議簽到效率，我們堅(jiān)持高起點(diǎn)定位，主持研發(fā)了計(jì)算機(jī)會(huì)議簽到系統(tǒng)。這套系統(tǒng)具有會(huì)議簽到結(jié)果動(dòng)態(tài)累計(jì)顯示等特點(diǎn)，會(huì)議出席情況報(bào)告單在最后一次簽到后即可打印報(bào)告，會(huì)議簽到準(zhǔn)確率100%。
五，制定會(huì)務(wù)工作實(shí)施細(xì)則一覽表，確保每項(xiàng)工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、責(zé)任部門和責(zé)任人四者統(tǒng)一。一是制定了會(huì)議報(bào)到、簽到工作實(shí)施細(xì)則一覽表。對(duì)各代表團(tuán)（組）秘書工作人員、大會(huì)代表和列席人員如何報(bào)到，全體會(huì)議、主席團(tuán)會(huì)議和主席團(tuán)常委會(huì)議如何簽到等會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，采取倒排工序的方式，把每天應(yīng)完成的工作項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)要求、責(zé)任單位和責(zé)任人逐一列表，發(fā)給每一個(gè)責(zé)任人。二是制定了大會(huì)日程實(shí)施細(xì)則一覽表。按照會(huì)議日程安排，將每項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、責(zé)任單位和責(zé)任人全部列表，送達(dá)各相關(guān)責(zé)任單位，作為整個(gè)大會(huì)日程進(jìn)度的總向?qū)?，統(tǒng)領(lǐng)大會(huì)各項(xiàng)日程。三是制定了大會(huì)文件材料發(fā)放一覽表。明確每份材料的印制份數(shù)和發(fā)放范圍、時(shí)間、地點(diǎn)以及責(zé)任人，會(huì)前發(fā)給各責(zé)任部門和各團(tuán)組秘書工作人員，確保材料發(fā)放有條不紊。材料印制努力做到次日會(huì)議的材料提前一天印好，特殊情況當(dāng)天印好；晚上按照材料一覽表逐項(xiàng)與組織組核對(duì)第二天的材料，同時(shí)考慮第三天的材料。所有需要擺放在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的材料一般提前1小時(shí)擺放完畢。
六，構(gòu)建三個(gè)機(jī)制，確保整個(gè)會(huì)務(wù)工作信息靈敏，渠道通暢，處置及時(shí)。一是構(gòu)建會(huì)務(wù)工作組織機(jī)制。我們從各區(qū)市和市直有關(guān)單位黨委辦公室選調(diào)18名工作能力強(qiáng)的同志，派駐各代表團(tuán)、列席組，負(fù)責(zé)該團(tuán)組的會(huì)議報(bào)到、證件發(fā)放、會(huì)議文件材料發(fā)放與回收、就餐人數(shù)統(tǒng)計(jì)、代表情況反映等會(huì)務(wù)服務(wù)工作，會(huì)務(wù)工作所有要求都通過秘書工作人員傳達(dá)到每位代表和列席人員。二是構(gòu)建信息提示機(jī)制。從大會(huì)報(bào)到到閉幕，對(duì)大會(huì)期間的重要活動(dòng)安排，我們總是向每位代表和列席人員提前發(fā)送手機(jī)短信進(jìn)行提示。三是構(gòu)建信息聯(lián)絡(luò)機(jī)制。在秘書組設(shè)大會(huì)總值班室，實(shí)行24小時(shí)電話值班，負(fù)責(zé)大會(huì)的信息聯(lián)絡(luò)工作。每天接聽電話300余次，未出現(xiàn)一次投訴。
七，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，精心設(shè)計(jì)會(huì)議簽到的每一個(gè)細(xì)節(jié)，確保大會(huì)順利進(jìn)行。根據(jù)組織組提出的大會(huì)選舉時(shí)提前10分鐘關(guān)閉會(huì)場(chǎng)的要求，我們?cè)诎才湃w大會(huì)簽到時(shí)進(jìn)行了精心設(shè)計(jì)。首先，對(duì)大會(huì)預(yù)備會(huì)議，按會(huì)議選舉的要求，通知與會(huì)代表提前10分鐘全部進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，事后將未到會(huì)代表名單通知所在的代表團(tuán)，嚴(yán)格的會(huì)議簽到紀(jì)律給代表們留下了深刻的印象。其次，對(duì)需要報(bào)告大會(huì)出勤情況的全體大會(huì)，提前一日通知每一位與會(huì)人員提前10分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，在實(shí)際操作中，則采取提前5分鐘停止簽到的方式，既保證了出勤效果，又嚴(yán)肅了會(huì)議紀(jì)律。第三，在大會(huì)選舉當(dāng)天，大會(huì)簽到工作人員提前到位。每臺(tái)簽到機(jī)由3名工作人員負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照選舉工作要求，請(qǐng)代表們分期分批提前簽到候會(huì)。

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