會議備忘錄

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會議的備忘錄（描述會議過程的簡短記錄）是由會議秘書作出的關于討論內(nèi)容的書面記錄。如果秘書負責作備忘錄，應該保證它們準確而清晰。
1、要點
備忘錄應當簡短，并應寫成筆記形式。
及時遞交備忘錄可以促進對討論的事項采取果斷行動。
若會議秘書對一個問題不太明了，就應當與主席進行討論。
備忘錄應能讓缺席者完全理解。
2、撰寫清晰的備忘錄
在備忘錄中，秘書應當記錄會議的時間和地點，與會者的姓名（如果適當），提出的全部項目（但不必包括討論的細節(jié)）以及作出的全部決定、協(xié)議和任命。在會議過程中做筆記，然后再寫出完整的備忘錄。備忘錄內(nèi)容必須客觀，風格簡明、清晰而準確。準確是很重要的，因為它可能作為以后辯論的依據(jù)。
寫備忘錄時，必須保證簡短、準確并且字跡清楚。用數(shù)字標出每一個新要點，這樣就可以明確顯示出一個要點的結(jié)束及下一個要點的開始，如果備忘錄特別長，應為其作索引。
3、在備忘錄最后定稿前建議主席閱讀一遍
要做的事包括：
（1）確保主席批準備忘錄。
（2）會議結(jié)束的一兩天內(nèi)分發(fā)備忘錄。
（3）在兩個會議之間跟蹤那些要采取的行動。
（4）利用備忘錄就一個正在進行的事項編一個情況報告，與下次會議的議程一起傳閱。
（5）每次會議上，批準上次會議的備忘錄并與出席者一起核實它的正確性。
4、分發(fā)和跟蹤備忘錄
一旦做好備忘錄，應迅速將其分發(fā)給有關人員。如果會上取得一致的決議沒有進一步實施，匯編備忘錄就毫無意義。
備忘錄應清楚地指出每個項目應完成的最后期限以及由誰負責執(zhí)行。在適當?shù)臅r間（但必須在下次會議之前），追蹤備忘錄上記錄項目的進展情況，并且將最新的情況呈報給主席。如果有必要，應檢查這些內(nèi)容是否列入下次會議的備忘錄中。
 備忘錄 備忘 會議

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