從生產(chǎn)現(xiàn)場引申開來:避免管理工作中的“七種浪費”
作者:未知 163
七種浪費之一:等待的浪費
管理工作中的等待浪費主要有以下幾種情況:
等待上級的指示。上級不安排工作就坐等,上級不指示就不執(zhí)行,上級不詢問就不匯報,上級不檢查就拖著辦。算盤珠子不撥不動,缺乏主動精神。你多干事多吃虧,出了問題怎么辦?聽從指示沒有錯,再大責(zé)任可分擔(dān)。很多工作的完成,是在幾次檢查、催辦下完成的,造成極大的浪費。
等待外部的回復(fù)。我已與你聯(lián)系過了,靜待回音,什么時候回復(fù)不是我能決定的,延誤工作的責(zé)任應(yīng)該由對方負(fù)責(zé),我只能等。等待其它部門或其他人的聯(lián)系。你不找我去協(xié)助,我就可以躲避,總有原因可以找,就說情況不清楚。對其它相關(guān)工作不關(guān)心,沒興趣,多一事不如少一事,等就等吧,沒啥了不起。
等待下級的匯報。任務(wù)雖已布置,但是沒有檢查,沒有監(jiān)督。不主動去深入實際調(diào)查研究,掌握第一手資料,只是被動地聽下級的匯報,沒有核實,然后作決定或向上級匯報,瞞天過海沒有可信度,出了問題,責(zé)任往下級身上一推。
等待生產(chǎn)現(xiàn)場的聯(lián)系。較嚴(yán)重的等待是生產(chǎn)現(xiàn)場對于技術(shù)、品質(zhì)、資材等部門服務(wù)、指導(dǎo)、指示、供應(yīng)的等待,“三現(xiàn)主義”的缺乏是等待中的最致命原因之一,嚴(yán)重影響生產(chǎn)現(xiàn)場工作的及時解決。
上述情況,在工作中是大量存在的,這種缺乏工作責(zé)任心、主動性和工作積極性,滿足現(xiàn)狀、消極怠工的情況引發(fā)的浪費所造成的危害更大,危害企業(yè)的正常運行。
七種浪費之二:協(xié)調(diào)不利的浪費
管理中相互配合、協(xié)調(diào)不利,造成工作停滯浪費主要有下述幾種情況:
工作進(jìn)程的協(xié)調(diào)不利。某項工作在兩個部門間協(xié)調(diào)不利、交接不清,工作進(jìn)度受到影響,相互之間都不主動聯(lián)系。某些工作應(yīng)哪個部門負(fù)責(zé)沒有明確界定,處于部門間的斷層,工作缺乏協(xié)作精神和交流意識,都在觀望停滯,認(rèn)為應(yīng)該別的部門負(fù)責(zé),結(jié)果工作沒人管了,原來的小問題被拖成了大問題。
領(lǐng)導(dǎo)指示的貫徹協(xié)調(diào)不利。對公司領(lǐng)導(dǎo)的工作指示和部長會議及相關(guān)會議布置的工作沒有傳達(dá)、內(nèi)部沒有有效的協(xié)調(diào)組織落實,致使公司的要求在本部門停滯,沒有得到有效地貫徹,形成工作盲區(qū)。
信息傳遞的協(xié)調(diào)不利。信息在相關(guān)部門、相關(guān)人員手中停滯,使應(yīng)該得到這些信息的相關(guān)部門掌握不到,難以有效地開展工作,不能準(zhǔn)確及時決策,造成較大的浪費。信息不能匯總、分類,停滯在分散之中;信息沒有對其充分的分析、核實和利用,發(fā)揮效應(yīng),停滯在原始狀態(tài)之中;信息不準(zhǔn)確,造成生產(chǎn)盲目、資材供應(yīng)混亂、計劃的頻繁調(diào)整、沒有效益的加班、庫存的增加。
ERP業(yè)務(wù)流程的協(xié)調(diào)不利。部門間協(xié)調(diào)不利,相互制約、不溝通、各自為政、部門利益第一,形成獨立的部門割裂,促成協(xié)調(diào)的障礙,沒有或不能及時維護(hù)系統(tǒng),使業(yè)務(wù)流程不能順利流轉(zhuǎn),造成后續(xù)流程的停滯,原有職責(zé)的不適應(yīng)性不是橫向流轉(zhuǎn)而是折向運行,造成流程的缺項停滯。
協(xié)調(diào)不利是管理工作中最大的浪費之一,它使組織不能形成凝聚力,缺乏團(tuán)隊意識、協(xié)調(diào)精神,導(dǎo)致工作效率的低下。
七種浪費之三:閑置的浪費
我們把管理工作中的庫存浪費稱之為“閑置”。機構(gòu)重疊,職能重疊,形成人浮于事,使生產(chǎn)要素不能有效的利用,發(fā)揮最大的作用,造成閑置的浪費。
固定資產(chǎn)的閑置。過于樂觀地估計了市場形勢和低估了生產(chǎn)潛力,熱衷于擴大規(guī)模,非常容易導(dǎo)致固定資產(chǎn)的閑置,從而出現(xiàn)廠房、生產(chǎn)設(shè)備等開工不足的浪費,導(dǎo)致成本升高,利潤降低,競爭力下降。
職能的閑置或重疊。公司在進(jìn)行組織設(shè)計時為某些部門設(shè)置了一些職能,但在實際工作中,該職能卻沒有發(fā)揮作用,造成了部門職能的閑置,而且對公司的相關(guān)工作造成影響。兩個部門承擔(dān)類似的工作,好像是誰都負(fù)責(zé),其實是誰也不負(fù)責(zé)。錯時互相推諉,易導(dǎo)致工作中互相制肘。本來兩個部門間的事,人為再找一個部門來協(xié)調(diào)共擔(dān)責(zé)任,工作復(fù)雜化。
工作程序復(fù)雜化形成的閑置。在某些情況下,對于某些不十分重要的任務(wù),上級其實只承擔(dān)簽字的職能,但如果無上級的簽字或認(rèn)可,則業(yè)務(wù)就無法進(jìn)行,會出現(xiàn)等待和停滯等浪費。原來比較簡單的事,一些部門非要寫個報告,填個報表,由于報表內(nèi)容太多,即使保存后再想使用也找不到,那么就再提供一份吧。一個有效的管理者在某種程度上是一個規(guī)范化的高手,把復(fù)雜工作標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化、簡單化,從而使普通人可以承擔(dān)原來完成不了的工作,起到較大的作用。
人員的閑置。人多好辦事,都強調(diào)本部門工作的重要性,增加人員,三個人干兩個的人工作,為了避免上級“人浮于事”的批評,以重疊的交替安排工作造成工作量不滿,勞動紀(jì)律渙散。
信息的閑置。在當(dāng)今競爭日益激烈的情況下,公司內(nèi)外充斥著大量的信息,從中汲取有用的信息,并且經(jīng)過匯總、分析等處理,進(jìn)行放大輸出,但在信息閑置方面的浪費是極其驚人的,需要從根本上進(jìn)行變革,從信息的有目的搜集開始,經(jīng)匯總、分析、存檔、再輸出的全過程中,找出不準(zhǔn)確、不及時等浪費,并進(jìn)行根除。
扁平化管理、業(yè)務(wù)流程再造、ERP的事實,是工作流程化、規(guī)范化、職責(zé)化的有效措施,可以從流程中職責(zé)到位杜絕閑置的浪費。
七種浪費之四:無序的浪費
“無以規(guī)矩,不能成方圓”,這句古語說明了秩序的重要性。
缺乏明確的規(guī)章、制度、流程,工作中容易產(chǎn)生混亂,這是人所周知的。但是如果有令不行、有章不循,按個人的意愿行事造成的無序浪費,更是非常糟糕的事。
職責(zé)不清造成的無序。由于制度、管理等方面的原因,造成某項工作好像兩個部門都管,卻糾纏不休,整天扯皮,使原來的有序反而變成無序,造成極大得浪費。某個部門某個人,當(dāng)看到某項工作比較緊急,如果不做就會影響到公司利益時,挺身而出,進(jìn)行了補位。這時就出現(xiàn)了一種怪現(xiàn)象:那么,今后這項工作就由你們來做吧,責(zé)任部門反而放任不管了,這也是一種無序。
業(yè)務(wù)能力低下造成的無序。素質(zhì)低下、能力不能滿足工作需要都造成工作的無序。應(yīng)該承擔(dān)某項工作的部門和人員,以不會干等為理由,堂而皇之地拒絕承擔(dān)該項工作,更是一種無序的浪費。當(dāng)出現(xiàn)部門和人員變更時,工作交接不力、協(xié)作不到位,原來形成的工作流程經(jīng)常被推翻,人為增加從無序恢復(fù)到有序的時間。
有章不循造成的無序。隨心所欲,把公司的規(guī)章制度當(dāng)成他人的守則,沒有自律、不以身作則,威信下降,不按制度進(jìn)行管理考核造成無章無序的管理,影響員工的積極性和創(chuàng)造性,相互攀比,影響部門的整體工作效率和質(zhì)量。
業(yè)務(wù)流程的無序。直線職能制的縱向部門設(shè)置對橫向部門的業(yè)務(wù)流程嚴(yán)重割裂,各部門大多考慮某項工作在本部門能否得到認(rèn)真貫徹,而很少考慮如何協(xié)助相關(guān)部門順利實施。通??紤]以本部門為中心,而較少以工作為中心,不是部門支持流程,而是要求流程圍繞部門轉(zhuǎn),從而導(dǎo)致流程的混亂,工作無法順利完成,需要反復(fù)協(xié)調(diào),加大管理成本。
在這種的無序狀態(tài)中,如何通過有效的方法,使無序變?yōu)橄鄬τ行颍瑥亩腺Y源,發(fā)揮出最大的效率,這是中高層管理者應(yīng)該注意和重點考慮的問題之一。
七種浪費之五:失職的浪費
失職的浪費是管理中的最大浪費,責(zé)任心不強的表現(xiàn)形式之一是應(yīng)付。顧名思義,應(yīng)付就是工作雖然干了,但是不主動、不認(rèn)真,敷衍搪塞了事,不是追求最好的結(jié)果,從而缺乏實際效果,這種浪費在工作中是經(jīng)常見到的。
在體系管理中,許多應(yīng)該日常進(jìn)行的工作基本上沒有認(rèn)真去做,不重視日常規(guī)范管理,缺乏基礎(chǔ)工作,審核前突擊進(jìn)行表面工作,來應(yīng)付審核,則實際效果就可想而知了。
在公司布置的工作,沒有按計劃要求去完成,做一些表面文章,去應(yīng)付公司的檢查。如果再加上承擔(dān)檢查工作的人員也進(jìn)行應(yīng)付,或者礙于情面不予指出,就會形成空對空。
在涉及系統(tǒng)性和流程性工作時,某些環(huán)節(jié)特別是前段如果不認(rèn)真,則將對后續(xù)工作產(chǎn)生較大的影響,例如交貨期確認(rèn)不準(zhǔn)確、不及時,就會導(dǎo)致生產(chǎn)制造系統(tǒng)出現(xiàn)多種浪費。
在工作中沒有計劃,沒有自查,做事只做前面,隨著時間的推移,后面的就忘做了甚至不做了。工作缺乏主動,讓做什么事,只是應(yīng)付了事,而不是自己嚴(yán)格要求要做得更好。應(yīng)做的事,不會做,說一聲不會做就不用再做了,不會也不學(xué),不認(rèn)為站在這個崗位上不會做應(yīng)當(dāng)做的事是一種恥辱,更有甚者,告訴如何去做都不做。這些失職都對工作產(chǎn)生極大的危害。昨天的事今天沒有結(jié)果,明天做什么也不知道。
失職的浪費主要是責(zé)任心不強、素質(zhì)低下和工作質(zhì)量差等失誤造成的,但管理考核及職責(zé)的不明確使其沒有受到制約和監(jiān)督。
七種浪費之六:低效的浪費
低效的含義包括:
工作的低效率或者無效率。相對于管理工作的高效率而言,低效率造成的隱性浪費是非常大的;原來只要一個人承擔(dān)的工作,需要兩個以上人員來完成;應(yīng)該按計劃完成的任務(wù)反復(fù)拖期。
錯誤的工作,是一種負(fù)效率。沒有一次把事情做好就是最大的浪費,應(yīng)該正確完成的工作被做錯,會出現(xiàn)返工、重做、糾正等浪費,甚至影響到整體。如果是高效率地完成了錯誤的工作,則損失更大。更可怕的是,這種錯誤在某種程度上是被允許的,會被以各種各樣的原因、理由來掩蓋住,從而反復(fù)發(fā)生,造成類似的浪費。
我們允許的是創(chuàng)造性的失誤,而不允許反復(fù)發(fā)生低級的錯誤。
低效率是由什么原因造成的呢?
管理人員的低素質(zhì)導(dǎo)致工作的低效率。學(xué)習(xí)能力的不足、危機意識的淡化,造成許多人員的素質(zhì)滿足不了工作的需求。在每個組織中,人員的素質(zhì)肯定是參差不齊的,抱怨是沒有用的,更不能把責(zé)任推到普通員工的身上,只有低素質(zhì)的管理者,而沒有絕對低素質(zhì)的員工。高素質(zhì)的管理者能夠通過培訓(xùn)指導(dǎo),人盡其才,用人所長,有效地帶領(lǐng)員工完成任務(wù)。一頭獅子帶一群羊和一頭羊帶一群獅子是完全不一樣的。
方法不當(dāng)也是低效率的原因之一。人員安排不得當(dāng),會導(dǎo)致低效率。計劃安排不合理,工作難以按期完成。順序安排有問題,會造成主次不分,重點工作無人做。……
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