摘要：隨著國民經濟的發(fā)展和企業(yè)技術改進的不斷深入，基礎設施建設和技術改造在全國各地如火如荼地進行，眾多新建、續(xù)建的建設項目應運而生。如何管理好、使用好建設項目檔案成為擺在建設單位面前的一個重要課題。本文就如何做好建設項目檔案管理工作，使建設項目最終順利通過竣工驗收，以及日后建設項目檔案的有效利用提一點自己的看法，希望能對建設單位的項目檔案管理有所幫助。
關鍵詞：項目檔案 管理 做法
0 引言
建設項目管理在全國上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設項目管理部門歷年來也積累了不少建設項目管理的先進經驗，但對于建設項目管理中很重要的一個方面——項目檔案管理卻沒有得到應有的重視。這個現象伴隨著項目檔案管理相關規(guī)定的出臺而得到了很大轉變，各個單位也在不知不覺中重視了項目檔案管理工作，只是苦于不知如何做好項目檔案管理工作。本文從一個項目檔案管理者的角度，談一下如何做好項目檔案管理工作。
1 充分認識建設項目檔案的重要性
根據國家檔案局、國家發(fā)改委聯合發(fā)布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設項目發(fā)揮最大效益。
2 如何做好建設項目檔案管理工作
2.1 各級領導要高度重視建設項目檔案工作。工程建設是百年大計，工程建設項目檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。
2.2 加強對建設項目檔案工作的組織領導。成立建設項目檔案工作領導小組，建立建設項目檔案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。
2.3 定期召開建設項目檔案工作會議。項目建設單位對建設項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排布署下步工作。
2.4 加強建設項目檔案管理制度建設。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。建設項目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，僅靠檔案管理部門或建設項目管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好建設項目檔案管理工作的根本保障。
2.5 堅持執(zhí)行“四同步”制度。即：企業(yè)下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。2.6 項目建設單位檔案部門及時介入。項目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，提到項目檔案驗收了，才知道項目檔案還有整理要求，安全保管有庫房“八防”等驗收內容，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建議項目建設單位檔案部門及時跟蹤項目建設進度，及早介入對項目檔案工作進行業(yè)務指導，并對有關人員進行檔案業(yè)務培訓。
2.7 檔案部門必須參加竣工驗收。審閱工程檔案是竣工驗收的法定內容，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質量的關鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續(xù)完備。對初驗中發(fā)現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。
2.8 項目檔案整理工作前移。每個建設項目，特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設單位來整理則要投入相當多的人力、物力和精力。建議項目建設單位在簽訂招標合同時就把項目檔案的整理要求明確提出，每個參建單位形成的材料，由形成單位負責整理好，向建設單位項目管理部門或檔案部門移交。
2.9 強化對重點檔案的收集。項目檔案是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設項目從提出立項到建成投產全過程中形成的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料。項目檔案驗收時抽查重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協(xié)議等。項目建設單位一定要把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關單位，及時收集項目建設有關文件材料。根據我們這些年項目檔案驗收的工作經驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉化而來的，沒有經過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強調的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。
2.10 整理出一套單位工程與項目檔案檔號對照表?，F實工作中，特別是建設周期長的工程，其實際施工的單位工程名稱往往與當初設計時的名稱不符，或者實際施工時把一個單位工程分成幾個密切聯系的單項工程，這樣就會造成實際竣工資料與單位工程不符的情況發(fā)生。如果整理出這么一套對照表，不僅有利于項目檔案驗收時的及時調卷，而且對日后項目檔案的查找利用有很大的益處，可以作為一種非常不錯的檢索工具，不失為一種一勞永逸的做法。
2.11 項目檔案及時納入單位檔案部門集中統(tǒng)一管理。根據《重大建設項目檔案驗收辦法》，建設項目檔案的驗收內容包括三個方面：一是項目檔案的基礎管理工作；二是項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況；三是項目檔案的安全狀況。可見項目檔案的安全保管也是項目檔案驗收的一個重要內容。因為項目檔案驗收，一方面是為了保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)，另一方面要保證項目檔案的安全，以確保項目建成后的不時之用，通常一個單位的項目籌建部門一般沒有條件實現對項目檔案的安全保管，把項目檔案及時納入單位檔案部門管理，一方面有利于項目檔案的驗收，另一方面也有利于對檔案的集中統(tǒng)一管理，切實保證項目檔案的完整和安全。
筆者所在的集團公司，從2002年以來開始進行建設項目檔案的驗收指導工作，當時國家首次提出項目要通過驗收檔案必須先行通過驗收的硬性要求，以往沒有這樣的經歷，而且項目的建設周期長，管理人員換了幾茬，很多資料都幾易其手，最終費了很大周折才通過了項目檔案的驗收，現在來看真的是一種教訓，同時也是寶貴的經驗。以上是本人從事項目檔案指導工作七年來的幾點體會和經驗，希望能對建設項目檔案驗收單位的檔案管理工作能有所幫助。

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