【論文關鍵詞】教學檔案 規(guī)范化 管理

　　【論文摘要】教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料;文章從高校教學檔案的內(nèi)容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
　　
　　高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質(zhì)量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學質(zhì)量的重要保障,故加強高校教學檔案的規(guī)范化管理勢在必行。
　　
　　1 系部教學檔案的內(nèi)容
　　
　　(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規(guī)劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結(jié)。
　　(2)教學管理類:教師教學有關規(guī)程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調(diào)查表、教學質(zhì)量檢查、師資建設規(guī)劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
　　(3)教學業(yè)務類:重點課程及一般課程建設的規(guī)劃、實施方案、總結(jié)等有關材料;培養(yǎng)方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業(yè)論文及評審意見;學生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業(yè)務檔案;教學儀器設備材料等。
　　(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學研究論文目錄。
　　
　　2 教學檔案的特點
　　
　　教學檔案是教學活動的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
　　(1)內(nèi)容廣泛:一方面學校辦學規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學內(nèi)容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內(nèi)容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
　　(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發(fā)的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
　　(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
　　(4)高校的教學檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
　　
　　3 教學檔案管理中存在的問題
　　
　　(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
　　(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關聯(lián)性。
　　(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
　　(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。

4 加強教學檔案的規(guī)范化管理
　　
　　(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業(yè)務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業(yè)務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
　　(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
　　(3)完善檔案制度建設,據(jù)《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標準化。
　　(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業(yè)論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結(jié)束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
　　(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統(tǒng)性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
　　(6)利用現(xiàn)代辦公技術,實現(xiàn)教學檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實現(xiàn)教務檔案的電子化、網(wǎng)絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
　　
　　參考文獻
　　[1] 鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年.
　　[2] 倪慧敏,柯友良,黃文卿:高校評估檔案管理規(guī)范化的探索.檔案學研究,2006年第5期.
　　[3] 馮惠玲,張輯哲.檔案學概論.中國人民大學出版社,2001年.

擴展閱讀

版權聲明：