變更控制是PRINCE2項目管理環(huán)境中的8個組成元素之一。

在任何一個項目中，通常是由項目客戶或者項目產(chǎn)品的最終用戶來指定項目最終交付物的，并且必須在生產(chǎn)任何產(chǎn)品之前就明確地詳述出他們的要求。假如你請一個工匠來幫你建造房屋，你一定會先把房屋的建筑設(shè)計圖紙給這位工匠來說明你對這個房屋的具體要求。否則的話，工匠完全不知道要建造怎樣的房屋。

一個項目并非如此簡單。用戶或者客戶常常在項目開始之前對于自己的要求不是十分的清楚；或者即使指明了他們的要求，在項目進行過程中也會不時改變他們的想法。“我知道我們開始時同意把墻刷成白色，但是你說我們可不可以把它刷成藍色？”，類似這樣的問題非常常見。而通常項目經(jīng)理會僅僅為了取悅于客戶而接受這些要求方面的變更。項目中對于產(chǎn)品變更的申請，或者對于要求增加新產(chǎn)品的申請，被稱為變更申請（Request for Change）。而所有的變更申請，都被歸為項目問題（Project Issue）。

如果這些變更所造成的成本消耗是來自于最初的項目預算的話，那么項目就會不可避免地超出預算，并且可能會延誤工期。換句話說，這個項目的范圍在不知不覺中逐漸變大，直至超出項目經(jīng)理的控制。

然而，并非所有的變更申請都是項目經(jīng)理的敵人，有些變更對于項目的成功完成是至關(guān)重要的，因此必須設(shè)法采納。怎樣做才能既采納這些變更，又避免超出預算呢？

答案就是在項目開始前就設(shè)置一個用來應對項目變更的單獨的預算，成為變更預算（Change Budget）。

那么在所有可能發(fā)生的變更申請中，怎樣決定哪些是必須立即采用的重要變更，哪些是可以推后采用的，而哪些又是不可采用的變更呢？在決定之間，項目經(jīng)理有必要對每一項變更進行具體地分析，從而決定項目的成本、工期、風險、質(zhì)量、計劃、允許偏差以及商業(yè)論證會因為采用變更而發(fā)生怎樣的變化。只有在具體了解這些可能造成的影響之后，才可以做出決定。

那么究竟在項目管理組織中，誰應該負責做這些決定呢？是項目經(jīng)理、客戶、供應商還是最終用戶？答案是項目管理委員會。管理委員會應當對變更申請進行裁決。如果委員會沒有時間來做這些具體的分析并且做最終決定，這個權(quán)力可以下放給變更管理組（Change Authority）。這個專家組可以由客戶、用戶和供應商來組成，但是一般來講，用戶的利益總是要被優(yōu)先考慮的。

變更管理組也就理所當然地決定如何使用變更預算。這樣可以使管理委員會避免參與每一個變更申請和小額經(jīng)費的審批，使得決策方面更簡化高效。

當一個在變更預算允許的范圍之內(nèi)的變更可能會使得項目超出階段允許偏差的時候，變更管理組該怎么做呢？答案是，無論因為任何原因造成最大允許偏差受到威脅的時候，都應該由管理委員會來做決定。如果說采用一項變更會不可避免地使項目超出階段允許偏差的話，委員會必須把這個問題上報給項目組管理委員會或者負責組織。

總體上來說，項目管理所接受的一個前提假設(shè)是項目發(fā)展過程中一定會發(fā)生變更的。原因可能來自于項目所處的商業(yè)環(huán)境的變化，某些因素超出預計，或者用戶改變他們對于產(chǎn)品要求的想法等。

在這種情況下，我們需要考慮最有效的變更預算的級別。當項目的用戶不清楚他們對項目產(chǎn)品的要求時，項目需要界定一個較高級別的變更預算。相反地，如果用戶清楚地界定了要求的每一個細節(jié)，那么這個項目也許不需要任何變更預算。但是，項目預算以及項目管理組的組成必須在項目啟動時就確立了。

了解更多請參考《PRINCE2 – 成功的項目管理》一書，PRINCE2是英國政府商務(wù)部所有的商標。本文為Knowledge Train所有，轉(zhuǎn)載請注明出處。

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