淺談“現(xiàn)代化”檔案管理工作
作者:張春艷 108
論文摘要:檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì),是21世紀(jì)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢(shì)和歷史性任務(wù)。
隨著信息化浪潮涌現(xiàn),信息化從理論方式技術(shù)手段,都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程,不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化,準(zhǔn)確地反握新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢(shì)、新要求,以檔案資源信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。
近年來(lái),雖然檔案工作得到較快的發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高,但在檔案管理方法和手段方面與世界先進(jìn)水平相比,還有一定的差距,不能更好地滿足新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的要求。因此,就采取各種措施,加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。
1 檔案工作現(xiàn)代化的必要性
實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案工作的要求。在建設(shè)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的過(guò)程中,要從總體上提高現(xiàn)代化水平,必須摸清國(guó)際國(guó)內(nèi)的動(dòng)態(tài),了解過(guò)去和現(xiàn)狀,以及今后的發(fā)展趨勢(shì),才能確定今后努力的目標(biāo)和方向。而要做到這一點(diǎn),就要求檔案部門能迅速、準(zhǔn)確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法則無(wú)法滿足這種需要,春有采用現(xiàn)代化手段,才能在較短時(shí)間內(nèi),迅速查閱到利用者所需要的檔案材料,及時(shí)提供利用。所以,實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,是適應(yīng)我國(guó)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化,趕超世界先進(jìn)水平的必然要求。
實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展,檔案的種類和數(shù)量急劇增長(zhǎng),給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。同時(shí),利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求,他們希望檔案部門能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料,并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài),無(wú)法解決檔案工作面臨的種種難題,不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,特別是電子計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用,能為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。
2 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容
新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)相對(duì)的、運(yùn)態(tài)的、發(fā)展的概念范疇,在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐,以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。
2.1檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化
它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái),實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如:廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫(kù)房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作,并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái),將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。
2.2檔案工作組織與管理現(xiàn)代化
檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理,經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo),運(yùn)用管理科學(xué)的原理,遵循檔案工作的客觀規(guī)律,研究和處理工作的各種問(wèn)題,可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化,管理工作現(xiàn)代化,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化,使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段,即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果,管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn),是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法,形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論,這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合,不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐,在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展,最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中,實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。
2.3 檔案干部知識(shí)化
由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化,需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神,還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能,能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理,在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí),這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。
2.4 檔案資源信息化
在信息時(shí)代,信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo),以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐,是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程,通過(guò)信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)開(kāi)利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐,是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,其主要包括:一是檔案信息資源建設(shè),即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段,建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù);二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè),包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用,建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化,可以預(yù)見(jiàn),在未來(lái)20年,檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
2.5 檔案保護(hù)現(xiàn)代化
傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫(kù)房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用,出現(xiàn)許多新型載體的檔案,如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等,這此檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的,有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求,因此,以新型檔案載體為對(duì)象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容,而且,它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法,還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。
2.6 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ),檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的,檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù),保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來(lái),并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時(shí)代,信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等,都需要通過(guò)建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn),必須通過(guò)制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn),形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系,來(lái)確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。
3 檔案工作現(xiàn)代化的作用
利用計(jì)算機(jī)檢索檔案,將極大地提高檔案的查找速度,有效提高查全率,節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間,提高服務(wù)質(zhì)量。
利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備,將使檔案信息的處理傳遞的時(shí)間大大縮短,檔案館將從保管史料的基地,發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。
縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用,將給檔案的保管帶來(lái)極大的方便,檔案的體積大為縮小,以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷(片)的形式提供檔案材料,能確保檔案原件不受損壞,使之"延年益壽",留傳給子孫后代。
建立計(jì)算機(jī)檢索終端,提供快速?gòu)?fù)印和復(fù)制服務(wù)。利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需的檔案材料,獲得所需的復(fù)制本,給利用檔案創(chuàng)造極為方便的條件。
科技在迅猛發(fā)展,社會(huì)在不斷進(jìn)步,國(guó)家在日益強(qiáng)大,檔案部門要充分認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重大意義,站在新的起跑點(diǎn),用新思路、新方法,與時(shí)俱進(jìn)、進(jìn)取,全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè),促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展,為國(guó)家改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
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