IT技術(shù)革命在過(guò)去15年期間戲劇性地改變?nèi)肆Y源專業(yè)人士的工作方式。今天，許多過(guò)去一直手工處理的事務(wù)性工作已經(jīng)由計(jì)算機(jī)完成，把人力資源工作解放出來(lái)以處理對(duì)公司更具價(jià)值的業(yè)務(wù)。可以發(fā)現(xiàn)，最近企業(yè)對(duì)人力資源系統(tǒng)解決方案的需求非常強(qiáng)烈，而且日益增加。


當(dāng)你被賦予責(zé)任去選擇一個(gè)新的人力資源信息系統(tǒng)時(shí)，你會(huì)如何開始呢？你如何評(píng)估和推動(dòng)這樣一個(gè)項(xiàng)目？選擇的過(guò)程是什么樣的？又會(huì)有什么障礙或陷阱？


這篇論文將給出一個(gè)人力資源信息系統(tǒng)的選擇程序。無(wú)論是人力資源某項(xiàng)特殊需求的軟件解決方案，還是人力資源管理信息系統(tǒng)HRIMS，或是薪資管理系統(tǒng)，都可以按這個(gè)程序進(jìn)行供應(yīng)商和解決方案的甄選。


選擇人力資源管理信息系統(tǒng)包括18個(gè)單獨(dú)的步驟。軟件系統(tǒng)解決方案的選擇其實(shí)一直是一個(gè)比我們預(yù)先估計(jì)的更為復(fù)雜的過(guò)程，而且對(duì)公司具有長(zhǎng)期影響。它需要我們?nèi)嫦到y(tǒng)地分析所有與系統(tǒng)有關(guān)因素，包括技術(shù)、人，以及公司的發(fā)展政策等。


本文的一些步驟看起來(lái)是可以被合并或同時(shí)進(jìn)行，但是我們堅(jiān)持認(rèn)為如果按照這個(gè)流程來(lái)進(jìn)行解決方案的甄選，應(yīng)該會(huì)得到最優(yōu)的結(jié)果。


第一步 組建小組


如果你被賦予責(zé)任，為你們的人力資源部門選擇一個(gè)新的軟件系統(tǒng)。你從哪里開始呢？大多數(shù)的公司會(huì)組成一個(gè)小組來(lái)負(fù)責(zé)軟件系統(tǒng)的選擇工作。我們認(rèn)為組成一個(gè)3到7人的小組，來(lái)與你一起完成這個(gè)任務(wù)是一個(gè)好的選擇。


一般來(lái)說(shuō)，軟件系統(tǒng)的選擇過(guò)程如果能有幾個(gè)人員參與，那么項(xiàng)目的質(zhì)量絕對(duì)能得到更大的改善或更好的保證。但這個(gè)小組應(yīng)該包括哪些人呢？其實(shí)看看誰(shuí)是主要使用者就能確定了。


此外，你應(yīng)該從剛一開始就擁有一個(gè)擁有豐富IT技術(shù)知識(shí)的隊(duì)員，并且科學(xué)管理，以防因?yàn)槌杀臼Э兀瑢?dǎo)致項(xiàng)目的失敗。


一些大公司可能會(huì)有一個(gè)獨(dú)立于項(xiàng)目小組的“系統(tǒng)推進(jìn)委員會(huì)”。推進(jìn)委員會(huì)一般由公司的一些決策者組成，他們負(fù)責(zé)成本或費(fèi)用的審核，參與合同的談判，并且給與項(xiàng)目小組公司高層支持。


第二步 制定目標(biāo)


小組的會(huì)議應(yīng)該從識(shí)別和制定人力資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目的目標(biāo)開始。如果在一開始沒(méi)有設(shè)立一套項(xiàng)目目標(biāo)，你將會(huì)在評(píng)估錯(cuò)誤的產(chǎn)品上浪費(fèi)重要的時(shí)間，或者甚至更壞，最后選擇了錯(cuò)誤的軟件系統(tǒng)。


項(xiàng)目小組必須回答下面問(wèn)題:


l 你的HR管理系統(tǒng)的IT技術(shù)戰(zhàn)略是什么？


l 你需要什么而且你為什么需要它，你需要系統(tǒng)具有什么功能？


l 你希望通過(guò)努力達(dá)到什么樣的結(jié)果？


l 你希望通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)改變什么業(yè)務(wù)流程？新的業(yè)務(wù)流程應(yīng)該是什么樣的？


l 業(yè)務(wù)流程對(duì)系統(tǒng)有什么樣的要求？新的系統(tǒng)對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程有什么樣的支持作用？


識(shí)別這些目標(biāo)，可能需要訪問(wèn)包括高級(jí)管理人員，人力資源部門的其他人員，以及各種可能會(huì)使用系統(tǒng)的用戶，來(lái)識(shí)別公司對(duì)人力資源管理系統(tǒng)的真正需要。


第三步 全景


我們?cè)诖_定了目標(biāo)之后，我們就對(duì)我們想要的系統(tǒng)有了一個(gè)全景式的認(rèn)識(shí)。如果你正在尋找某個(gè)人力資源職能的單獨(dú)的解決方案，比如職位候選人管理或COBRA管理，那么你一定要保證它們能與公司的人力資源管理信息系統(tǒng)整合在一起。當(dāng)你需要考慮其他的系統(tǒng)時(shí)，你還只是解決一個(gè)孤立的問(wèn)題嗎？如果你正在選擇新的全面解決方案HRIS，它是否能滿足所有的特殊化的需要嗎，比如，培訓(xùn)記錄管理、績(jī)效管理等？考慮單獨(dú)的解決方案時(shí)，應(yīng)該考慮它是否符合你的公司的HR的IT技術(shù)戰(zhàn)略


第四步 未來(lái)需要


為了保證系統(tǒng)的發(fā)展性，我們還必須考慮幾年后，我們需要什么樣的信息系統(tǒng)？此外，還要考慮幾年后可能會(huì)有什么特殊的需要，以及這種可能會(huì)在什么時(shí)候發(fā)生？未來(lái)還需要這些信息嗎？比如員工的身份證明、出生日期，社會(huì)保障號(hào)碼、名字、住址等等。如果真是這樣，你就必須考慮如何避免重復(fù)錄入申請(qǐng)信息？你準(zhǔn)備開始進(jìn)行人力資源信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化工作了嗎？有什么主要的業(yè)務(wù)流程因?yàn)橄到y(tǒng)的實(shí)施而發(fā)生了改變，或?qū)⒁l(fā)生改變？員工自助服務(wù)系統(tǒng)和經(jīng)理自助服務(wù)系統(tǒng)是否列入了你的考慮呢？


第五步 技術(shù)環(huán)境


在選擇任何一個(gè)系統(tǒng)之前，你都必須識(shí)別和確定新系統(tǒng)的技術(shù)環(huán)境。這個(gè)工作將由你的IT專家來(lái)負(fù)責(zé)。一般而言，需要回答的問(wèn)題如下：


l 你尋找的系統(tǒng)是獨(dú)立的計(jì)算機(jī)，還是局域網(wǎng)還是INTERNET？


l 這個(gè)系統(tǒng)需要在什么樣的操作系統(tǒng)上運(yùn)行？Windows NT，還是Unix等？


l 如果它是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)，那么數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是SQL，Oracle，還是DB2？


l 如何解決遠(yuǎn)距離的數(shù)據(jù)錄入和傳輸？


l 需要不需要WEB支持？如果系統(tǒng)編制語(yǔ)言工具不同，比如用C++或Visual Basic會(huì)造成什么不同嗎？IT部門有沒(méi)有計(jì)劃在未來(lái)幾年里在技術(shù)平臺(tái)方面上實(shí)施較大的改變？


第六步 預(yù)算


雖然在和供應(yīng)商正式洽談前做預(yù)算很困難的，但在與供應(yīng)商接觸之前還是應(yīng)該先預(yù)估自己公司愿意支付的價(jià)格。做預(yù)算時(shí)，非常重要的是把這些成本分做三個(gè)部分：軟件、 (電腦)硬件和實(shí)施。


軟件費(fèi)用主要包括系統(tǒng)軟件的使用權(quán)費(fèi)用，有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)費(fèi)用，以及軟件的升級(jí)和維護(hù)費(fèi)用。


硬件費(fèi)用主要包括服務(wù)器費(fèi)用、計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備費(fèi)用。


實(shí)施費(fèi)用則包括軟件安裝和調(diào)試費(fèi)用，教育培訓(xùn)費(fèi)用，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換費(fèi)用，以及供應(yīng)商或第三方提供給我們的我們需要的咨詢費(fèi)用。


第七步 編制說(shuō)明書


完成前面的 6個(gè)步驟后,你應(yīng)該為這個(gè)新的軟件系統(tǒng)，編制一個(gè)說(shuō)明書。這個(gè)說(shuō)明文件應(yīng)該以人力資源整體IT技術(shù)戰(zhàn)略開始，列出項(xiàng)目實(shí)施的目標(biāo)，定義我們需要的基本系統(tǒng)的功能，并說(shuō)明本系統(tǒng)如何與其他系統(tǒng)相互整合和接口，并列出第五步中所提出來(lái)的技術(shù)問(wèn)題。


這一步是整個(gè)選擇過(guò)程的關(guān)鍵一環(huán)。如果你的說(shuō)明書非常的清晰、準(zhǔn)確和定義明確，那么你的選擇過(guò)程就會(huì)非常順利，否則你就不要開始第七步，應(yīng)該從頭開始再來(lái)。


第八步 開發(fā)或購(gòu)買


在這一過(guò)程中，很多公司還要考慮是組織力量由公司自己開發(fā)一個(gè)系統(tǒng),還是在市場(chǎng)上購(gòu)買一套成熟的系統(tǒng)。


這種考慮也許在第二步或第三步的時(shí)候就早早考慮了，或者到第十五步或第十六步才開始考慮。我們認(rèn)為這一步最晚不能晚于第八步，因?yàn)檫@是一個(gè)典型的夾雜著情緒的公說(shuō)公有理婆說(shuō)婆有理的問(wèn)題，而且有可能讓你糾纏太多精力，甚至使過(guò)程失敗。


一些公司自己開發(fā)的人力資源管理系統(tǒng)也非常成功，但更多的公司的努力是失敗的。當(dāng)這種爭(zhēng)論開始的時(shí)候，你可以問(wèn)問(wèn)他們這些問(wèn)題：


l 公司內(nèi)部是否有足夠的必須的IT技術(shù)資源，來(lái)支持和推動(dòng)這個(gè)項(xiàng)目的開發(fā)？


l 人力資源部門是否有足夠的時(shí)間和能力來(lái)設(shè)計(jì)系統(tǒng)每一個(gè)細(xì)節(jié)，包括數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、界面設(shè)計(jì)、系統(tǒng)編輯和報(bào)告系統(tǒng)等等？


l 從IT管理角度來(lái)看，這個(gè)系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的優(yōu)先級(jí)應(yīng)該是怎么樣的？


l 有什么特殊的需求使你不可能在市場(chǎng)上買到，而要自己來(lái)開發(fā)？


最后，如果你的IT部門拿出了一個(gè)自己開發(fā)系統(tǒng)的項(xiàng)目計(jì)劃書，包括進(jìn)度和預(yù)算，那么你必須對(duì)對(duì)他們的計(jì)劃再翻一倍之后，才能市場(chǎng)上的產(chǎn)品來(lái)做比較。


第 九 步 發(fā)布需求信息


現(xiàn)在你已經(jīng)準(zhǔn)備好識(shí)別與甄選哪一個(gè)供應(yīng)商或他們的產(chǎn)品能夠滿足你的需要了,你如何把這種信息傳遞到供應(yīng)商那里呢?比簡(jiǎn)單的是,詢問(wèn)你在其他公司的同行們,看看他們是否能夠推薦一些能夠滿一般的功能需求的供應(yīng)商。還有一個(gè)途徑就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布需求信息。


第 十 步 資料初審


正常情況下，你會(huì)通過(guò)發(fā)布需求信息，得到一個(gè)候選供應(yīng)商的名單。接下來(lái)，就是同他們接洽，并研究他們給你提供的公司和產(chǎn)品介紹。一般而言，供應(yīng)商提供的產(chǎn)品手冊(cè)深度并不一樣，有的手冊(cè)只是對(duì)自己產(chǎn)品做一些概念性和理念性的描述，有的則非常詳盡，包含很多信息。


因此，你必須保證獲得了足夠的供應(yīng)商和產(chǎn)品的資料，以確保選擇和甄選系統(tǒng)的需要。這也是一個(gè)非常重要的步驟，不應(yīng)該被忽視或忽略，因?yàn)檫@是一個(gè)你縮小選擇范圍，逼近目標(biāo)的重要工作。


有的供應(yīng)商很可能在你打電話詢問(wèn)的時(shí)候就被刪除了，因?yàn)樗麄兊漠a(chǎn)品不能在你的公司的系統(tǒng)平臺(tái)上運(yùn)行，或是因?yàn)樗麄兊墓δ懿荒軡M足你的需要。


當(dāng)你仔細(xì)的討論和研究了供應(yīng)商們所提供的產(chǎn)品資料，你又能根據(jù)他們的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和其他問(wèn)題，再刪減一部分供應(yīng)商。


這里有一個(gè)忠告，當(dāng)你和他們聯(lián)系的時(shí)候，許多供應(yīng)商都回向你約時(shí)間面談，千萬(wàn)不要答應(yīng)他們，因?yàn)槟阍谶@一步的時(shí)候，還沒(méi)有準(zhǔn)備好和他們見(jiàn)面。應(yīng)該讓他們提供盡可能多的信息給你。讓他們知道，如果你對(duì)他們感興趣，你會(huì)進(jìn)一步同他們聯(lián)系的。


第 十一步 發(fā)布項(xiàng)目招標(biāo)書


現(xiàn)在你可以開始準(zhǔn)備一份項(xiàng)目招標(biāo)書，發(fā)給你目前的已經(jīng)縮小了的供應(yīng)商名單中的所有幸存者。項(xiàng)目招標(biāo)書也許只有一頁(yè)，也可能有十頁(yè)長(zhǎng)。這取決于你希望供應(yīng)商們提供有關(guān)他們產(chǎn)品的細(xì)節(jié)的多少。


一些小公司會(huì)發(fā)布一些簡(jiǎn)單的只有一或二頁(yè)的需求說(shuō)明書。需求說(shuō)明書只有比較少的信息，但更靈活，可以根據(jù)指導(dǎo)方針加以調(diào)整，以加快這個(gè)階段。


大一些的公司或公共部門一般都是用正式的項(xiàng)目招標(biāo)書。在一個(gè)人力資源信息系統(tǒng)的要求中，包括的通用要素有以下幾個(gè)方面：


**公司概況介紹；

**介紹軟件的硬件配置，以及能夠支持的員工總數(shù)

**系統(tǒng)的功能介紹

**所需要的軟件環(huán)境與規(guī)格 <P class=maintext

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