高校教學(xué)秘書是指在高等院校中協(xié)助院(部) 領(lǐng)導(dǎo)具體處理本院(部) 中各類教學(xué)事務(wù)的管理服務(wù)人員。由于教學(xué)科研型院校和教學(xué)型院校是我國高校的主體,這類院校的核心工作或者核心工作之一就是教學(xué)工作,從而決定了教學(xué)管理在這類高校中的重要地位。教學(xué)管理有力地支撐和保證著課內(nèi)外教學(xué)的有序進(jìn)行,成為高校管理工作的中心內(nèi)容,在貫徹國家教育方針、穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效率、保證教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)全面發(fā)展的合格人才等方面起著重要的作用。教學(xué)秘書是教務(wù)管理工作中不可缺少的角色,是教學(xué)管理的中堅力量[1 ] 。其素質(zhì)的高低、能力的大小、作用發(fā)揮程度、工作質(zhì)量的好壞,將直接影響教學(xué)管理工作水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量。因此,教學(xué)秘書必須從新時期教學(xué)工作的特點(diǎn)出發(fā),不斷提高自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,積極創(chuàng)新,發(fā)揮助手參謀、組織協(xié)調(diào)、服務(wù)保障等作用,以適應(yīng)高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。

　　一、高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

　　教學(xué)秘書工作活動范圍寬廣,涉及事務(wù)繁雜瑣碎,在工作過程中必須認(rèn)真仔細(xì),稍有疏漏就可能釀成教學(xué)事故,嚴(yán)重影響教學(xué)秩序,造成不良后果。因此,教學(xué)秘書工作舉足輕重,必須加以重視。

　　(一) 助手參謀作用

　　教學(xué)秘書是教學(xué)院長的得力助手。教學(xué)院長的教學(xué)工作方案的制定與實施、落實與檢查、評價與改進(jìn)等很多具體事務(wù),都要由教學(xué)秘書來協(xié)助完成[2 ] 。同時,教學(xué)秘書還應(yīng)該是教學(xué)院長的重要參謀,在教學(xué)管理工作中,不僅要及時收集、整理各類信息,還應(yīng)該積極調(diào)查并發(fā)現(xiàn)新情況、解決新問題,研究新方案、采取新措施,主動為上級領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的第一手資料,在必要的情況下提出合理化建議,為領(lǐng)導(dǎo)的決策創(chuàng)造條件[3 ] 。

　　(二) 組織協(xié)調(diào)作用

　　在教務(wù)管理工作中,教學(xué)秘書負(fù)責(zé)組織、落實各項教學(xué)工作,教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)的工作一般是決策性、全局性、統(tǒng)籌性的,而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學(xué)秘書直接管理和落實。如排課、調(diào)課、征訂教材、落實教學(xué)計劃、安排各類考試、學(xué)生成績管理、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查、畢業(yè)證書和學(xué)位證書管理、核算教師工作量及教學(xué)津貼等等,都要由教學(xué)秘書組織完成。同時,教學(xué)秘書也是教師、學(xué)生和教學(xué)職能部門之間的紐帶和橋梁,具有上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、改善關(guān)系、互通情況、合理統(tǒng)籌的作用,其協(xié)調(diào)職能發(fā)揮得好壞將對院(部) 的教學(xué)活動產(chǎn)生直接影響。

　　(三) 服務(wù)保障作用

　　管理就是服務(wù)。教學(xué)秘書從事的工作是教學(xué)行政管理即教學(xué)管理,是對教學(xué)計劃實施過程中的常規(guī)管理,其主要目的是維持正常的教學(xué)秩序、保證教學(xué)任務(wù)的順利完成[4 ] 。教學(xué)秘書扮演的是“服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的角色,應(yīng)該加強(qiáng)與教師、學(xué)生的溝通,主動為廣大師生著想,及時反饋教學(xué)信息,切實做好本職工作,真正把服務(wù)落實于各項教學(xué)管理工作中,為日常教學(xué)活動的順利進(jìn)行保駕護(hù)航,成為教學(xué)秘書工作的重要內(nèi)容。

　　二、高校教學(xué)秘書工作存在的問題

　　(一) 對教學(xué)秘書工作重視不夠,造成教學(xué)秘書隊伍的不穩(wěn)定

　　長期以來,人們往往對教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識和評價,輕視教學(xué)秘書在教學(xué)管理中所發(fā)揮的作用,認(rèn)識不到優(yōu)質(zhì)的管理能出質(zhì)量、出效益。有些人甚至認(rèn)為教務(wù)管理是一些簡單的事務(wù)性工作,教學(xué)秘書是從事這些事務(wù)性工作的“勤雜工”,他們的勞動只是簡單的、機(jī)械的勞動。因此,在教學(xué)秘書人員的配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)等方面,重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠;在干部聘任、職稱評定、利益分配、評獎評優(yōu)等方面都受到相對不公正的待遇;加之教學(xué)秘書平時工作任務(wù)重、責(zé)任大、難度高,付出的勞動卻得不到尊重和理解,取得的成績得不到公正的評價和認(rèn)可,從而造成教學(xué)秘書工作積極性不高,思想壓力大,精神負(fù)擔(dān)重,心里不平衡,很多人不安心教學(xué)秘書工作崗位,離崗、轉(zhuǎn)崗人員相對較多, 教學(xué)秘書隊伍呈現(xiàn)不穩(wěn)定狀態(tài)[5 ] 。

　　(二) 教學(xué)秘書綜合素質(zhì)較低,難以適應(yīng)新時期高校發(fā)展的需要

　　一方面,教學(xué)秘書學(xué)歷層次普遍較低,所學(xué)專業(yè)適合教學(xué)秘書工作的不多。當(dāng)前,從事教學(xué)秘書工作的多為本科畢業(yè)生,即使有高學(xué)歷的,其專業(yè)為教育學(xué)、教育管理學(xué)的也極少,秘書專業(yè)畢業(yè)的也為數(shù)不多,大多為本學(xué)校、本院系畢業(yè),其知識結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)教學(xué)管理的需要。

　　另一方面,教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力也普遍較低。長期以來,許多高校對教學(xué)秘書人員重使用、輕培養(yǎng),送出去培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流進(jìn)修的機(jī)會很少,而且很不系統(tǒng)、不正規(guī),導(dǎo)致其知識更新嚴(yán)重不足,現(xiàn)代信息意識薄弱。面對知識經(jīng)濟(jì)時代的突飛猛進(jìn)和高等教育的迅速發(fā)展,教學(xué)秘書得不到現(xiàn)代高等教育管理方面的系統(tǒng)培訓(xùn),觀念不能及時更新,更接觸不到新的教育管理理念,大大制約了教學(xué)管理能力的提高,以至適應(yīng)不了新時期高校發(fā)展的需要。

　　(三) 教學(xué)秘書工作缺乏活力,開拓創(chuàng)新意識匱乏,科研工作薄弱

　　教學(xué)秘書是高校教學(xué)工作一線的組織者和管理者,工作千頭萬緒,看似平常,其實非常繁重而細(xì)致,在學(xué)校教學(xué)管理中處于紐帶橋梁位置,上聽命于學(xué)校教務(wù)處和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo),下服務(wù)于廣大師生,所以常常處于各種具體事務(wù)的“糾纏”之中,工作缺乏活力,多靠經(jīng)驗辦事,習(xí)慣于按領(lǐng)導(dǎo)指示、文件精神處理問題,主動參與和科學(xué)預(yù)見性差。不能很好地利用在工作中取得的第一手教學(xué)管理改革資料,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗、摸索規(guī)律,進(jìn)行教學(xué)管理理論研究并形成科研成果,為深化教學(xué)管理改革獻(xiàn)計獻(xiàn)策[6 ] 。缺乏開拓意識和創(chuàng)新精神,致使教務(wù)管理工作很難提高檔次。
　　三、關(guān)于做好教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)思考和建議

　　(一) 加強(qiáng)思想道德教育,提高教學(xué)秘書的服務(wù)意識

　　良好的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德是做好教務(wù)工作的基本保障。新時期高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)具有高度的政治覺悟和高尚的道德情操,面對繁雜的事務(wù)性工作,還必須有高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心。在教務(wù)管理工作中,要認(rèn)真貫徹落實黨的教育方針和相關(guān)政策,愛崗敬業(yè),無私奉獻(xiàn),甘于淡泊,勤勤懇懇,任勞任怨,全心全意為黨的教育事業(yè)服務(wù)。因此,高校應(yīng)加強(qiáng)對教學(xué)秘書人員的思想道德教育,使其認(rèn)清自己所從事工作的重要性,明確教學(xué)秘書工作的服務(wù)宗旨,真正擔(dān)負(fù)起組織育人、管理育人、服務(wù)育人的重?fù)?dān),出色地完成自己的本職工作。

　　(二) 引進(jìn)競爭機(jī)制,合理選聘人才,改善教學(xué)秘書隊伍的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)

　　學(xué)校人事管理部門應(yīng)重視教學(xué)秘書的選拔和培養(yǎng)。引進(jìn)競爭機(jī)制,合理調(diào)整現(xiàn)有人員,大膽聘用新人,鼓勵管理經(jīng)驗豐富、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、管理水平高、敢于開拓創(chuàng)新而又愛崗敬業(yè)的優(yōu)秀青年人才和高學(xué)歷的青年教師投身到教學(xué)秘書隊伍中來,改善教學(xué)秘書隊伍的專業(yè)知識結(jié)構(gòu),切實把教學(xué)秘書隊伍建設(shè)納入學(xué)校整體規(guī)劃之中。

　　(三) 重視教學(xué)秘書隊伍整體素質(zhì)的提高,加強(qiáng)教學(xué)秘書人員的繼續(xù)教育

　　在教學(xué)秘書人員培訓(xùn)和知識更新方面,學(xué)校要加大投入,并在政策和經(jīng)費(fèi)上保證落實。制定切實可行的中、長期培訓(xùn)計劃,多渠道、多形式加強(qiáng)教學(xué)秘書人員的培養(yǎng)。如:定期或不定期地組織他們學(xué)習(xí)高等教育學(xué)、教育心理學(xué)、教育管理學(xué)、高等教育行政管理學(xué)、高等教育法規(guī)、社會學(xué)、人際關(guān)系學(xué)、秘書學(xué)等專業(yè)學(xué)科知識,提高其專業(yè)素質(zhì)和理論水平;經(jīng)常組織教學(xué)秘書參加校內(nèi)外教務(wù)管理研討會和經(jīng)驗交流會,學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗和科學(xué)的管理思想,改進(jìn)管理方法,提高管理水平;定期不定期組織崗位培訓(xùn),尤其是對計算機(jī)的運(yùn)用和操作技能以及對教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高工作效率[7 ] 。除此之外,還應(yīng)鼓勵教學(xué)秘書利用業(yè)余時間自學(xué)一些與自己的專業(yè)工作相關(guān)的學(xué)科知識,多學(xué)科、多角度、全方位地提高認(rèn)知能力和管理水平。

　　(四) 通過多種渠道解決教學(xué)秘書的后顧之憂,激發(fā)其工作積極性和主動性

　　教學(xué)管理工作的開展需要多個部門的關(guān)懷和支持,學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要主動關(guān)心教學(xué)秘書人員的工作、學(xué)習(xí)和生活,無論是在獎金發(fā)放、職務(wù)晉升、職稱評定方面,還是在開展教學(xué)管理、科學(xué)研究等問題上,都要建立相應(yīng)的激勵機(jī)制,通過多種渠道解決教學(xué)秘書的后顧之憂。同時,在教學(xué)管理活動中,要充分肯定教學(xué)秘書的地位和作用。對于那些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、管理經(jīng)驗豐富、工作業(yè)績突出的教學(xué)秘書人員,學(xué)校要在適當(dāng)?shù)臅r候,給予一定的物質(zhì)獎勵和精神激勵,激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情,充分調(diào)動其工作積極性和主動性,促使其開拓進(jìn)取,大膽創(chuàng)新,為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展,奉獻(xiàn)自己的聰明才智。

擴(kuò)展閱讀

版權(quán)聲明：